IT-lösningar från Deel som hjälper startups att växa i USA

För alla team som expanderar i USA är det avgörande att varje process och system följer regelverket, men det är också en av de största utmaningarna.

När Strada, ett iPaaS-startup grundat i USA, började växa hade de ingen erfarenhet av att anställa och betala amerikanska medarbetare. Att hantera komplexa skatteregler, registrering av bolag och administration av förmåner var mer än vad deras lilla team kunde klara på egen hand.

”Det var viktigt för oss att hitta en partner med erfarenhet av dessa HR-processer och som kunde erbjuda en smidig upplevelse, inte bara för oss utan även för våra anställda” –Amir Prodensky, Medgrundare och VD, Strada.

Genom att använda Deels IT-lösningar för att optimera HR och lönehantering i USA sparade de både tid och pengar och kunde i stället fokusera på att växa sitt företag.

”Vi hittade allt vi behövde med Deel. Vi anställer konsulter, sköter amerikansk lönehantering, hanterar förmåner och skatter, upprättar nya bolag och mycket mer, allt på samma plats.”

Oavsett om du är ett lokalt team eller en internationell organisation som vill växa i alla 50 delstater behöver du en långsiktig partner som kan växa med dig. Här är en närmare titt på hur Deels IT-produkter kan stödja din expansion i USA i varje steg.

Små företag: 1-9 anställda

I ett företags tidiga skede sköter grundarna ofta själva löner och HR. Med en mindre personalstyrka, ofta i endast en eller två delstater, är det ganska hanterbart att ta hand om bolagsregistrering, löneutbetalningar, arbetsgivaransvar och administration av förmåner.

Under denna fas använder företag ofta IT-lösningar som Deel Payroll - US för att hantera löneprocessen, Deel Contractor för att anställa och betala frilansare, eller Deel EOR för att anställa medarbetare utan att behöva etablera egna bolag – särskilt om företaget är internationellt.

Deel Payroll - US

Med Deel Payroll - US kan du betala anställda snabbt och korrekt samtidigt som du säkerställer att alla statliga skatter, rapporteringskrav och registreringar följs.

Effektiv lönehantering i tre steg

Deel Payroll - US är en IT-produkt som förenklar lönehanteringen med tre enkla steg:

1. Granska: Få e-postnotiser när lönen är redo för granskning, baserat på ditt förinställda schema.
2. Godkänn: Gå igenom löneuppgifterna på översiktsnivå eller per anställd, gör nödvändiga justeringar och se direkt hur det påverkar beräkningarna.
3. Skicka och finansiera: När lönen är godkänd får du ett komplett löneunderlag, inklusive en G2N-rapport. Samtidigt hanterar Deels IT-lösning skattedeklarationer till myndigheter och distribuerar lönespecifikationer till anställda via medarbetarportalen.

Delstatsspecifik regelefterlevnad

Deel erbjuder hjälp med registrering när det behövs, vilket förenklar processen att expandera arbetsstyrkan över olika delstater. När det gäller skattedeklarationer hanterar Deel alla federala, statliga och lokala krav samt säkerställer att ni följer relevanta regler, exempelvis:

• Skattedokument och efterlevnad
• Löneberäkningar
• Avdrag
• Skatteinbetalningar för både anställda och arbetsgivare
• Och mycket mer!

Deels IT-lösning kan även hjälpa er att identifiera rätt försäkringspolicy för amerikanska arbetsgivaransvar (workers’ compensation)” och samarbeta med försäkringspartners för att underlätta regelefterlevnaden.

Automatiserad lönehantering, dokumentation och rapportering

Med Deel kan du omedelbart beräkna löner och betala nettolöner till heltidsanställda. Du kan också hantera och synkronisera direktinsättningar och lönespecifikationer med ditt ekonomisystem. Deel integreras bland annat med IT-produkter som Expensify, NetSuite, Workday och QuickBooks.

Se även: 20 bästa löneintegrationer för redovisning, HR och mer

Genom att automatiskt beräkna och rapportera federala och statliga löneavgifter på uppdrag av ditt företag hjälper Deel amerikanska grundare att spara tid och minskar risken för fel som kan uppstå vid manuella beräkningar.

Deels IT-lösningar automatiserar också viktiga dokument som W-2, W-4, 1099 och I-9, vilket förenklar verifieringsprocessen och säkerställer efterlevnad av regler och lagkrav.

Support dygnet runt och expertvägledning

Dra nytta av Deels support dygnet runt från ett dedikerat team, inklusive kundtjänst och kundansvariga. Deel har dessutom över 350 interna specialister inom lönehantering och juridik som kan ge expertstöd kring bolagsregistrering, förmånsadministration, skatter och arbetsrätt.

Deel EOR

Deel EOR, Employer of Record, fungerar som arbetsgivare åt företaget och gör det möjligt att anställa medarbetare utan att behöva etablera en egen juridisk enhet. Att använda en EOR kan påskynda tillväxten för växande företag genom att visa stabilitet för investerare, minska regelefterlevnadsrisker, öka flexibiliteten och mycket mer.

Effektiva onboarding-processer

Deels EOR-plattform underlättar smidiga onboarding-processer med lokaliserade kontrakt och automatiserade dokument, vilket gör det möjligt för företag att anställa och introducera medarbetare på rekordtid.

Förbättrade förmåner och stöd till medarbetare

Startups kan använda EOR för att erbjuda förmånsplaner i toppklass, behålla talanger vid företagsförvärv, möjliggöra medarbetares omlokaliseringar samt erbjuda aktier och rörlig ersättning. Allt detta ökar företagets attraktionskraft för potentiella medarbetare.

Proaktiv regelefterlevnad

Deel går längre än grundläggande efterlevnad genom att proaktivt övervaka och markera förändringar i regelverk via sin IT-lösning Compliance Hub, vilket säkerställer att startups följer de ständigt föränderliga reglerna.

Dedikerad juridisk expertis

Med över 200 jurister specialiserade på global arbetsrätt, lagstadgade förmåner och skatter erbjuder Deel dedikerat juridiskt stöd för att säkerställa efterlevnad och stärka startups juridiska team.

Deel Contractor

För företag som vill anlita frilansare automatiserar Deel Contractor HR-administration, minskar risken för felklassificering och säkerställer punktliga utbetalningar. Samtidigt bibehålls efterlevnad och flexibilitet i betalningar.

Smidig klassificering av arbetstagare

Med vår AI-baserade IT-produkt kan du klassificera arbetstagare med upp till 90% noggrannhet. Genom att svara på några frågor använder IT-lösningen relevant lokal rättspraxis för att ge en indikation på korrekt klassificering, vilket hjälper dig att undvika efterlevnadsrisker kopplade till felaktig klassificering.

Flexibla betalningsalternativ och fakturahantering

Deels IT-lösningar erbjuder 15 flexibla betalningsalternativ för frilansare, bland annat i kryptovalutor, med Wise och med Revolut. Plattformen stödjer transaktioner i 150 valutor och möjliggör även betalning utanför plattformen. Det automatiserade faktureringssystemet genererar direkt digitala fakturor efter varje betalning och synkroniseras smidigt med dina IT-produkter för bokföring vilket förenklar ekonomihanteringen.

Deel Card

Deel Card ger frilansare snabb tillgång till pengar, säkra betalningsmöjligheter och möjligheten att hålla saldo i USD för ökad stabilitet. Kortet hjälper frilansare att hantera sina intäkter på ett effektivt och tryggt sätt.

Skapa, skicka och signera lokala dokument

Till skillnad från andra system samlar Deel in landspecifika dokument från över 150 olika länder och säkerställer att kontrakt alltid är uppdaterade. Det ger trygghet och juridisk efterlevnad oavsett var du anlitar frilansare.

Växande startups: 10-99 anställda

När ditt företag växer och anställer fler medarbetare blir det allt svårare att hantera regelefterlevnad på delstatsnivå. Att köpa mindre gruppförmåner är inte längre lika effektivt och hjälper inte heller till att attrahera topptalanger. Därför kommer du sannolikt behöva mer stöd inom lönehantering och HR.

Deels interna PEO

Deel PEO är en utmärkt IT-lösning för företag i denna tillväxtfas.

En Professional Employer Organization (PEO) är ett företag som erbjuder kompletta HR- och IT-lösningar till andra företag. När ett företag samarbetar med en PEO ingår de i ett medarbetsgivaravtal, där PEO blir arbetsgivare för skatte- och försäkringsändamål. PEO tar på sig ansvar för lönehantering, administration av förmåner, regelefterlevnad och andra HR-funktioner. Detta frigör både tid och resurser för företaget som i stället kan läggas på att fokusera på tillväxt.

Effektiv löneadministration

Med Deels interna PEO kan du enkelt betala dina amerikanska medarbetare och samtidigt säkerställa efterlevnad av lokala löne-, skatte- och arbetstidsregler över flera delstater. Du får en dedikerad lönespecialist som hanterar löneutbetalningar och direktinsättningar samt stödjer registrering, beräkning och rapportering av lönerelaterade skatter.

Du får även tillgång till obegränsad standard- och anpassade rapporter, möjlighet att följa sjukfrånvaro och semester samt historiska data för försäkringar och pensionssparande.

Omfattande HR-stöd

Deel PEO drivs helt av interna specialister inklusive certifierade yrkespersoner, licensierade rådgivare och dedikerade HR-partners. Kunder får direkt tillgång till expertstöd inom löner, förmåner och regelefterlevnad utan tredje parts inblandning eller några förseningar.

Deels HR-experter erbjuder ovärderlig kompetens för att hantera amerikanska medarbetare, hantera ledighetsregler, administrera förmåner och säkerställa efterlevnad av arbetslagar:

• Lagstadgade informationsaffischer om arbetsrätt
• Online-resurser för OSHA- och HR-efterlevnad
• Utbildning i sexuella trakasserier och diskriminering
• Administration av arbetslöshetsärenden, förhandlingar och rådgivning
• Efterlevnad och administration av ledighet
• Policy för drogfria arbetsplatser
• Lika anställningsmöjligheter (EEO) och tillhörande rapportering

Anpassade förmånspaket

Administratörer kan välja, registrera och hantera hälsoförmåner för amerikanska medarbetare direkt på Deel-plattformen. De kan se kostnader, följa täckning och hantera förnyelser på ett och samma ställe, utan att behöva jaga mäklare eller hantera pappersarbete.

Med Deels PEO-tjänster kan företag tryggt erbjuda förmåner som stärker medarbetarna och positionerar företaget som en attraktiv arbetsgivare. Förmånerna skräddarsys för varje verksamhet och erbjuder flexibilitet och anpassning, inklusive:

• Hälsoförmåner: Omfattande sjukvård, tand- och ögonvård, kritiska sjukdomar, sjukhusförsäkring, online-hälsotjänster och direktvård
• Försäkring: Pension med arbetsgivarbidrag (401(k)), kort- och långtidssjukersättning, livförsäkring, olycks- och bilförsäkring
• Hälso- och flexibla sparkonton: HSA- och FSA-konton
• Efterlevnad av förmånsregler: federala, delstatliga och lokala krav, inklusive COBRA-administration och ACA-efterlevnad
• Och mer

Exklusiv tillgång till Aetna International-försäkringar

För team med globalt rörliga medarbetare är Deel den enda PEO-tjänsten som erbjuder hälsoförsäkringar från Aetna International, vilket säkerställer täckning över nationsgränser utan att behöva hantera flera olika leverantörer.

Personligt stöd och smidig registrering

Deels dedikerade förmånsteam ger personligt stöd för att förenkla val av försäkringsplaner, årliga förnyelser och andra relaterade uppgifter. Den smidiga IT-lösningen gällande registrering gör det möjligt för medarbetare att granska planöversikter, få tillgång till efterlevnadsdokument och skicka in registreringsformulär på ett enkelt sätt.

Etablerat företag med globala ambitioner: 100+ anställda

När ditt företag når denna tillväxtnivå har ni ofta möjlighet att ta tillbaka vissa HR- och lönefunktioner intern och själva förhandla fram gruppförsäkringsavtal med försäkringsbolag för att få de villkor ni tidigare endast kunde nå via en PEO.

Men precis som många andra företag kan ni också hamna i en situation med flera separata HR- och lönesystem vilket leder till fragmenterad rapportering, högre kostnader och ökad risk för fel.

Kombinera Deel Payroll - US och Deel Payroll

Deel erbjuder en allt-i-ett IT-lösning för att hantera både amerikanska och globala löner på en och samma plattform, vilket förenklar verksamheten över hela organisationen och i olika regioner.

Automatisering, integration och standardiserade processer

Automatisering och integration är avgörande för att effektivisera arbetsflöden och säkerställa noggrannhet i lönehanteringen. Deels plattform integreras med över 80 olika system vilket automatiserar uppgifter och minimerar risken för manuella fel. Genom standardiserade processer förbättras användarupplevelsen samtidigt som risken för mänskliga misstag minskar. Resultatet blir ett sammanhållet och effektivt system för lönehantering.

Dessutom gör Deel Payroll Connect det möjligt att samla all lönedata i en enda Gross-to-Net-rapport där Deels egna rapporter kombineras med data från tredjepartsleverantörer för en enhetlig rapportering över hela organisationen.

Global support och regelefterlevnad

Deels team av interna löneexperter och jurister säkerställer att din verksamhet följer lokala regelverk, oavsett om du stannar i USA eller expanderar internationellt. Kvartalsvisa revisioner stärker efterlevnaden ytterligare och ger trygghet i att allt är korrekt hanterat. Dessutom erbjuder Deel kundsupport dygnet runt så du får snabb och effektiv hjälp oavsett tidszon.

Helhetsrapportering och insikter

Deels IT-lösning för globala rapporteringsfunktioner ger en komplett överblick över lönekostnader, betalningar och andra centrala nyckeltal för välgrundade beslut. Du får detaljerade löneunderlag för varje period, lönedata samlad i en enhetlig valuta och ett kraftfullt analysverktyg som visualiserar trender och mönster i din internationella lönehantering.

Se även: 19 vanliga lönefel att undvika när du betalar dina anställda

Effektiv onboarding

Vill du komma i gång snabbt med lönehantering och onboarding av anställda? Med Deel Payroll kan du vara fullt i gång på en till tre månader, beroende på antal anställda och landspecifika krav. Traditionella leverantörer kan i jämförelse ta upp till åtta månader.

Enkel lönehantering och flexibla finansieringsalternativ

Säg adjö till onödiga förseningar med Deels direkta löneprocess. Här finns inga mellanhänder utan du skickar helt enkelt in din lönerapport och Deels löneexperter hanterar sedan alla lokala skatter, avdrag och deklarationer för att skapa ett komplett löneunderlag. När du har godkänt underlaget och finansierat lönen betalas dina medarbetare direkt.

Dessutom kan du välja att antingen finansiera lönen direkt eller använda Deels likviditetstjänster, vilket ger dig den flexibilitet du behöver för att hantera företagets likviditet på det sätt som passar dig bäst.

Upptäck hur Deel kan hjälpa ditt företag att växa

Den här artikeln visar de vanligaste sätten som företag använder Deel vid expansion, men plattformen kan enkelt anpassas efter just dina behov.

Att växa ditt företag i USA har aldrig varit enklare. Oavsett om du är ett inhemskt eller internationellt bolag erbjuder Deel en komplett uppsättning tjänster som stödjer växande team och säkerställer full efterlevnad i över 100 länder.

Med Deel får du:

• En transparent prismodell som ger dig full kontroll och insyn i varje steg.
• Flexibilitet att välja egna förmånspartners, så att du kan fortsätta arbeta sömlöst med befintliga leverantörer.
• En smidig implementering med personlig service, ledd av ett team av dedikerade projektledare och specialister.
• Support dygnet runt direkt på plattformen med en genomsnittlig svarstid på bara 42 sekunder.
• Tillgång till experter inom amerikansk lönehantering, skatter, arbetsrätt och bolagsregistrering. Allt samlat på samma plattform.

Boka en 30-minuters demo redan idag och upptäck hur Deel PEO kan hjälpa ditt företag att växa på varje steg av resan.