Hur DevBase automatiserade 20+ rekryterings- och HR-processer med Deel

DevBase är ett mjukvaruutvecklingsföretag som erbjuder skräddarsydda mjukvarulösningar till företag inom flera branscher. De är experter på produktutveckling efter kundspecifikation, webbutveckling, mobilutveckling med mera. Med ett team av erfarna ingenjörer har DevBase framgångsrikt levererat ett stort antal projekt för en mångfald av kunder.

Det som skiljer DevBase från konkurrenterna är deras helt fjärrbaserade arbetssätt, vilket gör att de kan erbjuda tjänster till klienter över hela världen. Alla skickliga medarbetare anställs via Deel, vilket säkerställer att varje teammedlems kontrakt är fullt regelefterlevnadskompatibelt oavsett var de bor.

Inledningsvis hanterade DevBase-grundarna alla internationella betalningar manuellt med internationella banköverföringar och plattformar som Wise och Payoneer. Företaget började dock växa snabbt och de hade inte längre möjlighet att göra det själva. Att överlåta detta till HR-teamet var svårt eftersom varje betalningsplattform hade sina egna inloggningar. De behövde en allt-i-ett-lösning som förenklade betalningsprocessen och säkerställde regelefterlevnad vid anställning.

I början valde grundarna en av Deels konkurrenter. Den var dock dyrare och mindre användarvänlig än andra plattformar på marknaden. När de upptäckte att Deel erbjöd ett oöverträffat antal uttagsalternativ och en allt-i-ett-lösning bytte de snabbt.

Så småningom migrerade DevBase alla globala kontrakt till Deel, och med hjälp av CSM från Deel blev migreringen av över 130 medarbetare smidig.

DevBase använder Airtable, en databasenplattform, för att hantera sin budget och lagra all personaldata. Problemet var att när de skapade kontrakt, lade till utgifter och avslutade anställningar i Deel uppstod dubbla processer: de var tvungna att manuellt föra över data från Deel till Airtable för att allt skulle vara synkroniserat. De lade cirka 5 timmar i veckan på detta, och det blev svårt eftersom HR-teamet är litet. De behövde automatisering för att hålla jämna steg med personalökningen och samtidigt utföra alla nödvändiga uppgifter.

Med Deel API automatiserade Mastroberti, tillsammans med Javier Maso och Daniel Ballarini, och integrerade hela medarbetarlivscykeln i Airtable med en mellanprogramsapp de utvecklade. På så sätt kan de skicka alla utgiftsregistreringar, avbokningar, kontraktsändringar med mera från Airtable till Deel.

Automatiserad onboarding: DevBase skickar jobberbjudanden till kandidater via Airtable. När kandidaten accepterar erbjudandet skapas kontraktet automatiskt i Deel, signeras av HR-chefen och skickas till konsulten tack vare Deel API. När konsulten skriver under kontraktet ändras deras status både i Deel och i Airtable till “Onboarding”. Tack vare API-integrationen kan en process som tidigare tog upp till 1 timme manuellt nu automatiseras smidigt med bara några klick.

Utgifter: Inledningsvis var DevBase-anställda tvungna att lämna sina utlägg via Airtable, där de hanterar bokföring och budget, och dessutom registrera dem i Deel så att utgiften kunde godkännas och beloppet läggas till på deras fakturor. När de integrerade Deel med Airtable kunde utläggen automatiskt synkroniseras mellan de två plattformarna, vilket säkerställer att varje inlämnat utlägg betalas i tid via Deel och korrekt återspeglas i budgeten i Airtable — vilket sparade mycket tid.

Avtalsändringar: Tack vare Deel API kan DevBase nu göra skräddarsydda ändringar i befintliga kontrakt i Deel och omedelbart uppdatera dem i Airtable. På så sätt kan teamet ha all personalinformation lätt synkroniserad över systemen.

DevBase-teamet anpassade också automatiseringen tillsammans med Deel-teamet, så att de kan få automatiska e-postaviseringar om det finns något i kontraktsändringen som behöver granskas manuellt.

Kontraktsuppsägningar: För att automatisera hela kontraktslivscykeln bygger DevBase tillsammans med Deel API-teamet en anpassad integration, så att varje gång ett kontrakt avslutas i Deel avslutas det även i Airtable.

Vanligtvis motsvarar HR-personal 10–15 % av den totala personalstyrkan. Men med API-automatiseringen från Deel är det annorlunda för DevBase.

”Vi har fortfarande en HR-stab på 5 % för 130 personer just nu. Det är extremt tunt för ett företag. Det är en utmärkt KPI som visar att vi är mycket produktiva tack vare alla integrationer vi har. Deel spelade en stor roll i den effektivitet och produktivitet vi har idag. Alla de valideringar som rekryteringsteamet brukade göra görs nu automatiskt, tack vare Deel.” sade Mastroberti.