How Family Care incorporated a compliant payroll system in three months with Deel

Family Care is a not-for-profit organisation that provides family, caring and disability support services and is a registered provider for the National Disability Insurance Scheme (NDIS). Family Care is based in Shepparton, in regional Victoria, and serves the surrounding districts.

I mars 2023 fick Family Care besked om att deras dåvarande lönehanteringstjänst skulle avslutas inom bara tre månader — en stor utmaning för vilken organisation som helst.

“Det var avgörande att vi snabbt landade i ett nytt Lönehanteringssystem hos en kvalitetsleverantör,” säger Heather Hall, Director of Business Services, Family Care.

Samtidigt behövde organisationen övergå till en ny HR-plattform. De sökte efter integrerade Lönehanterings- och HR-system — snarare än två fristående system som inte kommunicerade.

Givet utmaningens omfattning och allvar valde Family Care att engagera PayGroup by Deel. Organisationerna möttes den 1 april 2023. Inom 30 dagar hade PayGroup by Deel en testkörning redo.

“Det enklare svaret för dem hade varit: ’Det här är för svårt; tidsramen är för kort’, men PayGroup gick längre än så för att få bytet att hända och introducerade oss inom en tvåmånadersperiod,” säger Hall.

Det var inte bara PayGroups snabbhet som imponerade på Family Care, utan även deras planering, service och pålitlighet. PayGroup utvecklade en plan för att genomföra bytet och levererade enligt sina tidsfrister. De utsåg en dedikerad projektledare som samarbetade med vår projektledare. De arbetade tillsammans tills allt var rätt och redo.

“Även efter go-live har PayGroup varit mycket snabba med att lösa eventuella problem och fått systemet att fungera för oss.”

Inom tre månader hade PayGroup by Deel Family Cares Lönehantering i full gång – med regelefterlevnad i fokus.

“Det råder ingen tvekan om integriteten och noggrannheten i data eller rapporteringen,” säger Hall. “Vi tvivlar inte på att vi uppfyller våra krav för Superannuation-pension (Australien), rapportering, PAYG och så vidare.”

Det nya Lönehanteringssystemet är enkelt att använda, så övergången för personalen gick ganska smidigt. “Det är lätt för personal att lämna in tidsrapporter och ansökningar om tjänstledighet, och enkelt för handledare att godkänna dem.”

Nu när introduktionen är slutförd arbetar PayGroup by Deel med Family Care för att anpassa Lönehanteringen så att den exakt möter organisationens behov.