Hur Omniscient Digital Effektiviserade Globala IT-Operationer Med Deel

Omniscient Digital är ett Remote-first-företag som arbetar med organisk tillväxt för B2B-varumärken och erbjuder tjänster som SEO, generativ motoroptimering (GEO), digital PR och innehållsstrategi. Med ett team på cirka 30 personer spridda över 12 länder behövde företaget ett pålitligt sätt att förse och hantera hårdvara för internationella teammedlemmar.

Deras ursprungliga leverantör av utrustning gjorde det nästan omöjligt. Laptopleveranser försenades ofta med 30 till 45 dagar. Plattformen visade att en enhet skickats, men hos företaget kom ingenting fram. Teammedlemmar fick använda sina privata laptops under väntetiden—vilket ledde till förseningar i introduktion av anställda och arbetsuppgifter eftersom företaget inte kunde ge dem åtkomst till kunddokument eller mappar på icke godkända enheter. Vid två tillfällen var anställda till och med tvungna att köpa sina egna laptops och vänta på ersättning.

Prismodellen per anställd blev också dyr när teamet växte. Och utan någon hanterad enhetshanteringslösning (MDM) hade David Khim—som sköter IT-driften parallellt med sina VD-uppgifter—ingen centraliserad metod för att upprätthålla säkerhetspolicys, fjärrdistribuera programvara eller säkerställa regelefterlevnad. Han fann sig sitta i flera timmar i veckan i skärmdelningssamtal för att guida teammedlemmar genom installationer, och att ständigt tjata på anställda att installera verktyg som JumpCloud på sina laptops, med vetskapen att när folk väl börjar sitt dagliga arbete är administrativa uppmaningar lätta att glömma.

“Vi beställde en laptop utan att riktigt veta vad som hände med den. Vi fick inga aviseringar. Ibland kom den 30 till 45 dagar senare än väntat. Vi var tvungna att ha anställda på sina privata laptops, vilket begränsar vad vi kan ge dem åtkomst till.” — David Khim, Medgrundare & VD, Omniscient Digital

Omniscient Digital migrerade från sin leverantör till Hofy, som erbjöd en mer transparent modell med plattformsavgift och en hanterad tjänst för enhetshantering som tilltalade David. När Deel förvärvade Hofy förberedde sig David på en smärtsam migrering — den typen av störande leverantörsbyte han sett på tidigare företag. Istället fick han ett enradigt mejl som meddelade att han hade blivit överfört. Han loggade in på Deel, och allt fanns redan där.

”För vad det är värt trodde jag att det skulle bli väldigt smärtsamt och irriterande. Men jag fick mejlet, jag loggade in på Deel och förväntade mig att jag skulle behöva skicka ett mejl och klaga på saknad information, men allt fanns där. Jag behövde inte göra någonting.” — David Khim, Medgrundare & VD, Omniscient Digital

Automatisering av enheternas livscykel med Deel IT

Med Deel IT konsoliderade Omniscient Digital enhetshantering och MDM på en enda plattform. Bärbara datorer levereras nu fullt konfigurerade med all nödvändig mjukvara och säkerhetspolicys förinstallerade. Det är viktigt för Omniscient Digital eftersom de arbetar med stora företag som förväntar sig den säkerhetsnivån från en leverantör.

MDM-lagret ger David fjärrkontroll över hela flottan. Han kan distribuera mjukvara till alla enheter samtidigt, bevilja tillfällig administratörsrätt när teammedlemmar behöver det och upprätthålla säkerhetspolicys. Före Deel IT spenderade han fem eller fler timmar per månad i skärmdelningssessioner. Nu, när någon frågar om en viss mjukvara, kan han enkelt skicka ut den till allas bärbara datorer och meddela att det är klart.

”Delen med att distribuera mjukvara har varit väldigt enkel. Jag kan få en massa förfrågningar om mjukvara och jag säger bara: hej, jag har distribuerat den till allas laptops. Ni behöver inte fråga om det. Och den kommer automatiskt att uppdateras.” — David Khim, Medgrundare & VD, Omniscient Digital

Efterlevnadsdelen av säkerheten är lika viktig. Varje enhet registreras automatiskt i MDM, vilket ger företaget full insyn och kontroll över vad som är installerat och hur maskinerna är konfigurerade. David behöver inte längre jaga teammedlemmar för att installera hanteringsverktyg — allt hanteras innan den bärbara datorn når dem.

”Det fick mig att känna mig mycket tryggare med säkerheten i de bärbara datorerna, att vi har kontroll över vad som kan och inte kan installeras. Efterlevnadsdelen hanteras helt eftersom jag vet att alla våra enheter är registrerade i vår MDM.” — David Khim, Medgrundare & VD, Omniscient Digital

24/7-expertstöd som fyller IT-behovet

Som ett slimmat, remote-first-företag har Omniscient Digital inget dedikerat IT-team eller systemadministratörsspecialist. David hanterar IT-driften parallellt med sina andra ansvarsområden, vilket gör att en lyhörd partner inte är något trevligt att ha — det är avgörande. Deel IT-supportteamet har blivit den partnern.

David har varit med på minst 10 samtal med Deel IT-supportteamet sedan övergången. Varje gång han mejlar får han ett omedelbart svar. Inom 24 timmar följer teamet upp med tillgängliga tider för ett samtal vid behov — och de håller vad de lovar.

”Deel IT-supportteamet har varit otroligt hjälpsamt. Jag har varit med på åtminstone 10 samtal med dem. Jag får ett omedelbart svar när jag mejlar in. Även efter samtalet säger de ’vi återkommer inom 24 timmar’ — och det gör de faktiskt.” — David Khim, Omniscient Digital

Det stödet visade sig vara avgörande under en verklig säkerhetsskräck. Sent en kväll, precis innan han skulle gå och lägga sig, upptäckte David en potentiell säkerhetsexponering på en teammedlems enhet. Han visste inte hur han själv skulle bedöma risken — om det hade förekommit fjärråtkomst till enheten, vad som behövde raderas eller hur man skulle låsa ned systemen. Hans första instinkt var att mejla Deel IT-support. Även vid den tiden på kvällen svarade någon. Deel-teamet hoppade in, körde diagnostik via terminalen, bekräftade att det inte förekom obehörig åtkomst och utförde en full fabriksåterställning som försiktighetsåtgärd. Det var en incident som kunde ha eskalerat, men som istället löstes snabbt och säkert.

”Det första jag gjorde var att mejla Deel-support. Klockan var 21 hos mig men någon svarade. De kopplade upp sig för att kontrollera diagnostik och rekommendera åtgärder. Det fick mig att känna mig trygg med att om det händer igen så har jag ett team som stöttar mig.” — David Khim, Omniscient Digital

För David går sinnesron bortom en enskild incident. Att veta att specialister alltid finns tillgängliga — personer som förstår enhetssäkerhet, MDM-konfigurationer och efterlevnadskrav — betyder att han inte behöver bära hela IT-bördan ensam.

”Jag har varit mycket nöjd med stödet och att veta att jag inte är en IT- eller systemadministrationsspecialist, att jag har folk som specialiserar sig på de här sakerna på min sida om jag behöver stöd.” — David Khim, Omniscient Digital

Med Deel IT som hanterar enhetsprovisionering och administration eliminerade Omniscient Digital introduktionsförseningar som tidigare gjorde att nyanställda fick vänta veckor på fungerande hårdvara. Teammedlemmar får nu förkonfigurerade bärbara datorer och kan börja med full åtkomst på sin första dag.

MDM-lagret har också frigjort åtminstone fem timmar per månad som David tidigare lade på att felsöka IT- och åtkomstproblem. Fjärrdistribution av mjukvara innebär att han kan skicka uppdateringar till hela flottan utan att boka individuella samtal. Och efterlevnadsdelen hanteras automatiskt, med varje enhet registrerad i MDM innan den når en teammedlem.

Avgörande är att Deel IT stöder Omniscient Digitals globala räckvidd. Företaget skickar bärbara datorer till teammedlemmar i 12 länder, inklusive regioner som Latinamerika och Filippinerna, där logistiken kan vara särskilt utmanande. Tillsammans med Deel’s tjänster för betalningar till konsulter — som täckte luckor där deras tidigare betalningsplattform inte stödde vissa länder — kan teamet introducera och utrusta talanger var som helst med förtroende.