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3 min
Die HRIS-Einführungs-Checkliste für den schnellen Einstieg
Globales HR
Autor
Veröffentlicht
20 Januar, 2025
Letzte Aktualisierung
18 Februar, 2025

Das Wichtigste in Kürze
- Die erfolgreiche Implementierung einer HR-Software als digitale Lösung erfolgt in sechs Schritten: Datenerfassung, Daten-Upload, Profilüberprüfung, Informationsbearbeitung, Einstellung von Manager:innen und Einarbeitung der Mitarbeitenden.
- Die Teams der HR-Abteilungen können sich auf den Prozess vorbereiten, indem sie sich klare Ziele setzen, ihre Systemoptionen gründlich recherchieren und einen mehrstufigen Ansatz verfolgen.
- Mit Deel HR, einem HRIS (Human Resource Information System) mit globaler Ausrichtung, können Sie Ihr Team von internationalen Mitarbeitenden dank Softwarelösung problemlos an einem Ort skalieren.
Die meisten Teams im Personalwesen kommen lange Zeit gut damit zurecht, Personaldokumente und Mitarbeiterdaten mit verschiedenen Excel-Tabellen zu verwalten, doch früher oder später stellt sich heraus, dass diese Workflows einfach nicht gut genug funktionieren.
Letztendlich führen die fragmentierten Mitarbeiterdaten, die unorganisierte Dokumentation und die manuelle Personalarbeit zu Fehlern, ineffizienten Prozessen und frustrierten Teammitgliedern. Ein passendes HRIS löst dieses Problem und bietet als digitale Personalakte gleichzeitig eine Menge Vorteile.
Egal, ob Sie von der Unternehmensgröße ein kleiner Betrieb oder ein Weltkonzern sind: Ein HRIS kann Ihnen helfen, Einstellungsprozesse zu rationalisieren, Fehler und manuelle Personalarbeit zu minimieren, fundierte und datenbasierte Entscheidungen zu treffen und eine optimale Datensicherheit und DSGVO-Compliance zu gewährleisten.
Dieser Leitfaden richtet sich an Teams im HR-Bereich, die bereit sind, sich von der fragmentierten Personalverwaltung zu lösen und ihr erstes HRIS mit Deel einzurichten. Sind Sie bereits mit den Grundlagen von HRIS vertraut? Lesen Sie unseren Leitfaden für die Migration von HR-Daten zu Deel HR.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS ist eine HR-Softwarelösung, die Ihnen hilft, die Funktionalitäten der Personalabteilung zu verbessern, die HR-Prozesse zu optimieren und somit eine Effizienzsteigerung zu erzielen und die tägliche Personalverwaltung zu vereinfachen. Diese Art von HR-Anwendung umfasst im Allgemeinen die folgenden Module:
- Mitarbeiterverwaltung
- Urlaubsanträge und -genehmigungen
- Speicherung von Mitarbeiterdaten
- Verfolgung der Anwesenheit
- Selbstbedienungsfunktionen für Mitarbeitende
Mit Deel HR können Sie Funktionen wie eine lokalisierte Benefits-Verwaltung, globale Gehaltsabrechnungssysteme, die Bereitstellung von Ausstattung und mehr hinzufügen. Deel HR ist ein globales HRIS, das es Personalverantwortlichen in HR-Abteilungen ermöglicht, ihr gesamtes internationales Team an einem Ort zu verwalten. Dazu gehören ihre direkten Mitarbeitenden, EOR (Employer of Record)-Mitarbeitende und unabhängige Freelancer:innen aus der ganzen Welt.
HRIS vs. HCM vs. HRMS
HRIS, HCM (Human Capital Management) und HRMS (Human Resources Management System) sind allesamt Arten neuer HR-Software, die ein unterschiedliches Maß an Funktionen für das Bewerbermanagement und Leistungsmanagement bieten.
Wie Sie sich am besten auf Ihr erstes HRIS vorbereiten
Das ideale HRIS ist eine Softwarelösung, die Ihr Team in der HR-Abteilung langfristig unterstützen kann. Um den richtigen Softwareanbieter zu finden, müssen Unternehmensziele ermittelt, ein Implementierungsplan erstellt und Ihre Personalabteilung auf den Prozess vorbereitet werden.
Auswertungen und Zielvorgaben
- Erstellen Sie einen Plan: Erstellen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung, legen Sie ein Budget fest und genehmigen Sie es. Bestimmen Sie die Beteiligten und Teammitglieder aus der Personalabteilung, die an dem Prozess beteiligt sind.
- Prüfen Sie Ihre aktuellen HR-Informationen: Sammeln Sie Ihre aktuellen HR-Dokumente an einem Ort. Ermitteln Sie, welche Informationsquellen korrekt und welche ungenau sind. Legen Sie im nächsten Schritt die Zugriffskontrollen für Teams und Einzelpersonen fest.
- Legen Sie Ihre HRIS-Ziele fest: Ist Ihr Hauptziel die Konsolidierung von Personaldaten und Gehaltsabrechnungsdaten in einer Plattform, ein besseres Verständnis und eine bessere Kostenvorhersage oder die Erstellung besser anpassbarer Berichte?
- Erstellen Sie eine Checkliste der Systemanforderungen: Ermitteln Sie die Merkmale und Funktionen, die Sie in einem HRIS benötigen, z. B. die Erstellung lokalisierter Mitarbeiterprofile oder die Nutzung spezifischer Integrationen.
Richten Sie Ihr Team aus
Bei der Einführung eines HRIS müssen viele Teammitglieder der Personalverwaltung in enger Abstimmung zusammenarbeiten. Die Auswahl eines Projektmanagers, der als Bindeglied zwischen Ihrem Anbieter und Ihrem Implementierungs-Team fungiert, trägt zur Rationalisierung des Prozesses bei. Legen Sie fest, wer in Ihrem Team für folgende Aufgaben zuständig sein wird:
- Erfassen der Anforderungen der Abteilung an ein HRIS
- Systemschulung der Teammitglieder
- Sammeln, Migrieren und Bearbeiten von HR-Daten
- Beaufsichtigung von Konfiguration und Tests
- Erstellung und Umsetzung eines Kommunikationsplans für die unternehmensweite Einführung
Wählen Sie die beste HR-Software für Ihr Personalwesen
Verwenden Sie eine Vorlage für eine Angebotsanfrage, um Produktinformationen von Anbietern zu sammeln und das richtige HRIS für Ihr Team zu finden. Ermitteln Sie das Preismodell, die Unterstützung für ein größeres Team sowie die verfügbaren Integrationen und Add-ons.
Testen Sie die besten HRIS-Optionen, um deren Produkte und Arbeitsabläufe aus erster Hand kennenzulernen. Eine vollständige Checkliste, worauf Sie beim Vergleich von HRIS-Plattformen achten sollten, finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl eines HRIS für Ihr Unternehmen.
Deel HR
Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer globalen Arbeitskräfte rechtskonform

6 Schritte zur Implementierung von neuer HR-Software
Sobald Sie Ihre ideale HR-Softwarelösung ausgewählt und Ihre Teams aus der HR-Abteilung auf den Prozess vorbereitet haben, ist es an der Zeit, Ihr neues System zu implementieren. Unser Ziel bei Deel ist es, die Integration eines HRIS im gesamten Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten. Hier ist ein Überblick zum Prozess.
1. Sammeln Sie Ihre Daten | Sammeln Sie alle Ihre Personaldaten, fassen Sie sie in einem Dokument zusammen und exportieren Sie sie als CSV-Datei für eine einfache Datenmigration. |
2. Laden Sie die Daten in Deel HR hoch | Wir überprüfen und bestätigen die Arbeitnehmerdaten und unser Onboarding-Team hilft beim Hochladen der vorhandenen Daten in Deel HR. |
3. Überprüfen Sie Ihre Personalliste | Sobald alle Mitarbeiterinformationen in Deel HR migriert wurden, können Sie Ihre Mitarbeiterliste überprüfen, die einen vollständigen Überblick zu allen Mitarbeitenden an einem Ort bietet, inschließlich der Rolle, des Teams und des Landes. |
4. Arbeitnehmerprofile bearbeiten | Bearbeiten Sie die Informationen des Mitarbeiterprofils nach Bedarf und weisen Sie Zugriffskontrollen zu. |
5. Führungskräfte und direkte Untergebene einstellen | Richten Sie Manager:innen und direkte Berichte ein, um die Berichtsstruktur Ihrer Organisation darzustellen. Manager:innen können während des Onboarding-Prozesses oder über individuelle Profile eingerichtet werden. |
6. Neue Mitarbeitende nach Bedarf hinzufügen | Neue Arbeitnehmer:innen können jederzeit über die Plattform eingestellt werden. Ihre Profile werden auf das Land ihres Wohnsitzes abgestimmt. Zur Optimierung des Prozesses können Arbeitnehmer: innen über das Self-Service-Portal z. B. Unterlagen hochladen und Arbeitsverträge unterzeichnen. |
Was kommt als Nächstes? Ihre Checkliste für die Zeit nach der HRIS-Einführung
Befolgen Sie folgenden Schritte, um Ihre HRIS-Ergebnisse zu maximieren und Ihr Team in der HR-Abteilung für den Erfolg zu rüsten.
Integrieren Sie HRIS in andere Systeme
Reduzieren Sie manuelle Aufgaben in der Personalarbeit, rationalisieren Sie Arbeitsabläufe und vermeiden Sie menschliche Fehler. Integrieren Sie hierzu Deel HR mit den Tools, die Sie beispielsweise für die Zeiterfassung, das Lernmanagement, die Leistungsbeurteilung, das Talentmanagement oder das Bewerbermanagementsystem verwenden. Deel lässt sich nahtlos in mehr als 15 gängige HR-Tools und -Applikationen integrieren. Oder nutzen Sie die Deel-API, um individuelle Integrationen zu erstellen, die den besonderen Anforderungen Ihres Teams entsprechen.
Dank unserer produktinternen Einrichtung dauert die Integration nur ein paar Minuten und kann direkt von Ihrem Team im Personalwesen durchgeführt werden. Für das Rollout der neuen HR-Software ist keine zusätzliche Unterstützung durch technische Spezialisten oder die IT-Abteilung erforderlich.
Testen Sie Ihr neues HRIS
Nachdem Sie Ihre Teamprofile hinzugefügt und Ihre Integrationen abgeschlossen haben, können Sie die Plattform testen. Sammeln Sie in dieser Phase Feedback von den testenden Personen und nach der Einführung von den Endbenutzern. Wurden alle Mitarbeiterdaten korrekt hinzugefügt? Können Sie einen Gehaltsabrechnungsbericht ohne Probleme ausführen? Funktionieren die Automatisierungen mit der Softwarelösung wie erwartet?
Gemeinsame Produktschulung und Ressourcen
Deel HR wurde mit dem Ziel entwickelt, einfach und benutzerfreundlich zu sein, sodass sich sowohl Personalleiter als auch neue Mitarbeitende im HR-Bereich leicht mit dem Produkt zurechtfinden können. Das Support-Team von Deel stellt hilfreiche Video-Tutorials zur Verfügung, die Sie durch die Plattform führen, sowie Ressourcen, die eine reibungslose Implementierung und den Workflow unterstützen.
HRIS-Einführung und Einarbeitung in das Unternehmen
Legen Sie nach Abschluss der Schulung einen Termin für die Einführung Ihres neuen HR-Systems fest. Versenden Sie unternehmensweit Mitteilungen, um Ihr neues HRIS anzukündigen. Geben Sie Anweisungen für die Anmeldung und erläutern Sie, wie Unterstützung angefordert werden kann. Die internen Mitteilungen können je nach Rolle und Status des Empfängers im Unternehmen variieren.
Wenn Sie bereit sind, Deel HR unternehmensweit einzuführen, erhalten alle Mitarbeitenden eine Einladung zur Teilnahme an der Plattform. Sobald sie sich angemeldet haben, werden sie aufgefordert, eine Checkliste mit einfachen Aufgaben auszufüllen, wie z. B. das Hochladen ihrer Bankdaten, falls erforderlich.
Speichern oder löschen Sie Ihre alten Dateien und Unterlagen auf sichere Weise
Jetzt, da Ihre Mitarbeiter- und Angestellteninformationen in einer cloudbasierten Plattform konsolidiert sind, können Sie zuvor verwendete Tabellenkalkulationen und Dokumente sicher vernichten oder speichern. Ziehen Sie in Erwägung, die Dateien noch einige Wochen nach der Einführung des HRIS aufzubewahren, falls Sie auf die ursprünglichen Daten zurückgreifen müssen. Kennzeichnen Sie die Dokumente eindeutig als „nicht in Gebrauch“ und ändern Sie die Zugriffskontrollen in „nur zur Ansicht“, um von der Nutzung abzuhalten.
Lernen Sie Deel HR kennen: die globale HR-Plattform, die mit Ihnen wächst
Deel HR ist eine All-in-One-HR-Softwarelösung, mit der Sie jeden Mitarbeiterlebenszyklus von Freelancer:innen und Mitarbeitenden an einem Ort verwalten können, egal, ob es um direkte Mitarbeitende in Europa und den USA, unabhängige Auftragnehmer in Indien oder EOR-Mitarbeitende in Großbritannien geht.
Deel HR bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Einsparungen von über 20.000 USD pro Jahr, indem Sie mehrere HR-Verwaltungssysteme in einem einzigen konsolidieren
- Vollständige Übersicht über Ihr Team mit Echtzeit-Dashboards, Personalkennzahlen, Gehaltsabrechnungsberichten und API-Integrationen
- Steigern Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter mit Deel Engage-Plug-ins, die Verbindungen zwischen Top-Talenten und neuen Mitarbeitenden herstellen und so das Mitarbeitererlebnis für alle verbessern
- Gewinnen Sie globale Transparenz, indem Sie das Onboarding von Mitarbeitenden, die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften in jedem Land von einem zentralen Standort aus verwalten.
Um die Skalierung von Teams im Personalbereich zu unterstützen, ist Deel HR für alle Unternehmen kostenlos. Erfahren Sie mehr über unser globales HRIS.