So skalieren Sie mit Deel ein Start-up in den USA

Für jedes Team, das in den USA expandiert, hat die Konformität aller Prozesse und Systeme oberste Priorität – stellt jedoch auch eine große Herausforderung dar.

Strada, ein in den USA gegründetes iPaaS-Startup, wuchs schnell, hatte jedoch keine Erfahrung mit der Einstellung und Bezahlung von US-Arbeitnehmer:innen. Die Verwaltung der komplexen Steuergesetze, Unternehmensregistrierungen und Sozialleistungen überforderte das kleine Team.

„Es war wichtig, einen Partner mit Erfahrung in diesen HR-Prozessen zu wählen, der sowohl uns als auch unseren Mitarbeiter:innen einen reibungslosen Ablauf bot“, sagt Amir Prodensky, Mitbegründer und CEO von Strada.

Durch die Optimierung von Personalwesen und US-Gehaltsabrechnung mit Deel sparte Strada Zeit und Geld und konnte sich so auf sein Wachstum konzentrieren.

„Bei Deel fanden wir alles, was wir brauchten“, ergänzt Prodensky. „Wir stellen Auftragnehmer:innen ein, führen die US-Gehaltsabrechnung durch, verwalten Sozialleistungen und Steuern, gründen neue Unternehmen und vieles mehr – alles an einem Ort.“

Für Teams in den USA oder internationale Unternehmen, die in allen 50 Bundesstaaten wachsen möchten, ist ein langfristiger Partner wichtig, der mitwächst. Im Folgenden wird gezeigt, wie Deel jede Expansionsphase in den USA unterstützt.

Kleine Unternehmen: 1 bis 9 Mitarbeiter:innen

In der Anfangsphase eines Unternehmens übernehmen die Gründer:innen häufig selbst die Gehaltsabrechnung und das Personalwesen. Bei einer kleineren Belegschaft in einem oder zwei Bundesstaaten sind staatliche Registrierungen, Zahlungen, die Arbeitnehmerentschädigung und die Verwaltung der Sozialleistungen noch überschaubar.

In dieser Phase nutzen Unternehmen Deel Payroll - US für die Gehaltsabrechnung, Deel Contractor zur Einstellung und Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmer:innen oder Deel EOR zur Einstellung von Mitarbeiter:innen ohne eigene Unternehmensgründung (insbesondere für internationale Unternehmen).

Deel Payroll - US

Mit Deel Payroll - US lassen sich Mitarbeiter:innen schnell und korrekt bezahlen. Die Lösung gewährleistet die Einhaltung der staatlichen Steuervorschriften, Meldepflichten und Registrierungen.

Optimierte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Deel Payroll - US vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung in drei Schritten:

• Überprüfen: Eine E-Mail-Benachrichtigung informiert, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung gemäß dem festgelegten Zeitplan zur Überprüfung bereitsteht.
• Genehmigen: Die Gehaltsabrechnungsdetails lassen sich auf Übersichtsebene oder pro Mitarbeiter:in prüfen und anpassen, was sich sofort auf Berechnungen auswirkt.
• Einreichen und finanzieren: Nach der Genehmigung wird ein umfassendes Gehaltsabrechnungspaket erstellt, einschließlich eines G2N-Berichts. Deel übernimmt die Steuererklärung bei den Behörden und verteilt die Gehaltsabrechnungen über das Mitarbeiterportal.

Einhaltung staatlicher Vorschriften

Deel übernimmt bei Bedarf die Registrierung und erleichtert so die Erweiterung der Belegschaft in mehreren Bundesstaaten. Deel erfüllt alle steuerlichen Bundes-, Staats- und lokalen Anforderungen und sorgt für Compliance, darunter:

• Dokumente zur Einhaltung der Steuervorschriften
• Lohnberechnungen
• Abzüge
• Steuerzahlungen von Arbeitnehmer:innen und Arbeitgebern

Deel findet die passende Arbeitsunfallversicherung und arbeitet mit Versicherungspartnern zusammen, um die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern.

Automatisierte Gehaltsabrechnung, Dokumentation und Berichterstellung

Deel berechnet Löhne in Echtzeit und zahlt Nettolöhne an Vollzeitkräfte aus. Direktüberweisungen und Gehaltsabrechnungen lassen sich mit gängiger Buchhaltungssoftware verwalten und synchronisieren. Deel integriert sich in Expensify, NetSuite, Workday, Quickbooks und weitere Programme.

Siehe auch: 9 Vorteile der vereinheitlichten Gehaltsabrechnung für globale Teams

Die automatische Berechnung und Einreichung von Lohnsteuern auf Bundes- und Landesebene spart US-Gründer:innen Zeit und verringert das Fehlerrisiko.

Deel automatisiert außerdem wichtige Dokumente wie W-2, W-4, 1099 und I-9-Formulare. Dadurch wird der Überprüfungsprozess optimiert, und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist sichergestellt.

24/7-Support und fachkundige Beratung

Deel bietet Rund-um-die-Uhr-Support durch ein engagiertes Team, darunter Kundendienstmitarbeiter:innen und Customer-Success-Manager:innen. Mehr als 350 interne Lohnbuchhaltungs- und Rechtsspezialist:innen unterstützen Sie bei staatlicher Registrierung, Verwaltung von Sozialleistungen, Steuern und Arbeitsrecht.

Deel EOR

Deel EOR ist ein offizieller Arbeitgeber, der es Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiter:innen einzustellen, ohne eine juristische Person zu gründen. Die Nutzung eines EOR beschleunigt das Wachstum von expandierenden Unternehmen, da es hilft, Stabilität gegenüber Investoren zu beweisen, Compliance-Risiken zu mindern und die Agilität zu erhöhen.

Effiziente Onboarding-Prozesse

Die EOR-Plattform von Deel ermöglicht optimierte Onboarding-Prozesse mit lokalisierten Verträgen und Dokumentenautomatisierung und hilft Unternehmen dabei, Mitarbeiter:innen in Rekordzeit einzustellen und einzuarbeiten.

Verbesserte Sozialleistungen und Unterstützung für Mitarbeiter:innen

Start-ups können einen EOR nutzen, um erstklassige Sozialleistungspläne zu erschließen. Sie binden Talente durch M&A-Aktivitäten, ermöglichen Mitarbeiterumzüge und bieten Aktienanteile sowie variable Vergütungen an. Dadurch werden sie für potenzielle Mitarbeiter:innen attraktiver.

Proaktive Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Deel geht über die grundlegende Compliance hinaus. Der Compliance Hub überwacht regulatorische Änderungen und kennzeichnet sie. So wird sichergestellt, dass Start-ups die sich ständig ändernden Vorschriften einhalten.

Engagierte Rechtskompetenz

Über 200 Rechtsexpert:innen weltweit konzentrieren sich auf Arbeitsrecht, gesetzliche Sozialleistungen und Steuergesetze. Deel bietet so aktive rechtliche Unterstützung, sichert die Einhaltung von Vorschriften und entlastet die Rechtsabteilungen von Start-ups.

Deel Contractor

Für Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer:innen beschäftigen, automatisiert Deel Contractor die Personalverwaltung, senkt das Risiko einer Fehlklassifizierung und gewährleistet pünktliche Zahlungen bei voller Compliance und Flexibilität.

Optimierte Arbeitnehmerklassifizierung

Das KI-gestützte Tool klassifiziert Arbeitnehmer:innen mit bis zu 90 % Genauigkeit. Nach wenigen Angaben nutzt es relevante lokale Rechtsprechung und gibt eine Einordnung, wodurch Risiken durch Fehlklassifizierungen sinken.

Flexible Zahlungsoptionen und Rechnungsstellung

Deel bietet 15 flexible Zahlungsoptionen für Auftragnehmer:innen, darunter Kryptowährungen, Wise, Revolut und mehr. Deel unterstützt außerdem Transaktionen in 150 Währungen und ermöglicht es Auftragnehmer:innen, außerhalb der Plattform bezahlt zu werden. Das automatisierte Rechnungsmanagementsystem generiert nach jeder Zahlung sofort digitale Rechnungen und synchronisiert sich nahtlos mit gängigen Buchhaltungstools für ein optimiertes Finanzmanagement.

Deel Card

Die Deel Card gibt Auftragnehmer:innen schnellen Zugriff auf Gelder, sichere Ausgabemöglichkeiten und die Option, Guthaben in US-Dollar für zusätzliche Stabilität zu halten. So können Auftragnehmer:innen ihre Einnahmen effizient und sicher verwalten.

Lokalisierte Dokumente erstellen, versenden und unterzeichnen

Im Gegensatz zu anderen Systemen sammeln wir länderspezifische Dokumente und stellen sicher, dass Verträge in 150 Ländern immer auf dem neuesten Stand sind. Dadurch entfällt der Aufwand, gesetzliche Vorschriften zu prüfen – egal, wo Auftragnehmer:innen tätig werden.

Skalierung von Start-ups: 10 bis 99 Mitarbeiter:innen

Wächst ein Unternehmen und stellt weitere Mitarbeiter:innen ein, wird die Compliance-Verwaltung in einzelnen US-Bundesstaaten anspruchsvoller. Der Einkauf von Leistungen für kleine Gruppen ist weniger effektiv und unterstützt nicht bei der Gewinnung von Top-Talenten. In dieser Phase sind meist zusätzliche Kapazitäten in der Gehaltsabrechnung und im Personalwesen nötig.

Deels hauseigene PEO

Deel PEO ist eine Lösung für Unternehmen in dieser Wachstumsphase.

Eine Professional Employer Organization (PEO) ist ein Dienstleister, der umfassende HR-Lösungen anbietet. Bei einer Partnerschaft entsteht eine Co-Beschäftigungsbeziehung, in der die PEO für Steuer- und Versicherungszwecke zum Arbeitgeber wird und Aufgaben wie Lohnabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Compliance-Management und andere HR-Funktionen übernimmt.

Optimierte Lohn- und Gehaltsabrechnung

Mit der hauseigenen PEO von Deel lassen sich US-Mitarbeiter:innen problemlos bezahlen. Dabei wird die Einhaltung der lokalen Lohn- und Arbeitszeitvorschriften sowie der Steuergesetze in mehreren Bundesstaaten sichergestellt. Lohn- und Gehaltsspezialist:innen unterstützen jeden Kunden: Sie stellen Lohn- und Gehaltsschecks aus, nehmen Direktüberweisungen vor und unterstützen bei Registrierung, Vorbereitung und Einreichung von Lohnsteuern.

Zusätzlich stehen unbegrenzte Standard- und benutzerdefinierte Berichte zur Verfügung. Das System trackt Urlaubstage, Krankheitstage und Urlaubszeiten und speichert historische Daten zu Versicherungen, 401k und mehr.

Umfassende HR-Unterstützung

Deel PEO wird von internen Spezialist:innen betrieben, darunter zertifizierte Fachleute, lizenzierte Berater:innen und HRBPs. Kunden erhalten direkten Zugang zu Beratung zu Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Compliance, ohne Weiterleitung an Dritte oder Verzögerungen.

Die HR-Expert:innen von Deel bieten Fachwissen zur Verwaltung von US-Mitarbeiter:innen, zu Urlaubsregelungen, zu Sozialleistungen und zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen:

• Jährliche Arbeitsrechtsplakate
• Online-Zugriff auf OSHA- und HR-Compliance-Ressourcen
• Schulungen zu sexueller Belästigung und Diskriminierung
• Verwaltung von Arbeitslosenanträgen, Anhörungen und Interessenvertretung
• Einhaltung und Verwaltung von Urlaubsregelungen
• Richtlinie für einen drogenfreien Arbeitsplatz
• Verpflichtungen zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz (EEO) und entsprechende Einreichungen

Maßgeschneiderte Sozialleistungspakete

Administrator:innen können Gesundheitsleistungen für US-Mitarbeiter:innen direkt auf der Deel-Plattform auswählen, registrieren und verwalten. Sie sehen Kosten ein, verfolgen den Versicherungsschutz und bearbeiten Verlängerungen – alles an einem Ort, ohne Makler:innen oder umständliche Bürokratie.

Mit den PEO-Dienstleistungen von Deel können Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen selbstbewusst Leistungen anbieten, die sie stärken und das Unternehmen als Arbeitgeber:in der Wahl auszeichnen. Die Leistungen sind auf jedes Unternehmen zugeschnitten und bieten Flexibilität und Individualisierung, darunter:

• Gesundheitsleistungen: Medizinische Grundversorgung, Zahn- und Augenbehandlung, schwere Krankheiten, Krankenhausaufenthalte, Telemedizin, direkte Pflege
• Versicherungen: 401(k) einschließlich Arbeitgeberzuschüssen, kurz- und langfristige Erwerbsunfähigkeit, Lebensversicherung, Unfall- und Gap-Versicherung
• Gesundheitssparkonten (HSAs) und flexible Ausgabenkonten (FSAs)
• Einhaltung der Sozialleistungsgesetze auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene, einschließlich COBRA-Compliance und -Verwaltung sowie ACA-Compliance

Exklusiver Zugang zu Aetna International-Tarifen

Für Teams mit weltweit mobilen Mitarbeiter:innen ist Deel der einzige PEO, der Krankenversicherungstarife von Aetna International anbietet. So ist eine lückenlose Versorgung über Grenzen hinweg und ohne separate Anbieter gewährleistet.

Personalisierte Unterstützung und optimierte Anmeldung

Das engagierte Team für Mitarbeiterleistungen von Deel bietet personalisierte Unterstützung, um die Auswahl von Plänen, jährliche Verlängerungen und andere damit verbundene Aufgaben zu vereinfachen. Dank der optimierten Online-Anmeldung für Leistungen können Mitarbeiter:innen an einem Ort Planübersichten einsehen, auf Compliance-Materialien zugreifen und Anmeldeformulare bequem einreichen.

Ein etabliertes Unternehmen mit globalen Ambitionen: über 100 Mitarbeiter:innen

In dieser Wachstumsphase kann ein Unternehmen HR- und Gehaltsabrechnungsaufgaben oft wieder intern übernehmen und Gruppenversicherungen direkt mit Versicherern verhandeln, um Tarife zu erhalten, die zuvor nur über einen PEO verfügbar waren.

In vielen Unternehmen kommen jedoch oft mehrere unvereinbare HR- und Gehaltsabrechnungssysteme zum Einsatz. Das führt zu fragmentierter Berichterstattung, höheren Kosten und einem größeren Fehlerrisiko.

Kombination von Deel Payroll - US und Deel Payroll

Deel bietet eine All-in-One-Lösung für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in den USA und der globalen Gehaltsabrechnung auf einer einzigen Plattform. So werden Abläufe in Unternehmen und Regionen vereinfacht.

Automatisierung, Integration und standardisierte Prozesse

Automatisierung und Integration rationalisieren Arbeitsabläufe und sichern die Genauigkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Plattform von Deel integriert sich in über 80 Systeme, automatisiert Aufgaben und reduziert manuelle Fehler. Standardisierte Prozesse verbessern die Benutzererfahrung und minimieren das Risiko menschlicher Fehler. So entsteht ein einheitliches und effizientes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem.

Außerdem erlaubt die Payroll Connect-Funktion die Konsolidierung aller Payroll-Daten in einen Brutto-Netto-Bericht. Die Berichte von Deel können mit den Berichten externer Anbieter integriert werden, wodurch die Berichterstattung für alle Unternehmen einheitlich bleibt.

Globale Unterstützung und Compliance-Management

Das Deel-Team aus internen Gehaltsabrechnungsmanager:innen und Rechtsexpert:innen sorgt für die Einhaltung lokaler Vorschriften, egal ob ein Unternehmen in den USA bleibt oder international expandiert.

Vierteljährliche Audits stärken die Compliance und bieten zusätzliche Sicherheit. Der 24/7-Kundensupport gewährleistet schnelle Hilfe in jeder Zeitzone.

Umfassende Berichterstattung

Die globalen Berichtsfunktionen von Deel bieten einen ganzheitlichen Einblick in Gehaltsausgaben, Zahlungen und andere wichtige Kennzahlen für fundierte Entscheidungen.

Detaillierte Gehaltsabrechnungs-Pakete für jeden Zyklus, Berichte in einer einheitlichen Währung und ein leistungsstarkes Analyse-Dashboard bieten einen umfassenden Überblick über internationale Gehaltsabrechnungsvorgänge.

Siehe auch: Payroll-Prozesse verbessern mit Deel: Sechs einfache Schritte

Effizientes Onboarding

Deel Payroll ermöglicht eine schnelle Implementierung. Je nach Anzahl der Mitarbeiter:innen und länderspezifischen Komplexitäten ist ein Start innerhalb von ein bis drei Monaten möglich. Herkömmliche Anbieter von Gehaltsabrechnungsdienstleistungen benötigen hingegen bis zu acht Monate.

Vereinfachte Gehaltsabrechnung und flexible Finanzierungsoptionen

Der direkte Gehaltsabrechnungsprozess von Deel Payroll verhindert unnötige Verzögerungen. Es sind keine Zwischenhändler oder Dritte beteiligt. Unternehmen laden einfach den Gehaltsabrechnungsbericht hoch. Interne Gehaltsabrechnungsmanager:innen berechnen alle lokalen Steuern und Abzüge und erstellen ein Gehaltsabrechnungspaket. Nach Genehmigung und Finanzierung wird das Gehalt an die Mitarbeiter:innen ausgezahlt.

Unternehmen können wählen, ob sie die Gehaltsabrechnung direkt finanzieren oder die Treasury-Services von Deel nutzen. So bleibt die Finanzverwaltung flexibel.

Enterprise Scale-up mit Deel

Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten von Deel während der Expansion. Die Produktpalette lässt sich an individuelle Bedürfnisse anpassen.

Die Expansion eines kleinen Unternehmens in den USA ist mit Deel einfacher denn je. Egal ob nationales oder internationales Unternehmen: Deel bietet Dienstleistungen, die wachsende Teams unterstützen und Compliance in 100 Ländern sicherstellen.

Mit Deel profitieren Unternehmen von:

• einem transparenten Preismodell, das Kontrolle und Transparenz in jedem Schritt bietet,
• Flexibilität bei der Auswahl der Leistungsanbieter, sodass nahtlos mit bestehenden Partnern weitergearbeitet werden kann,
• erstklassigen Implementierungsprozessen, unterstützt von einem Team engagierter Manager:innen und Spezialist:innen,
• 24/7-Chat-Support in der App und eine Reaktionszeit von 42 Sekunden und
• internem Fachwissen über US-amerikanische Bundesstaatenregistrierung, Gehaltsabrechnung, Steuern, Arbeitsgesetze und andere Vorschriften.

Jetzt eine 30-minütige Demo anfordern und erfahren, wie Deel PEO wachsenden Unternehmen eine umfassende HR- und Payroll-Lösung bietet, um US-Teams sicher, effizient und compliant zu verwalten.