Cómo eliminar reuniones siendo un equipo remoto

Por Justin Mitchell - CEO de Yac

Todos sabemos que el COVID-19 obligó a la mayoría de las empresas a adoptar un modelo de trabajo remoto, aunque muchas no estuvieran preparadas para enfrentarlo. Esto provocó un aumento en las reuniones (un aumento del 13 %), jornadas laborales más largas y más chequeos a lo largo del día.

Tiene sentido cuando lo piensas. Con tecnología como Zoom y límites borrosos en un entorno remoto (especialmente si eres nuevo en esto), puedes convocar fácilmente reuniones por cualquier motivo (casual o no). Esto explica por qué hubo un aumento del 18% en el número de reuniones convocadas con cinco minutos de antelación.

Nuevos hábitos como este, y el aumento en las reuniones en general, pueden provocar fatiga de Zoom, burnout, menos tiempo para las tareas profundas, falta de comunicación y, en última instancia, toneladas de tiempo perdido.

En este artículo, compartiremos por qué eliminar las reuniones puede ayudar a aumentar la productividad y cómo los fundadores y dueños de negocios pueden reducir estratégicamente las reuniones para mejorar su cultura remota.

Por qué eliminar las reuniones puede aumentar la productividad del equipo (tanto online como offline)

En su libro “La sorprendente ciencia de las reuniones: cómo puedes llevar a tu equipo al máximo rendimiento”, el profesor Steven Rogelberg afirma que se llevan a cabo 55 millones de reuniones por día y la mitad de ellas son una pérdida de tiempo.

Él escribe que psicológicamente, los organizadores encuentran que las reuniones fueron en gran medida productivas, mientras que todos los demás se sienten frustrados.

Profundicemos en el por qué:

• Las reuniones pueden distraer: las reuniones obligan a tu equipo a pausar lo que están haciendo y cambiar de contexto. Después de ser interrumpido, los estudios muestran que una vez que volvemos a la tarea en cuestión, trabajamos más rápido para terminarla, lo que conduce a un aumento del estrés y la frustración.

• Tener muchas reuniones no es gratificante: los calendarios saturados y los chequeos interminables son abrumadores, y esta situación desmotiva a los trabajadores. Es más satisfactorio hacer realmente el trabajo para el que fueron contratados en lugar de hablar de ello todo el día.

• La mayoría de las reuniones son ineficientes: ¿fuiste capacitado para llevar a cabo reuniones eficientes? No te preocupes, la mayoría de la gente no lo fue. Esto, por supuesto, da como resultado reuniones mal dirigidas que hacen perder el tiempo. Harvard Business Review encontró que el 71% de las personas dijeron que las reuniones son improductivas. Hay formas de arreglar esto, pero además, no todas las reuniones son necesarias (profundizaremos más sobre estos puntos a continuación).

• Las reuniones hacen que los trabajadores estén "siempre activos": las reuniones interminables dejan poco tiempo para realizar las tareas que requieren de toda su atención. Como se mencionó anteriormente, esto significa que cuando un trabajador de tu equipo finalmente se enfoca, puede sentirse más estresado ​​y frustrado debido al cambio de contexto continuo. Esto es lo que conduce al burnout, que actualmente es una realidad de muchas personas y acaba con la productividad y el bienestar.

• Las reuniones no son inclusivas: no todas las personas que trabajan para ti se sentirán cómodas en una reunión. Hablar frente a un grupo grande en tiempo real no tiene en cuenta todos los tipos de personalidad. Sin mencionar que, si manejas un equipo diverso o un modelo de trabajo híbrido, las personas en diferentes zonas horarias o los trabajadores remotos pueden quedar fuera de las reuniones ad-hoc. Esto no es bueno para la moral del equipo y puede causar tensión innecesaria.

Está bastante claro que las reuniones tienen un lado oscuro. Pero no todas las reuniones son inútiles. Las reuniones, como con la mayoría de las cosas en la vida, son un acto de equilibrio. Para hacerlo bien, necesitas un plan, una buena dosis de prueba y error, introspección y optimización.

Cómo los fundadores pueden reducir estratégicamente las reuniones (y aún así realizar las necesarias de manera efectiva)

Primero, necesitas saber qué reuniones son una pérdida de tiempo para poder eliminarlas de tu agenda. Luego, para aquellas que tienen un lugar, comprender cómo dirigirlas estratégicamente.

Entremos en materia.

Identifica qué reuniones son una pérdida de tiempo

Para comprender cómo se sienten los trabajadores acerca de las reuniones, debes preguntarles.

Haz una encuesta a tu equipo para comprender cómo se perciben las reuniones y piensa detenidamente sobre el objetivo de las reuniones que organizas. Esto te ayudará a comprender qué reuniones:

• Tienen agendas que carecen de propósito, como una reunión semanal del equipo en la que nadie actúa como líder y todos comparten historias de clientes que resultan interminables. ¿Realmente vale la pena gastar de 30 a 60 minutos de la jornada laboral de todos para esto? Este vínculo es muy importante, pero puede ocurrir durante el café virtual o una sesión presencial de team building y no necesita un espacio en la jornada laboral.

• No tienen problemas que resolver, por ejemplo, hacer un chequeo durante la mitad de un proyecto donde todos comparten actualizaciones de estado pero nadie tiene preguntas o necesidades reales. Si todos están haciendo su trabajo de manera oportuna y tienen todo lo que necesitan, ¿realmente necesita todo su equipo reunirse para informar que "todo bien aquí"? Probablemente no.

• Tienen problemas de personas, como que no todos los que están en la reunión realmente necesitan participar de esta. Esto suele surgir cuando un equipo completo se reúne y el 90 % de la reunión se dedica a un intercambio de ida y vuelta entre unos pocos miembros. Seguramente esta conclusión en caso de ser importante) podría enviarse a todo el equipo después de la reunión y, como resultado, todos podrían haber ahorrado tiempo.

• Tienen problemas de sincronía, como que la información podría compartirse de forma asíncrona. Como fundador, es posible que tengas una razón para mantenerte al tanto de las actualizaciones de estatus. Debes asegurarte de que todo funcione sin problemas y puede que tengas algunos conocimientos nuevos para compartir en función de las conversaciones recientes con las partes interesadas que solo tu conoces. Pero puedes compartir esa información y obtener respuestas de forma asincrónica en lugar de bloquear el tiempo para ponerse al día. Y los miembros de tu equipo pueden hacer lo mismo.

Exploremos cómo la comunicación asincrónica puede ayudarte a resolver algunos de estos problemas de reuniones.

Dirige las reuniones necesarias de manera más eficiente

Una vez que sepas qué reuniones son improductivas, descubre cómo modificarlas para evitar la pérdida de tiempo. O bien, elimínalos por completo y reemplázalos con métodos alternativos.

Para hacer esto, usa la tecnología para llevar a cabo reuniones más productivas. Las herramientas de comunicación asíncrona como Yac te permiten compartir mensajes de voz y video para que puedas dar fácilmente actualizaciones de estatus, pensamientos, preguntas, demostraciones, y mucho más sin perder el elemento humano de una reunión.

Esto se debe a que la comunicación por voz te permite capturar los matices de lo que alguien dice, lo que genera menos malentendidos, problemas de comunicación y loops de ida y vuelta.

También elimina la presión de responder en tiempo real (es decir, sincrónicamente), como lo hacemos en las reuniones. Cuando las personas se sientan más cómodas y tengan tiempo para desarrollar una respuesta completa, a su vez, disminuirá la falta de comunicación.

¿Encontrando un tema? ¿Con qué frecuencia en una reunión un miembro de su equipo dice: "déjame investigar eso y regreso contigo". ¿Por qué no simplemente hacerles la pregunta de forma asíncrona y darles el tiempo adecuado para enviar una respuesta completa? Pregunta una vez, responde una vez, y ahorra tiempo.

Conclusiones clave para eliminar las reuniones y aumentar la productividad

La mayoría de las reuniones están sobreprogramadas, son ineficientes y simplemente una pérdida de tiempo. Dicho esto, las reuniones para construir relaciones y de toma de decisiones de alto nivel tienen un momento y un lugar. Aún así, al dirigirlas, limita la cantidad de asistentes, ven con una agenda definida, lucha por las decisiones y los resultados, y mueva la comunicación de seguimiento a un enfoque asíncrono.

Para las reuniones que pasen el filtro, usa herramientas asincrónicas para reemplazar los seguimientos, las actualizaciones de estatus, las lluvias de ideas, los comentarios y la mayoría de las colaboraciones. De esta manera, hay menos cambios de contexto, menos falta de comunicación, menos burnout, más productividad, trabajo más enfocado y, en última instancia, una fuerza laboral más feliz.

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