Guía de requisición de personal para recursos humanos

La requisición de personal es un primer paso crítico en la contratación, antes de publicar una vacante o entrevistar a un candidato. Cuando se hace bien, establece la base para un proceso de contratación ágil, con cumplimiento legal y alineado.

Si se pasa por alto o se ejecuta mal, la requisición de personal puede convertirse en el cuello de botella silencioso que frena el crecimiento y crea caos tras bambalinas.

Aquí te contamos por qué crear y gestionar requisiciones de personal efectivas es importante:

Un proceso claro y estandarizado de requisición mantiene la contratación alineada con los planes de plantilla y los presupuestos

Las requisiciones bien estructuradas reducen retrasos, evitan roles duplicados y aseguran que cada contratación empiece con las aprobaciones correctas

Las requisiciones de personal mejoran la colaboración interfuncional entre Recursos Humanos (RR.HH.), Finanzas y los responsables de contratación, ayudando a que tus equipos avancen más rápido y con confianza.

¿Qué es una requisición de personal?

Una requisición de personal es una solicitud interna formal para contratar un puesto nuevo o de reemplazo. Generalmente la inicia un responsable de contratación y pasa por un proceso de aprobación antes de que comience la búsqueda.

El propósito de una requisición de personal

El propósito principal de una requisición de personal es documentar formalmente el caso de negocio y la autorización para contratar antes de iniciar actividades de reclutamiento. Garantiza que las decisiones de contratación estén alineadas con las prioridades de la organización, las limitaciones presupuestarias y los requisitos de cumplimiento legal, reduciendo el riesgo de contrataciones desalineadas o no autorizadas.

Requisición de personal vs. descripción de puesto

Una requisición de personal es un documento interno que justifica y autoriza la contratación, incluyendo detalles como presupuesto, línea de reporte y justificación de negocio.

Una descripción de puesto es un perfil de rol externo o interno que detalla responsabilidades, habilidades requeridas y expectativas para candidatos o empleados.

Difieren en propósito y audiencia: la requisición impulsa la aprobación interna y la asignación de recursos, mientras que la descripción comunica el rol en sí a candidatos y personal.

Requisición de personal vs. publicación de puesto

Una requisición de personal no es visible para los candidatos y se usa dentro de la organización para iniciar el proceso de contratación. Una publicación de puesto es el anuncio público del rol, diseñado para atraer e involucrar postulantes en bolsas de trabajo, sitios de carrera de la empresa o redes sociales.

Requisición de personal vs. plan de plantilla

Un plan de plantilla es una herramienta estratégica de planificación de personal a alto nivel que define necesidades de personal durante un periodo específico. Suele estar vinculado a presupuestos y proyecciones de crecimiento del negocio.

Una requisición de personal es táctica y específica de un rol, solicitando cubrir una posición dentro de ese plan más amplio.

¿Cuáles son los elementos clave de una requisición de personal?

Una requisición de personal clara y completa captura toda la información esencial para justificar, aprobar y lanzar el proceso de contratación. Debe incluir los siguientes elementos:

1. Rol: define claramente el título del puesto, departamento, línea de reporte y adjunta o referencia una descripción detallada del puesto. Esto asegura que todos los involucrados entiendan exactamente qué rol se está solicitando y cómo encaja en la estructura de tu organización
2. Justificación: incluye una propuesta de negocio concisa que explique por qué se necesita el rol (reemplazar a un trabajador que se va, cumplir objetivos de crecimiento o apoyar nuevos proyectos). Una justificación sólida ayuda a obtener apoyo del liderazgo y alinea la contratación con prioridades estratégicas
3. Presupuesto: detalla el rango salarial, beneficios y cualquier costo de contratación asociado, junto con el centro de costos o fuente de financiamiento. Incluir detalles presupuestarios desde el inicio alinea la solicitud con las limitaciones financieras y evita retrasos durante la aprobación
4. Aprobaciones: identifica a todos los aprobadores requeridos, como el supervisor del responsable de contratación, RRHH, Finanzas y ejecutivos relevantes. Mapear la cadena de aprobación temprano ayuda a agilizar el proceso y prevenir cuellos de botella
5. Detalles del puesto y logística: especifica ubicación (presencial, híbrido, remoto), horario laboral (tiempo completo, medio tiempo, contrato), fecha de inicio prevista y cualquier detalle de clasificación laboral (exento/no exento). Esto ayuda a establecer expectativas precisas para los candidatos y asegura cumplimiento con las leyes laborales
6. Instrucciones de publicación: indica si el rol debe publicarse internamente, externamente o ambos. Incluir esto en la requisición de personal mantiene alineados a los reclutadores respecto a la visibilidad y la estrategia de atracción

El proceso de requisición de personal: un paso a paso

Un proceso estandarizado de requisición de personal asegura que cada contratación empiece con alineación clara, aprobaciones correctas y los detalles adecuados. Aquí tienes un marco de cinco pasos:

1. Iniciar: identifica la necesidad de un rol y redacta una solicitud de requisición de personal, generalmente a cargo del responsable de contratación. Esto pone en marcha el proceso, capturando la razón básica de la contratación y el tiempo esperado (o la urgencia, si aplica).
2. Justificar: vincula la solicitud con el plan de personal de tu organización, los objetivos del equipo o un reemplazo específico. Una propuesta de negocio sólida ayuda a obtener apoyo de los interesados y mantiene la contratación alineada con tus metas estratégicas.
3. Definir: describe los detalles clave del rol, incluyendo título del puesto, departamento, ubicación y tipo de empleo (por ejemplo, tiempo completo, trabajador independiente, remoto). Sé claro para evitar confusiones y asegurar consistencia cuando se publique el rol.
4. Revisar y aprobar: envía la requisición de personal a los aprobadores necesarios, como Finanzas, socios de recursos humanos y liderazgo. Los interesados verifican disponibilidad presupuestaria, cumplimiento legal y ajuste estratégico antes de iniciar cualquier actividad de reclutamiento.
5. Publicar y activar: una vez aprobado, sube el rol al ATS de tu organización y publícalo en bolsas de trabajo relevantes o canales internos. Este paso final lanza el proceso de reclutamiento y abre el rol a candidatos.

Quién es responsable en el proceso de requisición de personal

Una definición clara de responsabilidades en cada etapa del proceso de requisición de personal previene retrasos, asegura responsabilidad y mantiene la contratación alineada con las prioridades del negocio.

Cada paso tiene un dueño principal, pero un enfoque colaborativo ayuda a que el proceso fluya sin problemas y no se pase nada por alto.

La siguiente tabla muestra el modelo típico de propiedad en cada etapa del proceso de requisición de personal:

Retos comunes cuando la requisición de personal falla

Las requisiciones de personal pueden fallar si los procesos no son claros o no se siguen de forma consistente.

Aquí tienes algunos de los retos más comunes que enfrentan los profesionales de RRHH:

• Falta de comunicación entre equipos: el alcance del rol, ubicación, rango salarial y otros detalles pueden perderse cuando responsables de contratación, RRHH y Finanzas no están alineados. Esto a menudo provoca correcciones constantes y un proceso más lento y frustrante
• Contratación desordenada: sin un proceso estandarizado de requisición de personal, algunos responsables envían roles directamente a reclutadores o socios externos. Esto puede generar problemas de cumplimiento legal, afectar la planificación de personal y complicar el control de presupuestos
• Excesos presupuestarios: tu organización puede crear un rol o aprobarlo sin financiamiento claro si las requisiciones no están vinculadas a centros de costos y presupuestos. Esto puede resultar en sobrecosto en salarios o en cubrir gastos no planeados después
• Mala experiencia del candidato por caos interno: requisiciones desorganizadas pueden llevar a que recursos humanos y reclutadores publiquen anuncios inconsistentes. Los candidatos encontrarán mensajes contradictorios, respuestas lentas o cambios repentinos en requisitos, lo cual puede dañar la marca de tu organización
• Riesgo de cumplimiento legal si las aprobaciones no se documentan (particularmente en contrataciones internacionales): no documentar aprobaciones y revisiones de cumplimiento legal en contrataciones multinacionales puede exponer a tu organización a auditorías, sanciones o daños reputacionales. Los equipos internacionales necesitan una sólida trazabilidad para asegurar que cumplen con leyes laborales y de protección de datos en distintas jurisdicciones

Veamos dos escenarios que ilustran estos retos en acción:

Escenario 1: la falta de control presupuestario

Un gerente de departamento solicita con urgencia un rol de ingeniero senior, y RRHH agiliza la requisición sin la revisión completa de Finanzas.

Semanas después, se descubre que el salario del rol excede el presupuesto aprobado en 15%, obligando al liderazgo a congelar otra contratación crítica para cubrir el exceso.

Este escenario muestra cómo saltarse las revisiones presupuestarias puede interrumpir la planificación de personal y generar decisiones difíciles.

Escenario 2: la omisión de cumplimiento legal en la contratación internacional

Un gerente regional en Europa crea una requisición y la publica sin enviarla a RR.HH y Legal.

Meses después, la empresa enfrenta un escrutinio regulatorio porque los términos del contrato no cumplen con las leyes laborales locales, resultando en una multa y daño reputacional.

Este escenario ilustra cómo omitir revisiones de cumplimiento legal en la contratación internacional puede exponer a una organización a consecuencias legales y financieras serias.

Plantilla de requisición de personal y ejemplos

Las empresas incluyen varios campos esenciales para crear un formulario de requisición de personal completo y garantizar claridad para todas las partes interesadas desde el inicio.

La siguiente plantilla incluye campos que reflejan mejores prácticas para que el proceso sea claro, auditable y alineado con las necesidades de la organización:

Para ilustrar cómo funciona en la práctica, considera los siguientes ejemplos que muestran cómo la plantilla se puede adaptar a diversas industrias, contextos (ejemplo: nueva contratación vs. reemplazo), ubicación, tipos de empleo y necesidades específicas de contratación.

Ejemplo 1. Tecnología—Ingeniero de Software Senior (nueva contratación)

Este ejemplo muestra cómo se aplica la plantilla a un nuevo puesto en la industria tecnológica:

Ejemplo 2. Salud—Coordinador de Ensayos Clínicos (reemplazo)

Este ejemplo muestra cómo funciona la plantilla para un puesto en el sector sanitario:

Consideraciones especiales al crear requisiciones de personal para equipos internacionales y remotos primero

Cuando contratas a través de fronteras, una requisición de personal requiere capas adicionales de claridad y cumplimiento legal para garantizar aprobaciones fluidas y prácticas consistentes para los posibles candidatos en todo el mundo.

Aquí tienes algunas consideraciones clave:

• Cumplimiento legal local: cada país tiene sus propias leyes laborales, y las requisiciones deben especificar si los puestos se cubrirán mediante empleo directo, contratos o a través de un Employer of Record (EOR) para evitar riesgos de clasificación indebida
• Aprobaciones presupuestales específicas por ubicación: las expectativas salariales y costos de nómina difieren según la región, por lo que las requisiciones deben incluir presupuestos aprobados por región para prevenir brechas de financiamiento
• Alineación de arquitecturas de puestos entre geografías: títulos, niveles y rangos salariales deben estandarizarse internacionalmente para garantizar equidad y transparencia, al mismo tiempo que se adaptan a las realidades del mercado local
• Flujos de trabajo de requisición para contrataciones remotas: los equipos remotos primero a menudo necesitan flujos que contemplen múltiples aprobadores en diferentes zonas horarias, con herramientas digitales que mantengan los procesos eficientes
• Requisitos de privacidad y seguridad de datos: las requisiciones de personal transfronterizas suelen implicar compartir datos personales y salariales, por lo que es fundamental alinearse con GDPR, CCPA y otras regulaciones locales de privacidad al procesar requisiciones internacionalmente

Cómo integrar requisiciones de personal en tu stack tecnológico de RR.HH.

Integrar requisiciones de personal en tu stack tecnológico de recursos humanos te ayuda a garantizar que el proceso de contratación sea escalable, eficiente, estandarizado y en cumplimiento legal en toda tu organización.

Aquí tienes cinco formas clave de hacerlo:

1. Vincular con headcounts en herramientas de planificación de personal: conecta las requisiciones directamente con la planificación de personal o los sistemas financieros de tu organización. Esto asegura que cada puesto solicitado esté alineado con tu headcount aprobado, presupuesto y estrategias de crecimiento a largo plazo
2. Sincronizar con tu ATS para la creación de puestos: una vez aprobadas, las requisiciones pueden generar automáticamente nuevos puestos en tu applicant tracking system (ATS). Esto reduce la entrada manual de datos, mejora la consistencia en las publicaciones y acelera el tiempo de publicación
3. Automatización de flujos de trabajo y registros de auditoría: automatizar los flujos de aprobación elimina cuellos de botella y crea registros claros de quién aprobó en cada etapa. Los registros de auditoría son esenciales para industrias reguladas y equipos internacionales, ya que ofrecen transparencia y evidencia de cumplimiento legal
4. Integración con tu SIRH para el seguimiento del ciclo de vida laboral: vincula las requisiciones de personal a tu SIRH para crear una transición fluida desde el preingreso hasta la incorporación y más allá. Esto permite reportes precisos sobre headcount, tiempo de cobertura y costos de personal a lo largo del ciclo de vida laboral
5. Dashboards de analítica y reportes: captura datos de requisición en dashboards centralizados para seguir tendencias como velocidad de contratación, cuellos de botella en aprobaciones o uso del presupuesto. Estos insights apoyan una mejor toma de decisiones y la mejora continua en los procesos de contratación

Con la plataforma internacional de RRHH de Deel, puedes hacer todo esto y más: integrar requisiciones de personal sin fricciones con la planificación de personal, agilizar aprobaciones y garantizar cumplimiento legal en cada etapa.

Simplifica la requisición de personal internacional con Deel

Deel reúne todo en un solo lugar para gestionar la requisición de personal internacional, sin necesidad de lidiar con hojas de cálculo, herramientas desconectadas y ciclos interminables de aprobación.

Con Deel Workforce Planning, tú puedes:

• Construir arquitecturas de puestos como base: crea un marco interno consistente para roles, niveles y familias de puestos que conecte requisiciones, rangos salariales, trayectorias profesionales y planeación de fuerza laboral
• Optimizar los flujos de requisición de puestos y aprobación: automatiza el enrutamiento, recopila documentación y configura activadores de aprobación para mantener el proceso de contratación en movimiento sin obstáculos
• Definir límites de presupuesto por país: accede a referencias salariales integradas para entender el costo de contratación en diferentes geografías y evitar sobrepasar el presupuesto
• Visualizar roles aprobados al instante: observa las nuevas posiciones reflejadas directamente en tu organigrama, dejando claro cómo encaja cada requisición en tu estructura de personal
• Enviar puestos directamente a tu ATS: manda requisiciones aprobadas sin fricciones a sistemas de seguimiento de candidatos integrados, eliminando la duplicidad de registros
• Obtener visibilidad completa del personal: lleva un seguimiento de contrataciones activas y planificadas en distintas regiones dentro de un único dashboard, asegurando alineación entre RRHH y Finanzas
• Planear escenarios y medir resultados: ejecuta simulaciones de contratación (por ejemplo, expansión a un nuevo mercado) y compáralas con posiciones y costos reales para afinar la planeación futura

Deel HR unifica requisiciones con planeación de fuerza laboral, gestión de compensaciones, gestión de talento y cumplimiento legal en una sola plataforma. Deel ayuda a tus equipos de RRHH, Finanzas y liderazgo a avanzar más rápido, mantenerse alineados y contratar con mayor inteligencia.

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