Artículo
7 min read
Diferencias entre los formularios fiscales W-9 y 1099 [2024]
Legal & compliance
Experiencia del trabajador

Autor
Mayteck Arenas
Publicado
17 enero, 2022
Última actualización
31 enero, 2025

Puntos clave
- El propósito del formulario W-9 es identificar al trabajador independiente (datos fiscales) y facilitar la gestión de impuestos a las empresas que los contratan.
- El formulario 1099-NEC es un documento fiscal que el cliente envía al trabajador independiente, detallando el total de pagos realizados durante el año fiscal.
- La función de impuestos de Deel permite a los usuarios de EE. UU. recopilar formularios W-9, generar formularios de impuestos y presentar formularios 1099 al IRS directamente desde su plataforma.
En temas de impuestos, incluso el menor error puede generar problemas y afectar la agilidad de tu negocio. Ya seas un trabajador independiente o el dueño de una pequeña empresa que los contrata, verifica cuidadosamente la información en los formularios W-9 y 1099 para evitar inconvenientes.
¿Qué son los formularios fiscales W-9 y 1099?
Los formularios W-9 y 1099 son utilizados por las empresas para recopilar y reportar información sobre los trabajadores independientes a efectos fiscales. El W-9 lo diligencian los freelancers al firmar su contrato para dar sus datos a efectos de impuestos (nombre, dirección y número de identificación fiscal). Por otro lado, el 1099 abarca una categoría más amplia de formularios que reportan diferentes tipos de ingresos que no son salarios. En este artículo, nos centraremos en el formulario 1099-NEC, utilizado para reportar la compensación por trabajos independientes cuando los pagos superan los $600 en un año fiscal.
¿Qué es el formulario W-9?
El formulario W-9, conocido como Request for Taxpayer Identification Number and Certification (Solicitud de Número de Identificación y Certificación del Contribuyente), es completado por el trabajador independiente al empezar un proyecto con una empresa. En este se registra información esencial, como el nombre de la persona, el nombre comercial (si aplica), la dirección y el número de identificación fiscal (TIN, por sus siglas en inglés). Ayuda a las empresas a reportar con precisión al IRS (la agencia tributaria de los EE. UU.) los pagos realizados a los trabajadores independientes. Este formulario sólo debe completarse una vez, a menos que los datos cambien. Cabe destacar que el W-9 no aplica para extranjeros, quienes deben completar el formulario W-8BEN.
¿Qué es el formulario 1099-NEC?
El formulario 1099-NEC (Nonemployee Compensation o Compensación a No Empleados) lo presentan las empresas para reportar pagos realizados a trabajadores independientes que superen los $600 dólares durante el año fiscal. Este formulario debe enviarse tanto al IRS como al trabajador independiente antes del 31 de enero. Los trabajadores independientes utilizan este documento para calcular sus impuestos, incluidos los de trabajo por cuenta propia y Medicare. Es importante conservar estos formularios durante al menos dos años, ya que podrían ser solicitados por el IRS en una auditoría. El formulario 1099-NEC es obligatorio para la mayoría de los trabajadores independientes, pero no para aquellos registrados como corporaciones C o S.
Nota: si eres empleador y colaboras con trabajadores independientes estadounidenses que viven en el extranjero, también podemos ayudarte, Deel se encarga de la gestión de los formularios 1099 para estos casos. Contáctanos para obtener más información sobre cómo manejar tus obligaciones fiscales de manera eficiente.
Otros tipos de formularios 1099:
- 1099-DIV: se utiliza para informar sobre ingresos y distribuciones de dividendos.
- 1099-C: se utiliza para informar sobre la cancelación de deudas de $600 dólares o más.
- 1099-K: se utiliza para pagos a través de tarjetas comerciales y redes de pago de terceros.
- 1099-INT: se utiliza para informar sobre ingresos por intereses de $10 dólares o más.
- 1099-S: se utiliza para informar sobre ganancias de transacciones inmobiliarias.
¿Necesitas el formulario W-9 o el 1099-NEC?
En resumen, como cliente, necesitarás ambos formularios si trabajas con trabajadores independientes o no empleados. No podrás completar el formulario 1099-NEC sin recibir primero el formulario W-9.
Principales diferencias entre el formulario W-9 vs. el formulario 1099-NEC
A continuación, te mostramos las principales diferencias entre el formulario W-9 y el formulario 1099-NEC:
Formulario W-9
- Diligenciado por el trabajador independiente.
- Se utiliza para que el cliente recopile la información fiscal del trabajador independiente (de ahí su nombre: "Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación").
- Le indica al cliente los datos de contacto y la información fiscal del trabajador independiente.
- El cliente puede entregar una copia en blanco al trabajador independiente y recibirla debidamente diligenciada.
- Solo se presenta una vez, salvo que el trabajador independiente actualice su información.
- Debe diligenciarse antes de que el trabajador independiente empiece a trabajar para el cliente.
Formulario 1099
- Lo diligencia el cliente.
- Se utiliza para que el cliente informe cuánto ha pagado al trabajador independiente en un año fiscal.
- El cliente envía dos copias diligenciadas: una al trabajador independiente y otra al IRS.
- Se presenta al final de cada temporada fiscal.
- Debe enviarse cada año, antes del 31 de enero, a todos los trabajadores independientes que hayan recibido más de $600 en un año fiscal.
Cómo diligenciar el formulario W-9
Diligenciar este formulario como trabajador independiente no es complicado.
1. Escribe tu nombre legal completo en la primera línea.
2. La segunda línea es para el nombre de tu negocio. Puede ser el nombre comercial ("doing business as") o el nombre oficial de tu empresa. Si no tienes uno, puedes dejar esta línea en blanco.
3. Marca la casilla que describa mejor el tipo de entidad de tu negocio. En la mayoría de los casos, será "individuo o empresa unipersonal". Si tienes una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), no olvides indicar el tipo: corporación C, corporación S o sociedad.
4. Indica tu dirección.
Rellena tu número de identificación fiscal (TIN, por sus siglas en inglés), que puede ser tu número de seguro social (SSN) o tu número de identificación del empleador (EIN).
5. Firma y pon la fecha.
Aunque este formulario es sencillo, el ejemplo en el sitio web del IRS ofrece información útil sobre retenciones de respaldo, penalizaciones y exenciones. Nosotros podemos darte consejos para diligenciar correctamente el formulario W-9, pero recomendamos siempre leer las instrucciones oficiales antes de hacerlo.
Deel Contractor Management
Incorpora, gestiona y paga contratistas internacionales en cumplimiento

Aspectos a tener en cuenta
Como trabajador independiente, debes tener cuidado al compartir tu información personal o de negocio. Solo completa un formulario W-9 que recibas de clientes legítimos que soliciten tus servicios, nunca de fuentes desconocidas.
Si eres un cliente que planea contratar a un trabajador independiente, ten en cuenta que el formulario W-9 solo se utiliza para personas que trabajen en Estados Unidos. Si vas a contratar a un trabajador independiente extranjero, el proceso será diferente y deberás utilizar los formularios W-8BEN para personas naturales o W-8BEN-E para personas jurídicas extranjeras.
Cómo diligenciar el formulario 1099
El formulario 1099 es responsabilidad de cualquier empresa que haya contratado a un trabajador independiente. Este documento detalla la compensación no salarial que este recibió del cliente durante el año fiscal. En esencia, se utiliza para reportar los ingresos de los trabajadores independientes.
Puedes acceder a una copia del formulario 1099-NEC en el sitio web del IRS. Asegúrate de utilizar la información indicada por el trabajador independiente en el formulario W-9, la cual debe incluir:
- El nombre legal completo del trabajador independiente (o el nombre del negocio, si aplica).
- El tipo de estructura comercial (propietario único, LLC, sociedad, corporación C, corporación S, etc.).
- Una dirección válida.
- El número de identificación fiscal (SSN, ITIN o EIN).
Un trabajador independiente recibe el formulario 1099-NEC en lugar del formulario W-2, ya que el pagador no lo considera un empleado y, por lo tanto, no retiene los impuestos habituales de nómina. Sin embargo, hay una excepción: la casilla 4 del formulario 1099-NEC. Si no proporcionas un número de Identificación fiscal (TIN) al pagador, este está obligado a realizar una retención de respaldo sobre ciertos pagos. Como trabajador independiente, puedes incluir este monto en tu declaración como impuestos retenidos.
Por otro lado, si eres el pagador y no realizas la retención de respaldo cuando corresponde, tú o tu empresa podrían ser responsables de la suma que deberías haber retenido del trabajador independiente, incluso si este no la reportó." Consejo útil: informarte a tiempo sobre las deducciones fiscales que puedes solicitar como trabajador 1099 puede marcar una gran diferencia. Los trabajadores independientes tienen la posibilidad de deducir varios gastos comerciales, lo que les permite conservar una mayor parte de sus ingresos.
Envío del formulario 1099
El formulario 1099 tiene dos copias, ambas deben ser completadas por el pagador y enviadas a diferentes entidades.
Copia A:
- Destinatario: el IRS.
- Método de envío: puede enviarse en formato físico o electrónico.
- Envío físico: requiere incluir el formulario 1096 como hoja de portada.
- Envío electrónico: se realiza a través del sistema FIRE del IRS.
- Antes de enviarlo de manera electrónica, necesitarás un TCC (Transmitter Control Code), el cual debe solicitarse al menos 30 días antes de la fecha límite para enviar el formulario 1099.
Copia B:
- Destinatario: el trabajador independiente.
- Método de envío: puede enviarse en formato físico o electrónico.
- Envío electrónico: requiere el consentimiento del trabajador independiente antes de enviarlo.
- El consentimiento debe obtenerse utilizando el mismo medio que planeas usar para enviar la copia.
El consentimiento también debe cumplir con las reglas generales del IRS y debe incluir (entre otras cosas): el alcance y la duración, instrucciones sobre cómo retirarlo y la fecha en la que el formulario ya no estará disponible.
Además, en algunos casos, el Estado te solicitará que les envíes una copia adicional, mientras que en algunos estados el IRS lo hará por ti solo si los formularios se han enviado electrónicamente.
Fecha límite para la presentación del formulario 1099 y sanciones por la declaración de impuestos en 2024
A diferencia del Formulario W-9, que debe completarse antes de que el trabajador independiente empiece a trabajar, el formulario 1099-NEC debe presentarse anualmente, a más tardar el 31 de enero de 2024. Si esta fecha cae en un fin de semana o día festivo, la fecha límite se traslada al siguiente día hábil.
No enviar el formulario 1099-NEC a tiempo puede resultar en las siguientes sanciones:
- $60 dólares por formulario si se presenta dentro de los primeros 30 días posteriores a la fecha límite.
- $120 dólares por formulario si se presenta con más de 30 días de retraso pero antes del 1 de agosto.
- $310 dólares por formulario si se presenta después del 1 de agosto, con un máximo de $1,294,500 dólares para pequeñas empresas.
Es fundamental asegurarte de enviar tanto la copia destinada al IRS como la copia destinada al trabajador independiente antes de la fecha límite para evitar estas multas, que pueden acumularse y afectar significativamente a tu negocio.
Formulario 1099-NEC vs. 1099-MISC
Como mencionamos anteriormente, el formulario 1099-NEC se utiliza para reportar los ingresos de trabajadores independientes que hayan facturado más de $600 durante un año fiscal. Este formulario es exclusivo para la compensación no salarial (Nonemployment Compensation).
Sin embargo, no todos los ingresos se reportan de la misma manera. El formulario 1099-MISC es necesario para declarar pagos relacionados con:
- Alquileres
- Servicios médicos y de atención sanitaria
- Premios o reconocimientos
- Indemnizaciones de seguros agrícolas
- Pagos en efectivo por peces u otras especies acuáticas compradas a personas dedicadas a este negocio
- Pagos a abogados o acuerdos legales
- Ingresos relacionados con barcos pesqueros
Además, este formulario se utiliza para reportar ventas directas de $5,000 dólares o más en productos de consumo destinados a reventa, siempre que dichas ventas no se hagan en un establecimiento minorista permanente y a tiempo completo.
Cómo usar Deel para presentar formularios 1099
Deel facilita la generación y presentación de formularios fiscales para trabajadores independientes. Gracias a su función de gestión de impuestos, los usuarios en Estados Unidos pueden:
- Recopilar formularios W-9.
- Generar formularios fiscales, incluyendo el 1099-NEC.
- Presentar los formularios 1099 directamente al IRS desde la plataforma.
Si quieres más información sobre cómo empezar, programa un demo de producto con uno de nuestros especialistas.
Aviso legal: este artículo tiene fines informativos únicamente y no debe considerarse como asesoramiento fiscal o profesional. Se recomienda consultar con un contador o abogado especializado en impuestos para obtener orientación personalizada.

Sobre el autor
Mayteck es una profesional y yoguini, apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, así como por el desarrollo personal. Es una líder creativa en comunicaciones y marketing con más de una década de experiencia. Mayteck es Content Manager para Latam en Deel, y con su pasión por contar historias aporta nuevas perspectivas sobre las oportunidades para trabajadores y empresas.