Comment réduire le coût salarial au Canada ?

La gestion du coût salarial est l’un des sujets phares de toute entreprise, qu’elle exerce son activité en France, aux États-Unis ou au Canada. En effet, la gestion de la paie ne concerne pas uniquement le paiement des salaires, mais implique le respect des règlementations locales, la compréhension du système fiscal canadien et la gestion des avantages sociaux.

Ce sont des coûts importants, qui, s’ils sont maîtrisés, peuvent avoir un réel impact sur la santé financière d’une entreprise, et permettre d’allouer plus de budgets à la croissance et au développement. Deel vous accompagne pour réaliser des économies et rester en bonne conformité. Suivez le guide !

Le coût de la vie au Canada

Avant de se pencher sur le coût salarial au Canada, et sur comment y faire des économies, il faut comprendre le coût de vivre au Canada et les spécificités liées au travail dans le pays.

Le coût de la vie au Canada varie considérablement selon les régions, avec des écarts importants entre les centres-villes et les zones rurales de l’île-du-prince-Édouard ou des territoires du nord-ouest par exemple.

En effet, dans les villes comme Toronto et Vancouver, le coût moyen des loyers et des biens de consommation est plus élevé, ce qui peut affecter le pouvoir d'achat des résidents. En revanche, dans des plus petites villes ou des régions moins densément peuplées comme le Nunavut ou le Yukon, le niveau de vie peut être plus abordable, même avec un salaire moyen d'environ 60 000 dollars canadiens par an. Cela reste un facteur clé à prendre en compte, notamment pour les nouveaux arrivants et ceux qui envisagent une expatriation.

Qu’est-ce qui influence le coût salarial au Canada ?

Gérer le coût salarial de votre entreprise au Canada nécessite de faire attention à plusieurs facteurs, comme :

• Les lois du travail canadiennes, qui varient d'une province à l'autre : cela signifie que les règlementations seront différentes si vous exercez une activité au Québec, en Alberta ou en Nouvelle-Écosse. Chaque province a, par exemple, ses propres exigences en matière de salaire minimum.
• Le paiement des heures supplémentaires, des congés payées et des jours fériés, qui est un coût pris en compte par les entreprises.
• Les employeurs sont responsables de prélever l'impôt sur le revenu, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et les primes d'assurance-emploi (AE) sur les salaires des employés.
• Les employeurs doivent contribuer au RPC et à l'AE. Ces contributions sont relativement élevées comparées à certains pays. Les cotisations patronales au RPC sont plafonnées en fonction des revenus annuels.
• Les avantages sociaux sont un poste de dépense important pour les entreprises au Canada. En effet, la plupart des employeurs sur place offrent des avantages conséquents, comme une bonne assurance maladie, des régimes de retraites, des allocations de formation pour attirer et fidéliser les talents et l’abonnement mensuel aux transports en commun.
• Certaines régions et secteurs imposent des exigences supplémentaires. Il est donc important de se renseigner auprès des autorités locales pour s’assurer d’être en bonne conformité.

Comment réduire le coût salarial au Canada ?

Le coût salarial est l’un des plus importants pris en charge par votre entreprise, et l’optimiser est indispensable pour vous assurer plus de budget pour votre développement, tout en maintenant la bonne qualité de vie de vos salariés.

La première étape pour réduire ce soit consiste à optimiser votre main d’œuvre. En effet, une masse salariale mal structurée peut engendrer des coûts supplémentaires non nécessaires au bon fonctionnement de votre activité. Embauchez des freelances ou des salariés à temps partiel pour les tâches qui ne nécessitent pas un emploi à plein temps. Cela vous permet d’ajuster les coûts de main-d'œuvre en fonction des fluctuations de la demande, réduisant ainsi les dépenses superflues.

Une fois que vous avez restructuré votre main d’œuvre, penchez-vous sur un autre poste de dépense important : vos bureaux. Bien souvent, le loyer de vos espaces de travail est une grande part de votre budget mensuel. Pour l’optimiser, demandez à vos employés s’ils sont prêts à faire plus de télétravail, ou s’ils sont flexibles pour accepter un emploi à distance, ou des horaires flexibles. Cela vous permettra de réduire les coûts liés à l'espace de bureau et, dans certains cas, ajuster les salaires en employant des travailleurs dans des régions où les attentes salariales sont plus faibles.

Veillez aussi à automatiser la gestion de la paie grâce à des logiciels spécialisés. Ceux-ci sont programmés pour optimiser les coûts en automatisant le suivi du temps, le calcul des salaires et des déductions, ainsi que des déclarations fiscales en évitant toute erreur humaine.

Vous pouvez également réaliser des économies grâce à un service spécialisé dans la paie internationale, comme Deel. Ces systèmes de gestion de la paie garantissent la conformité dans plusieurs juridictions.

Enfin, le gouvernement canadien incite les employeurs à embaucher des apprentis et à proposer des formations continues ou de micro-learning à leurs employés, en offrant des crédits et réductions d’impôts qui permettent de diminuer les coûts de la paie.

Quelles sont les considérations légales à ne pas oublier avant de réduire le coût salarial ?

Vu le pourcentage du budget que prend le coût salarial, il est tentant de vouloir l’optimiser à tout prix. Mais attention ! Avant toute réduction des coûts, assurez-vous d’être en bonne conformité avec la législation sur le travail des villes canadiennes.

• Les lois sur les salaires : le salaire minimum, les heures supplémentaires et les congés payés sont des éléments inscrits dans la loi du travail. Vous avez donc des obligations à respecter, peu importe que vous exerciez votre activité à Montréal ou dans d’autres grandes villes comme Vancouver ou Toronto.
• Le licenciement d’un employé : cette étape de la vie de votre entreprise est aussi scrupuleusement encadrée par les législations locales. Vous devez respecter des délais de préavis ou des indemnités de départ. D’ailleurs, tout contrat de travail doit préciser les modalités de licenciement, ainsi que toute condition permettant ou non un ajustement de salaire ou une modification des avantages salariés.
• La conformité : les avantages sociaux des employés, qu’il s’agisse de l’accès aux soins de santé ou du salaire horaire, sont souvent régis par les lois locales, les conventions collectives ou les contrats de travail. Toute modification nécessite une négociation et un accord avec les employés ou leurs représentants.

Modifier ces éléments de façon abrupte n’a pas uniquement un impact légal sur votre entreprise. Cela peut avoir un réel effet sur le moral de vos employés et entraîner une perte de talents. Avant toute chose, veillez donc à évaluer les économies qu’un changement engendrerait par rapport aux conséquences négatives possibles sur le long terme.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter pour une bonne gestion de la paie au Canada ?

Les employeurs font souvent face à des écueils lors de la gestion de la paie au Canada :

• Mauvaise classification des employés : C’est une erreur courante qui peut pourtant entraîner de lourdes conséquences financières pour votre entreprise. Par exemple, imaginons que vous ayez proposé un contrat de freelance à un tiers, pour éviter de payer les avantages sociaux et les impôts liés à un salaire classique. Cela n’est pas autorisé, et peut vous valoir non seulement un redressement financier, mais aussi une lourde amende en cas de salariat déguisé.
• Erreur dans le suivi des heures supplémentaires : les lois canadiennes du travail exigent que les employés soient payés à temps et demi pour les heures supplémentaires effectuées au-delà des horaires standard, donc un suivi rigoureux est essentiel pour éviter les sous-paiements et les actions en justice qui pourraient en découler.
• Non-conformité aux réglementations fiscales provinciales : Nous l’avons vu, la gestion de votre entreprise ne sera pas la même que vous exerciez en Ontario, au Quebec, en Colombie-Britannique, au nouveau-Brunswick ou en Ottawa. Des entreprises comme XYZ Corp, par exemple, ont d’ailleurs dû faire face à d’importantes pénalités pour avoir sous-déclaré leurs cotisations à l’assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada.

Pour éviter ces erreurs, veillez à investir dans des systèmes de gestion de paie complets, précis et optimisés pour une entreprise au Canada.

Quelles sont les différentes tactiques par industrie pour réduire le coût salarial ?

En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez utiliser certaines stratégies spécifiques pour réduire votre coût salarial.

Dans le secteur de la technologie, par exemple, vous pouvez embaucher des travailleurs indépendants pour des projets de courte durée ou des missions spécifiques. Cela permet de réduire le coût de votre masse salariale, tout en bénéficiant d’une expertise pointue, adaptée à chaque nouveau projet.

Dans la manufacture, vous pouvez réduire les coûts en automatisant des processus à l’aide de machines ou de technologies de pointe. Cela permet non seulement de faire des économies, mais aussi d’améliorer la productivité de votre entreprise et de réduire les erreurs humaines.

Enfin, les commerces de détails peuvent aussi optimiser leur paie grâce à l’embauche de travailleurs saisonniers pendant les temps fort de l’année, comme les soldes. Avec ces contrats de travail plus flexibles, les entreprises peuvent s’adapter rapidement aux variations de la demande des consommateurs.

Externalisez la gestion de la paie pour diminuer les coûts

Externaliser la gestion de la paie à des prestataires tiers offre de nombreux avantages par rapport au fait de traiter cela en interne : vous pouvez réduire les coûts en diminuant les frais administratifs, et accéder à des technologies de pointe et à une expertise vérifiée.

Par exemple, le détaillant canadien ABC Stores a économisé jusqu'à 20 % en externalisant sa paie, grâce à une meilleure efficacité et une réduction des erreurs.

En externalisant la paie, vous vous assurez également de rester en parfaite conformité avec les réglementations locales, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité principale. Plus besoin de passer des heures à rédiger des contrats conformes ou sur l’administration fiscale canadienne. Votre prestataire externe s’occupe de tout.

Optimisez la gestion de votre paie avec Deel

En automatisant les processus et en garantissant une conformité parfaite avec les réglementations locales, Deel permet aux entreprises d’optimiser leur gestion de la paie, notamment au Canada.

Grâce à Deel, vous centralisez la gestion de votre paie, ce qui allège vos charges administratives et réduit vos coûts. Les experts internes de Deel veillent à ce que votre entreprise respecte toutes les obligations légales, minimisant ainsi les risques juridiques. Des sociétés comme Global Enterprise ont ainsi pu réduire leurs dépenses de paie de 15 %, tout en développant leurs activités à l’international sans heurts.

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