Tout savoir sur la fiche de paie dématérialisée

La gestion de la paie se modernise et, depuis 2017, les fiches de paie dématérialisées sont même devenues la norme en France. Plus simples, plus rapides et plus sécurisées, elles permettent aux entreprises d’optimiser leurs processus tout en garantissant aux salariés un accès facilité à leurs bulletins de salaire.

Mais comment fonctionne une fiche de paie numérique ? Quelles sont les obligations légales pour l’employeur, et comment Deel aide les entreprises à rester conformes, même à l’international ? Toutes les réponses se trouvent dans notre article !

Qu’est-ce qu’une fiche de paie dématérialisée ?

Une fiche de paie dématérialisée est une version digitale du bulletin de salaire. En fonction de la fréquence de votre paie (qu’elle soit mensuelle, bimensuelle ou hebdomadaire, par exemple), vous recevrez ce document par voie électronique. La fiche de paie reste ensuite accessible en ligne ou auprès de votre employeur.

Depuis 2017, les fiches de paie dématérialisée sont devenues la norme en France, et l’employeur n’a plus besoin de demander l’accord préalable de ses salariés. Néanmoins, si, en tant que collaborateur, vous préférez recevoir votre bulletin de salaire en version papier, vous pouvez en faire la demande auprès de votre employeur et vous arranger avec votre service RH.

La fiche de paie dématérialisée est-elle envoyée par e-mail uniquement ?

Non ! Si la norme impose que la fiche de paie soit numérique, cela ne veut pas forcément dire qu’elle sera transmise automatiquement via e-mail.

Certaines entreprises préfèrent les regrouper sur un portail sécurisé en ligne avec des accès personnalisés par employé, ou sur des logiciels RH. Cela simplifie le suivi et l’édition des bulletins de paie par les équipes, et permet aux employés de retrouver tous leurs historiques de fiches de paie sur une plateforme centralisée.

Néanmoins, il est aussi possible de faire le choix d’envoyer individuellement chaque fiche de paie à vos employés. Cela dépend de vos préférences et de votre organisation.

La fiche de paie en France : une obligation légale

Les mentions légales obligatoires

En France, l’employeur a l’obligation légale de fournir un bulletin de salaire avec chaque paiement de celui-ci. Par défaut, cette fiche de paie sera donc digitalisée, même s’il est aussi possible de l’envoyer sous format papier, si cela est préféré par l’employé.

Dans les deux cas, la législation française impose certaines mentions légales obligatoires sur toute fiche de paie délivrée.

Identification

Premièrement, l’employeur et le salarié doivent être correctement identifiés. Le nom, l’adresse et le numéro SIRET de l’entreprise doivent être affichés, ainsi que le nom, l’emploi et la classification du salarié. Il est aussi préférable d’indiquer si une quelconque convention collective s’applique. Il faut détailler si le salarié a effectué un certain nombre d’heures, ou s’il bénéficie d’un statut cadre.

Détail de la rémunération

Ensuite, indiquez le salaire brut, mais aussi les primes, les indemnités, les heures supplémentaires et le taux appliqué, ainsi que les avantages en nature éventuels délivrés au salarié. Précisez également la date de paiement du salaire.

Cotisations sociales

Sécurité sociale (santé, maternité, invalidité, retraite), assurance chômage, allocations familiales, cotisations spécifiques liées à la convention collective : indiquez les montants de toutes les cotisations et leur côte part.

Net à payer et net imposable

En bas de ce tableau, marquez le montant effectivement versé au salarié après prélèvements ainsi que le montant soumis à l’impôt sur le revenu.

Montant net social

Cette mention est devenue obligatoire depuis juillet 2023. Elle indique au salarié le revenu à déclarer pour certaines aides sociales (ex. : prime d’activité).

Prélèvement à la source

C’est le montant de l’impôt retenu directement sur le salaire. Vous pouvez y ajouter le cumul annuel du prélèvement ainsi que le montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.

Mentions finales

Enfin, vous pouvez indiquer diverses mentions en bas de votre fiche de paie, comme le fait de conseiller à vos employés de conserver ce bulletin de salaire, ou des informations en cas de recours ou de contestation.

L’obligation de conservation

En France, les entreprises ont l’obligation de garantir l’accès ainsi que l’archivage des fiches de paie pendant une période de 5 ans minimum. Passé ce délai, les bulletins de salaire ne sont plus facilement accessibles, mais ne doivent pas être détruits pour autant.

Les salariés peuvent y avoir accès pendant une durée de 50 ans à compter de son émission ou pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

Quelles sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?

Recevoir une fiche de paie en échange d’un service rendu est une obligation de la loi française. Cela veut dire que, si une entreprise manque à cette obligation, en oubliant d’éditer fréquemment les fiches de paie, ou en manquant de les conserver, l’employé peut saisir le conseil des prud’hommes et demander dédommagement.

L’entreprise peut alors être condamnée à payer une amende allant jusqu’à 450 euros par fiche de paie non remise et devoir verser des dommages et intérêts au salarié.

Pourquoi dématérialiser les fiches de paie ?

Si les fiches de paie dématérialisées sont devenues la norme légale, en France, c’est parce que ce format digital comporte de nombreux avantages, tant pour l’entreprise que pour le salarié.

Avantages pour l’employeur

Les premiers avantages d’un format numérique ? Les économies que cela engendre ! En effet, éviter d’imprimer des documents, d’affranchir des lettres et d’acheter des enveloppes peut permettre de faire quelques économies, surtout pour les grandes entreprises. Mais cela représente surtout des économies de temps pour les équipes RH ou de secrétariat, qui n’ont plus à passer leur fin de mois à organiser, trier et envoyer ces documents individuels.

Cela simplifie la vie de vos équipes de gestion et permet également une meilleure traçabilité. En publiant les fiches de salaires sur une plateforme RH ou en les envoyant par e-mail, vous pouvez garder une mémoire de ces documents en ligne, accessible à tout moment, depuis n’importe où.

De plus, éditer les fiches de paie grâce à un logiciel minimise souvent les erreurs humaines. Plus besoin de rentrer les mentions légales à la main, tout est automatisé. Si vous passez par un logiciel de gestion de paie, comme Deel, celui-ci vous garantit aussi la conformité des mentions légales et des bulletins de paie avec les législations de plus de 150 pays, ce qui est un vrai confort pour la gestion RH à l’international.

Enfin, dématérialiser des documents, c’est aussi un coup de pouce pour la planète ! Utiliser moins de papier réduit votre empreinte carbone et vous aide à atteindre vos objectifs RSE.

Avantages pour les salariés

Pouvoir accéder à des fiches de paie dématérialisées est un réel atout pour les salariés. Plus besoin de trier des papiers, de tenir des classeurs et de s’inquiéter de perdre ces documents administratifs importants… Tout est accessible depuis une plateforme centralisée ou depuis une boîte mail, et ce, pendant des années.

Les démarches administratives sont alors simplifiées. Vous voulez justifier d’un salaire pour louer un appartement ou faire une demande de prêt bancaire ? Plus besoin de se tourner vers l’entreprise pour récupérer des documents que vous auriez égarés, tout est facilement accessible et transférable à l’infini.

Comment mettre en place des fiches de paie dématérialisées dans mon entreprise ?

Si vous aviez l’habitude de fonctionner avec des fiches de paie papier, passer à un format numérique peut sembler être une tâche trop complexe pour vos équipes, en particulier si vous opérez en effectif réduit.

Mais, pas de panique ! Voici quelques étapes clés à respecter pour assurer une transition fluide et conforme aux obligations légales.

Étape 1 - Informer vos salariés et respecter leurs droits

L’entreprise doit notifier ses employés au moins 30 jours avant la mise en place de la dématérialisation des fiches de paie. Cette information doit être claire et accessible à tous (e-mail, réunion, affichage dans les locaux, communication interne).

Étape 2 - Expliquer la procédure en cas de refus

Certains salariés peuvent refuser d’obtenir une fiche de paie dématérialisée et préférer un format papier. L’entreprise doit donc leur indiquer comment exprimer leur choix (demande écrite, formulaire dédié, espace RH en ligne, etc.).

Étape 3 - Demander la participation des représentants du personnel

Idéalement, contactez le CSE et les délégués syndicaux de l’entreprise et demandez leur aide pour communiquer avec vos employés sur ces nouvelles démarches. Cela facilite le transfert d’information et fluidifie la communication en cas d’éventuel refus ou inquiétude de la part de votre masse salariale.

Étape 4 - Sécuriser l’accès et la conservation des fiches de paie dématérialisées

Assurez-vous que votre entreprise ait mis en place un coffre-fort numérique, en conformité avec les lois RGPD, et toute autre mesure de sécurité nécessaire pour assurer la sécurité des données de vos employés.

Rassurez également vos employés sur le fait qu’aucune modification n’est possible après émission des fiches de paie, même si celles-ci restent sur une plateforme centralisée.

Étape 5 - Choisir la bonne solution de gestion de la paie

Pour générer des fiches de paie conformes et automatiques, le plus simple est de faire appel à une solution de gestion de la paie, comme Deel. Ce type de logiciels vous permet de synchroniser les données avec d’autres outils RH comme la gestion des absences, le suivi des primes, ou encore la déclaration des charges sociales.
L’objectif ? Simplifier et automatiser l’ensemble du processus pour gagner en efficacité et en fiabilité.

Comment gérer la paie à l’international ?

Si vous avez l’habitude de recruter des salariés à l’étranger, ou si vous souhaitez commencer à recruter de nouveaux talents au-delà de vos frontières, vous pouvez être confronté à des problèmes de conformité dans la gestion de la paie.

En effet, chaque pays possède ses propres réglementations et obligations concernant le droit du travail et les fiches de paie. La fréquence des paiements, la structure des cotisations sociales, impôts et taxes locales peuvent aussi différer en fonction de chaque texte de loi.

C’est pour éviter tout problème de conformité que de nombreuses entreprises qui recrutent à l’international se tournent vers des solutions EOR, comme Deel.

Deel, votre allié de la gestion de la paie à l’international

Deel propose une solution de gestion de la paie internationale qui permet aux entreprises de rémunérer en quelques clics salariés et travailleurs indépendants dans plus de 150 pays. Plutôt que d’avoir à gérer plusieurs outils ou à collaborer avec différents prestataires locaux, Deel centralise l’ensemble du processus, du calcul des salaires aux déclarations fiscales, en passant par le paiement des cotisations sociales et des impôts.

Grâce à une plateforme unique et intuitive, les entreprises peuvent rémunérer leurs employés partout dans le monde sans avoir à créer de filiale locale. Deel assure la mise en conformité automatique avec les législations en vigueur, en intégrant les évolutions réglementaires propres à chaque pays. Cela permet d’éviter les erreurs et d’assurer un respect strict des obligations fiscales et sociales.

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