Tout savoir sur la lettre de licenciement

Contrairement à certains pays, comme les États-Unis, le licenciement en France doit obéir à des règles strictes, stipulées dans le Code du travail. Parmi les obligations à respecter se trouve la remise de la lettre de licenciement, étape clé de cette procédure. Mais, que faut-il inclure dans ce document, et quelles sont les modalités à respecter ?

Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la lettre de licenciement et comment Deel peut vous aider à assurer votre conformité RH dans plus de 150 pays. C’est parti !

Qu’est-ce qu’une lettre de licenciement ? Définition

Une lettre de licenciement est un document officiel que l’employeur transmet à son salarié afin d’informer ce dernier de la rupture de son contrat de travail. C’est une obligation légale du droit du travail français dans la procédure de licenciement, que celle-ci soit pour motif personnel ou dans le cadre d’une restructuration d’entreprise.

Elle marque le point de départ des délais de préavis et permet de constituer une preuve juridique de la rupture du contrat.

Quelles sont les informations à inclure dans une lettre de licenciement ?

Chaque entreprise peut personnaliser les lettres de licenciement. Néanmoins, voici quelques-unes des informations essentielles qu’il faut y faire figurer :

• Le nom et prénom du salarié ;
• La fonction qu’il exerce au sein de l’entreprise ;
• L’identité de l’entreprise ;
• Le nom et prénom du manager ou responsable ;
• Le motif de licenciement : selon le Code du travail français, celui-ci doit être clair, précis et matériellement vérifiable ;
• La date de notification du licenciement ;
• La date d’effet du licenciement ;
• Le délai de préavis ;
• Les modalités de restitution du matériel informatique ;
• Les détails sur la fin des avantages (tickets restaurant, mutuelle, véhicule de fonction, etc.) ;
• Les informations sur le solde de tout compte.

Quels sont les motifs de licenciement autorisés ?

En France, on ne peut pas licencier un salarié sans raison valable. Contrairement à d’autres pays, comme les États-Unis, les salariés ayant passé leur période d’essai doivent être informés d’un motif clair, précis et objectif pour leur licenciement. Si vous ne respectez pas cette obligation, votre entreprise risque de se retrouver face au tribunal des prud’hommes pour licenciement abusif !

C’est pour cela qu’il est essentiel d’indiquer sur la lettre de licenciement le motif de celui-ci.

Voici quelques exemples autorisés :

• Insuffisance professionnelle ou résultats insuffisants ;
• Comportement inadapté ou fautes répétées (retards, négligences, non-respect des consignes) ;
• Faute grave ou lourde (violence, discrimination, vol, harcèlement, manquement à une obligation de confidentialité) ;
• Motif économique (réorganisation, baisse d’activité, suppression de poste…).

Idéalement, demandez à vos équipes RH de documenter les faits reprochés avant d’entamer toute procédure de licenciement. De plus, il vous sera souvent demandé de justifier que vous avez essayé en amont de « rectifier le tir » avec le salarié, en mettant en place des entretiens individuels de recadrage ou un plan d’amélioration des performances.

En cas de faute grave ou de manquement, il faut aussi pouvoir prouver l’existence de procédures disciplinaires, à l’aide de convocations à des entretiens préalables, par exemple.

Toutefois, en cas de licenciement non lié au comportement du salarié, comme cela peut être le cas lors d’un licenciement économique ou d’une suppression de poste, l’entreprise doit respecter des règles très spécifiques : ordre des licenciements, reclassement, notification à l’administration, indemnités de licenciement, etc.

Enfin, les modalités de rupture et leurs conséquences (indemnités, fin des avantages, chômage, etc.) doivent être clairement définies dans le contrat de travail, particulièrement dans un contexte d'embauche internationale.

La lettre de licenciement est-elle obligatoire en France ?

Oui, en droit du travail français, la lettre de licenciement est obligatoire. Elle constitue la formalisation écrite de la rupture du contrat de travail à l’initiative de l’employeur.

Pourquoi cette lettre est-elle indispensable ?

• Elle notifie officiellement la décision de licenciement au salarié.
• Elle mentionne le ou les motifs du licenciement.
• Elle marque le point de départ de certains délais légaux (comme le préavis ou le délai pour contester le licenciement).
• En cas de litige, c’est ce document qui sera analysé par le conseil des prud’hommes. Il est très important, puisque seuls les motifs mentionnés dans la lettre peuvent être invoqués par l’employeur.

Licenciement pour motif personnel ou économique : quelles différences ?

Contrairement à d’autres pays, le licenciement sans motif n’existe pas en droit français. Il existe deux grandes catégories de licenciements : le licenciement pour motif personnel et le licenciement pour motif économique.

Le licenciement pour motif personnel

Ce motif de licenciement est essentiellement lié au comportement ou aux résultats de la performance du salarié. Il peut donc être disciplinaire (en cas de faute) ou non disciplinaire (insuffisance professionnelle, inaptitude, etc.).

Dans le cas de ce licenciement, l’employeur a l’obligation de respecter une certaine procédure :

• Convoquer le salarié à un entretien préalable ;
• Lui notifier par écrit le motif du licenciement ;
• Respecter les délais de préavis (sauf faute grave ou lourde).

Le licenciement pour motif économique

Il repose sur des raisons extérieures au salarié : difficultés économiques, mutations technologiques, réorganisation de l’entreprise, cessation d’activité…

Lors de ce type de licenciement, l’entreprise doit :

• Informer le salarié de ses droits et obligations ;
• Essayer de le reclasser sur un autre poste si cela est possible ;
• Respecter certains critères pour déterminer les salariés éligibles à ce plan économique (ancienneté, charge de famille, etc.).

Les salariés licenciés pour motif économique peuvent, sous conditions, bénéficier d’un contrat de sécurisation professionnelle (CSP).

Quelles sont les procédures légales à suivre pour rédiger une lettre de licenciement ?

Comme nous l’avons vu, en France, le licenciement est une procédure légale encadrée par le Code du travail. Si la lettre de licenciement marque l’étape finale de cette procédure, celle-ci doit être précédée et accompagnée de plusieurs obligations légales.

Convocation à un entretien préalable

Avant toute notification écrite, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. Cette lettre doit indiquer :

• L’objet de l’entretien ;
• La date, l’heure et le lieu ;
• La possibilité pour le salarié de se faire assister (d’un représentant du personnel par exemple).

Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit être respecté entre la réception de la convocation et l’entretien.

Entretien préalable

L’entretien est l’occasion pour l’employeur d’expliquer les motifs envisagés et de recueillir les observations du salarié. Il ne s'agit pas encore d'une décision définitive.

Notification du licenciement par lettre

Après l’entretien, l’employeur doit attendre un délai de réflexion de 2 jours ouvrables avant d’envoyer la lettre de licenciement. La lettre doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception et mentionner de manière claire, précise et objective les motifs du licenciement.

Cette lettre fixe définitivement les raisons du licenciement : l’employeur ne pourra pas en invoquer d'autres par la suite.

Délai de notification

Le délai maximal pour notifier le licenciement dépend de la nature du licenciement :

• Licenciement disciplinaire (faute) : la lettre doit être envoyée dans le mois suivant l’entretien préalable.
• Licenciement non disciplinaire (ex. : insuffisance professionnelle) : aucun délai légal, mais l’employeur doit agir dans un délai raisonnable.

Respect du préavis

Sauf en cas de faute grave ou lourde, le salarié a droit à un préavis dont la durée dépend de son ancienneté et de la convention collective. Ce préavis débute à la date de première présentation de la lettre de licenciement.

Idéalement, en cas de procédure de licenciement, rapprochez-vous d’un juriste ou d’un avocat en droit du travail ou assurez-vous de bien former vos équipes RH pour éviter tout manquement légal pouvant vous exposer à des poursuites. Ce point est particulièrement important si vous recrutez des salariés à l’international : cela vous oblige à respecter la conformité légale avec le droit de travail de plusieurs pays !

Respectez la conformité du licenciement avec Deel

Les licenciements ne sont jamais une expérience agréable dans la vie d’une entreprise, du côté de l’employeur comme du côté du collaborateur. C’est d’autant plus le cas si les procédures ne sont pas respectées, que cela concerne un salarié en France ou à l’international.

Deel vous aide à fluidifier votre gestion RH et à gérer le processus de licenciement de manière légale. Assurez la conformité de vos processus RH dans plus de 150 pays : demandez une démo gratuite dès à présent pour en savoir plus sur notre solution complète.