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7 mins

Qu’est-ce qu’un cycle de renouvellement de matériel informatique ?

IT & Gestion du Matériel

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

21 janvier, 2025

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

Sommaire

Qu’est-ce que le renouvellement de matériel informatique ? Définition

Pourquoi est-ce que le cycle de renouvellement du matériel informatique est si important ?

Comment est-ce que le cycle de renouvellement du matériel IT affecte la performance employé ?

Comment déterminer la longueur du cycle de vie d’un actif IT ?

Comment est-ce que le cycle de renouvellement intervient dans la conformité et la sécurité de votre entreprise ?

Quel est le rôle du département IT dans le renouvellement des actifs informatiques ?

Comment est-ce que les équipes RH et IT peuvent collaborer pour le renouvellement du parc informatique ?

Ne pas avoir de cycle de renouvellement de matériel informatique : quels sont les risques ?

L’importance du renouvellement du matériel informatique pour les équipes à distance

Quels sont les coûts du renouvellement de matériel informatique ?

Comment les entreprises peuvent-elles mesurer l’efficacité d’un cycle de renouvellement des appareils ?

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Points clés à retenir
  • Le renouvellement régulier du matériel informatique garantit la productivité, la sécurité, et la conformité de votre entreprise.
  • Avoir du matériel moderne améliore la satisfaction des employés, réduit les frustrations internes et soutient l’engagement des équipes.
  • Remplacer les appareils vieillissants limite les dépenses de maintenance et réduit les risques liés aux cyberattaques.

Dans cet article, découvrez pourquoi le cycle de renouvellement du matériel informatique est indispensable pour toute entreprise, que vous soyez une PME ou une multinationale. Voyez comment mener ce renouvellement efficacement et découvre les bénéfices qu’il peut apporter à vos équipes et à votre entreprise. Pour les équipes internationales, découvrez les services IT de Deel, vous permettant de renouveler efficacement votre parc informatique, dans plus de 130 pays.

Qu’est-ce que le renouvellement de matériel informatique ? Définition

Le renouvellement de matériel informatique permet de remplacer ou de mettre à jour les équipements informatiques utilisés par les employés, que ce soit des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones. Cela permet de prolonger le cycle de vie du parc informatique et de s’assurer que les salariés aient accès à un équipement fonctionnel, performant et adapté à leurs besoins, tout en garantissant la cybersécurité de l’entreprise.
Le cycle de vie du matériel informatique varie en fonction de plusieurs facteurs, comme :

  • le budget pouvant être alloué par votre entreprise ;
  • le type de matériel utilisé et leur durée de vie ;
  • les avancées technologiques ;
  • la demande et la performance ;
  • les besoins spécifiques en matière de conformité par secteur.
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Pourquoi est-ce que le cycle de renouvellement du matériel informatique est si important ?

Veiller à la maintenance et au renouvellement du parc informatique est important pour les entreprises, notamment pour suivre le rythme des évolutions technologiques. Cette veille permet de maintenir la productivité des équipes, la sécurité des données et la performance. En effet, des équipements obsolètes ou en fin de vie peuvent avoir une influence négative sur votre masse salariale, en ralentissant la productivité et la communication interne. Cela cause une perte de temps et d’argent qui peut vite avoir de lourdes conséquences sur votre entreprise. C’est pourquoi le renouvellement de votre parc informatique et sa maintenance sont indispensables pour permettre à vos employés de faire leur travail correctement.

La maintenance informatique régulière permet également de limiter les risques de cybersécurité. Utiliser des équipements fonctionnels et à jour permet d’assurer leur compatibilité avec les derniers protocoles de sécurité et les différents systèmes d’exploitation, ce qui minimise les latences et les possibles failles de sécurité. Le renouvellement régulier du matériel informatique permet aussi d’augmenter la satisfaction et l’engagement des employés, qui apprécient pour la plupart d’avoir des outils performants et high-tech.

Comment est-ce que le cycle de renouvellement du matériel IT affecte la performance employé ?

Les mises à jour régulières et le renouvellement du matériel informatique de votre entreprise sont intimement corrélés à la productivité de vos employés. Qui dit nouveaux équipements informatiques dit souvent plus de batterie, de rapidité, et donc des gains de temps pour les équipes. De plus, la plupart des nouveaux équipements informatiques sont équipés de technologies facilitant la collaboration et la communication, deux choses pouvant répondre aux besoins de l’entreprise, même celles travaillant à distance.

De plus, il y a moins de bugs ou de problèmes techniques demandant l’intervention des services informatiques ou d’incompatibilité de logiciels lors de l’utilisation de matériel moderne. Un matériel récent peut ainsi augmenter la satisfaction des employés et améliorer la gestion des conflits au sein d’une entreprise ou les frustrations liées à des problèmes d’utilisation. N’hésitez pas à solliciter vos équipes RH pour recueillir du feedback employé sur l’utilisation de l’équipement informatique pour fluidifier et améliorer le cycle de renouvellement des actifs IT.

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Comment déterminer la longueur du cycle de vie d’un actif IT ?

La durée du cycle de renouvellement de votre matériel informatique est un élément clé à déterminer, puisqu’il a une incidence directe sur la productivité et la performance de vos employés. Mais alors, quand faut-il procéder au renouvellement d’un parc informatique ? Il n’y a pas de réponse universelle, mais voici quelques facteurs à prendre en compte pour y répondre.

Le type de matériel

Chaque matériel a une durée de vie qui lui est propre. Par exemple, les téléphones mobiles sont souvent remplacés tous les deux à trois ans, en fonction des avancées technologiques et parfois de l’obsolescence, programmée ou non, de certains équipements. Les ordinateurs fixes, les claviers ou les imprimantes, ont quant à eux une durée de vie plus longue. Ils pourront être remplacés au bout de cinq à six ans seulement. Ces durées sont à prendre avec des pincettes, puisque la durée de vie de tout équipement dépend de son utilisation, de sa marque, de son année de fabrication et d’autres spécificités qui lui sont propres.

Le secteur de votre entreprise

Certains secteurs dépendent plus de l’informatique que d’autres, et nécessitent des technologies de pointe pour maintenir un avantage concurrentiel. C’est le cas de la tech, des médias ou de l’industrie du design, qui peuvent nécessiter un renouvellement plus fréquent de matériel IT pour l’utilisation d’IA, la mise en place d’imprimantes 3D ou la post-production vidéo. L’éducation ou l’industrie du textile, par contre, ont souvent moins de besoins informatiques, et peuvent donc se permettre de renouveler plus tardivement le parc matériel.

Contraintes budgétaires

Lorsque vous planifiez votre cycle de renouvellement de matériel informatique, évaluez les bénéfices d’une technologie plus moderne par rapport aux coûts que cela peut engendrer. Ainsi, même si vous pensez économiser en ne renouvelant pas sur le champ votre matériel, des équipements vieillissants peuvent en réalité affecter négativement votre chiffre d’affaires sur le long terme et induire des coûts supplémentaires de maintenance et de cybersécurité.
Une bonne maîtrise du cycle de renouvellement des actifs informatiques permet un bon équilibre entre performance et économies des coûts.

Type d’utilisation

La façon dont le matériel est utilisé a une réelle incidence sur sa longévité. Par exemple, des équipes qui utilisent leur ordinateur portable au quotidien peuvent physiquement l’endommager, user leur batterie et observer une dépréciation plus rapide de leur équipement. De plus, les tâches qui demandent de la puissance informatique, comme la production vidéo ou l’analyse de données, peuvent aussi réduire le temps de cycle de vie du matériel.

L’obsolescence technologique

L’obsolescence technologique se produit lorsque des logiciels ou des matériels sont remplacés par des versions plus récentes et plus performantes. Avec le temps, les fabricants cessent de fournir des mises à jour pour ces anciens appareils. Cela ne limite pas seulement l’accès aux nouvelles applications (ce qui nuit à la productivité), mais expose également les utilisateurs et l’organisation à des cyberattaques et au risque cyber plus largement.

Les besoins des employés

Le meilleur cycle de renouvellement du matériel informatique dépend surtout des besoins des utilisateurs. C’est pour cela que la meilleure façon pour déterminer quand un renouvellement est nécessaire consiste à récupérer les avis de vos collaborateurs et d’agir en fonction de leurs commentaires.

Comment est-ce que le cycle de renouvellement intervient dans la conformité et la sécurité de votre entreprise ?

Avoir du matériel informatique à jour est indispensable pour rester en conformité et en sécurité. En effet, des actifs IT vieillissants peuvent ne pas avoir les dernières mises à jour de sécurité, ce qui les rend plus sensibles à des cyberattaques. De plus, ils peuvent ne pas inclure de fonctionnalités de sécurité avancées, telles que l’authentification biométrique ou le chiffrement, pourtant exigées par de nombreuses réglementations.

Ne pas se conformer à des réglementations comme le RGPD peut entraîner de lourdes amendes ou sanctions pénales. En remplaçant régulièrement les appareils, les entreprises assurent leur accès aux dernières mesures de sécurité, offrant ainsi une protection optimale contre les violations de données et la perte d’informations sensibles.

Quel est le rôle du département IT dans le renouvellement des actifs informatiques ?

Le département IT joue un rôle crucial dans le renouvellement du matériel informatique. De la planification du cycle de vie à la livraison du nouveau matériel ou encore la maintenance de ceux-ci, les équipes IT sont au cœur du sujet. C’est à eux de s’assurer que les employés de l’entreprise utilisent du matériel fonctionnel et performant. Voici un aperçu de leurs responsabilités.

Suivi et évaluation du parc informatique

L’équipe IT a pour responsabilité d’entretenir et de suivre avec attention l’ensemble du matériel informatique de l’entreprise, afin de s’assurer que celui-ci fonctionne correctement. Cela demande de contrôler la vitesse des appareils, la compatibilité de ceux-ci avec les dernières mises à jour logicielles et leur bon fonctionnement général. Si votre équipement commence à ralentir ou n’est plus à jour, l’équipe IT sera alors en charge soit de sa maintenance, soit de son remplacement.

Planifier les mises à jour et renouvellements

Les équipes IT doivent planifier le renouvellement du matériel en accord avec les besoins, les politiques internes et le budget de l’entreprise. Elles doivent prendre en compte la durée de vie des équipements, la croissance de l’entreprise et la demande de conformité informatique pour créer un échéancier réaliste permettant le renouvellement du parc informatique en temps et en heure.

Obtenir le matériel informatique

C’est aux équipes IT que revient la charge de sélectionner et d’acquérir le matériel informatique nécessaire pour l’entreprise. Une responsabilité importante, qui nécessite de comparer les différentes options et de s’assurer que les actifs sélectionnés correspondent aux besoins de l’entreprise, tant en matière de performance, de coût que de sécurité. Les équipes peuvent être amenées à négocier avec les vendeurs ou à réfléchir à des options de leasing pour tenter de baisser au maximum les coûts.

Déployer le matériel dans l’entreprise

Il ne s’agit pas uniquement de la distribution des appareils aux employés. Le déploiement peut aussi nécessiter l’installation de nouveaux logiciels ou systèmes d’informations et la mise à jour de l’équipement pour que l’employé puisse avoir une prise en main immédiate. Le but ? Réduire les délais d’adoption et tirer parti au maximum du nouvel équipement informatique en le rendant extrêmement intuitif pour les employés.

Retirer et éliminer les anciens appareils de façon sécurisée

Lorsqu’un matériel est obsolète, il faut soit le recycler dans l’économie circulaire, demander s’il peut être reconditionné ou en disposer de façon sécurisée. Il faut alors supprimer toutes les données sensibles de l’appareil et s’assurer du respect des lois en matière de protection des données.

Comment est-ce que les équipes RH et IT peuvent collaborer pour le renouvellement du parc informatique ?

Le cycle de renouvellement du matériel informatique d’une entreprise ne concerne pas uniquement les équipes IT, mais tout le monde, et en particulier les équipes RH.

1. Obtenir du feedback employé

Les équipes RH sont le lien entre les équipes IT et le reste des employés. Pour faciliter les échanges inter-équipes, le mieux est de recueillir du feedback employé pour qu’ils puissent pointer ce qui fonctionne, ou non, dans le matériel informatique. Est-ce qu’ils trouvent les ordinateurs trop lents ? Est-ce que les employés en télétravail ont une bonne connexion ? Toutes ces questions peuvent aider les équipes IT à renouveler le parc informatique quand nécessaire et améliorer l’engagement employé.

2. Onboarding and offboarding

Les équipes RH sont en charge du recrutement des employés mais aussi de leur départ, ce qui implique souvent le fait de donner, ou de récupérer, du matériel informatique. Les équipes des ressources humaines doivent ainsi prévenir en amont les équipes IT, idéalement dès la promesse d’embauche signée par les futurs collaborateurs, pour leur laisser le temps d’obtenir le matériel informatique nécessaire à l’onboarding.

3. Formation

Changer de matériel informatique peut être difficile pour certains employés. Les équipes RH peuvent soutenir les équipes IT en organisant des sessions de formation ou des modules de microlearning pour permettre de faciliter la prise en main des nouveaux équipements. Cela permet de réduire les temps de latence et de donner confiance aux employés.

4. Communiquer sur les directives d’entreprises

Les politiques qui concernent le cycle de renouvellement des appareils, notamment les délais prévus pour l’attribution des nouveaux équipements ou les procédures pour retourner les anciens, doivent être clairement définies. C’est là que les équipes RH jouent un rôle clé. Elles peuvent prendre en charge la communication de ces politiques via des annonces internes et des supports d’onboarding, garantissant ainsi que les employés comprennent et respectent ces directives.

Ne pas avoir de cycle de renouvellement de matériel informatique : quels sont les risques ?

Vous n’avez pas l’envie ou les ressources pour suivre les cycles de renouvellement du matériel informatique ? Voici les risques auxquels cela peut vous exposer.

Baisse de productivité

Le matériel informatique vieillissant ou obsolète peut ralentir l’ensemble de votre productivité. Les applications mettent plus de temps à se charger, les bugs informatiques sont plus fréquents, et la moindre manipulation peut alors devenir chronophage. Cela complique énormément le travail de vos salariés, qui peuvent alors perdre du temps sur des tâches simples, manquer des deadlines de projets et devenir frustrés par ce manque d’ergonomie. C’est particulièrement pénalisant pour les équipes travaillant à distance, qui dépendent entièrement du matériel informatique pour la réalisation de leur travail.

Vulnérabilité aux cyberattaques

Un matériel informatique dépassé peut vous laisser vulnérable face à des attaques cyber menées par des pirates informatiques, car un matériel obsolète ne possède pas les dernières mises à jour ou pare-feu nécessaires.

Plus de coûts de maintenance

Maintenir de vieux appareils informatiques en état d’usage coûte parfois plus cher que le simple fait de les remplacer. De plus, cela demande beaucoup plus de temps aux équipes IT. Il est souvent plus économique sur le long terme de tout simplement remplacer le matériel ancien.

Insatisfaction employé

Personne n’apprécie de travailler avec des équipements lents ou peu fiables. C’est frustrant, et cela peut avoir une influence négative sur le moral des employés au point d'entraîner des démissions et un plus haut taux de turnover. Donner accès à du matériel moderne et de confiance peut améliorer la rétention des talents et votre réputation sur le marché du travail.

Manque de conformité

Un risque important lié au non-renouvellement du matériel informatique réside dans le manque de conformité que cela peut engendrer. En effet, sans mise à jour, des éléments comme le chiffrement, l’authentification ou la protection des données ne sont plus garantis. Résultat : votre entreprise risque de se retrouver en dehors des clous avec les réglementations, ce qui peut entraîner des amendes ou des sanctions pénales.

L’importance du renouvellement du matériel informatique pour les équipes à distance

Les équipes travaillant à distance ou recrutant à l’international sont souvent très dépendantes de la technologie, qui leur permettent de travailler ensemble et de collaborer efficacement même au-delà des frontières. Sans équipement à jour, impossible pour elles d’être productives ou de rendre le travail nécessaire.

Le matériel obsolète : un réel problème pour ces équipes

L’usage de matériel vieillissant peut causer de réels problèmes pour les équipes travaillant à distance. Les équipements en question sont plus enclins aux bugs, aux failles de sécurité et peuvent ralentir au point d’affecter négativement la productivité des équipes en télétravail.

Cela peut entraîner :

  • Des deadlines manquées : un équipement défectueux peut empêcher les équipes de réaliser les projets en temps et en heure.
  • Des problèmes de communication : du matériel informatique ancien peut être incompatible avec les appels en visioconférence ou les derniers logiciels de communication.
  • De la frustration et du stress : les employés travaillant sur du mauvais matériel peuvent se sentir sous-évalués par l’entreprise, ce qui peut provoquer des conflits internes et une insatisfaction générale.

Le service technique IT à distance

Lorsqu’un problème informatique survient, les employés se tournent vers les équipes IT, qui peuvent avoir beaucoup de mal à gérer ce type de soucis à distance. Les réparations ou le remplacement d’équipements informatiques posent alors un réel souci logistique, et demandent plus de temps qu’en présentiel. Cela peut accroître la frustration et le stress des équipes.

Pour pallier ce problème, les équipes IT doivent avoir une procédure claire leur permettant de résoudre rapidement toutes les failles de matériel informatique, et ce même à distance. Planifiez en avance le renouvellement du parc informatique, et mettez en place des systèmes et un cahier des charges clairs pour toute maintenance ou remplacement. Cela vous permettra de gagner du temps et de la confiance employés.

Les avantages du renouvellement de matériel informatique pour les équipes à distance

Renouveler régulièrement le matériel informatique possède de nombreux avantages, particulièrement pour les équipes travaillant à distance. Cela permet de :

  • Maintenir la productivité des équipes : un matériel neuf est souvent synonyme de moins de bugs et donc moins de latences.
  • Améliorer la sécurité : les appareils informatiques modernes ont de nombreux atouts en matière de sécurité, et permettent de prévenir la plupart des cyberattaques.
  • Meilleure satisfaction employé : les employés qui travaillent avec du matériel informatique performant et dernier cri sont souvent plus satisfaits et heureux dans leurs fonctions.
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Quels sont les coûts du renouvellement de matériel informatique ?

Les coûts engendrés par le renouvellement du parc informatique sont autant directs qu’indirects :

  • Coûts directs. Il s’agit de l’achat de nouveau matériel, de licences logiciel et d’accessoires
  • Coûts indirects. Le temps passé sur la mise en place IT, la formation employé et le temps engendré par le nettoyage d’anciens appareils à recycler ou à donner.
  • Économies de coûts. Un nouveau matériel demande souvent moins de maintenance et augmente la productivité des équipes sur le long terme.

Vous pouvez économiser encore plus en négociant les prix du matériel avec les experts et en faisant jouer les garanties des constructeurs lors de problèmes. Les équipes RH peuvent soutenir les équipes IT en plaidant pour des budgets qui favorisent la productivité et le bien-être des employés. Au final, une bonne gestion du cycle de renouvellement des appareils permet de gagner du temps et de l’argent.

Comment les entreprises peuvent-elles mesurer l’efficacité d’un cycle de renouvellement des appareils ?

Pour mesurer l’efficacité d’un cycle de renouvellement du matériel informatique, vous pouvez vérifier :

  • La disponibilité des appareils : est-ce qu’ils fonctionnent ? Combien de bugs sont recensés ? Est-ce qu’ils ont d’autres problèmes identifiés nécessitant l’intervention des équipes IT ?
  • La satisfaction employé : demandez aux employés du feedback sur leur satisfaction quant aux appareils utilisés
  • Les coûts de maintenance : comparez les coûts de maintenance et de réparation avant et après le renouvellement du matériel.
  • Le nombre d’incidents de sécurité : dénombrez combien de failles de sécurité sont enregistrées.
  • Les niveaux de productivité : le travail est-il plus rapide depuis que vous avez renouvelé le matériel informatique ?

Analysez régulièrement ces indicateurs pour savoir si vous devez ajuster, ou non, le cycle de renouvellement de votre matériel informatique.

Simplifiez votre cycle de renouvellement des appareils avec Deel IT

Un cycle de renouvellement du matériel informatique efficace permet de maintenir la productivité, d’améliorer la satisfaction des employés et de garantir la sécurité et la conformité de votre entreprise. C’est particulièrement important pour les équipes réparties à l’international qui doivent suivre des législations différentes en fonction des pays.

Avec Deel IT, simplifiez la gestion de vos appareils grâce à des fonctionnalités clés :

  • Approvisionnement d’équipements à l’international : accédez à plus de 40 options d’appareils avec des conditions de paiement et de location flexibles.
  • Déploiement sans intervention : recevez des appareils préconfigurés en 3 à 5 jours, prêts à être utilisés dès l’onboarding.
  • Réparations garanties par SLA : réduisez les temps d’arrêt avec des services de réparation à l’échelle mondiale et des appareils de remplacement.
  • Effacement certifié des données et récupération sécurisée : restez conforme aux normes de protection des données lors du déclassement des appareils.
  • Reconditionnement et redéploiement : optimisez l’utilisation du matériel en réutilisant et réaffectant vos appareils dans le monde entier.

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