Comment Siena a remplacé des opérations RH dispersées par une gestion structurée des talents avec Deel

Siena conçoit des agents d'IA qui prennent en charge le service client pour des marques de commerce. Avec environ 50 personnes réparties dans 17 pays et plusieurs types de contrats, l’équipe ne pouvait plus s’appuyer sur des processus informels pour gérer la performance et l’engagement.

Les enquêtes d'engagement étaient réalisées via SurveyMonkey et Google Forms. Après chacune, Inga Aksamit, responsable des opérations RH de l’équipe, exportait les données brutes, les déposait dans un tableur puis construisait manuellement les graphiques juste pour présenter les résultats à la direction. Les évaluations de performance n’avaient aucun processus structuré. Ça fonctionnait tant que l’équipe était petite — mais dès le moment où Aksamit a eu besoin de suivre des tendances, de comparer des cohortes ou d’exécuter un cycle reproductible, tout s’est effondré.

« L’informalité fonctionne quand tout le monde est dans la même pièce et que l’on peut ressentir la température réelle de l’équipe. Elle cesse de fonctionner dès que ce n’est plus le cas. Quand la première semaine d’un nouveau collaborateur est chaotique parce que personne ne gère ce processus, et que vous apprenez qu’un employé était mécontent seulement après sa démission — c’est le signal qu’il vous faut un outil pour formaliser vos processus. » — Inga Aksamit, Responsable des opérations RH, Siena

Inga Aksamit a commencé par traiter les deux lacunes les plus urgentes : les enquêtes d'engagement et les évaluations de performance. Les deux avaient un cas d’affaires clair pour la direction, et les faire fonctionner correctement, via le module Engage de Deel HR, appuyé sur le SIRH, a renforcé la confiance dans la plateforme avant d’ajouter quoi que ce soit. Avec le SIRH comme fondation, les données sur les effectifs dans 17 pays sont devenues visibles en un seul endroit : effectif, congés, rotation du personnel, départs — avec des tableaux de bord plutôt que des exportations manuelles.

L’intégration et le processus de départ ont suivi, conçus non pas comme des bibliothèques de contenu mais comme des flux de travail automatisés. Siena exécute désormais plus de 20 flux de travail couvrant l’ensemble du cycle de vie de l’employé, du premier jour d’un nouveau collaborateur aux anniversaires, en passant par les demandes de congés, les rappels d’enquête d’engagement et les sorties. Le problème n’a jamais été un manque de documentation, mais l’absence de responsabilité. L’automatisation a résolu cela sans ajouter de charge administrative.

Les décisions d’embauche sont également devenues plus rigoureuses. Avec l’employeur de référence (EOR), la gestion des prestataires et une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) opérant sur la même plateforme, Aksamit peut modéliser les coûts d’emploi pour n’importe quel marché et maintenir un modèle opérationnel cohérent à mesure que l’équipe grandit.

« Avec l’employeur de référence (EOR), la gestion des prestataires et une PEO désormais intégrés à Engage dans Deel, la charge opérationnelle reste maîtrisable à mesure que Siena se développe — sans ajouter de complexité à chaque fois que l’équipe s’agrandit. » — Inga Aksamit, Responsable des opérations RH, Siena

La mise en œuvre d'Engage a pris quatre à cinq semaines. Le plus grand changement n’a pas été les évaluations ni les enquêtes, mais ce qui s’en est suivi. Là où Aksamit passait auparavant des heures à construire des graphiques dans un tableur, elle ouvre maintenant la section analytique : les données sont déjà segmentées, visualisées et prêtes à être exploitées. Les enseignements issus des enquêtes générés par l’IA mettent immédiatement en évidence les facteurs et leviers de motivation. Les résultats des enquêtes récurrentes se superposent pour permettre des comparaisons dans le temps. Les modèles d’évaluation sont repris du cycle précédent, affinés plutôt que reconstruits à partir de zéro.

Cette rapidité change la nature de la contribution des opérations RH au niveau de la direction. Comme le dit Aksamit : « la place à la table se mérite quand vous cessez de demander à la direction de faire confiance à votre intuition et que vous commencez à lui montrer des tendances. »

L’adoption s’est faite naturellement. L’équipe Siena a adopté Deel parce que la valeur était visible avant qu’on ne demande à qui que ce soit de modifier ses habitudes.