Contratação informal no exterior: riscos de folha de pagamento

A decisão de expandir o negócio e contratar no exterior é um passo crucial para as empresas – especialmente no contexto atual de globalização acelerada e alta demanda por escalar operações e resultados.

Entretanto, a empolgação e a pressa para fazer essa evolução acontecer pode comprometer o sucesso. Muitas vezes, startups e empresas em expansão contratam talentos internacionais sem a formalização adequada.

Em um primeiro momento, parece uma escolha ágil: encontrar no exterior um profissional qualificado e com o exato perfil para o que a organização está buscando, combinar valor e escopo por e-mail e iniciar os trabalhos imediatamente.

Mas essa abordagem, embora comum, envolve riscos sérios. Fazer uma contratação no exterior de maneira informal pode gerar problemas com folha de pagamento internacional e consequências de impacto – como multas altas, auditorias tributárias, ações trabalhistas internacionais e danos reputacionais à empresa no mercado global.

Portanto, o que parece eficiente no curto prazo pode se tornar um pesadelo jurídico e financeiro no médio e longo prazos. Neste artigo, veja como proteger a sua empresa em uma expansão global com conformidade legal e fiscal – e mais: sem perder agilidade, ganhando eficiência e até reduzindo custos.

O que é contratar no exterior de maneira informal?

Não é apenas a ausência de um contrato que configura a prática de contratar no exterior sem formalizar. A questão vai além: é preciso cumprir regras trabalhistas e fiscais do país onde o profissional está baseado, e classificar corretamente qualquer relação de trabalho com talentos internacionais.

Em resumo, principais características da contratação internacional informal incluem:

• Ausência de contrato de trabalho ou de prestação de serviço formalizado conforme a legislação local
• Classificação ambígua do contratado com falta de clareza sobre o modelo de trabalho – se pode ser freelancer ou se deve ser funcionário, de acordo com as regras de cada país
• Falta de registro fiscal e trabalhista junto às autoridades do país de residência do profissional contratado, com cumprimento de documentações e deduções
• Não pagamento de impostos sobre a folha de pagamento, contribuições sociais e benefícios obrigatórios locais, no caso de contratos de emprego; ou das documentações fiscais que a empresa deve fornecer aos seus prestadores de serviços de acordo com a fiscalização tributária local

A informalidade dos contratos internacionais expõe a empresa a medidas como:

• Requalificação contratual
• Cobrança retroativa de tributos
• Litígios movidos pelo profissional
• Multas impostas por órgãos locais
• Interdição de operações determinadas pela justiça

Riscos de não formalizar ao contratar no exterior

Diversos riscos estão envolvidos quando uma empresa recruta talentos no exterior sem contratos formais. Abaixo, listamos os principais deles a partir da expertise da Deel em mais de seis anos no mercado global de contratação e folha de pagamento internacional, junto a mais de 30 mil organizações:

1. Jurídico

• Classificação incorreta de funcionários como freelancer de acordo com cada legislação
• Litígios e multas por descumprimento de normas trabalhistas internacionais
• Requalificação do contrato exigida por órgãos locais que exigem pagamento retroativo de obrigações trabalhistas

2. Fiscal

• Risco de auditorias fiscais e bloqueio de movimentações financeiras
• Penalidades e multas por evasão fiscal ou sonegação involuntária – seja da empresa em um contrato de emprego, seja do freelancer mal assistido pela empresa no caso de contrato de prestação de serviço, ao não fazer a sua declaração de renda obrigatória
• Dupla tributação – nos casos em que não há acordos bilaterais entre o país do contratante e o país do profissional, a empresa acaba pagando impostos duplamente se não contrata via EOR (veja mais sobre EOR abaixo)

3. Operacional

• Erros de folha de pagamento internacional – como repasses fora dos prazos, flutuações cambiais não planejadas, e ausência de recibos válidos para as regras fiscais locais
• Dificuldade em oferecer benefícios corporativos consistentes e competitivos – obrigatórios ou não, dependendo se o contrato é de emprego ou freelancer
• Ausência de registros para comprovar o tipo de vínculo da empresa com o profissional – fundamentais para auditorias, possíveis processos judiciais, e negociações de encerramento de contrato

4. Reputacional

• Inserção em listas de empresas mal-vistas no mercado por suas práticas trabalhistas ineficientes ou injustas
• Descontentamento dos colaboradores, que tendem a buscar outra vaga de trabalho com formato mais seguro e correto
• Impacto na confiança de investidores, parceiros ou clientes em contextos de due diligence

Soluções para evitar riscos na contratação internacional sem formalização

Abaixo, confira as principais orientações para contratar no exterior de forma segura:

1. Atenda a todos os requisitos de recrutar um contratado independente

(“IC”, Independent Contractor – como freelancer ou prestador de serviços são classificados no mercado de trabalho internacional):

• Sem controle de ponto e carga horária
• Não coordena outros profissionais no projeto
• Não deve receber convocação para workshops e treinamentos
• Isento de plano de carreira, sanções disciplinares e avaliações de desempenho
• Pode ou não trabalhar em regime de exclusividade (depende do que o contrato formal definir)
• Não possui e-mail e equipamentos da empresa (os recursos necessários para a execução do serviço são próprios do contratado)

2. Formalize um contrato válido localmente:

• Texto do contrato respondendo rigorosamente às leis trabalhistas do país do contratado
• Detalhamento claro das regras tributárias locais que se aplicam a cada modelo de contrato
• Cláusulas sobre proteção de dados de acordo com a regulamentação local – como GDPR na União Europeia e LGPD no Brasil

3. Registre a empresa ou use um provedor local de EOR:

• Abertura de uma entidade legal local – filial ou subsidiária; ou
• Contratação de EOR (Employer of Record) que opera como empregador e pagador localmente garantindo o compliance sem precisar abrir entidade local

4. Execute a folha de pagamento com conformidade:

• Cálculo da remuneração de acordo com a folha de ponto (contrato de emprego) ou com as entregas contratadas (freelancer)
• Cumprimento do repasse de benefícios trabalhistas obrigatórios
• Pagamento dos impostos e contribuições previdenciárias

5. Documente todos os pagamentos e benefícios fornecidos:

• Geração de recibos regulares
• Registro dos pagamentos e benefícios pagos junto aos órgãos fiscalizadores locais
• Armazenamento de toda a documentação da folha de pagamento internacional de forma acessível para auditorias

Quando usar a folha de pagamento internacional da Deel

A Deel Payroll (DGP) é uma solução única no mercado, pensada para organizações de todos os níveis que desejam expandir seus negócios internacionalmente, sem renunciar à eficiência.

As empresas que querem contratar funcionários no exterior precisam abrir entidades legais nos países onde eles estão alocados, o que exige um conhecimento profundo sobre as legislações locais de regimes de trabalho. Mesmo quando o contratado internacional é freelancer, algumas regras locais precisam ser atendidas – especialmente a classificação do tipo de contrato possível em cada caso.

Para além dos desafios de compliance, a gestão remota de talentos distribuídos também traz novas complexidades para o RH e as lideranças.

Por isso, mais de 30 mil startups, pequenas e médias empresas (PMEs) e grandes organizações contam hoje com a Deel Payroll, uma plataforma que automatiza diversas tarefas da contratação no exterior – como elaboração dos contratos, checagem de conformidade local e folha de pagamento internacional.

Com a Deel Payroll, você consegue centralizar toda a operação de RH global, com contratos localizados, gestão fiscal automatizada e suporte jurídico especializado em mais de 150 países.

Crescer com responsabilidade é o caminho mais seguro

Em um cenário de internacionalização cada vez mais competitivo, empresas bem-sucedidas são aquelas que conseguem crescer de forma consistente, com respeito às legislações locais, clareza nos vínculos contratuais e uma reputação construída com base na responsabilidade.

Contratar no exterior apresenta uma série de obstáculos, mas que precisam ser cumpridos, pois uma atuação informal de contratante pode comprometer a continuidade dos negócios. Os riscos jurídicos e fiscais são reais, além dos impactos reputacionais que também custam caro.

Mais do que evitar multas ou processos litigiosos, é preciso estar em conformidade com os valores de cada país, o que posicionará sua empresa como referência em governança, atração e retenção de talentos, e respeito às práticas globais.

Ao escolher as soluções tecnológicas de RH da Deel, sua empresa se antecipa aos riscos, fortalece a solidez institucional e assegura aos stakeholders que cada etapa de expansão estará amparada por uma boa infraestrutura, segurança e previsibilidade.

Conheça a plataforma Deel Payroll ou marque uma demonstração de 30 minutos com um especialista e entenda como construir uma operação global alinhada às melhores práticas do mercado, com confiança, agilidade e conformidade.