Employer of Record ou entidade própria para pequenas empresas

Expandir sua pequena empresa para mercados internacionais é uma oportunidade empolgante — mas também pode trazer desafios consideráveis, como lidar com regulamentações complexas, altos custos e obstáculos administrativos.

Para negócios menores, o caminho tradicional de abrir uma empresa no exterior pode ser demorado, caro e, em muitos casos, inviável. É nesse ponto que a expertise da Deel se torna um divisor de águas.

Com um histórico comprovado de sucesso ajudando milhares de empresas a crescer globalmente, os serviços de Employer of Record (EOR) da Deel eliminam a necessidade de criar entidades locais e permitem que pequenas empresas acessem talentos internacionais de forma simples e segura.

Ao se associar a um provedor de EOR, sua empresa pode focar no crescimento e na inovação, evitando riscos de compliance e gargalos operacionais. Seja para acelerar contratações, reduzir a carga administrativa ou otimizar custos, as soluções escaláveis e personalizáveis da Deel permitem que pequenas empresas explorem um mundo de oportunidades — sem ultrapassar seus orçamentos.

1. Taxas iniciais de registro e incorporação

Constituir uma empresa nos Estados Unidos pode custar de US$ 500 a US$ 2.000 apenas em taxas de registro, dependendo do estado escolhido — no Texas, por exemplo, o valor gira em torno de US$ 750 apenas para registrar uma LLC estrangeira.

As taxas jurídicas para redigir documentos de incorporação, obter números de identificação fiscal e cumprir outras exigências legais variam entre US$ 1.000 e US$ 5.000 ou mais, conforme a complexidade das normas locais e a necessidade de contratar assessoria jurídica.

Os custos de compliance também podem variar amplamente, de acordo com o setor e o ambiente regulatório do país em que a empresa pretende operar. Na União Europeia, por exemplo, a obtenção de uma licença comercial pode custar de algumas centenas a alguns milhares de euros, dependendo do tipo de negócio e das regras locais.

Na Espanha, por exemplo, não é possível iniciar o processo de registro empresarial sem antes ter um capital mínimo de US$ 3.000 depositado em uma conta bancária espanhola. As taxas de incorporação também podem chegar a vários milhares de dólares. O mesmo ocorre na Alemanha, onde taxas de registro comercial, serviços notariais e outros custos relacionados à abertura de empresa podem variar entre US$ 2.000 e US$ 3.000.

Leia mais: Contratar por EOR ou Abrir Subsidiária? Compare os Custos

2. Custos operacionais contínuos

Anualmente, pequenas e médias empresas podem gastar de dezenas a centenas de milhares de dólares com manutenção e despesas operacionais de uma entidade no exterior — valores que variam conforme o número de funcionários internacionais contratados em cada país.

Esses custos contínuos podem incluir:

• Aluguel e contas de serviços de escritório — variando de algumas centenas a alguns milhares de dólares por mês.
• Custos com pessoal — salários, benefícios, impostos sobre a folha e, em alguns casos, vantagens adicionais, como seguro saúde privado para trabalhadores locais.
• Prêmios de seguro — cobertura do espaço físico, seguros de responsabilidade civil e outras apólices obrigatórias.
• Honorários jurídicos e contábeis — manutenção de consultorias especializadas para garantir o compliance com as leis trabalhistas locais.
• Taxas regulatórias — valores cobrados por autoridades locais para emissão de licenças, autorizações e registros de conformidade.
• Tributos empresariais — impostos sobre renda corporativa, IVA (imposto sobre valor agregado) e outros tributos aplicáveis.
• Custos contínuos de folha internacional — cálculo de salários, retenção de impostos, emissão de holerites, gestão de deduções e pagamentos a prestadores de serviços.
• Custos contínuos de RH — elaboração de contratos internacionais, classificação de trabalhadores, onboarding de novos profissionais, rescisões, gestão de documentos, autorizações de trabalho e administração de benefícios.

3. Custos de encerramento

Um custo muitas vezes subestimado por empresas é o de encerrar uma entidade no exterior, caso o mercado escolhido não se mostre lucrativo. A entrada em um novo país sempre envolve riscos — e, considerando que as taxas de insucesso em operações internacionais variam entre 20% e 40%, o custo de saída é um fator que merece atenção.

Imagine precisar fechar sua empresa no exterior depois de meses investindo tempo e recursos — algo entre US$ 60 mil e US$ 120 mil apenas para começar a operar —, e ainda enfrentar o fato de que, por exemplo, na Inglaterra, o processo de dissolução de uma empresa leva pelo menos três meses, sem contar o trabalho preparatório, além de custos adicionais de £ 4.000 ou mais.

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Entendendo os serviços de Employer of Record

Um Employer of Record (EOR) atua como o empregador legal dos profissionais internacionais de uma empresa cliente em países onde ela não possui entidade registrada.

Na prática, o EOR funciona como um intermediário legal, assumindo toda a responsabilidade sobre a relação de trabalho — incluindo contratos, salários, benefícios e impostos. Seu principal papel é garantir que as empresas possam contratar profissionais em diferentes países com total compliance às leis trabalhistas e tributárias locais.

Atualmente, os serviços de Employer of Record representam uma alternativa mais econômica e ágil do que abrir empresa no exterior, pois oferecem velocidade de entrada em novos mercados, reduzem riscos operacionais e regulatórios e ainda ajudam a otimizar a experiência dos funcionários, consolidando as operações globais do negócio.

Por que o Employer of Record é a melhor solução de expansão para pequenas empresas e startups

Comparar o uso de um serviço de Employer of Record (EOR) com a criação de uma entidade própria revela diferenças significativas em economia direta e indireta para pequenas e médias empresas.

Ao terceirizar as atividades de contratação internacional para um EOR, os recursos que seriam destinados a tarefas jurídicas e administrativas — como abrir e manter uma empresa no exterior — podem ser redirecionados para atividades que geram receita. Isso inclui economias em honorários jurídicos, custos de compliance, despesas com pessoal e tempo gasto em processos administrativos.

Além disso, a escalabilidade e flexibilidade oferecidas pelos serviços de EOR permitem que pequenas e médias empresas expandam ou ajustem suas operações internacionais conforme a demanda do mercado, sem a necessidade de grandes realocações de recursos. Essa agilidade possibilita responder rapidamente às mudanças do ambiente de negócios e aproveitar novas oportunidades de crescimento — tudo isso sem arcar com os custos adicionais de estabelecer e gerenciar uma entidade própria.

Leia mais: 6 formas como um EOR transforma a experiência do colaborador

Conformidade legal e mitigação de riscos

Utilizar um Employer of Record (EOR) ajuda pequenas e médias empresas a reduzir riscos jurídicos e encargos de compliance relacionados à complexidade das leis trabalhistas internacionais.

Os EORs são especialistas em garantir conformidade com as regulamentações locais, acompanhando mudanças nas legislações trabalhistas e minimizando riscos legais e financeiros para seus clientes. Ao aproveitar a experiência de um EOR, as empresas podem evitar multas, penalidades e disputas judiciais decorrentes do descumprimento de normas trabalhistas em diferentes países.

Escalabilidade e flexibilidade

Uma das principais vantagens de se associar a um Employer of Record é a escalabilidade e flexibilidade que ele oferece.

Os serviços de EOR podem ser personalizados conforme as necessidades de cada empresa, permitindo testar novos mercados e aumentar ou reduzir a força de trabalho internacional com facilidade — tudo isso sem as restrições e custos de abrir e administrar uma entidade própria. Essa flexibilidade permite que pequenas e médias empresas otimizem recursos, reajam rapidamente às dinâmicas do mercado e aproveitem oportunidades de expansão à medida que surgem.

Realoação de recursos internos

Os recursos economizados ao utilizar um Employer of Record podem ser reinvestidos nas atividades centrais do negócio, impulsionando o crescimento e a inovação.

Com o peso administrativo da expansão internacional fora do caminho, as empresas podem direcionar seus recursos financeiros e humanos para iniciativas estratégicas, como desenvolvimento de produtos, expansão de mercado, aquisição de clientes e retenção de talentos. Essa realocação torna a organização mais ágil e competitiva, ajudando-a a alcançar seus objetivos de crescimento com mais eficiência.

Serviços de abertura e gestão de entidades

Embora o Employer of Record seja, na maioria dos casos, a solução mais econômica e flexível para pequenas empresas e startups, muitas organizações acabam optando por abrir uma empresa no exterior quando identificam potencial de crescimento de longo prazo em determinado mercado.

Essa transição, no entanto, não precisa ser complexa. Com os serviços de Entity Setup & Management (abertura e gestão de entidades) da Deel, pequenas e médias empresas podem evoluir além do EOR no momento certo — sem perder ritmo. A Deel cuida de todo o processo: documentação, registros governamentais, abertura de contas bancárias, configuração da folha de pagamento, administração de benefícios e manutenção do compliance contínuo — permitindo que a empresa tenha sua própria entidade com segurança e eficiência.

Assim, os negócios têm o melhor dos dois mundos: a agilidade de um EOR para expandir rapidamente e a estabilidade de uma entidade própria, apoiada pela Deel, para garantir crescimento sustentável no longo prazo.

Veja também: Para contratar no exterior, use EOR. Entenda por quê

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