How Siena ersatte spridda personalprocesser med strukturerad talanghantering with Deel

Siena bygger AI‑agenter som hanterar kundservice för e-handelsvarumärken. Med omkring 50 personer utspridda över 17 länder och flera anställningsformer kunde teamet inte längre förlita sig på informella processer för att hantera prestation och engagemang.

Engagemangsundersökningar kördes via SurveyMonkey och Google Forms. Efter varje undersökning exporterade Inga Aksamit, teamets People Operations‑chef, rådata, lade in dem i ett kalkylblad och byggde diagrammen manuellt bara för att presentera resultaten för ledningen. Utvecklingssamtalen saknade helt en strukturerad process. Det fungerade medan teamet var litet — men i ögonblicket då Aksamit behövde följa trender, jämföra kohorter eller köra en upprepbar cykel föll det isär.

"Informalitet fungerar när alla sitter i samma rum och du kan känna teamets verkliga temperatur. Det slutar fungera i samma stund som du inte kan det. När en nyanställds första vecka är kaos för att ingen äger processen, och du får reda på att någon varit missnöjd först efter att hen sagt upp sig — det är signalen att du behöver ett verktyg för att formalisera processerna." — Inga Aksamit, People Operations‑chef, Siena

Inga Aksamit började med de två mest akuta luckorna: engagemangsundersökningar och utvecklingssamtal. Båda hade ett tydligt affärsargument för ledningen, och att få dem att fungera korrekt via Deel HR:s Engage-modul, byggd ovanpå HRIS, gav förtroende för plattformen innan något annat lades till. Med HRIS som grund blev arbetskraftsdata från 17 länder synlig på ett och samma ställe: personalstyrka, ledighet, personalomsättning, avgångar — med instrumentpaneler snarare än manuella exportfiler.

Onboarding och offboarding följde sedan, uppbyggda inte som innehållsbibliotek utan som automatiserade arbetsflöden. Siena kör nu över 20 arbetsflöden som täcker hela medarbetarlivscykeln, från en nyanställds första dag via jubileum, ledighetsgodkännanden, påminnelser om engagemangsundersökningar till avslut. Problemet var aldrig brist på dokumentation, utan ansvarstagande. Automatisering löste det utan att öka arbetsbördan.

Anställningsbeslut blev också mer rigorösa. Med EOR, kontraktörshantering och PEO som körs på samma plattform kan Aksamit modellera anställningskostnader för vilken marknad som helst och hålla den operativa modellen konsekvent när teamet växer.

"Med EOR, kontraktörshantering och PEO nu igång tillsammans med Engage i Deel förblir den operativa arbetsbördan hanterbar när Siena växer — utan att lägga till komplexitet varje gång teamet växer." — Inga Aksamit, People Operations-chef, Siena

Implementeringen av Engage tog fyra till fem veckor. Den största förändringen var inte själva utvärderingarna eller undersökningarna — det var vad som hände efteråt. Där Aksamit tidigare lade timmar på att skapa diagram i ett kalkylblad öppnar hon nu analyssektionen, och datan är redan segmenterad, visualiserad och redo att agera på. AI-genererade insikter från undersökningar lyfter omedelbart drivkrafter och motivationsfaktorer. Återkommande undersökningsresultat staplas för jämförelse över tid. Mallar för utvärderingar överförs från föregående cykel, förfinade snarare än byggda om från grunden.

Den hastigheten förändrar vad personalarbete kan bidra med på ledningsnivå. Som Aksamit uttrycker det: ”en plats vid bordet förtjänas när du slutar be ledningen att lita på dina magkänslor och börjar visa dem mönster.”

Adoption följde naturligt. Siena-teamet tog till sig Deel eftersom värdet var synligt innan någon ombads ändra sitt beteende.