Lohnsteuerbescheinigung 2026: Fristen und Korrekturen

Zwischen der Dezemberabrechnung und dem letzten Februartag liegen für Payroll-Teams in Deutschland nur wenige Wochen. In dieser Zeit muss für jede beschäftigte Person eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung beim Finanzamt eingegangen sein: vollständig, korrekt und authentifiziert übermittelt. Wer die Frist verpasst oder Pflichtfelder falsch befüllt, riskiert Zwangsgeld, Rückfragen des Finanzamts und blockierte Steuererklärungen in der eigenen Belegschaft.

Für international tätige Unternehmen kommt eine zweite Frage dazu: Wer trägt die Verantwortung? Wer über eine eigene deutsche Gesellschaft beschäftigt, haftet selbst, auch dann, wenn ein Lohnbüro oder eine Steuerkanzlei die Abrechnung erstellt. Wer über einen Employer of Record beschäftigt, gibt diese Pflicht an den rechtlichen Arbeitgeber ab.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Fristen für die Lohnsteuerbescheinigung gelten, welche Angaben zwingend stimmen müssen, wie Sie fehlerhafte Bescheinigungen korrigieren und was sich 2026 geändert hat.

Was die Lohnsteuerbescheinigung ist

Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Jahresmeldung, die alle lohnsteuerrelevanten Daten einer beschäftigten Person für ein Kalenderjahr zusammenfasst. Grundlage ist § 41b Einkommensteuergesetz (EStG), die Übermittlung richtet sich nach § 93c Abgabenordnung (AO).

Die Bescheinigung entsteht nicht neu, sondern wird aus dem Lohnkonto abgeleitet. Das Lohnkonto führt der Arbeitgeber während des Jahres für jede beschäftigte Person und schließt es zum Jahresende ab. Alles, was dort sauber erfasst ist, steht am Ende automatisch in der Bescheinigung. Wer den Aufbau der deutschen Gehaltsabrechnung kennt, erkennt die meisten Lücken schon im laufenden Jahr, und nicht erst im Februar.

Die Meldung erfüllt zwei Zwecke:

• Das Finanzamt erhält die Daten, die es für die Einkommensteuerveranlagung der beschäftigten Person braucht
• Beschäftigte erhalten einen Ausdruck, mit dem sie ihre Steuererklärung erstellen oder die vorausgefüllten Daten prüfen können

Wer eine Lohnsteuerbescheinigung ausstellen muss

Bescheinigungspflichtig ist jeder Arbeitgeber, der Arbeitslohn im Lohnsteuerabzugsverfahren auszahlt. Auf die Unternehmensgröße, die Vertragsart oder die Dauer der Beschäftigung kommt es nicht an. Auch für eine Person, die nur im Februar beschäftigt war, ist eine vollständige Bescheinigung fällig.

Es gibt zwei praxisrelevante Ausnahmen:

• Wird der Arbeitslohn ausschließlich pauschal besteuert, entfällt die Bescheinigung, typisch beim Minijob mit 2 % Pauschsteuer, die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 603 €
• Werden elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgerufen, aber kein Arbeitslohn gezahlt, ist keine Bescheinigung auszustellen

Wichtig für alle, die ihre Gehaltsabrechnung ausgelagert haben: Die Pflicht bleibt beim Arbeitgeber. Ein Lohnbüro, eine Steuerkanzlei oder ein Payroll-Dienstleister übermittelt zwar, aber die Verantwortung für Vollständigkeit und Fristwahrung liegt weiterhin im eigenen Unternehmen. Genau deshalb gehört ein interner Übergabetermin Mitte Februar in jeden Jahresabschlussplan.

Was Beschäftigte erhalten

Beschäftigte bekommen keine Bescheinigung im ursprünglichen Sinn, sondern einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Sie können ihn auf Papier oder elektronisch erhalten. Eine eigene Übermittlung durch die Beschäftigten ist nicht nötig: Die Daten liegen dem Finanzamt bereits vor und erscheinen in der vorausgefüllten Steuererklärung.

Der Ausdruck ist trotzdem mehr als eine Formalie: Beschäftigte prüfen damit die gemeldeten Beträge, und Fehler landen anschließend als Rückfrage in der Personalabteilung.

Fristen: Bis wann die Lohnsteuerbescheinigung übermittelt sein muss

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres beim Finanzamt eingegangen sein. Maßgeblich ist der Eingang der Übermittlung, nicht der Versand des Ausdrucks an die Beschäftigten.

Fällt der letzte Februartag auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist nach § 108 Abs. 3 AO am nächstfolgenden Werktag. Das verschiebt den Stichtag in mehreren Jahren:

Planen Sie trotzdem nicht mit diesem Puffer: Wer erst am Wochenende vor dem Stichtag übermittelt, hat bei einem abgewiesenen Datensatz keine Zeit mehr für die Fehlersuche.

Sonderfall: Beschäftigte scheiden unterjährig aus

Endet ein Arbeitsverhältnis im laufenden Jahr, wird das Lohnkonto bereits zu diesem Zeitpunkt abgeschlossen. Die Bescheinigung ist dann zeitnah nach der letzten Abrechnung zu übermitteln, spätestens jedoch zur regulären Frist im Folgejahr.

In der Praxis empfiehlt sich die sofortige Übermittlung mit der letzten Entgeltabrechnung. Das entlastet den Jahresabschluss im Februar von Altfällen, deren Details niemand mehr im Kopf hat.

Realistische Rückwärtsplanung für den Jahreswechsel

Der 28. Februar ist die gesetzliche Frist, aber nicht der Termin, an dem die Arbeit anfängt. Ein realistischer Zeitplan für die Gehaltsabrechnung verteilt die Last auf drei Monate statt auf drei Tage:

• Dezember: Stammdaten prüfen, Sonderzahlungen und Sachbezüge abschließen, offene Reisekosten abrechnen
• Januar: Dezemberabrechnung finalisieren, Lohnkonten abstimmen, Summen mit den Lohnsteuer-Anmeldungen abgleichen
• Anfang Februar: Bescheinigungen erzeugen, Plausibilitäten prüfen, authentifiziert übermitteln
• Mitte bis Ende Februar: Verarbeitungsprotokolle auswerten, Ausdrucke bereitstellen, Korrekturen ohne Änderungsgrund nutzen

Pflichtangaben: Diese Felder müssen stimmen

Eine Lohnsteuerbescheinigung ist nur so belastbar wie ihre Stammdaten. Die häufigsten abgewiesenen Datensätze scheitern nicht an komplizierten Sonderfällen, sondern an einer fehlenden Identifikationsnummer oder falschen Beträgen. Viele Werte stammen dabei direkt aus den Pflichtangaben der Entgeltabrechnung.

Ordnungsmerkmal und persönliche Daten

Einziges zulässiges Ordnungsmerkmal ist die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr). Die früher genutzte eTIN ist nicht mehr erlaubt. Ohne IdNr ist keine Übermittlung möglich.

Liegt die Nummer nicht vor, gibt es zwei Wege:

• Die beschäftigte Person fordert die IdNr beim Bundeszentralamt für Steuern erneut an
• Der Arbeitgeber beantragt Zuteilung oder Mitteilung beim zuständigen Finanzamt, sofern eine Vollmacht der beschäftigten Person vorliegt

Legt eine Person ihre Identifikationsnummer schuldhaft nicht vor und kann der Arbeitgeber sie nicht beschaffen, ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln, was im November deutlich einfacher ist als im Februar.

Bescheinigungszeitraum und Großbuchstaben

Unter Nummer 1 steht der Bescheinigungszeitraum, also der Zeitraum der Beschäftigung im Kalenderjahr. Unter Nummer 2 folgen die Großbuchstaben, die Sonderfälle kennzeichnen. Sie werden regelmäßig vergessen und fallen erst bei der Lohnsteuer-Außenprüfung auf:

Beträge, Steuerabzüge und Sozialversicherung

Der Zahlenteil folgt einer festen Nummerierung. Diese Felder sind für die meisten Unternehmen relevant:

Ein Detail wird dabei oft übersehen: Mit 15 % pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschüsse gehören unter Nummer 18, weil sie auf die Entfernungspauschale angerechnet werden. Ein mit 25 % pauschal besteuertes Jobticket wird dagegen nicht bescheinigt. Wer beides gleich behandelt, meldet zu viel.

Was sich 2026 geändert hat

Das Meldeformat bleibt im Grundsatz stabil, aber vier Punkte sind neu und wirken sich direkt auf die Abrechnung aus:

• Nummer 28 entfällt: Die Mindestvorsorgepauschale wurde abgeschafft, stattdessen läuft ein automatischer Datenaustausch zwischen privaten Krankenversicherungen, Finanzverwaltung und Arbeitgebern
• Die Entfernungspauschale beträgt einheitlich 0,38 € ab dem ersten Kilometer, was das Volumen für Pauschalierung unter den Nummern 17 und 18 erhöht
• Die Anzeige einer zu gering einbehaltenen Lohnsteuer nach § 41c Abs. 4 EStG ist für Lohnzahlungszeiträume ab 2026 zwingend elektronisch abzugeben
• Das Muster für den Ausdruck 2026 wurde mit BMF-Schreiben vom 29. August 2025 bekannt gemacht, die Ausfüllanleitung stammt aus dem BMF-Schreiben vom 5. September 2024

Für Payroll-Teams heißt das vor allem eines: Die Lohnsoftware muss zum Jahreswechsel auf dem aktuellen Stand sein. Wer mit einer veralteten Jahresversion übermittelt, produziert formal korrekte Datensätze mit inhaltlich überholten Feldern.

Lohnsteuerbescheinigung übermitteln: Fünf Schritte

Der eigentliche Übermittlungsvorgang dauert Minuten. Die Arbeit liegt in der Vorbereitung. Diese fünf Schritte decken den Ablauf vom Lohnkonto bis zum archivierten Nachweis ab.

1. Stammdaten und Steuermerkmale prüfen

Starten Sie mit einer Vollständigkeitsprüfung über den gesamten Personalbestand des Jahres, einschließlich aller ausgetretenen Personen. Prüfen Sie IdNr, Anschrift, Ein-/Austrittsdaten sowie Konfession und gleichen Sie die ELStAM mit Ihren Abrechnungsdaten ab.

Ziehen Sie diese Prüfung in den Dezember vor: Eine fehlende Identifikationsnummer ist dann eine Rückfrage, Mitte Februar wird daraus ein Fristproblem.

2. Lohnkonto abschließen und Jahreswerte abstimmen

Schließen Sie das Lohnkonto ab und stimmen Sie die Jahreswerte gegen die eingereichten Lohnsteuer-Anmeldungen ab. Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer müssen in Summe übereinstimmen. Weicht etwas ab, klären Sie die Ursache vor der Übermittlung: Eine feste Abstimmungsroutine gehört zu den Best Practices für die Gehaltsabrechnung.

Prüfen Sie in diesem Schritt auch die Sachbezüge. Dienstwagen, Mahlzeiten, Zuschüsse zum Jobticket und Betriebsveranstaltungen werden unterjährig oft in Nebensystemen erfasst und erreichen die Abrechnung erst spät.

3. Sonderfälle vor der Übermittlung klären

Sonderfälle sind der häufigste Grund für spätere Korrekturen. Legen Sie eine kurze Liste an und arbeiten Sie sie ab:

• Abfindungen und Zahlungen für mehrere Kalenderjahre unter Nummer 10
• Lohnersatzleistungen und Kurzarbeitergeld unter den Nummern 15 und 15a
• Auslandssachverhalte, Entsendungen und nach Doppelbesteuerungsabkommen steuerfreier Arbeitslohn
• Mahlzeitengestellung und Sammelbeförderung mit den Großbuchstaben M und F
• Nachzahlungen an bereits ausgetretene Personen mit dem Großbuchstaben S

Dokumentieren Sie die Entscheidung je Fall in einem Satz. Bei einer späteren Prüfung ist die Begründung wertvoller als das Ergebnis.

4. Authentifiziert übermitteln und das Protokoll auswerten

Die Übermittlung erfolgt authentifiziert über die ELSTER-Schnittstelle, in der Regel direkt aus der Lohnsoftware. Nach dem Versand erzeugt das Verfahren ein Verarbeitungsprotokoll. Werten Sie es aus, statt es nur abzulegen: Abgewiesene Datensätze sind nicht übermittelt, auch wenn die Software den Lauf als abgeschlossen meldet.

Klassische Abweisungsgründe sind eine ungültige Identifikationsnummer, ein unplausibler Bescheinigungszeitraum oder eine fehlende Steuernummer der Betriebsstätte. Alle drei lassen sich innerhalb eines Tages beheben, wenn genügend Zeit bleibt. Wer wiederkehrende Payroll-Prozesse automatisiert, eliminiert diese Fehler von Anfang an.

5. Ausdruck bereitstellen und Nachweise sichern

Stellen Sie jeder beschäftigten Person den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zur Verfügung, auf Papier oder elektronisch. Achten Sie bei Fensterumschlägen darauf, dass die Identifikationsnummer im Adressfeld nicht sichtbar ist.

Archivieren Sie Protokolle, Datensätze und Ausdrucke gemeinsam, das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Ein Ordner pro Jahr spart bei der nächsten Prüfung mehrere Arbeitstage.

Die häufigsten Korrekturfälle und die richtige Reaktion

Ob eine fehlerhafte Bescheinigung noch korrigiert werden darf, hängt weniger vom Fehler ab als vom Zeitpunkt. Entscheidend sind drei Zäsuren: die Übermittlung, das Ende der Februarfrist und der Ablauf des siebten Folgejahres.

Der Fehler fällt vor der Übermittlung auf

Das ist der einfachste Fall. Solange die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nicht übermittelt ist, darf der Lohnsteuerabzug noch geändert werden (§ 41c Abs. 3 Satz 1 EStG). Korrigieren Sie den Wert in der Abrechnung, aktualisieren Sie das Lohnkonto und übermitteln Sie anschließend.

Genau deshalb lohnt sich eine Plausibilitätsprüfung vor dem Versand: Nach der Übermittlung schließt sich dieses Fenster dauerhaft.

Der Fehler fällt bis Ende Februar auf

Auch nach der Übermittlung bleibt bis zum letzten Tag des Monats Februar Spielraum. Eine Korrektur ist in diesem Zeitraum ohne gesetzlichen Änderungsgrund zulässig. Sie übermitteln dazu einen neuen Datensatz, der mit dem Merker „Korrektur“ gekennzeichnet ist.

Dieses Fenster ist der stärkste Grund, früh zu übermitteln. Wer Anfang Februar meldet, hat rund vier Wochen Zeit, Rückmeldungen aus der Belegschaft einzuarbeiten. Wer am Stichtag meldet, hat keine.

Der Fehler fällt nach dem Fristende auf

Danach ist eine Korrektur oder Stornierung nur noch möglich, wenn ein zunächst unrichtig übermittelter Datensatz berichtigt wird (§ 93c Abs. 3 Satz 1 AO). Der Rahmen dafür reicht bis zum Ablauf des siebten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres.

Zwei Grenzen sind dabei wichtig. Die Berichtigung darf nicht im Widerspruch zu einer bereits bestandskräftigen Lohnsteuer-Anmeldung stehen. Und eine nachträgliche Änderung des Lohnsteuerabzugs selbst ist damit nicht verbunden: Berichtigt wird die Meldung, nicht die Steuer.

Zu wenig Lohnsteuer einbehalten

Stellen Sie fest, dass zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde, zeigen Sie dies dem Betriebsstättenfinanzamt an (§ 41c Abs. 4 EStG). Für Lohnzahlungszeiträume ab 2026 muss diese Anzeige elektronisch erfolgen.

Die Anzeige ist kein Eingeständnis, sondern Ihr Schutz: Sie befreit den Arbeitgeber von der Haftung und ermöglicht dem Finanzamt, den Betrag direkt bei der beschäftigten Person nachzufordern. Ohne Anzeige bleibt die Haftung nach § 42d EStG beim Unternehmen.

Zu viel Lohnsteuer einbehalten

Wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten und ist die Bescheinigung bereits übermittelt, kann der Arbeitgeber nichts mehr erstatten. Ansprüche werden ausschließlich über die Einkommensteuerveranlagung der beschäftigten Person geltend gemacht.

Kommunizieren Sie das aktiv: Ein Satz dazu in der Antwortmail verhindert wochenlange Rückfragen.

Die folgende Übersicht fasst die vier typischen Fälle zusammen:

Welche Risiken bei Fristversäumnis und Fehlern entstehen

Die Lohnsteuerbescheinigung ist keine Meldung, bei der ein verpasster Termin folgenlos bleibt. Die Konsequenzen treffen das Unternehmen und die Belegschaft gleichzeitig.

• Das Finanzamt kann ein Zwangsgeld nach § 328 AO festsetzen, um die Übermittlung zu erzwingen
• Bei zu gering einbehaltener Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber nach § 42d EStG, solange keine Anzeige erfolgt ist
• Beschäftigte können ihre Steuererklärung nicht einreichen und riskieren einen Verspätungszuschlag nach § 152 AO von mindestens 25 € je angefangenem Monat
• Wiederholte Korrekturen erhöhen die Aufmerksamkeit bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung

Der teuerste Posten steht dabei in keinem Gesetz: die interne Nacharbeit. Ein Korrekturlauf nach Fristende bindet Payroll, Finance und Support gleichzeitig, in Wochen, in denen ohnehin die Quartalsabschlüsse laufen.

Eigene Gesellschaft oder Employer of Record: Wer verantwortlich ist

Für international tätige Unternehmen entscheidet das Beschäftigungsmodell darüber, wer die Bescheinigung tatsächlich verantwortet. Rechtlich knüpft die Pflicht immer am Arbeitgeber an, die Frage ist nur, wer das ist. Beschäftigen Sie über einen Employer of Record in Deutschland, übernimmt dessen deutsche Rechtseinheit diese Rolle vollständig.

Wer eine eigene Gesellschaft in Deutschland betreibt, behält die Pflicht auch dann, wenn ein externes Lohnbüro abrechnet. Prüfen Sie deshalb im Vertrag, wer die Übermittlung schuldet, bis wann Daten übergeben sein müssen und wer Korrekturen verantwortet.

Wer über einen Employer of Record beschäftigt, gibt Ausstellung, Übermittlung und Korrektur ab. Welche Aufgaben ein Employer of Record übernimmt, sollten Sie trotzdem kennen — Rückfragen landen zuerst beim eigenen Team.

Jahresmeldungen ohne Zeitdruck abschließen

Die Lohnsteuerbescheinigung ist kein komplexes Verfahren, aber ein strenges. Die Regeln sind eindeutig, die Frist ist fix und das Korrekturfenster schließt sich Ende Februar. Wer Stammdaten im Dezember prüft, Anfang Februar übermittelt und die verbleibenden Wochen als Puffer nutzt, erledigt die Meldung ohne Zwangsgeld, ohne Haftungsrisiko und ohne Rückfragewelle.

Der wirksamste Hebel ist der Zeitpunkt: Ziehen Sie die Übermittlung so weit nach vorn, dass Korrekturen noch in das kulante Fenster fallen.

Wie Deel unterstützt

Typische Reibungspunkte im Jahresabschluss sind immer dieselben:

• Die Februarfrist wird manuell nachgehalten, oft in mehreren Ländern gleichzeitig
• Pflichtangaben wie die Identifikationsnummer fallen erst bei der Abweisung auf
• Für Korrekturmeldungen fehlt ein definierter Prozess

Deel setzt an genau diesen Punkten an:

• Beschäftigen Sie über Deel EOR, erstellt und übermittelt Deel jede Lohnsteuerbescheinigung als rechtlicher Arbeitgeber automatisch, ohne Aufwand auf Ihrer Seite
• Führen Sie eine eigene deutsche Gesellschaft, erzeugt Deel Global Payroll die Bescheinigung, validiert die Pflichtfelder und übermittelt fristgerecht, inklusive Korrekturmeldungen
• In beiden Modellen werden Pflichtangaben vor der Übermittlung geprüft und alle Nachweise revisionssicher abgelegt

Nächster Schritt

Mit Deel sind Ihre Pflichten rund um die Lohnsteuerbescheinigung in Deutschland durchgängig abgedeckt: automatisch, wenn Sie über Deel EOR beschäftigen, oder mit integrierter Prüfung und Übermittlung, wenn Sie Ihre eigene Gesellschaft über Deel Payroll abrechnen.

Sehen Sie in 30 Minuten, wie Deel die Jahresmeldungen für Ihre deutschen Beschäftigten übernimmt: jetzt kostenlose Demo buchen.