Wie Siena Verteilte People Ops Durch Strukturiertes Talentmanagement Mit Deel Ersetzte

Siena baut KI-Agenten, die den Kundenservice für Handelsmarken übernehmen. Mit rund 50 Mitarbeitenden, verteilt auf 17 Länder und mehreren Beschäftigungsformen, konnte das Team nicht mehr auf informelle Prozesse vertrauen, um Leistung und Engagement zu managen.

Engagement-Umfragen wurden über SurveyMonkey und Google Forms durchgeführt. Nach jeder Umfrage exportierte Inga Aksamit, die People Operations Managerin des Teams, die Rohdaten, fügte sie in eine Tabellenkalkulation ein und erstellte die Diagramme manuell, nur um die Ergebnisse der Führungsebene zu präsentieren. Leistungsbeurteilungen hatten überhaupt keinen strukturierten Prozess. Das funktionierte, solange das Team klein war -- aber in dem Moment, in dem Aksamit Trends verfolgen, Kohorten vergleichen oder einen wiederholbaren Zyklus durchführen musste, brach das System zusammen.

,,Informalität funktioniert, wenn alle im selben Raum sind und man die Stimmung des Teams unmittelbar fühlen kann. Sobald Sie das nicht mehr können, hört sie auf zu funktionieren. Wenn die erste Woche einer Neueinstellung chaotisch ist, weil niemand diesen Prozess verantwortet, und Sie erst nach der Kündigung erfahren, dass jemand unzufrieden war -- das ist das Signal, dass Sie ein Tool brauchen, um Ihre Prozesse zu formalisieren.,, — Inga Aksamit, Managerin für People Operations, Siena

Inga Aksamit begann mit den zwei dringendsten Lücken: Engagement-Umfragen und Leistungsbeurteilungen. Beides hatte eine klare geschäftliche Begründung für die Führungsebene, und deren funktionierende Umsetzung über das Engage-Modul von Deel HR, aufgesetzt auf HRIS, schuf Vertrauen in die Plattform, bevor etwas anderes hinzugefügt wurde. Mit HRIS als Fundament wurden Personaldaten aus 17 Ländern an einem Ort sichtbar: Mitarbeiterzahl, Abwesenheiten, Fluktuation, Austritte -- mit Dashboards statt manueller Exporte.

Onboarding und Offboarding folgten als Nächstes, nicht als reine Inhaltsbibliotheken, sondern als automatisierte Workflows. Siena führt jetzt 20+ Workflows aus, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus abdecken, vom ersten Tag einer Neueinstellung über Jahrestage, Genehmigungen von Abwesenheiten, Erinnerungen an Engagement-Umfragen bis hin zu Austritten. Das Problem war nie fehlende Dokumentation, sondern Verantwortlichkeit. Automatisierung löste dieses Problem, ohne zusätzlichen Overhead zu erzeugen.

Auch Einstellungsentscheidungen wurden rigoroser. Da EOR, Auftragnehmerverwaltung und PEO auf derselben Plattform betrieben werden, kann Aksamit die Beschäftigungskosten für jeden Markt modellieren und das Betriebsmodell konsistent halten, während das Team wächst.

,,Mit EOR, Auftragnehmerverwaltung und PEO, die jetzt neben Engage in Deel laufen, bleibt der operative Aufwand überschaubar, während Siena skaliert -- ohne bei jedem Wachstumsschritt Komplexität hinzuzufügen.,, — Inga Aksamit, Managerin für People Operations, Siena

,,Die Implementierung von Engage dauerte vier bis fünf Wochen. Die größte Veränderung waren nicht die Leistungsbeurteilungen oder die Engagement-Umfragen -- es war das, was danach geschah. Wo Aksamit früher Stunden damit verbrachte, Diagramme in einer Tabellenkalkulation zu erstellen, öffnet sie jetzt den Analysebereich, und die Daten sind bereits segmentiert, visualisiert und einsatzbereit. KI-generierte Umfrageerkenntnisse heben sofort Treiber und Motivatoren hervor. Wiederkehrende Umfrageergebnisse lassen sich zur Vergleichbarkeit über die Zeit übereinanderlegen. Vorlagen für Leistungsbeurteilungen werden aus dem vorherigen Zyklus übernommen und verfeinert, statt von Grund auf neu erstellt zu werden.

Diese Geschwindigkeit verändert, was die Personalabteilung auf Führungsebene beitragen kann. Wie Aksamit sagt: ,,Der Platz am Tisch wird verdient, wenn Sie aufhören, die Führung zu bitten, Ihren Instinkten zu vertrauen, und ihnen stattdessen Muster zeigen.,,

Die Einführung erfolgte naturgemäß. Das Siena-Team nahm Deel an, weil der Nutzen sichtbar war, bevor irgendjemand gebeten wurde, sein Verhalten zu ändern.,,