Machen Sie jedes Einzelgespräch wirkungsvoll, statt es nur stattfinden zu lassen

Ein gemeinsames Dokument erfasst das, woran Sie sich erinnern aufzuschreiben. Checkins in Deel erfasst dagegen, was tatsächlich passiert ist, und verknüpft es mit dem Leistungsworkflow, wo es relevant ist. Das KI-Transkript bereitet Meetingnotizen aus dem Google Meet-Anruf vor. Kein Verfassen, keine Gedächtnisbelastung, keine Lücke zwischen dem Gesagten und dem, was protokolliert wurde. Vorgesetzte öffnen den Checkin nach dem Anruf zum Überprüfen und Anpassen, nicht um aus dem Nichts zu rekonstruieren. Der größere Unterschied ist jedoch, wohin das Protokoll gelangt. Ein gemeinsames Dokument ist eine Sackgasse. Checkins ist Teil von Deel HR, sodass die Gespräche, die zwischen Bewertungen stattfinden, direkt mit Zielen, Bewertungen und Entwicklungsplänen verbunden sind. Das Einzelgespräch wird nicht nur dokumentiert, sondern trägt zur Entwicklungs- und Vergütungsentwicklung der Mitarbeitenden bei.

Checkins ist so aufgebaut, dass das Einzelgespräch von selbst abläuft und das erstellte Protokoll tatsächlich dort landet, wo es genutzt wird. So sieht das in der Praxis aus:

• Keine Einrichtung für die häufigste Einzelgesprächsbeziehung. Sitzungen werden automatisch für jedes Vorgesetzten–Direktberichts-Paar erzeugt, wenn Checkins aktiviert ist. Keine Konfiguration erforderlich.
• Eine gemeinsame Agenda, die beide Personen zusammen erstellen. Gesprächspunkte hinzufügen, neu anordnen, wiederkehrende Punkte übernehmen, sodass niemand improvisiert erscheinen muss.
• Aktionselemente, die nicht untergehen. Nachverfolgungen werden im Checkin mit Kontrollkästchen erfasst und automatisch übernommen, bis sie abgeschlossen sind.
• Private Notizen für ehrliche Vorbereitung. Nur für die Person sichtbar, die sie erstellt hat, zur persönlichen Vorbereitung, für sensible Beobachtungen oder alles, was noch nicht geteilt werden soll.
• Die Meetingnotizen selbst. Nach einem Google Meet-Anruf holt Checkins das Transkript ab und verwendet KI, um Notizen und Aktionselemente automatisch zu erstellen.
• Eine Agenda, die sich merkt, was offen blieb. KI schlägt Gesprächspunkte auf Grundlage ungeklärter Punkte aus früheren Sitzungen vor -- die Vorbereitung geschieht von selbst.
• Eine Sitzungzusammenfassung mit einem Klick. Nach jeder Sitzung erstellt KI aus Notizen, Aktionselementen und Transkriptinhalten eine Zusammenfassung, die sich für asynchrone Nachverfolgung oder die Vorbereitung auf Bewertungen eignet.
• Skip-Level- und Peer-Checkins. Jede/r Mitarbeitende kann einen Checkin mit jeder beliebigen Person in der Organisation erstellen, nicht nur mit der/m direkten Vorgesetzten, mit konfigurierbarer Frequenz.

Die meisten Vorgesetzten führen Einzelgespräche mit guten Absichten, aber nahezu ohne Struktur: eine halbwegs erinnerte Agenda, Notizen in einem persönlichen Dokument und Nachverfolgungen, die nur im Kopf einer Person existieren. Checkins verändert drei konkrete Dinge:

• Vorbereitung ist integriert. Beide Teilnehmenden können vor dem Gespräch Gesprächspunkte hinzufügen. Wiederkehrende Punkte müssen nicht erneut eingetragen werden. Ungeklärte Punkte aus der letzten Sitzung werden automatisch übertragen, sodass sich die Agenda von selbst aufbaut.
• Dokumentation ist keine zusätzliche Aufgabe mehr. Nach dem Google Meet-Anruf holt Checkins das Transkript ab und füllt automatisch Notizen und Aktionselemente. Die Aufgabe der/ des Vorgesetzten besteht darin, zu prüfen und anzupassen, nicht alles bei Null neu zu schreiben.
• Die Leistungsdokumentation sammelt sich mühelos. Jede Sitzung trägt zum Leistungs- und Entwicklungskontext der Mitarbeitenden bei. Wenn die Bewertungszeit kommt, versuchen Vorgesetzte nicht, sich daran zu erinnern, was Monate zuvor passiert ist -- sie lesen ein bereits vorhandenes Protokoll.

Für einzelne Mitarbeitende verwandelt Checkins eine Kalendereinladung in etwas Zuverlässigeres:

• Einen verlässlichen Raum, um Gehör zu finden. Ein wiederkehrender, strukturierter Checkin signalisiert, dass sich die/der Vorgesetzte Zeit für die/den Mitarbeitende/n genommen hat, statt die Besprechung nur hineinzuquetschen. Blockaden, Entwicklungsgespräche und Projektupdates finden dort ihren Platz.
• Nachverfolgung, die tatsächlich festgehalten wird. In der Sitzung vereinbarte Aufgaben werden im Checkin erfasst und bleiben bestehen, bis sie abgeschlossen sind. Mitarbeitende müssen ihrem/deiner Vorgesetzten nicht hinterherlaufen, damit dieser/diese sich an das Besprochene erinnert.
• Privater Raum zur Vorbereitung. Private Notizen ermöglichen es einzelnen Personen, sich ehrlich auf das Gespräch vorzubereiten, festzuhalten, was sie ansprechen möchten, und wie sie sich zu etwas fühlen, ohne dass es für die/den Vorgesetzte/n sichtbar ist, bis sie es teilen möchten.
• Ein Protokoll der eigenen Entwicklung. Vergangene Sitzungen sind durchsuchbar. Mitarbeitende können nachsehen, was besprochen wurde, welche Zusagen gemacht wurden und wie sich die Dinge entwickelt haben — ein nützlicher Kontext für ihre eigenen Bewertungsgespräche.

Nein, Engage-Tools wie Checkins können nicht einzeln erworben werden. Engage ist ein System, das Checkins, Bewertungen, Ziele, Umfragen, Entwicklungspläne, Lernen und Karriereverwaltung umfasst. Sie müssen nicht alle Funktionen nutzen, aber sie sind leistungsfähiger, wenn Sie sie gemeinsam einsetzen, um eine kohärente Talentmanagementstrategie zu schaffen.