Costos ocultos de una mala gestión de IT (cómo eliminarlos)

Los costos ocultos de IT pueden drenar rápidamente tu presupuesto y afectar tus operaciones. Puede que sospeches que estás gastando de más, pero no cuentes con la visibilidad necesaria para identificar todas las ineficiencias y gastos innecesarios en tus procesos de gestión de activos de IT.

Los costos sorpresa solo empeoran el problema. Cada vez que enfrentas una sanción por incumplimiento inesperada o una reparación de último minuto, te ves obligado a extender aún más tu presupuesto de IT.

Sin embargo, estos costos de IT no son inevitables. El enfoque adecuado puede ayudarte a descubrir gastos ocultos y hacer que el gasto en IT sea más predecible y eficiente, lo que te permitirá mejorar tus márgenes.

Veamos el impacto que tiene una mala gestión de activos de IT en las empresas y cómo eliminar costos innecesarios con el apoyo de una solución como Deel IT.

Los costos ocultos de una mala gestión de activos de IT

El primer paso para controlar tu presupuesto de IT es identificar las causas de todos los gastos innecesarios. Aquí te mostramos las razones más comunes:

Activos físicos no rastreados o extraviados

La mala gestión es una causa común de gasto innecesario. Las empresas compran equipos para nuevas contrataciones sin darse cuenta de que ya tienen laptops funcionales almacenadas o repartidas en distintas ubicaciones y departamentos.

A medida que la tecnología queda obsoleta en cuestión de años, los empleados pueden no ser capaces de usar las laptops y computadoras cuando finalmente se encuentran. Es probable que estos dispositivos no puedan ejecutar las últimas aplicaciones necesarias para sus tareas.

Lo mismo aplica para los activos de software. Las cuentas de SaaS y los servicios en la nube pueden seguir renovándose incluso si nadie los está usando. Aunque las suscripciones puedan costar tan solo $5 USD al mes, estos gastos se acumulan con el tiempo y entre grandes grupos de empleados.

Reparaciones costosas y mantenimiento reactivo

Esperar a que el equipo falle incrementa tus costos de reparación. Los equipos mal mantenidos tienden a averiarse más rápido y presentan problemas más graves.

Si no sigues un calendario de mantenimiento regular, también tendrás que enfrentarte a reparaciones urgentes. Esto significa que es más probable que tengas que pagar tarifas premium por servicios que arreglen los dispositivos durante la noche para que los empleados puedan completar proyectos importantes a tiempo.

En última instancia, los activos de IT descuidados tienen una vida útil más corta. Te ves obligado a comprar equipos nuevos con mayor frecuencia y a estirar aún más tu presupuesto.

Disputas por licencias de software y sanciones

El 85% de las empresas admite que no cumple completamente con los acuerdos de licencia de software. Estas violaciones suelen ser involuntarias, con equipos que exceden accidentalmente el alcance del acuerdo o malinterpretan términos y condiciones clave.

Sin embargo, ejecutar software sin licencia puede derivar en sanciones importantes y acciones legales. Por ejemplo, a una empresa manufacturera en Kansas se le ordenó recientemente pagar más de $70.000 USD en indemnizaciones y multas por piratería.

Incluso si los proveedores son flexibles, es probable que suspendan el acceso al software hasta que se paguen las tarifas pendientes. Esto podría dejar a tus equipos sin herramientas y recursos críticos durante días mientras resuelves el problema.

Ver también: software de gestión de cumplimiento legal para empresas

Pérdida de productividad e inactividad de los empleados

Más de un tercio de los empleados afirma que la tecnología insuficiente y poco confiable afecta su productividad. Pueden tener dificultades para hacer tareas con herramientas lentas o desactualizadas, o pasar horas esperando que se repare su equipo.

Si los problemas persisten, los trabajadores pueden sentir que los estás preparando para fracasar. Esto genera desmotivación y una menor disposición para dar lo mejor de sí.

Una mala gestión de activos de IT puede causar problemas generalizados de productividad en industrias donde el equipo es fundamental para el rendimiento general del negocio. Por ejemplo, las startups tecnológicas deben cumplir con plazos estrictos para lanzar productos. Pueden quedarse atrás frente a sus competidores si continúan enfrentando retrasos por problemas técnicos inesperados.

Vulnerabilidades de seguridad y filtraciones de datos

Un informe reciente descubrió que solo el 45% de las empresas están haciendo las inversiones necesarias en su estrategia de gestión de activos de IT para proteger sus sistemas.

Si bien el software de ciberseguridad puede neutralizar la mayoría de las amenazas, no puede eliminar todos los riesgos para tu organización. Los dispositivos perdidos o no monitoreados aún pueden dar acceso externo a tu sistema. Si un exempleado dona una laptop de trabajo antigua a un amigo, por ejemplo, esta persona podría acceder a tus cuentas o ver datos sensibles guardados en el disco duro.

Las filtraciones de datos les costaron a las empresas un promedio de $4.88 millones de dólares en 2024. Este alto costo se debe a:

• El trabajo adicional necesario para solucionar el problema
• Activos robados, dañados o perdidos
• Pagos por ransomware
• Tiempo de inactividad del sistema que provoca pérdida de productividad
• Multas por violar leyes como el GDPR y la CCPA
• Honorarios legales y de consultoría en IT

Las consecuencias financieras suelen ir más allá de estos costos directos. Las empresas pueden perder la confianza de empleados y clientes, lo que genera mayores niveles de rotación.

Procesos manuales y carga administrativa

Las investigaciones muestran que los equipos de IT pierden el 29% de su semana laboral en procesos manuales. En lugar de dedicar tiempo a proyectos de alto impacto, pasan horas actualizando hojas de cálculo manualmente o coordinando con varios departamentos.

Además del costo adicional en mano de obra, los procesos manuales te dejan más expuesto a errores y retrasos. Es probable que los miembros del equipo cometan equivocaciones, como confundir fechas o agregar un punto decimal incorrecto a una cifra. Sin embargo, estos errores suelen ser costosos de resolver.

Supongamos que envías la laptop equivocada a un trabajador remoto, por ejemplo. Debes seguir pagándole aunque no pueda cumplir con sus tareas habituales y organizar un servicio de entrega exprés para reemplazar su equipo.

Gestión ineficaz del ciclo de vida

Una mala gestión del ciclo de vida deja muchas decisiones de compra al azar. Sin un sistema estandarizado, los miembros del equipo no saben cuándo deben solicitar nuevos equipos o programar reparaciones.

Si los gestores reemplazan los activos demasiado pronto, se desperdicia dinero en compras innecesarias. Por ejemplo, un gerente podría pedir una nueva laptop para un empleado por razones arbitrarias o simplemente por generosidad. Mientras tanto, la laptop anterior podría estar en perfectas condiciones.

Alternativamente, podrías enfrentar el problema contrario. Los equipos retienen hardware obsoleto, lo cual se vuelve costoso de mantener y difícil de usar. Esto puede significar que los costos iniciales son más bajos, pero aumenta tu Costo Total de Propiedad (TCO).

6 formas de eliminar los costos ocultos de IT

Una vez que hayas identificado las causas subyacentes de las fugas presupuestarias, puedes desarrollar estrategias para mejorar los procesos de gestión de activos de IT y reducir el gasto innecesario.

Aquí tienes algunas estrategias efectivas que hemos visto en diferentes empresas:

Automatiza el proceso de onboarding

Los equipos de IT y RRHH pueden pasar horas coordinando con las nuevas contrataciones. Libéralos para que se enfoquen en otras tareas usando funciones de autoservicio que automaticen la mayor parte del proceso de incorporación.

Así es como se ve el proceso cuando lo gestionas con Deel:

• Los nuevos empleados reciben un correo de bienvenida con un link a un catálogo preaprobado
• Eligen el equipo que necesitan para su función
• Si se olvidan, Deel les envía un recordatorio y te alerta
• Deel ordena el equipo a proveedores locales
• Los nuevos empleados reciben otro correo con los detalles de entrega

Crear el catálogo preaprobado es sencillo. Puedes asignar a los empleados a grupos según su ubicación, departamento o una combinación de ambos. Luego, Deel IT te guía a través de un conjunto simple de filtros para que configures el presupuesto máximo, decidas qué periféricos incluir y definas si deseas requerir aprobación.

Haz seguimiento a los activos durante todo el ciclo de vida de IT

No pierdas de vista los activos de IT después del onboarding. Crea una base de datos de inventario y actualízala continuamente a medida que el equipo cambia de manos o se guarda.

Tener un mejor control significa que es menos probable que compres equipos nuevos cuando ya tienes algunos disponibles. Puedes consultar tu base de datos al dotar con equipos a nuevos empleados o reemplazar tecnología antigua.

Deel IT puede ayudarte a mantener automáticamente esta base de datos. A medida que ordenas y recuperas equipos, nuestro sistema actualiza los detalles para cada trabajador. Obtienes visibilidad total sobre la ubicación actual de cada activo, su estado y su historial de uso.

Gestiona actualizaciones y mantenimiento a distancia

Asume la responsabilidad del mantenimiento del equipo fuera del alcance directo de los empleados. Aunque tengan buenas intenciones, es posible que no cuenten con la experiencia para reconocer problemas o gestionar el mantenimiento.

Comienza revisando el estado del equipo a intervalos regulares. Si gestionas proactivamente el mantenimiento, es más probable que detectes problemas antes de que escalen y aumenten tus costos.

El obstáculo está en revisar el equipo cuando los equipos están distribuidos en diferentes ubicaciones y trabajan de forma remota. Puedes pasar por alto problemas de licencias de software o vulnerabilidades de seguridad.

Usa el despliegue sin intervención (zero-touch deployment) a través de servicios globales como Deel para precargar los dispositivos con apps y protocolos de seguridad antes de entregarlos a los empleados. Esto garantiza que cada activo tenga la configuración óptima desde el inicio. Siempre que una plataforma lance una nueva versión de su software, puedes programar actualizaciones en horarios convenientes para tus equipos.

Deel IT también ayuda a monitorear el estado de los dispositivos rastreando parámetros como la vida útil de la batería, el almacenamiento y la conectividad de red. Si detectas problemas, puedes contactar al empleado para un mantenimiento preventivo o reparaciones.

Externaliza el mantenimiento y soporte de IT

Resolver problemas técnicos y coordinar reparaciones para un equipo global puede sobrecargar a tu departamento de IT. Puede que estén ubicados en un solo lugar, pero aún deben asistir a empleados distribuidos en decenas de ubicaciones y zonas horarias.

Deja todo el mantenimiento y soporte en manos de un servicio externo como Deel. Nuestro equipo puede encargarse de:

• Consultas básicas de IT
• Problemas técnicos de los usuarios
• Aprovisionamiento y desaprovisionamiento de cuentas
• Solicitudes de mantenimiento y reparación

Deel IT está disponible 24/7, por lo que los empleados pueden acceder a soporte sin importar dónde estén. Tu departamento de IT no necesita estar de guardia constantemente, y nadie experimenta tiempos de inactividad innecesarios.

Ahorra costos con dispositivos reacondicionados

Comprar hardware reacondicionado podría ahorrar hasta un 71% del presupuesto de IT de tu empresa. Sin embargo, asegúrate de usar proveedores confiables para no sacrificar el rendimiento por reducir costos.

Deel IT ofrece dispositivos reacondicionados como parte de nuestro catálogo. Puedes elegir equipos de diferentes categorías con la confianza de que cumplirán con altos estándares y tendrán una apariencia casi nueva. Como parte del servicio, Deel también formatea cada dispositivo y lo devuelve a su configuración de fábrica antes de preconfigurar las apps que necesites.

Si deseas transferir dispositivos dentro de tu propia empresa, Deel IT también admite esta opción. Puedes organizar el reacondicionamiento del equipo cuando un empleado se va antes de entregarlo a su reemplazo.

Estandariza el offboarding

Establece un protocolo claro para recolectar el equipo y borrar los datos cuando los empleados dejan la empresa. Esto minimiza el riesgo de que los dispositivos se pierdan o se extravíen, lo que podría generar costosos problemas de cumplimiento legal.

Dado que recuperar dispositivos en distintas ubicaciones puede ser un desafío, Deel IT puede encargarse de ello por ti. Nuestros equipos locales organizan la recolección del dispositivo y el borrado de los datos. Luego, podemos transferir el equipo a otro empleado, almacenarlo o comprarlo de vuelta.

Consolida tu red de proveedores

Coordinar con proveedores locales puede llevar tanto tiempo como gestionar nuevas contrataciones. Si estás enviando equipos a equipos internacionales, también debes considerar las barreras lingüísticas y los diferentes obstáculos regulatorios.

Usa un único servicio global para simplificar el proceso. Proveedores líderes como Deel IT pueden organizar entregas a nivel mundial en un plazo de tres a cinco días, de modo que los equipos no pierdan tiempo en la logística. Si prefieres mantener cierto grado de supervisión, aún puedes seguir todos estos envíos a través de nuestro dashboard centralizado.

Nuestro cliente, Sastrify, resolvió sus problemas de equipamiento con Deel IT. Los ayudamos a entregar equipos a más de 130 miembros del equipo en 24 países con un 97% de entregas a tiempo.

Simplifica la gestión de activos de IT con Deel IT

Sin un enfoque estructurado, tu empresa tiene pocas posibilidades de tomar control de su gasto en IT. Los costos ocultos seguirán drenando tu presupuesto sin ser detectados y provocando interrupciones operativas y riesgos de cumplimiento legal.

Soluciones globales líderes como Deel IT pueden devolverte el control financiero. Nuestra gama de servicios y funciones está diseñada para optimizar la gestión de activos de IT en distintas zonas horarias y ubicaciones, eliminando el desperdicio innecesario.

Deel IT ofrece a los equipos internacionales:

• Cobertura global (más de 130 países)
• Un catálogo preaprobado con una amplia selección de equipos de IT
• Despliegue y recuperación externalizados
• Entregas en 3 a 5 días
• Flujos de trabajo automatizados
• Gestión remota de software y actualizaciones
• Soporte para cumplimiento legal
• Asistencia técnica 24/7
• Mantenimiento y reparaciones locales expertas

¿Te preocupa el gasto en IT? Programa ahora una consulta con Deel para ver cómo podemos ayudarte a identificar las causas y reducir los costos.