Consejos para el trabajo asincrónico y diferencias horarias

Pensar en un equipo global suena emocionante por la cantidad de posibilidades que puede ofrecer: diversidad, perspectiva, nuevos mercados y más… Pero, ¿qué pasa cuando sumas talento de países al otro lado del mundo, como Singapur o Malasia? Tal vez la mayor parte de tus operaciones se encuentran en Estados Unidos o Latinoamérica, pero quieres contratar a un nuevo desarrollador en India o Dubai. Por eso, aquí te compartimos las claves del trabajo asincrónico y las diferencias horarias.

¿Qué es el trabajo asincrónico?

El trabajo asincrónico es una forma de trabajar en equipo de manera diferida en el tiempo; es una modalidad que tiene características particulares: la principal tiene que ver con que no necesita que el equipo trabaje en tareas de forma simultánea, como así tampoco se requiere que lleven a cabo sus actividades en un mismo lugar de trabajo. Por lo tanto, quienes trabajan de manera asincrónica son empresas remotas con talento distribuido en diferentes países, con husos horarios distintos.

Así, cada persona del equipo cuenta con su propio sitio para trabajar o incluso tiene la posibilidad de viajar mientras realiza sus tareas laborales como nómada digital. Asimismo, este talento maneja sus horarios y ritmo de trabajo de acuerdo a las necesidades personales y de la organización, sin descuidar los objetivos y las fechas de entrega. ¡Total independencia y autonomía cuidando la productividad!

Ahora bien, es necesario tener en cuenta el contexto en el que esto se desarrolla: en un mundo cada vez más globalizado y conectado, las empresas se enfrentan al resto al contar con equipos distribuidos en distintas zonas horarias. Es por esto que el enfoque de trabajo asincrónico se convirtió en una parte integral de los nuevos modelos de trabajo. 

Su importancia radica en la capacidad que las empresas tienen para aprovechar al máximo la diversidad geográfica y cultural de su capital humano, al permitir que cada empleado contribuya desde su propia perspectiva y experiencia.

Antes de continuar con las diferencias horarias, ¿tienes pensado incorporar nuevos colaboradores bajo esta modalidad? Entonces, no puedes perderte esta Guía de onboarding diseñada específicamente para estos equipos. Te ayudará a asegurar que cada detalle del proceso asincrónico esté cubierto durante los primeros tres meses.

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Diferencias horarias en equipos remotos y globales

Las diferencias horarias representan un aspecto a considerar al contratar y gestionar equipos remotos. A medida que tu organización se expande a nivel internacional, es común que se enfrente a retos asociados con la coordinación y sincronización de actividades laborales. 

Pero, ¿qué son las diferencias horarias? Este concepto refiere al intervalo de tiempo que separa a dos ubicaciones geográficas, por lo que cada lugar tiene una hora local diferente al resto. 

Para gestionarlas de forma eficaz, es necesario establecer objetivos y procesos claros al interior del equipo. En otras palabras, esto significa definir plazos de entrega, asignar y dejar en claro cuáles son las responsabilidades individuales y establecer canales de comunicación. Si tu equipo tiene una estructura correctamente definida, podrá trabajar de manera asincrónica y colaborar de manera que aumente la productividad.

Aun así, hay desafíos a los que atender:

• Dificultad para coordinar reuniones en tiempo real.
• Comunicación importante con retrasos.
• Necesidad de una planificación cuidadosa para evitar demoras en los proyectos.

Con la salvedad que hay estrategias que se pueden implementar para mitigar estos efectos negativos. Veamos dos ejemplos. 

Para equipos remotos entre Latam y el Sudeste Asiático

Si tu empresa en Latam tiene un equipo remoto en el Sudeste asiático significa que hay una diferencia horaria considerable. Sin embargo, se pueden aplicar estrategias como una correcta distribución de tareas, documentación detallada de los proyectos y uso de herramientas de colaboración en línea para la gestión de proyectos como Asana, Trello y Loom.

Para equipos remotos entre Norteamérica y Europa

Otro caso podría ser entre equipos radicados en América del Norte y Europa. Esta situación también requiere una planificación cuidadosa para las reuniones y la comunicación. El hecho de establecer una ventana de tiempo compartido es una buena práctica porque ambos equipos de trabajo remoto pueden colaborar de manera sincrónica, lo cual facilita la toma de decisiones en tiempo real, sobre todo frente a casos en los que es necesario hacerlo porque la situación apremia.

Por lo tanto, aunque tu equipo trabaje de manera asincrónica la mayor parte del tiempo, debe conocer las diferencias horarias con el resto de los miembros para esos casos excepcionales. A propósito, existen diversas herramientas online que ayudan a determinar esa diferencia. Por ejemplo, el plugin Savy Time permite visualizar y comparar diferencias horarias de manera gratuita.

Consejos para liderar un equipo exitoso en diferentes zonas horarias

A continuación, te compartimos cómo puedes usar el trabajo asincrónico a favor de tu negocio.

1. Establecer un horario de trabajo flexible

Este consejo es útil para que tus empleados puedan tener horas de descanso y claridad en momentos del día en los que están disponibles. Asimismo, es necesario brindar mayor flexibilidad a los freelancers, definiendo puntos de seguimiento y contacto en los proyectos abordados. Pero, ¿cómo llevar todo esto a la práctica?

• Explica a tu equipo sobre las modalidades de contratación: más allá de que tus empleados conocen que tienen flexibilidad para administrar sus horarios y la dedicación a las tareas siempre que cumplan con los objetivos pautados, también deben estar interiorizados sobre el hecho de que los freelancers o trabajadores independientes que colaboran de forma externa tienen su propia dinámica de trabajo. Por lo tanto, establecer puntos de seguimiento y contacto claros en los proyectos es clave.
• Transparencia y comunicación sobre dónde se encuentra cada miembro del equipo: herramientas como Google Calendar empresarial pueden usarse para que los empleados compartan la disponibilidad de forma clara y accesible. Así, todos los integrantes del equipo pueden visualizar los horarios de trabajo de los demás y planificar reuniones o sesiones de trabajo de manera eficiente, evitando conflictos de horarios y maximizando la disponibilidad para la comunicación.
• Considera las diferencias culturales y las necesidades individuales: reconocer y respetar estas diferencias contribuye a lograr reuniones exitosas y garantizar que todos estén alineados. Por ejemplo, un desarrollador en Tokio tendrá una rutina diaria muy diferente a la de una madre profesional en Ciudad de México. En lugar de interrumpir su flujo de trabajo y vida personal, es recomendable adaptarse a sus horarios y actividades diarias en la medida de lo posible, valorando así su día a día.
• Emplea herramientas y recursos esenciales como Deel Connections: ¿quieres crear vínculos sólidos en tu equipo distribuido? Ayuda a tus empleados a conectarse y a forjar relaciones más duraderas con conversaciones entre ellos, grupos de interés y reuniones virtuales gracias a Deel Connections. Gánale al aislamiento y promueve el compromiso, fomenta que se sientan parte de tu empresa.

2. Optimización de la comunicación y colaboración

Para asegurar una colaboración efectiva, hay que trabajar en espacios de conexión y comunicación sincrónica y asincrónica adecuados.

• Elige canales según las necesidades: por ejemplo, herramientas de comunicación como correo electrónico, chat online y plataformas de colaboración como Slack pueden usarse para la comunicación asincrónica, dado que le permite a tu equipo enviar mensajes entre sí y compartir información sin necesidad de respuestas inmediatas. En cambio, en situaciones en las que se requiere una comunicación sincrónica en tiempo real pueden utilizarse herramientas de videoconferencia o videollamadas como Zoom o Microsoft Teams; las cuales facilitan la comunicación en tiempo real y la interacción cara a cara.

• Determina casos puntuales para la comunicación sincrónica: para el caso de discutir decisiones críticas, resolver problemas urgentes o realizar sesiones de lluvia de ideas en tiempo real, por ejemplo, es necesaria la colaboración sincrónica. Hay que establecer claramente cuándo y en qué casos puntuales se requiere una comunicación sincrónica, sin que se produzcan interrupciones innecesarias en el medio y que esto afecte la productividad.

Sin dudas, la tecnología es también un aliado para este desafío. ¿Conoces el plug-in Deel Engage? Te permite visualizar sin costo la estructura de tu empresa en Slack, manteniendo así a los equipos que trabajan de forma remota, alineados e informados. Es una excelente manera de crear una cultura organizacional para tu equipo global.

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3. Ofrecer soporte de Recursos Humanos y Tecnología 24 horas

Si tienes un equipo distribuido con diferentes husos horarios, es importante ofrecer un soporte de Recursos Humanos y IT las 24 horas del día. Esto garantiza que no importa dónde se encuentren tus empleados o qué tipo de contratación tengan (full time o part time), puedan realizar preguntas o solucionar problemas para que su rendimiento no se vea afectado. Aquí hay algunas consideraciones clave:

• Proporciona soporte desde RR. HH.: asegúrate de que tu equipo tenga acceso a Recursos Humanos cuando lo necesitan. Esto significa que deben estar disponibles para responder consultas relacionadas con beneficios, políticas de la empresa, problemas laborales, entre otros. Si es posible, considera establecer una línea directa o un sistema de tickets para que los empleados puedan comunicarse y recibir respuestas rápidas y efectivas. El empleo de Inteligencia Artificial para resolver preguntas frecuentes es un factor a considerar para automatizar este proceso.
• Disponibilidad 24/7: un equipo de soporte técnico bien capacitado y disponible para atender consultas y resolver problemas técnicos de manera oportuna contribuirá a mantener la productividad y minimizar las interrupciones en el trabajo. Así, los miembros de tu equipo podrán obtener soluciones a problemas técnicos que puedan surgir durante su jornada laboral.
• Elige un sistema de HR que facilite la gestión de talento: una solución basada en la nube permite a tu equipo acceder a información sobre políticas, beneficios, evaluaciones de desempeño, desarrollo profesional, entre otros, en cualquier momento; lo cual garantiza una comunicación transparente de manera efectiva.

Crecimiento y oportunidades que brinda el trabajo asincrónico

Hasta aquí, te hemos compartido los principales aspectos relacionados con el trabajo asincrónico para que tomes ventaja del potencial crecimiento que supone para tu negocio y las oportunidades que ofrece este enfoque. Considerando las diferencias horarias y los consejos prácticos que te hemos enseñado para liderar un equipo distribuido de esta forma, podrás garantizar una mayor productividad y compromiso en tu organización.

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