Abrir tu propia entidad vs. contratar a través de un EOR

Supongamos que tu negocio va muy bien. Ya tienes una comprensión más profunda de tu mercado objetivo, creaste relaciones sólidas con los clientes, desarrollaste un fuerte reconocimiento de marca y construiste una sólida presencia de marca en varios mercados locales en todo el mundo a través de la contratación de un EOR. ¿En qué momento deberías plantearte abrir tu propia entidad local?

Es posible que hayas leído en algún lugar que una solución de Employer of Record (EOR) no está diseñada para ser permanente y que, tarde o temprano, la mayoría de las empresas necesitan establecer una entidad local antes de superar los límites de un EOR y que se desencadene una presencia sujeta a impuestos o un establecimiento permanente (PE) según la legislación local.

Sin embargo, muy pocos países tienen leyes firmes sobre los límites de EOR. De hecho, cuando un EOR es el empleador oficial de tu fuerza laboral, su conexión con tu empresa es débil, lo que en realidad mitiga cualquier riesgo de PE.

Del mismo modo, es posible que hayas leído que determinadas actividades comerciales realizadas en un país extranjero llamarán la atención de las autoridades fiscales. Sin embargo, la mayoría de las actividades comerciales tienen poco interés para las autoridades fiscales, ya que el EOR exporta el servicio del país empleador a otro país.

Por ejemplo, no es probable que el trabajo de un ingeniero genere un establecimiento permanente, ya que el servicio no genera ningún ingreso para la empresa en el país.

La excepción a esta regla es cuando el empleado, contratado a través de servicios EOR, utiliza sus servicios para interactuar directamente con el mercado local. Por ejemplo, un comercial contratado en Colombia vende directamente al mercado colombiano. En este escenario, el EOR facturará a la empresa cliente para cobrar el IVA por ese servicio.

Generalmente, las autoridades tributarias pueden ver con buenos ojos los acuerdos con EOR, ya que estos están bastante regulados y son responsables de retener y remitir impuestos a las autoridades fiscales locales, asegurando que todos los impuestos necesarios y las contribuciones de los empleadores se paguen directamente al gobierno local de manera oportuna y cumpliendo con los requisitos legales.

⚡ Lee también: prevenir el doble impuesto: estrategias para empresas globales.

¿Qué pasa con los costos?

Otro error común es que una vez que una empresa alcanza cierto tamaño en un mercado, una entidad se vuelve más rentable que un EOR; sin embargo, estos supuestos no tienen en cuenta que un EOR no es solo una solución de empleo.

En muchos casos, los EOR también actúan como proveedores de administración de nómina global, departamento de RR.HH y gestión del cumplimiento legal. Una vez que una empresa decide no irse por un EOR, debe desarrollar sus propias operaciones con una inversión significativa de tiempo y económica con costos continuos.

Intenta hacer eso para cada país en el que quieras contratar...(en Deel lo hicimos, y ahora tenemos más de 110 entidades de propiedad absoluta y algunos de los mejores expertos nacionales del mundo...pero nos tomó muchos años y no ha sido para nada barato).

Entonces, si estas suposiciones sobre los acuerdos de EOR no son necesariamente ciertas, ¿cuándo deberías considerar abrir tu propia entidad en lugar de contratar a través de un EOR? Este artículo explora siete señales reveladoras de que podrías estar listo para establecer tu propia entidad.

1. Cuando hayas terminado de probar nuevos mercados y quieras crear una presencia física

Si tienes confianza en el éxito a largo plazo de un mercado en particular y tienes la intención de expandir tu negocio abriendo oficinas o fábricas en el extranjero, establecer tu propia entidad podría ser el siguiente paso.

Aunque nunca se puede garantizar el éxito en un mercado, existen ciertos indicadores que pueden ayudarte a anticipar tus posibilidades de éxito, como la disponibilidad de talento local, un tamaño de mercado prometedor, un crecimiento estable del mercado, una demanda creciente y un entorno seguro y competitivo.

Sin embargo, incluso teniendo en cuenta todos estos factores, el éxito no está garantizado. Las necesidades de tu empresa, el mercado local y la economía cambian constantemente y en cualquier momento pueden surgir nuevos competidores u otros obstáculos. Las empresas que son ágiles y se adaptan al cambio tienen más probabilidades de tener éxito a largo plazo.

2. Cuando tienes el capital para pagar los costos iniciales de instalación

No hay costos iniciales de instalación asociados a la contratación de empleados internacionales a través de un EOR en un país en particular, solo una tarifa mensual continua. Pero, por otro lado, los costos iniciales de contratar a través de tu propia entidad extranjera son significativos, y pueden variar dependiendo de varios factores, incluido el país, el tipo de entidad y la complejidad del proceso. Sin embargo, las empresas generalmente deben pagar entre $60.000 y $120.000 dólares para establecer una nueva entidad extranjera, según las estimaciones de Deel.

A continuación se muestra un desglose de los costos promedio de creación de una nueva entidad extranjera:

• Expertos en expansión para el establecimiento: es una buena idea contratar expertos en expansión para que te ayuden a establecer su nueva entidad. Los costos variarán según la complejidad, la ubicación y la experiencia de los expertos. Sin embargo, las empresas generalmente pagan entre $5,000 y $20,000 dólares por los servicios de creación de entidades. Si estás creando una empresa multinacional con subsidiarias en varios países, necesitarás contratar expertos familiarizados con las leyes y regulaciones de cada país.
• Requisitos de capital mínimo (MCR): algunos países exigen que las empresas tengan una cantidad específica de capital desembolsado antes de poder constituirse y operar. Estos requisitos garantizan que las empresas tengan suficientes recursos financieros para cumplir con sus obligaciones iniciales y operar de manera responsable. En Alemania, por ejemplo, el MCR es ∼$27,297 dólares (€25,000 euros)
• Tarifas de registro: estas tarifas de entidades generalmente corresponden a la creación y el registro de una entidad comercial ante las autoridades pertinentes del país. Esta puede incluir la presentación, la reserva de nombre, la publicación y los honorarios del agente, y los costos varían según la ubicación. En Francia, por ejemplo, las tasas de inscripción son de ~$600 dólares (550€ euros)
• Tarifas de registro de empleador: esto sirve para notificar al gobierno que eres un empleador y que contratarás empleados, lo cual implica presentar documentos adicionales ante el gobierno y pagar tarifas adicionales. El costo de registrarse ante las autoridades gubernamentales como empleador puede variar según el tipo de empresa, la cantidad de empleados y la ubicación de la misma.
• Honorarios legales externos y gobierno corporativo: es normal que las empresas contraten profesionales legales y contables con experiencia en la formación de entidades para garantizar que su estructura comercial se establezca correctamente y cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables. Ellos pueden guiarte a través del proceso de onboarding, desde seleccionar el tipo de entidad apropiado hasta redactar y presentar la documentación necesaria. En general, las empresas pueden pagar entre $2000 y $5000 dólares por servicios legales y contables durante la configuración de la entidad y entre $500 y $1000 dólares mensuales por gobierno corporativo y apoyo secretarial a medida que la empresa evoluciona.
• Tarifas por los documentos de constitución de la entidad: debes reunir los documentos necesarios para establecer el marco legal para la existencia de la entidad, facilitar el registro fiscal y el cumplimiento de las leyes tributarias locales; además de obtener las licencias y permisos comerciales requeridos para operar legalmente en un determinado país. Estos son algunos de los documentos estándar y sus tarifas asociadas:
  
  • Artículos de constitución o estatutos: $200 - $500 dólares. Estos documentos describen la estructura básica y el gobierno de la entidad, incluido el nombre, propósito, estructura de propiedad y roles directivos. Los estatutos establecen las reglas y regulaciones para las operaciones internas de la entidad, como procedimientos de votación, requisitos de juntas y deberes de los funcionarios.
  • Acuerdo operativo y de asociación (para LLC): $200 - $500 dólares. Este documento describe los términos y condiciones específicos para la operación de una LLC, incluidos los porcentajes de propiedad, la participación en pérdidas y ganancias y los derechos y obligaciones de los miembros.
  • Números de identificación fiscal: $50 - $100 dólares. Esto incluye obtener un número de identificación patronal o un número de identificación fiscal similar de las autoridades fiscales pertinentes. Esto también se extenderá a la obtención de números de identificación fiscal de accionistas y directores cuando corresponda.
  • Permisos y licencias: $50 - $500 dólares. Esto depende del tipo de negocio y la jurisdicción en la que vas a operar.
  • Protección de marcas y propiedad intelectual: $500 - $2000 dólares (o más). La documentación aquí está destinada a proteger los derechos de propiedad intelectual, como marcas o invenciones creadas por empleados.
  • Honorarios de apostilla, legalización y notario: $50 a $500 dólares por documento (o más). Cuando una empresa opera a nivel internacional, es posible que debas presentar varios documentos oficiales, como contratos, facturas, certificados de origen u órdenes judiciales, a entidades o autoridades extranjeras. Dependiendo del país de constitución, esto puede también incluir requisitos de traducción.
• Tarifas de firma y notarización: en algunas jurisdicciones, una vez que hayas recopilado la documentación necesaria, vas a firmar y recibir un reconocimiento formal de que has entregado correctamente los documentos. Los honorarios de la notarización varían según la jurisdicción y la cantidad de registros que hayas notarizado. Sin embargo, puede esperar pagar entre $50 y $200 dólares por certificación notarial (o más).
• Honorarios de contabilidad: la contratación de servicios de contabilidad le da a las empresas el apoyo que necesitan para evaluar su viabilidad financiera y su estabilidad económica a largo plazo al crear una entidad. En los Emiratos Árabes Unidos, por ejemplo, esto puede costar hasta $10.000 dólares, dependiendo del volumen de transacciones y otros servicios necesarios, como previsión financiera, mantenimiento de registros, preparación de estados financieros y asesoramiento sobre estructuración fiscal.
• Tarifas de contratación de seguros: al abrir una nueva entidad, las empresas deben tomarse el tiempo para investigar y seleccionar la cobertura de seguro necesaria según la ubicación, el tamaño y la industria de la nueva entidad para mitigar los riesgos potenciales y garantizar la continuidad del negocio. La cobertura esencial generalmente incluye seguro de responsabilidad general, seguro de propiedad comercial, seguro de interrupción del negocio, seguro de compensación laboral, seguro de responsabilidad profesional y seguro de responsabilidad cibernética. Dependiendo del tipo de cobertura, los costos iniciales varían entre $50 y $2000 por cobertura.
• Tarifas de registro del IVA: el registro del impuesto al valor agregado (IVA o equivalente de cada país) inscribe a una entidad comercial para recaudar y remitir el IVA sobre bienes y servicios sujetos a impuestos vendidos dentro de un determinado país. Los requisitos y tarifas específicos varían según la jurisdicción. A continuación se muestran algunos costos promedio de registro por país:

• Tarifas de apertura de cuentas bancarias: una cuenta bancaria suele ser esencial para administrar las finanzas de la entidad, incluida la recepción de fondos, la realización de pagos y el manejo de la nómina. En muchas jurisdicciones, la apertura de una cuenta bancaria es obligatoria para las entidades extranjeras que operan dentro del país, y cada país tiene sus propias regulaciones bancarias, lo que puede afectar el costo de abrir una cuenta bancaria comercial al establecer una entidad extranjera. En muchos casos, este trámite no es costoso; sin embargo, existe un costo asociado a la investigación y selección del establecimiento bancario apropiado y el cumplimiento legal de los requisitos de seguridad, como por ejemplo, el proceso de verificación Know Your Client (KYC).
• Inyección de capital en la cuenta bancaria extranjera: algunos países requieren una inyección de capital en las nuevas cuentas bancarias comerciales al establecer una entidad extranjera. Por ejemplo, Alemania una de ~$27.286 dólares (€25.000 euros) para la constitución.
• Tarifas de acuerdo laboral: una vez que hayas establecido tu propia entidad, podrás contratar talento local legalmente. Las empresas que vienen de un modelo EOR deben crear sus propios acuerdos laborales localizados que cumplan con las leyes y regulaciones laborales locales y describan correctamente los términos y condiciones, asegurando que ambas partes comprendan sus derechos y obligaciones. Las empresas podrían pagar entre $750 y $2500 dólares por un acuerdo laboral básico
• Tarifas de creación de beneficios para empleados: para mantener los acuerdos laborales, debes establecer y administrar planes de beneficios obligatorios de acuerdo con los requisitos legales de cada país. Estos podrían incluir seguro médico, seguro de vida, planes de jubilación, licencias y tiempo libre. Las tarifas específicas variarán según el tipo de plan, la cantidad de empleados, la complejidad del diseño del plan y el proveedor de servicios.
• Registro de dirección de la entidad: si bien no es obligatorio tener una dirección física en cada país en el que establezcas una entidad local, generalmente es un requisito tener al menos una dirección de servicio. En China, por ejemplo, las entidades extranjeras deben tener un domicilio social allí, que suele ser la dirección física de la oficina de representación o filial de la entidad. En el Reino Unido, sin embargo, las entidades extranjeras deben tener una dirección de servicio en dicho país, donde se puedan entregar los documentos legales a la entidad. Registrar la dirección de una entidad puede costar entre $500 y $3000 dólares aproximadamente.
  
  

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3. Cuándo puedes garantizar los fondos para los costos continuos que genera la operación de RR.HH, nómina y cumplimiento legal

Además de los costos iniciales de establecimiento de una entidad extranjera, las empresas también necesitan presupuestar gastos continuos como contabilidad, impuestos, procesamiento de nóminas, administración de beneficios, además de la gobernanza y el cumplimiento de las leyes laborales locales.

Los servicios EOR se encargan de todo esto, permitiendo a las empresas enfocarse en sus actividades comerciales principales. Pero, cuando haces la transición a tu propia entidad, estos costos recaen directamente sobre la empresa y es poco probable que puedas beneficiarte de los descuentos u ofertas que reciba el EOR a través de sus alianzas con proveedores de seguros e integraciones.

A continuación veremos un desglose de los costos continuos promedio de administrar una entidad extranjera. Ten en cuenta que estos pueden variar significativamente según el tamaño y la complejidad de la empresa, la industria en la que operas y la ubicación de tus empleados y lugar de constitución.

• Costos de gestión de RR.HH: el mantenimiento de este departamento, en promedio, representa el 1,52% de los gastos operativos de las empresas. Estos costos incluyen el paquete de compensación del equipo, impuestos sobre la nómina, contratación y onboarding (incluida la redacción de acuerdos laborales, la revisión de documentos de cumplimiento legal y el registro de los empleados ante las autoridades locales), capacitación, desarrollo, y cualquier tecnología especializada que se utilice. En lugar de incurrir en este gran gasto, podrías tercerizar la gestión de RR.HH con un proveedor local, lo cual te puede costar entre $45 y $1500 dólares por mes.
• Costos de gestión de nómina: para la mayoría de las empresas, los costos de nómina consumen entre el 15% y el 30% de sus ingresos totales. Estos incluyen los salarios y beneficios del personal, el costo del software de nómina, la presentación de impuestos y las contribuciones laborales. Si gestionas la nómina en varios países, deberás tener en cuenta los costos de contratar a un administrador de nómina en cada país para garantizar que esta se procese de acuerdo con las leyes y regulaciones laborales y de nómina locales. Otra opción, es subcontratar la administración de la nómina con un proveedor local. Esto costará entre £2 y £25 libras esterlinas por empleado al mes para un paquete básico que no incluye la inscripción plan de pensiones y la gestión integrada de RR.HH.

• Monitoreo del cumplimiento legal: las grandes empresas informan que el costo promedio para mantener el cumplimiento con las autoridades puede llegar a $10,000 dólares por empleado. Este porcentaje puede ser mayor para empresas en industrias altamente reguladas, como la atención médica o las finanzas, y menor para aquellas en sectores menos regulados, como la tecnología o la manufactura. Estos costos incluyen salarios y beneficios del personal de cumplimiento legal interno y de software y servicios, como investigación regulatoria, herramientas de evaluación de riesgos y programas de capacitación, y honorarios legales por servicios de asesoría y consultoría externos.
• Impuestos corporativos: cuando creas una entidad extranjera, estableces una presencia fiscal en ese país, y los gobiernos locales aplicarán un impuesto directo sobre los ingresos o ganancias de tu empresa para financiar varios servicios públicos, como educación, atención médica e infraestructura. El costo de los impuestos corporativos puede variar significativamente dependiendo de diferentes factores, incluida la ubicación de las entidades, la rentabilidad, los ingresos y los impuestos aplicables. Por ejemplo, el costo promedio del impuesto de sociedades en el Reino Unido es aproximadamente el 25% de los beneficios de una empresa.
• Costos de representación: como mencionamos anteriormente, algunos países requieren que las entidades tengan un representante local, director residente, funcionario o agente para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones locales, y servir como punto de contacto para el gobierno. El costo de este perfil para tu entidad extranjera puede variar significativamente dependiendo de diferentes factores, como el país, la complejidad del negocio y el alcance de los servicios requeridos.
• Costos de dirección física: si el país o jurisdicción requiere que tengas una dirección física para establecer una entidad, esto va a ser un costo importante. Un espacio de oficina en una ciudad principal puede variar entre $20 y $100 dólares, por pie cuadrado al año, dependiendo de la ubicación. Por ejemplo, una oficina de 1000 pies cuadrados en Nueva York podría costar en promedio $50.000 dólares al año, mientras que un espacio del mismo tamaño en una ciudad más pequeña como Austin podría costar alrededor de $20.000 dólares al año. También tendrás que tener en cuenta los depósitos de seguridad, los seguros, los honorarios de las agencias, los servicios públicos, los contratos de Internet y teléfono, los costos de mobiliario y equipos, entre otros.
  
  

4. Cuando hayas entendido bien cómo es el proceso de establecimiento y cuál es la inversión de tiempo que requiere

Cuando usas un proveedor de EOR, puedes saltarte toda la burocracia a la hora de crear tu propia entidad y puedes empezar a contratar empleados en cualquier país inmediatamente. Sin embargo, configurar una nueva entidad en el extranjero implica seguir varios pasos que toman mucho tiempo y que pueden variar según el país y el tipo de entidad antes de poder hacer tu primera contratación local.

El proceso de creación y onboarding de la entidad, incluida la obtención de licencias, puede tardar entre dos semanas y dos años y se debe seguir el siguiente paso a paso:

• Elegir una ubicación
• Seleccionar una estructura empresarial
• Obtener un nombre comercial
• Recopilar y preparar los documentos legales
• Obtener las licencias y permisos necesarios
• Registrar la entidad ante el gobierno
• Abrir una cuenta bancaria comercial
• Obtener números de identificación fiscal
• Configurar sistemas de nómina y contabilidad
• Contratar empleados
  
  

Cuando se trata de abrir una entidad en el extranjera, obtener los registros y aprobaciones gubernamentales necesarias a veces puede ser un proceso que requiere de mucho tiempo. Desafortunadamente, la burocracia gubernamental en la mayoría de los países no se caracteriza por ser rápida o eficiente, lo que puede provocar retrasos y frustraciones. Además, las complicaciones inesperadas o problemas con la solicitud que surjan, como documentos faltantes o información incompleta, pueden frenar aún más el proceso de aprobación.

🏢Lee también: guía para la creación de una entidad local.

5. Cuando tu equipo de RR.HH ya domina las leyes laborales locales

Al utilizar un EOR, los profesionales de RR.HH internos locales se encargan de los asuntos legales y de cumplimiento con las autoridades relacionadas con tu fuerza laboral global. Sin embargo, cuando formas una entidad local, eres el encargado de estar pendiente de todos estos temas administrativos.

A menos que estés planeando contratar un equipo de profesionales de RR.HH locales para administrar tu nuevo departamento de RR.HH en en el país donde abrirás tu entidad, necesitarás capacitar a tu equipo existente y actualizarlos con las leyes y regulaciones laborales locales relacionadas con lo siguiente:

• Salarios mínimos
• Pago de horas extra
• Clasificación de personal
• Horario laboral
• Descansos
• Onboarding y offboarding
• Acuerdos laborales
• Convenios sindicales y colectivos aplicables
• Beneficios legales de los empleados como PTO, licencia parental y aportes a pensión
• Períodos de prueba
• Verificaciones de antecedentes
• Métodos de pago
• Ciclos de pago
• Calendarios de pago
• Impuestos sobre la nómina
• Registros de nómina
• Finalización de contratos
  
  

Una empresa puede tardar muchos meses en crear un equipo de RR.HH localmente o capacitar a su personal existente para manejar estas funciones que requieren un alto conocimiento local. No operar de acuerdo a la ley puede resultar en multas, sanciones, daños a la reputación e incluso procesos penales importantes.

⭐Lee también: 9 procesos de RR.HH para automatizar hoy con Deel

6. Cuando estés dispuesto a subcontratar la gestión de la nómina con un proveedor local

Al utilizar un EOR, los expertos en nómina internos en jurisdicciones locales de 100 países diferentes se encargan de la nómina global por ti para garantizar que esta sea precisa y puntual en todos los países en los que operas. Sin embargo, cuando creas una entidad local, la nómina se convierte en tu responsabilidad y debes procesarla de manera semanal, quincenal o mensual.

A menos que estés planeando crear o capacitar a un equipo interno de nómina sobre las leyes de nómina locales, los métodos de pago disponibles, las monedas, los tipos de cambio, las regulaciones fiscales, las tasas y los plazos, la mayoría de las empresas optan por subcontratar la gestión de su nómina con un proveedor de local.

El problema es que si operas en varios países, gestionar la nómina a través de varios proveedores locales puede resultar complicado. Otra opción es contratar un agregador de nómina que utilice aliados externos para procesar esta localmente. Sin embargo, esto generalmente resulta en un soporte de baja calidad y en múltiples puntos de contacto.

💸Lee también: Guía de Global Payroll.

7. Cuando estés listo para asumir el riesgo continuo de tu cumplimiento legal

Como empleador legal de tus empleados internacionales, los EOR generalmente asumen toda la responsabilidad en caso de que se produzca un riesgo o una infracción del cumplimiento legal en cuanto a la fuerza laboral. Sin embargo, cuando estableces tu propia entidad, tú eres el responsable y tu principal prioridad es mantener el cumplimiento legal.

A menos que estés planeando contratar un equipo de profesionales locales expertos en cumplimiento legal para mantenerte encaminado, deberás familiarizar a tu departamento de cumplimiento legal existente con lo siguiente:

• Normativa de recolección de datos
• Leyes de privacidad y protección de datos
• Regulaciones de propiedad intelectual
• Regulaciones sobre informes de nómina e impuestos
• Leyes y regulaciones laborales

Recuerda, una empresa puede tardar muchos meses en crear un departamento de cumplimiento legal a nivel local o capacitar a sus funcionarios existentes para manejar leyes y regulaciones muy matizadas. El incumplimiento de las leyes puede dar lugar a grandes multas, sanciones, daños a la reputación e incluso procesos penales.

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Saber cuándo abrir tu propia entidad es una decisión complicada. Implica tener confianza total en el mercado local, tener el capital para cubrir los costos iniciales y continuos, invertir suficientes recursos y tiempo para para llevar a cabo el proceso de constitución, y tener acceso a profesionales bien capacitados en RR.HH, nómina y cumplimiento legal para ayudarte a lidiar con las leyes y regulaciones locales.

Con entidades legales en más de 110 países, el modelo global de Employer of Record de Deel puedes evitar todos estos costos y consideraciones y contratar empleados de manera rápida, legal y rentable. Nosotros nos encargamos de todo lo relacionado con el cumplimiento con autoridades (contratos, salario mínimo, despidos y más) y gestionamos las deducciones fiscales, las pensiones, los beneficios y otros detalles específicos de la nómina, para que tu empresa pueda concentrarse en el crecimiento y expansión.

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