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12 minutes

Comment mettre en place une évaluation par les pairs ?

RH globale

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

30 décembre, 2024

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

Sommaire

Comment réaliser une évaluation par les pairs dans votre entreprise

À l’origine : Évaluation par les pairs dans le cadre de l’enseignement et des sciences

Et ensuite ? Discuter des retours entre pairs avec les employés et planifier l’avenir

Template d’évaluation entre pairs

Les bonnes pratiques pour mettre en place un processus d’évaluation par les pairs constructif

Automatisez les évaluations avec Deel Engage

Points clés à retenir
  • Passez du temps dans la planification et l’organisation du processus d’évaluation. Quand les consignes sont claires, les évaluateurs comprennent mieux leurs rôles et les attentes.
  • Définissez clairement la portée de l’évaluation et fournissez des instructions détaillées à tous les participants pour qu’ils comprennent la méthode d’évaluation, les critères et les objectifs.
  • Analysez les retours collectés pour identifier les points forts et les axes d’amélioration, en utilisant ces informations pour créer des plans de développement ciblés et renforcer la performance globale de l’équipe.

Réaliser des évaluations par les pairs efficaces en milieu professionnel ne s’improvise pas : cela nécessite une préparation minutieuse, des sessions structurées, un regard critique et des actions de suivi. Ces étapes profitent à la fois aux membres de l’équipe et à l’équipe au global.

Il n’existe pas de processus universel d’évaluation par les pairs. Mais en suivant les étapes de ce guide Deel, vous éviterez les erreurs courantes lors de la mise en œuvre de ce type d’évaluation dans votre entreprise. Vous y trouverez également des conseils pratiques pour chaque étape de sa mise en place.

Comment réaliser une évaluation par les pairs dans votre entreprise

Suivez ces étapes pour vous assurer que votre processus d’évaluation par les pairs est un succès..

Définissez des objectifs clairs pour votre processus

Comprendre et communiquer le processus d’évaluation par les pairs (peer review ou peer assessment en anglais) aide les collaborateurs à s’engager pleinement dans votre stratégie globale.

Commencez par répondre à quelques questions essentielles :

  • L’évaluation par les pairs fera-t-elle partie d’un système de feedback à 360 degrés ou sera-t-elle indépendante ?
  • Cette forme d’évaluation contribue-t-elle aux décisions prises en matière de rémunération ?
  • Quel est l’objectif principal de l’évaluation et des retours ? S’agit-il d’évaluer strictement la performance ou de proposer des opportunités de développement ?

Une fois ces questions abordées, vous pourrez élaborer une stratégie générale de travail de groupe qui répond aux objectifs de votre organisation. Analysons chacune de ces questions plus en détail.

Évaluations intégrées ou indépendantes

Vous pouvez intégrer les évaluations par les pairs dans un processus de feedback à 360 degrés ou les mener de manière indépendante. Les inclure dans les entretiens annuels des performance des salariés donne une vision plus globale du travail et des compétences de chaque collaborateur.

Vous pouvez préférer un processus indépendant si vous manquez de ressources pour organiser une évaluation à l’échelle de l’organisation ou si l’implication de tous les collaborateurs n’est pas nécessaire. Avec moins de participants, le processus est généralement plus rapide.

Impact sur les décisions de rémunération

Les collaborateurs influencent souvent leurs pairs davantage que leurs managers. Par exemple, une personne ayant des difficultés à communiquer dans un rôle nécessitant des interactions fréquentes impactera directement ses collègues. Ainsi, il peut être pertinent d’inclure les évaluations par les pairs dans les décisions concernant la rémunération.

Cependant, soyez attentif aux biais inconscients. Par exemple, un collègue extraverti peut être apprécié et recevoir d’excellents retours, même si ses performances sont médiocres.

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Choisir le bon format : feedback anonyme ou non ?

L’anonymat est une arme à double tranchant : il permet des retours plus sincères, mais peut aussi encourager certains à donner des critiques inutilement négatives, puisqu’ils ne devront pas assumer leurs propos.

Pour limiter les conséquences négatives des retours anonymes, éduquez vos évaluateurs. Informez-les qu’ils doivent partager uniquement des remarques sur lesquelles ils seraient prêts à engager une conversation constructive en personne. Encouragez-les également à inclure des commentaires positifs dans leurs critiques.

En fin de compte, le choix du format dépend de la culture de votre entreprise. Si votre environnement de travail valorise la transparence et les évaluations régulières, l’anonymat peut être moins essentiel.

Définir des attentes pour donner et recevoir du feedback

Établir des attentes est essentiel pour toute procédure réussie. Ça l’est particulièrement pour des processus dits « sensibles » comme les feedbacks. Concernant la grille d’évaluation par les pairs, vous devez définir des attentes tant pour les managers que pour les employés.

Impliquez-les autant que possible dans la préparation et la planification pour augmenter leur engagement. L’engagement est l’un des principaux facteurs contribuant à un environnement de travail sain. De plus, un plus grand nombre d’yeux sur le processus d’évaluation réduit les risques d’erreurs susceptibles d’affecter son efficacité par la suite.

Communiquez également en amont le type de feedback attendu de la part des évaluateurs. L’évaluation des pairs peut se concentrer soit sur l’évaluation des performances passées, soit sur le potentiel futur (feed-forward). Expliquez clairement sur quel type de retour vous souhaitez que les évaluateurs se concentrent. Cela permet à chacun de préparer un feedback pertinent et aligné sur vos objectifs.

Astuce

Ajoutez une perspective tournée vers l’avenir, même si vous choisissez de vous concentrer sur les performances passées dans vos évaluations par les pairs.

Définir le processus de sélection des pairs

Sélectionner les bons pairs pour chaque personne évaluée est crucial pour garantir l’efficacité des évaluations. Par exemple, si l’employé A n’a jamais collaboré avec l’employé B, il ne pourra pas fournir de feedback pertinent.

De la même manière, si l’employé C vient de rejoindre l’entreprise la semaine dernière, il n’aura pas eu assez de temps pour évaluer les performances ou les compétences de résolution de problèmes de ses collègues. Par ailleurs, il pourrait être encore trop tôt pour que cet employé reçoive des retours de ses pairs.

Voici quelques questions clés à se poser pour sélectionner les pairs :

  • Qui nomme les pairs ?
  • Qui approuve ces nominations ?
  • Quels sont les critères pour devenir pair ?
  • Quel est le nombre maximum de pairs par personne évaluée ?
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La personne ou l’équipe responsable de la nomination des pairs doit prendre en compte divers facteurs, tels que :

  • Le niveau d’expérience ;
  • La diversité des opinions ;
  • Le niveau de confiance.

Limiter le nombre de pairs qui évaluent un employé peut s’avérer bénéfique, car trop d’avis différents peuvent ajouter de la complexité au processus. Le nombre exact dépend de plusieurs facteurs. Par exemple, les postes les plus complexes nécessitent davantage d’évaluateurs, tout comme les postes où le travail d’équipe et la communication sont essentiels.

Les petites équipes ont naturellement moins d’options pour choisir des évaluateurs. Il faudra prendre en compte un autre facteur : l’objectif de l’évaluation. En effet, une évaluation des performances peut impliquer un groupe restreint et concentré qui connaît bien la personne évaluée. En revanche, un feedback axé sur le développement peut bénéficier d’un éventail plus large d’évaluateurs. En règle générale, on préconise de prévoir entre 3 et 6 évaluateurs par employé.

Les personnes donnant un feedback doivent avoir travaillé étroitement avec la personne évaluée. Cependant, quelques critères supplémentaires peuvent orienter votre sélection.

Par exemple, si deux employés ont une relation personnelle ou professionnelle, cela pourrait compromettre l’objectivité du feedback. Par conséquent, ils ne devraient pas s’évaluer mutuellement pour éviter les conflits d’intérêts. C’est ce qui permet de garantir des retours honnêtes.

Ajoutez également des perspectives différentes dans le processus d’évaluation, par exemple des stagiaires et des employés expérimentés, afin d’obtenir une meilleure compréhension globale des performances et des contributions d’un employé.

Établir des critères d’évaluation

Pour faire en sorte que le processus d’évaluation reste équitable et ciblé, créez des critères clairs et spécifiques qui s’alignent sur les objectifs de votre processus d’évaluation. Par exemple, il pourrait être moins pertinent d’évaluer un gestionnaire de réseaux sociaux sur ses compétences numériques, ou une personne dans un rôle technique sur ses talents artistiques.

Voici quelques critères à inclure :

  • La performance dans le poste
  • Les compétences en communication
  • L’esprit d’équipe
  • La résolution de problèmes
  • La gestion du temps
  • Les compétences en leadership
  • La qualité du travail
  • La capacité d’innovation
  • L’alignement avec les valeurs de l’entreprise

Concevoir un questionnaire d’évaluation par les pairs

Voici un nouveau point crucial pour votre évaluation : choisir des questions pertinentes. En effet, des enquêtes mal conçues ou trop orientées peuvent miner la confiance dans l’entreprise et entre collègues.

Lorsque vous créez vos questions, faites en sorte qu’elles soient spécifiques et laissez le moins de place possible à l’interprétation. Ajoutez également un mélange de questions fermées (notes ou évaluations) et ouvertes, permettant aux collaborateurs de fournir des observations plus détaillées et contextuelles.

Conseils pour mener une évaluation

Les questions fermées permettent une comparaison facile, tandis que les questions ouvertes permettent d’être plus précis.

Voici quelques exemples de questions pour une évaluation par les pairs :

  • Quelles sont, selon vous, les plus grandes forces de ce collègue ?
  • Quels exemples spécifiques de projets ou de tâches illustrent les atouts de votre collègue ?
  • Sur une échelle de 1 à 5, comment évaluez-vous la capacité de votre collègue à communiquer avec des collaborateurs d’autres équipes ? (1 = Pas bien du tout, 5 = Extrêmement bien)
  • Évaluez la capacité de ce collègue à gérer son temps et à prioriser ses tâches sur une échelle de 1 à 10. (1 = Très mal, 10 = Extrêmement bien)
  • Pouvez-vous décrire une situation où votre collègue a dû faire face à un problème difficile et expliquer comment il ou elle l’a abordé ?

Une fois vos questions choisies, ajoutez des instructions concrètes au questionnaire. Voici quelques exemples :

  • « Lors de l’évaluation de la performance de votre collègue, concentrez-vous sur les comportements plutôt que sur les traits personnels. »
  • « Vérifiez que vos commentaires sont bien lisibles avant de les soumettre. »
  • « Assurez-vous que vos retours sont concis et précis. »
  • « Fournissez des feedbacks constructifs et honnêtes que vous aimeriez recevoir pour vous aider à évoluer. »
  • « Gardez à l’esprit que l’objectif des retours est d’aider vos collègues à progresser et à améliorer leurs performances. »

Ajoutez des descriptions de poste ou des modèles de compétences au processus d’évaluation par les pairs

Les évaluateurs doivent savoir ce qui est pertinent. Bien qu’ils soient normalement familiers avec ce rôle, une description de poste ou des modèles de compétences pertinents ajoutent des détails importants qu’ils pourront prendre en compte lors de l’évaluation.

L’objectif est que chacun comprenne au mieux les responsabilités de ses collègues et les compétences nécessaires pour bien accomplir leur travail. Par exemple, imaginez qu’un designer graphique reçoive ce commentaire :

« Vos compétences en présentation sont excellentes, et vous savez capter votre public. Cependant, j’ai remarqué que vous pourriez améliorer vos compétences en analyse de données, notamment dans l’utilisation de statistiques avancées et l’interprétation de données complexes. Vous devriez envisager de suivre une formation en analyse de données pour développer ces compétences. »

Ce retour est pertinent, car les compétences en analyse de données peuvent être utiles dans divers contextes professionnels. Toutefois, ces compétences avancées ne sont peut-être pas directement liées aux fonctions principales d’un designer graphique, qui consistent à créer des visuels attrayants et à communiquer des idées par des éléments visuels.

Joindre les formulaires d’évaluation par les pairs aux descriptions de poste ou aux modèles de compétences empêche ce type de décalage.

Communiquez avec l’ensemble de l’entreprise

Expliquez à toute l’entreprise les méthodes, vos attentes et les échéances du nouveau processus d’évaluation par les pairs.

Discutez avec vos équipes des étapes de mise en œuvre, des objectifs et des attentes liés à ce processus. Encouragez un dialogue ouvert et incitez-les à poser des questions pour que cette démarche d’évaluation soit transparente et constructive.

Utilisez plusieurs canaux de communication pour informer sur le processus :

  • Envoyez des emails ;
  • Mentionnez le sujet dans les réunions d’équipe ;
  • Publiez des informations sur l’intranet de l’entreprise ;
  • Organisez une réunion de préparation avec une session de questions-réponses où les employés peuvent poser des questions pour clarifier leurs doutes ;
  • Abordez ce sujet lors des entretiens individuels avant l’évaluation et demandez à chaque collaborateur d’apporter une question sur le processus pour s’assurer qu’ils sont bien actifs.

Formez les employés à donner des feedbacks efficaces à leurs pairs

Sans instructions claires, les évaluations par les pairs risquent d’être mal comprises et inefficaces. Former les évaluateurs augmente les chances de retours constructifs et équilibrés qui entraînent des améliorations concrètes dans les domaines évalués.

Bien que cela demande un effort supplémentaire, cette formation aide les employés à comprendre les attentes et la manière de donner et recevoir des retours efficacement. Cela les prépare et les met à l’aise.

Voici ce que cette formation devrait leur enseigner :

  • Être spécifique et constructif ;
  • Éviter les phrases génériques ;
  • Commenter des faits et des preuves plutôt que des opinions ;
  • Utiliser un langage respectueux et professionnel ;
  • Fournir des conseils actionnables ;
  • Évaluer les résultats plutôt que la personnalité.

Pour renforcer vos messages, ajoutez des exemples concrets de retours dans vos formations. Encouragez l’autoévaluation et l’esprit critique : parfois, revoir son propre travail peut aider à formuler un feedback efficace. Fournissez des exemples positifs et négatifs pour illustrer ce qu’il faut faire et ce qu’il vaut mieux éviter. Il est essentiel de rendre cette formation obligatoire pour tous les participants aux évaluations de performance. Sinon, vous risquez de répéter le même processus sans constater de réels progrès. Ces objectifs d’apprentissage doivent permettre de gagner du temps.

À l’origine : Évaluation par les pairs dans le cadre de l’enseignement et des sciences

Dans le cadre de l'enseignement supérieur, l'évaluation par les pairs, ainsi que l'évaluation sommative deviennent des outils précieux pour les équipes pédagogiques. À l'Université de Montpellier, par exemple, des MOOC (Massive Open Online Courses) sont utilisés pour faciliter le libre accès à des ressources éducatives, tout en intégrant des évaluations entre pairs dans le processus. Ces évaluations peuvent inclure des grilles critériées, permettant aux relecteurs de donner une appréciation précise sur le travail des étudiants. Dans le cadre d’un projet comme "ChallengeMe", qui facilite les activités d'évaluation par les pairs ou par l'enseignant, les étudiants sont encouragés à participer à des évaluations constructives de leurs pairs. Les examinateurs, en fonction de leur expertise, évaluent un nombre défini de travaux, et un comité de lecture analyse les retours pour affiner les stratégies pédagogiques. Ce processus assure une meilleure compréhension du contenu, tout en permettant aux étudiants de s'améliorer en intégrant des perspectives variées. Aux Etats-Unis, l’équivalent de ChallengeMe est le Theory Into Practice (TIP).

L’évaluation par les pairs a largement été repris dans le monde de l’entreprise.

Et ensuite ? Discuter des retours entre pairs avec les employés et planifier l’avenir

Des retours efficaces révèlent des informations précieuses sur vos collaborateurs, et notamment sur leurs forces, leurs axes d’amélioration et leurs prochains défis. Utilisez ces retours pour identifier des opportunités d’amélioration de leur performance et favorisez le changement.

Encouragez les employés à réfléchir sur la manière de tirer parti des observations reçues pour grandir. Consultez chaque collaborateur pour évaluer ses objectifs de croissance et créer un plan de développement personnalisé, adapté à ses besoins.

Ensuite, élaborez un calendrier précis pour fixer les délais de réalisation de chaque tâche ou objectif ainsi que des jalons permettant de suivre leur progression. Proposez des opportunités de formation supplémentaires ou des récompenses, pour essayer de les encourager à atteindre certaines étapes du plan de développement.

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D’après les RH, on peut citer quelques exemples de planification d’actions après un feedback.

  • Concevoir des programmes axés sur l’apprentissage par l’expérience, comme le shadowing ou l’observation, où les employés apprennent par la pratique.
  • Créer des supports interactifs pour promouvoir l’engagement, tels que des vidéos ou des podcasts.

Astuce

Intégrez des évaluations tout au long du processus d’apprentissage pour garantir que vos employés maîtrisent les concepts clés avant de passer à des notions plus complexes.

Enfin, rappelez-vous que l’évaluation par les pairs ne s’arrête pas une fois les retours collectés et partagés. Surveillez la progression, offrez un soutien continu pour maximiser les résultats et assurez-vous que vos collaborateurs se sentent accompagnés.

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Template d’évaluation entre pairs

Utilisez ce modèle gratuit d’évaluation par les pairs (en anglais) comme base pour vos évaluations. Assurez-vous que toutes les questions correspondent aux postes de votre entreprise, à votre culture de feedback et à votre processus d’évaluation des performances. Ajoutez ou supprimez des questions pour obtenir un questionnaire efficace.

Les bonnes pratiques pour mettre en place un processus d’évaluation par les pairs constructif

Créer un système efficace d’évaluation par les pairs favorise un feedback ouvert entre collègues et les aide à mieux comprendre leurs forces et faiblesses. Voici quelques conseils pour mettre en place un processus d’évaluation constructif.

Créer une procédure opérationnelle standardisée (SOP)

La procédure opérationnelle standard (Standard Operating Procedure en anglais, ou SOP) permet de gagner du temps et de réduire le risque de malentendus. Créez un format cohérent pour les évaluations, que vous pourrez ensuite utiliser à chaque cycle de gestion de la performance. Préparez des formulaires ou des modèles structurés pour guider les feedbacks. Et c’est le moment où vous pourriez envisager d’utiliser une solution logicielle pour organiser et automatiser les processus.

Avant Deel Engage, gérer les évaluations par les pairs était incroyablement difficile. Elles prenaient jusqu’à 20 heures par cycle. Maintenant, je ne consacre pas plus de quelques minutes par cycle et par an.

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Soutenir vos collaborateurs

Désignez des managers ou des membres de l’équipe RH pour répondre aux questions et préoccupations des employés. Sinon, ces derniers risqueraient de mal interpréter les questions, et vous ne tirerez pas pleinement parti des évaluations par les pairs.

Ne pas oublier de documenter votre processus et de rendre les informations facilement accessibles à tous

Lorsque vous mettez en place un processus d’évaluation par les pairs, la documentation est essentielle.

Un processus clairement documenté permet à chacun de rester aligné sur les attentes, les délais, et les autres règles. Documentez tous les changements au même endroit, et assurez-vous que l’accès à cette information soit rapide et simple.

Les équipes RH utilisant Deel Engage intègrent souvent des parcours de formation complémentaires aux cycles d’évaluation des performances. Ces formations présentent l’outil aux participants (avec des supports de formation distincts pour les employés et les managers) et leur apprennent à donner et recevoir des feedbacks constructifs.

Créer des règles précises pour la nomination des pairs

Des lignes directrices claires garantissent un processus de sélection juste et objectif, réduisant les risques de biais personnels ou de favoritisme. Parmi les critères de nomination, vous pouvez inclure une ancienneté minimale ou des exigences minimales de performance.

Le processus de nomination des pairs peut être un mélange de différents critères :

  • Autonomination : les employés expriment leur intérêt à participer aux évaluations.
  • Recommandation managériale : les managers suggèrent des collaborateurs.
  • Vote des pairs : un employé peut demander à être évalué par certains collègues.

Ne pas trop compliquer le processus

Évitez de créer un processus trop complexe ou chronophage. Pour respecter les autres engagements de vos collaborateurs, concevez une évaluation claire et simple. Cela se traduira par un engagement plus élevé et potentiellement des retours de meilleure qualité.

Automatisez les évaluations avec Deel Engage

Les évaluations par les pairs peuvent stimuler la motivation et améliorer les performances, mais trouver les bons évaluateurs peut prendre beaucoup de temps.

Le module de gestion des performances de Deel Engage simplifie ce processus grâce à des affectations intelligentes et à l’automatisation :

  • Configurez facilement des cycles de feedback à 360° orientés croissance ;
  • Activez des retours multiévaluateurs avec des questions à choix multiples ou des questions ouvertes, ou même un mélange des deux ;
  • Obtenez des insights précieux sur les performances, les compétences et le potentiel des employés ;
  • Définissez des règles pour le processus de nomination des pairs, leurs responsabilités, le nombre maximum de pairs par évaluateur ou par employé, etc. ;
  • Reliez les évaluations des performances aux formations, au développement personnel des employés et à leurs futures trajectoires professionnelles ;
  • Deel HR, notre solution RH mondiale, est toujours incluse gratuitement.

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Deel Engage élimine le travail manuel des RH. Grâce à l’automatisation des feedbacks, nous affectons et évaluons les cohortes au bon moment, ce qui nous fait économiser 8 heures par semaine et 416 heures par an rien que sur les processus de feedback.

Valeria Rosati,

HR Operations Lead, Taktile

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