Tout savoir sur le registre de paie

Le registre de paie est l’un des outils clés de toute équipe RH ou de comptabilité. C’est ce qui permet de suivre les montants de rémunérations, de faciliter les déclarations fiscales et d’optimiser la conformité avec le droit du travail local, en particulier si vous l’externalisez grâce à une plateforme tout-en-un, comme Deel.

Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le registre de paie, comment le construire et en assurer le bon suivi. Suivez le guide !

Qu’est-ce qu’un registre de paie ?

Définition

Un registre de paie est un relevé de toutes les transactions liées à la gestion de la paie d’une entreprise pendant une période donnée. Cela peut aller des salaires aux déductions forfaitaires, ou avantages sociaux. C’est un outil RH essentiel qui aide à la bonne gestion de la paie et des finances d’une entreprise.

Un registre de paie inclut souvent, mais pas obligatoirement, les éléments suivants :

• Nom et prénom du salarié
• Période de paie
• Salaire total (salaire, heures supplémentaires et primes)
• Retenues salariales (fiscalité, mutuelle, contributions à la retraite…)
• Salaire net (le montant que l’employé a réellement dans sa poche à la fin de la période de paie)
• Charges patronales (URSSAF, retraite, assurance maladie, etc.)
• Cumuls annuels par poste (brut, net, charges, etc.)

Registre de paie versus journal de paie : quelles différences ?

Les deux documents sont liés à la gestion de la paie, certes, mais possèdent tout de même certaines différences. Le registre de paie présente, salarié par salarié, l’ensemble des éléments de rémunération sur une période donnée : salaire brut, cotisations, retenues, net à payer. Il permet de suivre précisément la paie de chaque employé.

Le journal de paie, quant à lui, est un résumé de l’ensemble des charges liées au personnel de l’entreprise pour une période donnée. Il regroupe les données de paie par nature de dépense (salaires, charges sociales, avantages en nature…) et les comptabilise. C’est un document plus général et adapté à toute l’entreprise que le registre de paie qui est individualisé.

Pourquoi tenir un registre de paie est-il indispensable ?

Garantir la fiabilité de la paie

Le registre de paie permet aux équipes RH de :

• Assurer une bonne gestion de la paie en fournissant des informations détaillées aux salariés concernant leur rémunération
• Servir de document de référence en cas de réclamation ou de litige, en permettant de vérifier rapidement les montants versés ou les retenues effectuées.
• Simplifier les reportings financiers et les contrôles comptables (audit, URSSAF…)
• Vérifier que les heures de travail et le salaire équivalent sont correctement calculées
• S’assurer que les retenues (cotisations, prélèvements, etc.) sont bien appliquées selon les choix du salarié et les obligations légales
• Contrôler les montants nets à verser, afin de garantir que chaque collaborateur perçoive le bon salaire
• Détecter et corriger toute erreur avant de valider la paie, réduisant ainsi les besoins d’ajustements post-paiements.

Assurer la conformité d’une entreprise

Un registre de paie est aussi un des éléments clés pour garantir la conformité du système de paie d’une entreprise aux lois du travail locales en :

• Documentant précisément les rémunérations et retenues pour chaque salarié, ce qui est essentiel pour les déclarations sociales et fiscales
• S’assurant que toutes les cotisations et contributions obligatoires sont bien prélevées et déclarées (URSSAF, retraite, mutuelle, etc.)
• Permettant de s’appuyer sur une base solide et écrite en cas de contrôle
• Facilitant le respect des obligations légales comme le SMIC, le paiement des heures supplémentaires ou les minima conventionnels.

Quels sont les défis potentiels liés à la conformité légale des registres de paie ?

Même si un registre de paie est un outil pour faciliter le respect de la conformité des normes du droit du travail, s’il est mal tenu, cela peut poser quelques soucis à votre entreprise, comme :

• Une erreur ou omission pouvant entraîner des déclarations fiscales inexactes
• Un manque de transparence sur les retenues ou les cotisations, source potentielle de litiges avec les salariés ou d’amendes administratives
• Mauvaise conformité avec le droit du travail, comme un mauvais calcul des heures supplémentaires ou le non-respect du salaire minimum légal
• Une conservation des données insuffisante, rendant les contrôles URSSAF ou les audits internes plus complexes, voire risqués

C’est pour cela que le registre de paie doit être tenu de façon rigoureuse, par des équipes dédiées !

Digitalisation et optimisation du registre de paie

La technologie peut-elle aider à la bonne tenue du registre de paie ?

Tout à fait ! De nombreuses entreprises préfèrent maintenant utiliser un registre de paie digital, comme Deel, pour pallier aux possibles erreurs de saisies manuelles ou de mises à jour oubliées. Ce type de technologie permet de :

• Automatiser la collecte et le calcul des données, limitant les erreurs humaines
• S’intégrer facilement avec les systèmes existants de l’entreprise, comme les logiciels de pointage
• Donner accès en temps réel aux données de gestion de la paie
• Faciliter l’archivage digital des données, pour une meilleure traçabilité, un gain de temps et une conformité renforcée lors des contrôles.

Quel lien entre registre de paie et reporting financier ?

Le registre de paie est d’une grande aide pour construire des reportings financiers solides. C’est le document qui permet de :

• Détailler les dépenses des fiches de paie
• Répartir les coûts salariaux par département, projet ou site, pour une meilleure gestion budgétaire
• Assurer la transparence et la traçabilité de la paie
• Assurer la cohérence entre la paie et la comptabilité générale

Comment utiliser le registre de paie pour répondre aux questions des salariés ?

Les équipes RH peuvent utiliser le registre de paie pour :

• Expliquer en détail les éléments du bulletin de paie : rémunération brute, retenues, net à payer, contributions employeur…
• Identifier et corriger rapidement les erreurs en cas d’écart ou d’oubli sur une fiche de paie
• Fournir des informations précises sur les revenus cumulés et les déductions
• Apporter des réponses claires et factuelles en cas de litige

Combien de fois par an faut-il actualiser un registre de paie ?

Le registre de paie doit être mis à jour régulièrement afin de refléter l’exactitude des informations financières de l’entreprise. Idéalement, rafraîchissez votre tableau à chaque période de paie, et vérifiez la conformité avec la fiscalité locale à chaque déclaration.

Il est aussi recommandé de faire un reporting annuel de votre registre de paie afin d’étudier les grandes tendances de votre entreprise.

Paie internationale et télétravail: le rôle élargi du registre

Pourquoi le registre de paie est-il utile dans un contexte international ?

Un registre de paie peut aider les entreprises recrutant des talents à l’international à :

• Consolider les informations liées à la gestion de la paie de façon transfrontalières
• Respecter la conformité de la paie avec les différentes législations et fiscalités internationales
• Assurer la bonne conversion des devises et des ajustements cohérents, notamment en cas de mobilités internationales
• Aider dans la compréhension des coûts salariaux et des niveaux de rémunération selon les pays, pour mieux piloter la stratégie RH globale.

Comment le registre de paie facilite-t-il le télétravail ?

Vous embauchez régulièrement des travailleurs à l’étranger ou avec des horaires et du temps en présentiel flexible ? Le registre de paie est un élément indispensable pour vos RH et équipes comptables, car ce document vous permet de garder une trace du nombre d’heures travaillées par employé. Il vous aide aussi à gérer facilement des taux de rémunération ou de déductions différents, selon la localisation ou le statut des employés, et peut s’intégrer à des outils de suivi du temps pour fluidifier le processus de paie.

Enfin, le registre de paie vous permet surtout de fournir une traçabilité claire et centralisée des paiements, un élément indispensable, en particulier si votre entreprise comporte de très nombreux salariés à distance.

Simplifiez la gestion de la paie à l’international avec Deel

Tenir un registre de paie est donc indispensable pour votre entreprise. Mais, en fonction du nombre de salariés que vous embauchez, et si ceux-ci sont à l’international, cela peut rapidement devenir extrêmement chronophage pour vos équipes !

Nous l’avons vu, les erreurs de registres peuvent avoir de lourdes conséquences en matière de conformité et satisfaction employé. C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser la paie, qui demande beaucoup de rigueur, à des logiciels spécialisés, comme Deel.

Avec Deel, vous pouvez automatiser la paie dans plus de 100 pays, générer des registres de paie conformes localement, et accéder à toutes vos données RH depuis une plateforme unique. Vous gardez ainsi le contrôle, tout en déléguant les aspects complexes à des experts. Suivi des rémunérations, gestion des contrats, déclarations locales : Deel simplifie vos opérations, tout en vous assurant conformité et transparence à chaque étape.

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