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6 min

Registre unique du personnel : guide complet

Légal et conformité

Global Payroll

Auteur

Publié

25 novembre, 2024

Dernière mise à jour

21 janvier, 2025

Sommaire

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

Pourquoi tenir un registre unique du personnel ?

Que doit contenir le registre unique du personnel ?

Les obligations de l’employeur

Sous quelle forme tenir le registre unique du personnel ?

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

Optimisez votre gestion du registre unique du personnel avec Deel

Points clés à retenir
  • Le registre unique du personnel est un document obligatoire qui garantit la transparence et la conformité en matière de gestion des salariés.
  • Toutes les informations concernant les employés doivent y être inscrites de manière chronologique et mises à jour régulièrement.
  • En cas de non-conformité, les sanctions peuvent être lourdes, avec des amendes de 750€ par salarié.

La bonne tenue du registre unique du personnel est une obligation légale en France pour toutes les entreprises, de la PME à la multinationale. Ce document permet de centraliser toutes les informations de vos salariés. C’est un pilier de votre gestion RH qui nécessite une organisation et une tenue rigoureuse. Pour vous aider, Deel simplifie et sécurise vos données RH en une plateforme unique, et s’assure de la conformité dans 150 pays.

Dans ce guide, découvrez toutes les informations nécessaires à la création et au maintien d’un registre du personnel aux normes.

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

En France, le registre du personnel est un document obligatoire que doivent tenir toutes les entreprises, et ce, dès l’embauche de leur premier salarié. C’est un répertoire qui identifie de manière chronologique et de façon indélébile chaque employé de votre structure, ce qui facilite la transparence et le suivi des effectifs.

Certaines mentions obligatoires doivent y figurer, comme l’identité, le poste et le type de contrat de chaque salarié.

L’objectif d’un registre du personnel est la transparence : il garantit que l’entreprise rend accessible à tous, et notamment à l’inspection du travail, les données sur ses emplois, ce qui assure sa bonne conformité RH.

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Pourquoi tenir un registre unique du personnel ?

Ce registre obligatoire est un document très utile à votre entreprise ! En effet, il permet de :

  • Garantir la transparence des emplois : ce document conserve une trace claire des effectifs, de leur ordre d’arrivée et de l’évolution des postes. Ces informations permettent à tout employeur de gérer efficacement et en toute transparence sa force de travail.
  • Être conforme aux lois du travail : l’article L1221-13 du Code du travail impose la tenue de ce registre et son accessibilité en cas de contrôle de l’inspection du travail. Ce registre est nécessaire pour prouver que l’entreprise respecte ses obligations légales.
  • Simplifier le suivi administratif et éviter les sanctions : le registre unique du personnel condense de nombreuses informations RH en un seul document. Cela facilite la gestion et permet d’éviter le risque d’oubli lié à une surcharge de documents ou d’absence de mise à jour.
  • Faciliter la gestion RH de votre entreprise : grâce à ce registre, vous savez exactement où en est votre force de travail. Vous pouvez suivre l’évolution de vos effectifs, planifier des recrutements et mieux anticiper tout besoin de formation du personnel, d’onboarding ou d’offboarding.

Qui doit être inscrit dans le registre unique du personnel ?

Le registre du personnel concerne tous les salariés de votre entreprise. Vous devez donc y faire figurer les employés à temps plein ou en contrat à durée déterminée, les intérimaires, les salariés temporaires, les salariés à temps partiel, ceux en contrat de professionnalisation, en contrat d’apprentissage, etc.

Depuis la suppression du registre de stages, les stagiaires doivent aussi être inscrits sur votre registre du personnel. Vous devez indiquer les dates de début et de fin de leur contrat, ainsi que le nom et le prénom du tuteur et l’adresse du lieu de présence du stagiaire. Ces informations figurent dans une section à part du reste du registre.

Il existe aussi quelques cas particuliers, comme les travailleurs à domicile, les télétravailleurs et les salariés mis à disposition par d’autres entreprises, comme des consultants externes ou des gens en portage salarial. Il faut parfois fournir des informations spécifiques pour assurer que ces travailleurs sont correctement identifiés. N’hésitez pas à faire la demande auprès des autorités locales compétentes, ou d’un EOR comme Deel, pour vous aider dans ces démarches.

Que doit contenir le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit obligatoirement comporter certaines informations sur les salariés de l’entreprise, comme :

  • Nom ;
  • Prénom ;
  • Date de naissance ;
  • Nationalité ;
  • Sexe ;
  • Fonction au sein de l’entreprise ;
  • Niveau de qualification ;
  • Adresse de l’entreprise de travail ;
  • Date d’entrée ;
  • Date de sortie ;
  • Type de contrat de travail ;
  • Nom de l’entreprise de travail temporaire ou du groupement d’employeurs, si applicable ;
  • Autorisation de travail ou déclaration de détachement, s’il s’agit d’un salarié étranger ;
  • Identification comme télétravailleur, si applicable.

Ces informations, organisées de manière méthodique, assurent la traçabilité des employés et permettent à l’entreprise de rester conforme aux réglementations en matière de ressources humaines.

Les obligations de l’employeur

L’employeur a quelques obligations concernant la bonne tenue du registre du personnel. Il se doit, entre autres, de faire des mises à jour régulières, en inscrivant chaque salarié dans l’ordre chronologique de son embauche. Tous les événements postérieurs à l’embauche, comme les promotions, les changements de contrat, etc., jusqu’à la sortie de l’établissement, doivent y être ajoutés au fur et à mesure.

L’entreprise doit conserver les informations sur chaque salarié pendant au moins cinq ans après son départ. Ceci permet d’assurer que les informations soient encore disponibles en cas de contrôle.

Enfin, l’entreprise doit aussi laisser l’accès à ce registre unique du personnel aux autorités compétentes, comme l’inspection du travail et le CSE. Les agents ou membres du comité social et économique (CSE) peuvent être amenés à le consulter en cas de contrôle pour s’assurer que l’entreprise est en bonne conformité avec le droit du travail français.

Conformément au RGPD, les salariés ont également accès à ce document, mais ne peuvent consulter que les informations qui les concernent directement.

Sous quelle forme tenir le registre unique du personnel ?

Vous pouvez tenir ce registre de plusieurs façons :

  • En format papier : plutôt traditionnel, et de moins en moins adapté au monde moderne, il est néanmoins possible de tenir le registre du personnel sous forme papier. Ce support papier peut poser quelques contraintes, comme le fait de devoir le mettre à jour à la main et de le conserver physiquement. Ce format est plutôt adapté aux petites entreprises avec un faible effectif.
  • En format dématérialisé : la version électronique de ce registre est la plus prisée par les entreprises. Cela permet de centraliser les informations, d’assurer un accès facile, même à une partie spécifique du registre, et de sécuriser les données. Cependant, la loi impose que les enregistrements soient indélébiles, ce qui veut dire qu’aucune modification non autorisée ne peut y être apportée en post-scriptum.

Pour créer un registre unique du personnel dématérialisé, vous devez vous enregistrer au registre du CSE puis informer l’inspection du travail de votre choix de format. Cela assure la transparence des informations dans toutes les instances légales.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

La tenue du registre unique du personnel n’est pas une option, mais une obligation légale, qui peut entraîner des sanctions en cas de non-respect du Code du travail.

En l’absence de registre, en cas d’erreur ou d’omission (notamment pour les travailleurs étrangers, les personnes en service civique, les jeunes travailleurs, les travailleurs détachés, etc.), l’entreprise peut être redevable d’une amende pouvant atteindre 750€ par salarié concerné.

En cas de délit d’entrave, c'est-à-dire le fait de ne pas présenter le registre lors d’un contrôle de l’inspection du travail, l’entreprise peut faire face à des poursuites judiciaires. En effet, l’inspection du travail doit pouvoir accéder facilement au registre pour vérifier la conformité RH de l’entreprise et garantir les droits des salariés.

Lors d’un contrôle, les inspecteurs peuvent demander à consulter divers documents, notamment le registre, les copies des titres de travail pour les salariés étrangers, le numéro d’ordre du titre autorisant l’embauche, la date de la demande d’autorisation, ainsi que le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

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Grâce à son interface dématérialisée, Deel permet un accès rapide et sécurisé aux informations, en conformité avec le RGPD, et rend possible la consultation par les salariés de leurs propres données. Les rappels automatiques vous aident à ne jamais manquer d’importantes échéances, à rester toujours en conformité avec les législations locales et les équipes RH bénéficient d’un suivi simplifié pour tous les collaborateurs.

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