Payroll Taxes for Employers in the US: A Guide

Het beheren van salarisbelastingen voor werkgevers in de VS kan overweldigend zijn wanneer u in meerdere staten opereert of een groeiend team beheert.

Met Deel's unified payroll platform en expertise op het gebied van naleving van wet‑ en regelgeving kunt u belastingberekeningen automatiseren, handmatige fouten verminderen en uw salarisadministratie nauwkeurig en volledig compliant houden, ongeacht in welke staat in de VS u actief bent.

De vereisten voor salarisbelastingen in de VS variëren per werknemertype, bedrijfsgrootte en staat. Dit artikel behandelt de belangrijkste tarieven, formulieren en deadlines die u moet bijhouden.

US payroll taxes for employers: FICA and Medicare

Een van de belangrijkste onderdelen van salarisbelastingen voor werkgevers in de VS is de Federal Insurance Contributions Act (FICA). FICA is een wet die vereist dat werkgevers belasting inhouden op lonen om Social Security en Medicare te financieren, federale programma's die zijn ontworpen om Amerikanen met een handicap, op hogere leeftijd en anderen te ondersteunen.

Social Security: Definition and tax rates

De Social Security-belasting in de VS dekt uitkeringen voor werknemers met een handicap, ouderen en gezinnen waarbij een partner of ouder overlijdt. Alle werknemers en hun werkgevers dragen bij aan het sociale zekerheidssysteem zodat er middelen beschikbaar zijn wanneer werknemers ze nodig hebben. Het tarief voor de sociale zekerheid voor zowel werkgevers als werknemers is 6,2%, waardoor het totale tarief 12,4% bedraagt. Dit tarief geldt voor verschillende soorten inkomen, zoals salarissen, lonen en bonussen.

De Social Security-belasting in de VS kent een loongrens waarover de belasting wordt geheven. Voor inkomsten van 2026 is de loongrens $ 184.500.

Medicare: Definition and tax rates

Medicare-heffingen gaan naar een afzonderlijk FICA-fonds dat verzekeringsuitkeringen en gesubsidieerde gezondheidszorg biedt aan mensen ouder dan 65 jaar en mensen met een handicap. Het Medicare-tarief is 1,45% voor zowel de werkgever als de werknemer, wat samen 2,9% oplevert.

In tegenstelling tot de sociale zekerheid kent Medicare geen loongrens. Er geldt echter een aanvullende belasting van 0,9% die van toepassing is op werknemers op basis van hun lonen en hun aangiftestatus. We hebben deze voorwaarden hieronder in de tabel uiteengezet.

US payroll taxes for self-employed: SECA

Voor zelfstandigen blijven bijdragen aan Social Security en Medicare van toepassing onder de Self‑Employed Contributions Act (SECA).

Op grond van SECA moeten zelfstandigen zowel het werkgevers- als het werknemersdeel van de FICA-bijdragen betalen. De wet staat zelfstandigen echter toe de helft van de zelfstandigenbelasting als bedrijfskosten af te trekken, wat een deel van de belastingdruk verzacht. Deze bijdragen zorgen ervoor dat zelfstandigen gedekt zijn door dezelfde sociale voorzieningen als traditionele, voltijdse werknemers.

In tegenstelling tot traditionele werknemers die FICA betalen via inhoudingen, moeten zelfstandigen geschatte kwartaalbetalingen doen, en deze betalingen kunnen gebruikt worden om de zelfstandigenbelasting te voldoen.

Om de Social Security- en Medicare-tarieven voor zelfstandigen beter te begrijpen, hebben we deze tarieven en de berekening ervan hieronder nader toegelicht.

Social Security tax rates for self-employed workers

Aangezien een zelfstandige zowel als werkgever als werknemer wordt beschouwd, is het Social Security-tarief voor zelfstandigen 12,4%, berekend door het werkgeversdeel van 6,2% en het werknemersdeel van 6,2% te combineren.

De loongrens is ook van toepassing op zelfstandigen, wat betekent dat de eerste $ 184.500 aan inkomsten in 2026 aan de Social Security-bijdrage onderhevig is.

Medicare tax for self-employed workers

De Medicare-bijdrage voor zelfstandigen bedraagt 2,9%, berekend uit het combineren van het werkgeversdeel van 1,45% en het werknemersdeel van 1,45%.

Zelfstandigen zijn ook aansprakelijk voor een aanvullende Medicare-heffing van 0,9% afhankelijk van hun aangiftestatus en lonen. Dezelfde richtlijnen en drempelbedragen die op traditionele werknemers van toepassing zijn, gelden ook voor zelfstandigen.

US Werkgeversloonheffingen: Federale Wet Op De Werkloosheidsbelasting (FUTA)

De Federale Wet Op De Werkloosheidsbelasting (FUTA) is een federale wet die werkgevers verplicht belastingen te betalen om werkloosheidsuitkeringen voor werknemers die hun baan hebben verloren te financieren. Deze federale belasting geldt alleen voor werkgevers, maar het verschuldigde bedrag is gebaseerd op de lonen van werknemers.

Het FUTA-tarief is 6% en het geldt voor de eerste $ 7.000 die gedurende het jaar aan elke werknemer als loon worden betaald. Dit bedrag van $ 7.000 staat bekend als de FUTA-loonbasis. De loongrens per staat varieert afhankelijk van de specifieke regels van uw staat.

Werkgevers die hun aandeel in staatswerkloosheidsbelastingen betalen, kunnen mogelijk in aanmerking komen voor een belastingkrediet van 5,4% op FUTA-belastbare lonen. Wanneer dit belastingkrediet wordt toegepast, daalt het FUTA-tarief voor werkgevers tot 0,6%. Om voor dit belastingkrediet in aanmerking te komen, moeten werkgevers hun staatswerkloosheidsbelastingen volledig betalen vóór de uiterste datum van Form 940 en op alle dezelfde lonen die onder FUTA vallen, en mogen zij niet geregistreerd zijn in een staat met kredietvermindering. Staten met kredietvermindering zijn staten die leningen van de federale overheid die werden gebruikt voor het uitkeren van werkloosheidsuitkeringen nog niet hebben terugbetaald.

US Federale en staatsinkomstenbelasting

Terwijl FICA-belastingen sociale vangnetprogramma's financieren en FUTA werkloosheidsverzekering betaalt, gaan federale inkomstenbelastingen naar de algemene middelen van de Schatkist van de VS. Niet elke Amerikaanse staat heft inkomstenbelasting; voor de staten die dat wel doen, vloeit die inkomstenbelasting naar de staatskas.

2025 Federale inkomstenbelastingtarieven in de VS

De federale inkomstenbelastingtarieven in de VS zijn verdeeld in schijven die worden gedefinieerd door het belastbaar inkomen, dat het inkomen is nadat aftrekken en vrijstellingen zijn toegepast. Er zijn zeven belastingschijven met tarieven van 10–37%. Het tarief voor elk individu hangt af van zijn of haar inkomen en belastingaangiftestatus zoals uiteengezet in de onderstaande tabel.

Bron: Internal Revenue Service, 'Revenue Procedure 2024-40'

Werkgevers zijn verplicht federale inkomstenbelasting in te houden op basis van Form W-4, een formulier dat door werknemers wordt ingevuld en aan werkgevers wordt verstrekt om het juiste bedrag aan inhouding van loonbelasting te bepalen.

Form W-4 bepaalt de inhoudingsbelasting door rekening te houden met factoren zoals of een werknemer meerdere banen heeft, een partner die ook werkt, fiscale gezinsafhankelijken, extra inkomen en andere optionele aanpassingen. Dit formulier wordt doorgaans jaarlijks ingevuld, telkens wanneer een werknemer een nieuwe functie begint, of wanneer een werknemer veranderingen in zijn of haar persoonlijke of financiële situatie ervaart.

2025 staatsinkomstenbelastingtarieven in de VS

De staatsinkomstenbelastingen in de VS worden per staat bepaald, met gemiddelde tarieven van zo laag als 2,11% en zo hoog als 7,75%.

De meeste werkgevers moeten geschatte inhoudingen voor zowel federale als staatsbelastingen inhouden via het salarisadministratieproces en deze overmaken aan de Internal Revenue Service (IRS). De volgende staten heffen echter geen staatsinkomstenbelasting:

• Alaska
• Nevada
• Wyoming
• South Dakota
• Texas
• Tennessee
• Florida

Net als bij federale inkomstenbelastingen varieert het bedrag aan ingehouden staatsinkomstenbelasting afhankelijk van het inkomen en de belastinggroep van het individu. Gelaagde belastingschijven zijn gebruikelijk op zowel staats- als federaal niveau, waarbij lagere inkomens minder belasting betalen en hogere inkomens een groter belastingdeel dragen.

US Vereisten Voor Belastingrapportage Door Werkgevers

De belangrijkste rapportageverplichtingen en deadlines waarmee werkgevers in de VS rekening moeten houden, zijn kwartaalrapportages, jaarlijkse rapportages en federale belastingstortingen.

Kwartaalrapportages Voor Werkgevers In De VS

De meeste werkgevers die federale inkomstenbelasting, Social Security of Medicare-belastingen inhouden, moeten elk kwartaal Form 941 indienen. Dit formulier rapporteert lonen, fooien, ingehouden federale inkomstenbelasting en de werkgevers- en werknemeraandelen van Social Security- en Medicare-belastingen. De vervaldatums per kwartaal zijn hieronder vermeld:

• Q1 (1 januari - 31 maart): vervaldatum 30 april
• Q2 (1 april - 30 juni): vervaldatum 31 juli
• Q3 (1 juli - 30 september): vervaldatum 31 oktober
• Q4 (1 oktober - 31 december): vervaldatum 31 januari van het volgende jaar

Er zijn echter enkele uitzonderingen voor kwartaalrapportages om op te merken.

• Voor kleine bedrijven met een jaarlijkse aansprakelijkheid voor Social Security, Medicare en ingehouden federale inkomstenbelastingen van $ 1.000 of minder, gebruikt u Form 944 om jaarlijks in te dienen in plaats van elk kwartaal
• Seizoenswerkgevers zijn vrijgesteld van het indienen van Form 941 in kwartalen waarin zij geen lonen hebben betaald. Om de IRS te informeren dat u in een of meer kwartalen niet zult indienen, vinkt u het vakje op regel 18 aan voor elk kwartaal waarin u Form 941 indient
• Werkgevers van huishoudelijk personeel zijn doorgaans vrijgesteld van het indienen van Form 941
• Werkgevers van landbouwmedewerkers hoeven Form 941 niet in te dienen voor lonen uit landbouwarbeid

Als geen van deze uitzonderingen op uw bedrijf van toepassing is, bent u verplicht elk kwartaal Form 941 in te dienen, ongeacht of u in dat kwartaal lonen heeft betaald.

Jaarlijkse Belastingaangiften Voor Werkgevers In De VS

Over het algemeen omvatten de belangrijkste formulieren die werkgevers in de VS jaarlijks moeten indienen Form 940, Form W-2, Form W-3, Form 1099-NEC en Form 1096.

• Form 940 wordt gebruikt om uw jaarlijkse FUTA-belasting (Federal Unemployment Tax Act) te rapporteren. Als u $ 1.500 of meer aan lonen aan werknemers hebt betaald, of als u één of meer werknemers heeft gedurende ten minste 20 weken in het jaar, moet u Form 940 indienen. Dit formulier moet vóór 31 januari van het volgende jaar worden ingediend.

• Form W-2 wordt gebruikt om inkomsten te rapporteren aan federale en staatsbelastingautoriteiten en een overzicht van ingehouden belastingen aan werknemers te verstrekken. Werkgevers moeten Form W-2 voorbereiden en aan elke werknemer verstrekken vóór 31 januari van het volgende jaar om lonen, fooien en andere vergoedingen, evenals ingehouden federale, staats- en lokale belastingen te rapporteren. Werknemers gebruiken dit formulier om hun persoonlijke inkomstenbelastingaangifte elk jaar vóór 15 april in te dienen.

• Bij het indienen van Form W-2 moeten werkgevers ook Form W-3 indienen, dat de totale lonen en inhoudingen van werknemers samenvat en rapporteert. Form W-3 moet samen met Copy A van alle Forms W-2 bij de Social Security Administration worden ingediend vóór 31 januari van het volgende jaar.

• Form 1099-NEC betreft vergoedingen aan niet-werknemers en moet worden ingediend als u $ 600 of meer heeft betaald aan een freelancer voor diensten in het kader van uw bedrijf. Werkgevers moeten dit formulier vóór 31 januari van het volgende jaar indienen.

• Form 1096 wordt gebruikt om papieren Forms 1099 en verschillende andere formulieren te verzenden. Bij het indienen van Form 1096 met Form 1099-NEC moeten werkgevers dit vóór 31 januari van het volgende jaar indienen. Het is belangrijk op te merken dat dit formulier niet wordt gebruikt voor elektronische verzending.

Federale belastingstortingen voor werkgevers in de VS

Werkgevers in de VS zijn niet alleen verantwoordelijk voor het inhouden van loonheffingen, zij moeten die belastingen ook elektronisch storten bij de IRS via het Elektronisch Federaal Belastingbetalingssysteem (EFTPS).

Er zijn twee stortingsschema's: maandelijks en halfwekelijks. U moet vóór het begin van elk kalenderjaar bepalen welk stortingsschema u moet gebruiken. Uw stortingsschema hangt af van uw totale verplichting voor loonheffingen tijdens een bepaalde terugkijkperiode.

Als uw totale verplichting voor loonheffingen tijdens de terugkijkperiode minder is dan $ 50.000, stort u maandelijks. Maandelijkse stortingen zijn verschuldigd op de 15e van de volgende maand.

Als uw totale verplichting voor loonheffingen tijdens de terugkijkperiode meer is dan $ 50.000, stort u halfwekelijks. De uiterste datum voor halfwekelijkse stortingen hangt af van wanneer werknemers worden betaald. We hebben de verschillende vervaldatums hieronder opgenomen:

• Wanneer de betaaldatum tussen woensdag en vrijdag valt, zijn de stortingen verschuldigd op de volgende woensdag
• Wanneer de betaaldatum tussen zaterdag en dinsdag valt, zijn de stortingen verschuldigd op de volgende vrijdag

Speciale omstandigheden en belastingsformulieren voor bedrijven kunnen van toepassing zijn, afhankelijk van uw bedrijfsomvang en -type. Raadpleeg de belastingsinformatie voor bedrijven van de IRS voor meer guidance.

Gevolgen van het niet betalen van loonheffingen in de VS

Het niet juist en tijdig indienen van uw loonheffingen leidt tot boetes. Tenzij u een redelijke grond kunt aantonen voor het missen van een deadline of het niet betalen van het juiste bedrag, wordt u beboet. De IRS kan ook rente in rekening brengen als u de boete niet volledig betaalt.

Bijvoorbeeld, het niet betalen van uw belastingen vóór de deadline resulteert in een boete van 0,5% van de onbetaalde belastingen voor elke maand (of deel van een maand) dat de belasting onbetaald blijft. Deze boete kan oplopen tot 25%.

Andere redenen voor boetes zijn onder meer:

• Niet indienen
• Onjuiste aangifte voor teruggave
• Het niet storten van loonheffingen
• Onvoldoende betaling van geschatte belastingen
• Onjuiste rapportage van buitenlandse financiële activiteiten

Voer VS-loonadministratie conform uit in alle 50 staten met Deel

Het beheren van salarisadministratie over 50 staten en het bijhouden van veranderende federale regelgeving brengt reële risico's op niet-naleving met zich mee; bedrijven moeten tegelijk federale tarieven, staatsregels en deadlines voor aangifte volgen.

Deel Payroll - US berekent onmiddellijk uw loonheffingen en integreert met uw boekhoudsoftware, waardoor uw werknemers snel nauwkeurige salarisbetalingen ontvangen, ongeacht in welke staat in de VS u actief bent.

Vraag een demo aan om te zien hoe ons uniforme platform u in staat stelt aangepaste wereldwijde rapporten te maken, de operationele efficiëntie te verhogen, de loonkosten te verlagen, en op de hoogte te blijven van de nieuwste salarisadministratie- naleving en belastingwetten.