A necessidade crescente de acompanhar os requisitos de contratação e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade e proporcionar uma experiência positiva aos funcionários de todo o mundo coloca pressão sobre os profissionais de RH.
Manter os dados dos funcionários em planilhas, executar cálculos manuais de salários e impostos e a classificação simples dos trabalhadores pode ter funcionado para equipes locais, mas o gerenciamento da força de trabalho se torna mais complexo quando você começa a contratar no exterior.
O uso de automações de RH aumentou quase 600% nos últimos anos, e por um bom motivo. Automatizar as tarefas manuais que os departamentos de RH precisam realizar diariamente, como pagamentos internacionais ou provisionamento de acesso, deixa espaço para se concentrar na estratégia de gestão da força de trabalho, que é fundamental para o crescimento da empresa.
Aprenda sobre outras maneiras pelas quais a automação de processos de RH pode beneficiar sua empresa.
Mais eficiência e produtividade em todos os departamentos
O software de automação de RH pode ajudar os departamentos de recursos humanos a acelerarem processos manuais demorados, como triagem de currículos, atualização de planilhas de horas ou integração e desligamento de funcionários.
Dessa forma, as equipes de RH podem operar com mais rapidez e focar na estratégia em vez de em tarefas repetitivas, permitindo que outros departamentos também se tornem mais eficientes. Por exemplo, novos contratados podem receber automaticamente o pedido e o envio do equipamento necessário ou ter acesso a ferramentas específicas.
De acordo com uma pesquisa da Workato, as automações de integração são particularmente populares entre os profissionais de RH, especialmente as automações baseadas em provisionamento de identidade e acesso. A integração manual, especialmente se você estiver recebendo um membro da equipe de outro país, pode levar dias devido a processos burocráticos complexos e gerenciamento de documentação, mas, quando automatizada por meio de seu software de RH, a integração pode ser concluída em um dia.
Melhor consistência entre locais
Para equipes internacionais, é fundamental criar processos que sejam consistentes em diferentes locais para proporcionar uma experiência equitativa aos colaboradores e permitir que pessoas de diferentes países colaborem de forma eficiente.
As automações de RH permitem que equipes internacionais garantam que um funcionário da Nigéria ou da China siga o mesmo processo e tenha a mesma experiência que um funcionário dos EUA ou do Brasil.
Por exemplo, se você automatizar o processo de aprovação de solicitações de licença, um funcionário não precisará se comunicar com seu gerente até que ele chegue a um acordo sobre as datas e a transferência dos projetos atuais. Um processo automatizado aqui economiza tempo para ambas as partes e facilita o trabalho assíncrono.
Graças ao Deel HR, a única plataforma SIRH verdadeiramente global, você também pode simplificar o processo de integração de funcionários em diferentes locais. A integração é adaptada para se adequar às leis trabalhistas e aos requisitos de conformidade específicos de um país, portanto, não há campos obrigatórios não aplicáveis que atrapalhem seus fluxos de trabalho de RH.
Maior precisão e menos erros
Os processos automatizados de RH diminuem a probabilidade de erro humano, resultando em um melhor processamento da folha de pagamento, dados mais precisos para trabalhar e muito mais. Ao abandonar os procedimentos baseados em papel e automatizar, por exemplo, a coleta de documentação de conformidade e cálculos de impostos, você reduz a possibilidade de um funcionário de RH:
- Perder um documento
- Declarar impostos incorretamente
- Calcular mal a remuneração de um funcionário
- Ignorar o pedido de licença de um funcionário
Processos mais precisos também levam a uma maior felicidade dos funcionários, uma vez que atrasos ou imprecisões salariais muitas vezes causam insatisfação entre os trabalhadores e até os levam a procurar um novo emprego após erros repetidos.
Custos reduzidos de gestão de recursos humanos
Os processos automatizados de RH ajudam as empresas a reduzirem os custos trabalhistas devido à diminuição da necessidade de trabalho manual. De acordo com o SHRM, 16 dos 21 processos comuns de RH podem ser automatizados quase completamente, desde o recrutamento até as entrevistas de saída, o que significa que você pode conseguir mais com menos recursos e menor número de funcionários em seu departamento de RH.
A automação também elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo o risco de erros e permitindo que os profissionais de RH trabalhem com mais eficiência e evitem problemas de conformidade custosos.
Os sistemas automatizados rastreiam e gerenciam dados de funcionários, contratos, autorizações de trabalho e outros documentos relacionados à conformidade com mais precisão e eficiência, reduzindo o risco de penalidades, disputas legais e danos à reputação que podem ocorrer com a não conformidade.
Total conformidade garantida
As automações de recursos humanos ajudam sua empresa a permanecer totalmente em conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações fiscais, independentemente de onde você contrata, garantindo que você:
- Crie contratos locais em conformidade
- Forneça acesso aos benefícios corretos aos funcionários
- Preencha e envie a documentação corretamente
- Cumpra todos os prazos
- Mantenha os registros organizados conforme necessário
A classificação incorreta dos trabalhadores, o não cumprimento dos requisitos de visto e imigração e as violações da privacidade de dados são apenas exemplos de erros comuns de não conformidade que equipes internacionais frequentemente cometem, o que pode levar a sérios problemas jurídicos. Com processos automatizados de gerenciamento de documentação e conformidade, você realiza um excelente trabalho na mitigação dos riscos de não conformidade.
Ao gerenciar trabalhadores através da Deel, você sempre será notificado se algum documento estiver faltando para um determinado funcionário ou prestador de serviços:
Experiência aprimorada dos funcionários
Processos excessivamente complicados e esperar muito tempo por uma resposta a uma consulta podem prejudicar a experiência dos funcionários. Usar automação para agilizar processos de RH e permitir opções de autoatendimento para os funcionários pode aumentar o envolvimento, a satisfação e a retenção geral dos funcionários.
A automação de processos de RH permite aos funcionários o seguinte:
- Atualizar informações pessoais
- Enviar pedidos de folgas
- Ver o organograma
- Recuperar ou enviar documentação
- Acessar recibos de pagamento
Com a automação, os serviços de RH podem ser acessados 24 horas por dia, 7 dias por semana, independentemente da localização ou fuso horário dos funcionários e sem que eles fiquem limitados pelo horário tradicional de expediente. A maior acessibilidade aos recursos de RH promove um sentimento de autonomia e permite que os trabalhadores atendam prontamente às suas necessidades, contribuindo para uma experiência mais positiva.
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Acesso a insights baseados em dados
Quando há falta de consolidação de dados, os gestores de RH precisam basear a sua tomada de decisão na intuição, que não é confiável, ou gastar muito tempo coletando os dados necessários de diferentes fontes.
A automação permite que a equipe de RH reúna, organize e analise dados de várias ferramentas de RH automaticamente, permitindo que a equipe obtenha insights em tempo real sobre a força de trabalho com mais rapidez. Estas informações ajudam a identificar tendências da força de trabalho e potenciais áreas de melhoria, que podem ser particularmente importantes, por exemplo, para a gestão do desempenho dos funcionários.
Alguns sistemas de RH também permitem criar relatórios automatizados que você pode compartilhar facilmente com a equipe de liderança ou com gerentes de equipe para que eles também possam basear suas iniciativas nesses dados.
Na plataforma Deel, você pode criar, personalizar e compartilhar relatórios organizados sobre sua força de trabalho internacional, com insights sobre análises globais, número de funcionários e folha de pagamento.
Melhor segurança de dados
Armazenar e compartilhar informações confidenciais online é sempre um risco, e o processo se torna ainda mais complexo quando uma equipe internacional e distribuída está envolvida. As automações de RH permitem que você obtenha melhor controle sobre quem tem acesso a quais informações e garanta a conformidade com as leis de privacidade de dados em diferentes regiões, como o GDPR na UE.
Manter todos os documentos e assinaturas em um local seguro significa melhor proteção do que manter os dados dos funcionários espalhados em diversas planilhas, onde você tem pouco controle sobre quem acessa os arquivos.
Habilitar o SSO (logon único) também é uma boa medida de segurança de dados porque permite bloquear o acesso a todas as ferramentas e aplicativos conectados em caso de violação, o que é mais rápido do que bloquear manualmente um por um.
Um caso mais convincente diante dos investidores
Uma equipe internacional com processos estáveis e consolidados que acompanham as tendências tecnológicas de RH tem maior probabilidade de ganhar a confiança dos investidores ou obter a aprovação das partes interessadas para decisões de negócios.
Automatizar seus fluxos de trabalho de RH e trabalhar para tornar seu negócio o mais eficiente possível comprova sua escalabilidade e preparação para desafios futuros, o que ajuda a apresentar seu caso diante de quaisquer tomadores de decisão importantes.
Os processos automatizados contribuem para uma força de trabalho mais feliz, ajudam a otimizar as despesas comerciais, mitigam os riscos de conformidade e fornecem dados acessíveis às partes interessadas, apoiando ainda mais o seu argumento para o crescimento, a sustentabilidade e o desempenho geral da empresa.
Comunicação interna impulsionada
As automações oferecem suporte à comunicação assíncrona, o que é fundamental para equipes distribuídas que operam em diferentes fusos horários. Sistemas de gestão de RH que possam ser integrados com ferramentas de comunicação são fundamentais, pois permitem lembretes e notificações automáticas e facilitam diversos processos, como agendamento de PTO ou visualização do organograma da empresa.
Um processo de comunicação automatizado geralmente significa que você tem uma fonte única e centralizada de informações. Isso permite que as equipes internacionais acessem as atualizações mais recentes e se mantenham informadas sobre as mudanças organizacionais, promovendo a transparência e o alinhamento em diferentes locais.
As bases de conhecimento de autoatendimento alimentadas por IA promovem a autossuficiência e capacitam os membros da equipe internacional a encontrar respostas de forma independente, reduzindo a dependência da comunicação direta para consultas de rotina. Eles permitem que os funcionários acessem informações importantes, independentemente de serem membros da equipe online no momento, incluindo perguntas frequentes, materiais de treinamento, políticas e práticas recomendadas.
Suporte para planejamento de alto nível
Os processos de RH estão intimamente ligados a outras operações de negócios. Depois de automatizar as funções de RH, você também facilitará fluxos de trabalho de negócios de alto nível, tornando toda a organização mais eficiente na tomada de decisões e na execução de estratégias.
Ao automatizar a administração e reduzir a papelada, você também diminui o tempo e o esforço necessários para concluir qualquer tarefa de RH, estendendo a eficiência à folha de pagamento, administração de benefícios e gestão de talentos. Processos simplificados reduzem atrasos, minimizam erros e permitem que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor.
Por exemplo, relatórios automatizados de RH permitem coleta e análise de dados mais rápidas e precisas, o que significa que qualquer outro departamento que dependa de dados de RH pode acessá-los mais cedo e concluir suas próprias tarefas com mais rapidez.
Adaptação mais rápida ao futuro do trabalho
O Gartner prevê que 70% das empresas implementarão a automação de processos até 2025, o que significa que o RH automatizado é o futuro. Quanto antes você começar a investir em ferramentas adequadas para automatizar suas operações de RH, maior será sua vantagem competitiva.
Os fluxos de trabalho automatizados vão permitir que você se prepare para o futuro do trabalho e facilitar as contratações internacionais, que mantiveram a sua subida ao longo de 2023 e continuam a aumentar.
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