12 benefícios da automação de RH a considerar em 2025

Um dos desafios crescentes das organizações é a necessidade de acompanhar a conformidade legal e fiscal na contratação de talentos sem sobrecarregar os times de RH, jurídico e financeiro, além de proporcionar uma experiência positiva para os colaboradores – começando pelo onboarding até o gerenciamento personalizado da sua jornada dentro da empresa.

Com o crescimento dos negócios, muitas vezes para outros países, a gestão de RH fica mais complexa. Manter os dados dos colaboradores em planilhas, executar cálculos manuais de salários e impostos, e fazer a classificação correta de funcionário de acordo com cargo, horários e funções, pode funcionar para equipes locais. Entretanto, quando se trata de uma equipe remota, ainda mais distribuída globalmente, a gestão de talentos precisa de mais eficiência, assertividade e segurança.

O uso da automação de RH aumentou quase 600% nos últimos anos, e por um bom motivo. Automatizar as tarefas manuais, administrativas e burocráticas, que os departamentos de RH precisam realizar diariamente – como pagamentos internacionais ou provisionamento de acesso – libera tempo e energia dos times internos para se concentrar na estratégia de gestão da força de trabalho, algo fundamental para o crescimento dos negócios.

Veja abaixo 12 benefícios da automação de RH e por que sua empresa precisa considerá-la em 2025, dadas as transformações crescentes no mercado de trabalho e o contexto global de busca por maior eficiência nas empresas.

1. Mais eficiência e produtividade em todos os departamentos

Softwares de automação de RH ajudam os departamentos de Recursos Humanos a acelerar processos manuais demorados – como triagem de currículos, atualização de folhas de ponto, onboarding e desligamento de funcionários.

Dessa forma, as equipes de RH podem operar com mais rapidez e focar na estratégia em vez de em tarefas repetitivas, permitindo que outros departamentos também se tornem mais eficientes.

Por exemplo: novos contratados podem receber automaticamente o formulário para pedido de equipamentos ou acessos a ferramentas específicas. O envio dos equipamentos e a liberação das licenças de acesso são automatizados, facilitando o trabalho dos diversos setores envolvidos quando esses processos são manuais.

De acordo com uma pesquisa da Workato, as automações de onboarding são particularmente populares entre os profissionais de RH, especialmente as automações baseadas em provisionamento de identidade e acesso. O onboarding manual, especialmente se você estiver recebendo um colaborador de outro país, pode levar vários dias, devido a processos burocráticos complexos e gerenciamento de documentação. Porém, quando automatizado por meio de um software de RH, o onboarding pode ser concluído em apenas um dia.

2. Consistência e segurança nas operações em diferentes países

Para equipes internacionais, é fundamental criar processos que sejam consistentes em diferentes locais para proporcionar uma experiência equitativa aos colaboradores, e permitir que pessoas de diferentes países colaborem de forma eficiente.

A automação de RH permite que equipes internacionais garantam que um funcionário da Nigéria ou da China siga o mesmo processo e tenha a mesma experiência que um funcionário dos EUA ou do Brasil.

Por exemplo: se você automatiza o processo de aprovação de solicitações de licença, o profissional não precisa acionar o gerente e esperar que ele chegue a uma decisão sobre a transferência dos projetos que serão assumidos pelo colaborador. Um processo automatizado economiza tempo para ambas as partes e facilita o trabalho assíncrono.

Com a Deel, a única plataforma SIRH verdadeiramente global, você simplifica o processo de integração de funcionários em diferentes países. A integração é adaptada para se adequar às leis trabalhistas e aos requisitos de conformidade específicos do local. E, portanto, você não convive com tarefas obrigatórias não aplicáveis ​​que atrapalham os fluxos de trabalho do RH.

3. Maior precisão e menos erros

Os processos automatizados de RH aumentam a precisão e diminuem a probabilidade de erro humano. Isso porque viabiliza a coleta e o tratamento de dados de forma precisa, segura e integrada, garantindo mais assertividade em diversas tarefas – como cálculos e processamento da folha de pagamento, e avaliações de desempenho.

Por exemplo: ao abandonar os procedimentos baseados em papel ou planilhas e automatizar, a coleta de documentação de conformidade e o cálculo de impostos, você reduz a possibilidade de o RH:

• Extraviar documentos
• Declarar impostos incorretamente
• Esquecer de tratar um pedido de licença de um funcionário
• Calcular errado o salário, as horas extras ou os benefícios de um colaborador

Processos mais precisos e sem erro também gera maior satisfação nos times, uma vez que atrasos e imprecisões salariais, ou uma gestão de talentos desorganizada e sem transparência causam frustração e desengajamento, levando à queda de produtividade e até ao turnover.

4. Custos reduzidos na gestão de RH

A automação de RH permite que as empresas reduzam custos com a diminuição de horas trabalhadas com processos manuais, atualizações de conformidade legal e fiscal, e comunicações personalizadas com cada colaborador. Hoje, já é possível automatizar tudo isso. De acordo com o SHRM, 16 dos 21 processos comuns de RH já podem ser automatizados quase que completamente – desde o recrutamento até as reuniões de desligamento, o que significa que você consegue fazer mais com menos recursos e um número menor de funcionários do RH dedicados.

Além disso, a automação de RH também elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo riscos de erros e permite que o RH trabalhe com mais eficiência e evite consequências da não conformidade que custam caro – como multas, penalidades, disputas legais e danos à reputação. Os sistemas automatizados rastreiam e gerenciam os dados dos colaboradores, dos contratos, das autorizações de trabalho em diferentes países, e outros documentos relacionados ao compliance, com mais precisão e agilidade.

5. Total conformidade garantida

A automação de RH permite que a sua empresa permaneça totalmente em conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações fiscais em mais de 150 países, garantindo que você:

• Elabore contratos personalizados e localizados com 100% de conformidade
• Forneça um acesso fácil e assertivo aos benefícios corretos para cada colaborador
• Preencha e envie todas as documentações corretamente e com agilidade
• Mantenha os registros organizados e acessíveis
• Cumpra todos os prazos combinados com o colaborador e exigidos pelas leis locais

A classificação incorreta dos trabalhadores, o não cumprimento dos requisitos de visto e imigração, e violações da privacidade de dados de colaboradores são alguns exemplos de erros comuns – e graves – que comprometem a conformidade de empresas com times internacionais. Isso leva a sérios problemas jurídicos e multas custosas.

Já com processos automatizados de gerenciamento de documentação e conformidade, você mitiga riscos ao mesmo tempo em que agiliza todos os processos.

Por exemplo: ao automatizar a gestão de RH com a Deel, você sempre será notificado se algum documento estiver faltando para um determinado contrato ou prestador de serviços, reduzindo riscos de inconformidade.

6. Melhoria da experiência dos funcionários

Processos excessivamente complicados e esperas longas por respostas prejudicam a experiência dos colaboradores. Usar automação para agilizar os processos de RH e permitir opções de autoatendimento para os times aumenta a satisfação, o engajamento e a retenção de talentos.

A automação de processos de RH permite diversas facilidades aos funcionários, como:

• Atualizar informações pessoais
• Enviar pedidos de folgas
• Acessar recibos de pagamento
• Recuperar ou enviar documentações
• Visualizar claramente o organograma organizacional

Com a automação de RH, os serviços podem ser acessados ​​24 horas por dia, 7 dias por semana, independente da localização ou do fuso horário do colaborador, sem que ele fique limitado pelo horário do expediente da empresa. Essa acessibilidade aos recursos de RH promove um sentimento de autonomia e permite que os times atendam melhor às demandas, contribuindo para uma experiência mais positiva para todos.

7. Acesso a insights baseados em dados

Quando há falta de consolidação de dados, os gestores de RH precisam basear a sua tomada de decisão na intuição, o que não é confiável. Ou tendem a gastar muito tempo coletando os dados necessários de diferentes fontes.

A automação de RH faz a coleta, a organização e a análise de dados de várias ferramentas de RH automaticamente, reunindo tudo em uma única plataforma, permitindo que a equipe obtenha insights em tempo real sobre a força de trabalho com mais rapidez e precisão. Essas são informações que ajudam a identificar tendências do time e potenciais áreas de melhoria, que podem ser particularmente importantes – como, por exemplo, na gestão do desempenho dos funcionários.

Alguns sistemas de RH também permitem criar relatórios automatizados que você pode compartilhar facilmente com a equipe de liderança ou com gerentes de equipes, para que todos também possam basear suas decisões em dados estruturados.

Na plataforma Deel, você cria, personaliza e compartilha relatórios sobre a sua equipe internacional, com insights sistemáticos sobre análises globais, número de funcionários, desempenho, e folha de pagamento.

8. Melhor segurança de dados

Armazenar e compartilhar informações confidenciais online é sempre um risco, e o processo se torna ainda mais complexo quando se trata de uma equipe internacional remota. As automações de RH permitem que você obtenha melhor controle sobre quem tem acesso a quais informações e garanta a conformidade com as leis de privacidade de dados em diferentes regiões – como o GDPR na União Europeia, e a LGPD no Brasil.

Manter todos os documentos e assinaturas em um local seguro significa mais proteção do que manter dados sensíveis de funcionários espalhados em diferentes planilhas, com controle precário sobre quem acessa os arquivos.​

Habilitar o SSO (login único) também é uma boa medida de segurança de dados, porque permite bloquear o acesso a todas as ferramentas e aplicativos conectados em caso de violação – muito mais rápido do que bloquear manualmente um por um.

A Deel oferece segurança e proteção de dados incomparáveis

Garantimos que seus dados estejam completamente seguros por meio de:

• Conformidade com leis de privacidade e proteção de dados
• Okta SSO
• SOC 2
• ISO 27001

9. Confiança dos investidores

Uma empresa com processos estáveis, seguros ​​e consolidados que acompanham as tendências tecnológicas de RH, tem maior probabilidade de conquistar a confiança dos investidores, ou obter a aprovação dos stakeholders para decisões comerciais.

Automatizar os fluxos de trabalho de RH e trabalhar para tornar o negócio o mais eficiente possível comprova a escalabilidade e a preparação para o futuro, o que ajuda a defender a sua proposta diante dos tomadores de decisão.

10. Comunicação interna impulsionada

As automações oferecem suporte à comunicação assíncrona, o que é fundamental para equipes distribuídas que operam em diferentes fusos horários. Sistemas de gestão de RH que possam ser integrados com ferramentas de comunicação são fundamentais, pois permitem lembretes e notificações automáticas e facilitam diversos processos, como agendamento de PTO ou visualização do organograma da empresa.

Em um processo de comunicação automatizado, você tem uma fonte única e centralizada de informações. Isso permite que as equipes internacionais tenham total visibilidade das atualizações mais recentes, e se mantenham informadas sobre as mudanças organizacionais, promovendo a transparência e o alinhamento contínuo.

Na plataforma da Deel, as bases de conhecimento de autoatendimento alimentadas por IA promovem a autossuficiência e permitem que colaboradores remotos encontrem respostas com autonomia, reduzindo a dependência da comunicação direta com seus gestores ou o RH para consultas de rotina. Os funcionários acessam informações importantes, independente do restante da equipe estar online ou não – incluindo perguntas frequentes, materiais de treinamento, políticas organizacionais e práticas recomendadas.

11. Suporte para planejamento de alto nível

Os processos de RH estão intimamente ligados a outras operações de negócio. Ao automatizar as funções de RH, você também alcança fluxos de trabalho de alto nível, tornando toda a organização mais eficiente na tomada de decisão e na execução de estratégias.

Ao automatizar a administração e reduzir a “papelada”, as empresas diminuem o tempo e os esforços necessários para concluir as tarefas, estendendo a eficiência à folha de pagamento, à administração de benefícios e à gestão de talentos de como um todo. Processos simplificados reduzem atrasos, minimizam erros e permitem que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor.

Por exemplo: relatórios automatizados de RH permitem a coleta e a análise de dados mais rápidas e precisas, o que significa que qualquer outro departamento que dependa de dados de RH pode acessá-los com facilidade e concluir suas próprias tarefas com mais agilidade.

12. Adaptação mais rápida ao futuro do trabalho

A Gartner prevê que 70% das empresas implementarão a automação de processos até 2025. É consenso de mercado: a automação de RH é o futuro. Quanto antes você começar a investir nas ferramentas adequadas para automatizar as operações de RH, maior será a sua vantagem competitiva.

Fluxos de trabalho automatizados permitirão que você se prepare para o futuro do trabalho – cujo cenário está em transformação acelerada e constante – e facilitar as contratações internacionais, que se mantêm crescentes ao longo dos anos.

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• Economia de mais de US$ 210.000 em custos de abertura de subsidiárias por país
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Novidades da Deel para automação de RH em 2025

Operamos no mercado global há mais de 6 anos. Ampliamos e aprimoramos nosso portfólio de forma contínua, com ferramentas digitais de ponta que atendem às necessidades crescentes das organizações de todos os tamanhos e modelos.

Dentre as nossas soluções inovadoras mais recentes, estão:

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