Checklist de implementação para começar a usar um SIRH

Eventualmente, os dados fragmentados, a documentação desorganizada e o trabalho manual levam a erros, processos ineficientes e membros da equipe frustrados. A menos, é claro, que você encontre o SIRH certo.

Quer você seja uma pequena empresa ou uma grande multinacional, um SIRH que pode crescer com você otimizará seus processos, minimizará erros e trabalho manual, e ajudará sua equipe a tomar decisões conscientes e baseadas em dados.

Este guia é para equipes que estão prontas para abandonar a gestão de RH fragmentada e configurar seu primeiro SIRH com a Deel. Já está familiarizado com os conceitos básicos de SIRH? Leia nosso guia sobre como migrar dados de RH para o SIRH da Deel.

O que é um SIRH?

Um SIRH é uma solução de software de RH que ajuda a aprimorar as principais funções e otimizar os processos de RH, e simplificar o gerenciamento diário da força de trabalho. Esse tipo de aplicação de RH geralmente inclui os seguintes módulos:

• Gerenciamento de funcionários
• Solicitações e aprovações de folgas
• Armazenamento de registros de funcionários
• Controle de presença
• Funções de autoatendimento para funcionários

Com o SIRH integrado da Deel, você pode adicionar administração de benefícios personalizada, sistemas de folha de pagamento internacional, fornecimento de equipamentos e muito mais. O SIRH mundial da Deel permite que os profissionais de RH gerenciem toda a sua equipe internacional em um só lugar. Isso inclui seus funcionários diretos, funcionários de EOR (Employer of Record) e PJs de todo o mundo.

SIRH vs. GCH vs. SGRH

Os sistemas SIRH, GCH (Gestão de Capital Humano) e SGRH (Sistema de Gestão de RH) são diferentes tipos de software para RH, cada um oferecendo diferentes níveis de suporte para gestão de talentos e desempenho.

Como se preparar para seu primeiro SIRH

O SIRH ideal é aquele que pode apoiar sua equipe a longo prazo. Para encontrá-lo, você precisa identificar seus objetivos de negócios, fazer um plano de implementação e preparar sua equipe para o processo.

Avaliação e estabelecimento de metas

• Faça um plano: estabeleça um cronograma de implementação, defina e aprove um orçamento e identifique os stakeholders e os membros da equipe envolvidos no processo
• Audite suas informações atuais de RH: reúna seus documentos atuais de RH em um só lugar. Identifique fontes de informações precisas versus imprecisas e determine os controles de acesso para equipes/indivíduos
• Defina suas metas parao SIRH: seu objetivo principal é consolidar os dados de RH em uma plataforma, entender melhor e antecipar custos ou gerar relatórios mais personalizáveis?
• Faça um checklist dos requisitos do sistema: identifique os recursos e funções de que você precisa em um SIRH, como criar perfis de funcionários localizados ou usar integrações específicas

Alinhe sua equipe

A implementação de um SIRH exige que muitos membros da equipe trabalhem em estreita sintonia. A seleção de um Gerente de Projetos para atuar como intermediário entre o fornecedor e a equipe de implementação ajudará a simplificar o processo. Identifique quem da sua equipe será responsável por tarefas como:

• Levantamento dos requisitos do departamento para um SIRH
• Fornecimento de treinamento do sistema aos membros da equipe
• Coleta, migração e edição de dados de RH
• Supervisão da configuração e dos testes
• Criação e implementação de um plano de comunicação para a implementação em toda a empresa

Selecione o melhor software de RH para a sua equipe

Use um template de solicitação de proposta para coletar informações sobre produtos de fornecedores e identificar o SIRH ideal para a sua equipe. Defina o modo de precificação, como eles oferecem suporte a uma equipe em expansão e as integrações e complementos disponíveis.

Faça uma avaliação de suas principais opções de SIRH para conhecer seus produtos e fluxos de trabalho em primeira mão.

Selecione o melhor software de RH para a sua equipe

Use um template de solicitação de proposta para coletar informações sobre produtos de fornecedores e identificar o SIRH ideal para a sua equipe. Defina o modo de precificação, como eles oferecem suporte a uma equipe em expansão e as integrações e complementos disponíveis.

Faça uma avaliação de suas principais opções de SIRH para conhecer seus produtos e fluxos de trabalho em primeira mão.

Principais etapas da implementação do software de RH

Depois de escolher a solução ideal de software de RH e preparar a sua equipe para o processo, é hora de implementar o novo sistema. Na Deel, nosso objetivo é tornar a integração de um SIRH em sua stack de tecnologia o mais simples possível. Veja a seguir um resumo do processo.

• Colete os dados: reúna todos os dados de seu pessoal, consolide-os em um único documento e exporte-os como um arquivo CSV para facilitar a migração de dados
• Faça o upload dos dados para a Deel: verificamos e confirmamos as informações do funcionário, e nossa equipe de integração ajuda a carregar os dados existentes no SIRH da Deel
• Revise sua lista de colaboradores: depois que todas as informações do funcionário tiverem sido migradas para a Deel, revise sua Lista de Colaboradores, que fornece uma visão completa de todos os funcionários em um só lugar, incluindo sua função, time, país e muito mais
• Edite os perfis dos funcionários: edite as informações do perfil do funcionário conforme necessário e atribua controles de acesso
• Defina gerentes e funcionários diretos: configure gerentes e funcionários diretos para mostrar a estrutura hierárquica da sua organização. Os gerentes podem ser definidos durante o processo de integração ou por meio de perfis individuais
• Crie políticas de folga: defina os tipos de folgas, regras de acumulação, aprovadores etc. Com a Deel, você tem a opção de usar nossos templates de política de folga pré-existentes e legalmente configurados para garantir a conformidade com os requisitos do país e economizar tempo
• Adicione novos funcionários conforme necessário: integre novos funcionários a qualquer momento por meio da plataforma. Os perfis dos novos funcionários serão localizados em seu país de residência. Para agilizar o processo, os profissionais podem fazer upload de documentação, assinar contratos de trabalho e muito mais por meio do portal de autoatendimento

O que vem depois? Um checklist pós-implementação do SIRH

Siga estas etapas para maximizar sua experiência com o Deel e preparar sua equipe para o sucesso.

Integre seu SIRH com outros sistemas

Reduza as tarefas manuais, simplifique os fluxos de trabalho e evite erros humanos integrando a Deel às ferramentas que você usa para gerenciamento de aprendizagem, avaliações de desempenho, sistemas de rastreamento de candidatos e muito mais. A Deel se integra a dezenas de ferramentas e aplicativos populares de RH para uso contínuo, ou use a Deel API para criar integrações personalizadas que atendam às necessidades exclusivas da sua equipe.

Graças à nossa configuração dentro do sistema, a integração leva apenas alguns minutos e pode ser concluída diretamente pela sua equipe. Não é necessário nenhum suporte extra de especialistas em tecnologia.

Como alternativa, você pode aproveitar as vantagens das soluções complementares da Deel, como o Engage, nossa suíte de gestão de talentos, com módulos para pesquisas, desempenho, aprendizagem e gestão de carreira.

Teste seu novo SIRH

Com o perfil de sua equipe adicionado e suas integrações concluídas, você pode testar a plataforma totalmente. Colete feedback dos testadores durante esta fase e dos usuários finais após o lançamento. Todos os dados dos funcionários foram adicionados corretamente? Você pode executar um relatório de folha de pagamento sem problemas? As automações estão funcionando como esperado?

Compartilhe treinamento de produtos e recursos

O SIRH mundial da Deel foi desenvolvido para ser simples e fácil de usar, de modo que tanto os gerentes de recursos humanos quanto os novos funcionários possam navegar facilmente pelo sistema. A equipe de suporte da Deel fornecerá tutoriais em vídeo que guiarão você pela plataforma, bem como recursos para apoiar uma implementação tranquila.

Implantação do SIRH e integração da empresa

Após a conclusão do treinamento, identifique uma data de lançamento para seu novo sistema de RH. Envie comunicações para toda a empresa para anunciar sua adoção do SIRH, como fazer login, como usá-lo e como solicitar suporte. Essa mensagem pode variar dependendo da função e do status do destinatário na empresa.

Quando você quiser colocar a Deel em funcionamento para toda a empresa, todos os funcionários receberão um convite para participar da plataforma. Após o login, eles serão solicitados a preencher um checklist de tarefas simples, como o upload de seus dados bancários (se necessário).

Remova com segurança seus arquivos e documentação antigos

Agora que você tem suas informações de RH consolidadas em uma única plataforma, descarte ou armazene com segurança suas planilhas e documentos usados anteriormente. Considere armazenar os arquivos por algumas semanas após a implementação do SIRH, caso precise fazer referência aos dados originais. Marque claramente os documentos como “não utilizar” e altere os controles de acesso para “somente visualização” para desencorajar o uso.

Conheça a Deel: a plataforma de RH internacional que se adapta ao seu negócio

A Deel é uma solução de RH e folha de pagamento para contratação, gerenciamento e pagamento de qualquer tipo de profissional em 150 países. Nossa plataforma vem com uma solução de SIRH integrada que permite gerenciar todos os PJs e funcionários em um só lugar.

Use o SIRH da Deel para economizar tempo e melhorar a experiência dos funcionários, automatizando e combinando tarefas repetitivas:

• Diretório de funcionários: armazene e proteja os dados dos funcionários de forma centralizada e garanta dados consistentes e precisos em contratos, formulários fiscais e registros de folha de pagamento
• Onboarding: certifique-se de que os novos contratados preencham os formulários de conformidade local, como declarações de impostos, antes do primeiro ciclo da folha de pagamento
• Offboarding: gere automaticamente documentos de rescisão, calcule o pagamento final com base nos saldos de férias restantes e garanta a conformidade com as leis locais de desligamento
• Gerenciamento de tempo e presença: acompanhe as horas de trabalho, a presença e as horas extras e insira essas informações diretamente na folha de pagamento e nos sistemas de compliance
• Personalização e automação do fluxo de trabalho: aproveite as opções flexíveis de personalização de fluxos de trabalho, aprovações e notificações para atender aos processos de RH exclusivos de sua organização.
• Análise e planejamento da força de trabalho: aproveite a análise robusta para planejamento estratégico da força de trabalho, acompanhamento da diversidade e relatórios de RH
• IA: aumente a eficiência com a IA com respostas instantâneas sobre leis trabalhistas, geração de relatórios, criação de cursos de treinamento e muito mais
• Integrações fluidas: aumente a eficiência com conexões nativas ou fáceis de integrar com outros sistemas empresariais (contabilidade, ações, gerenciamento de despesas, rastreamento de problemas, SSO e muitos outros) para criar um ecossistema unificado

Entre em contato com nossos especialistas para saber mais sobre como mudar para o SIRH mundial da Deel.