Contratação internacional: checklist para times de RH

Uma tendência já forte no mercado global tem se consolidado no Brasil nos últimos anos: a contratação de talentos internacionais. A globalização, o avanço das tecnologias, e o modelo de trabalho remoto – mudanças que andam juntas, se retroalimentam e escalam – facilitaram às empresas brasileiras o acesso a profissionais em outros países.

E isso tem gerado inúmeros benefícios ao mercado brasileiro. Ao mesmo tempo, novos desafios surgem. Para ajudar as empresas a superá-los com excelência, preparamos um checklist da contratação internacional para times de RH – seja para começar a expansão global do time, seja para aprimorá-la.

Nesse checklist, vamos detalhar os aspectos:

• Legais e fiscais: as leis trabalhistas e obrigações tributárias dos países onde sua empresa está contratando devem ser cumpridas com rigor – desde as documentações necessárias e a validação delas, até a folha de pagamento e a gestão dos contratos de acordo com as normas locais.
• Operacionais: as melhores práticas e os procedimentos mais modernos para a contratação internacional – como onboarding remoto, gestão digital da folha de pagamento internacional, oferta de benefícios competitivos localmente, comunicação assíncrona e o uso de EOR.
• Culturais: estratégias para gerenciar times multiculturais e atender as diferenças entre profissionais internacionais – que incluem fuso horário e feriados locais, idioma, características comportamentais, e até valores e aspirações.

O novo momento das empresas brasileiras

Tradicionalmente, o Brasil sofre com a “fuga de cérebros” – migração de profissionais altamente qualificados para outros países em busca de melhores oportunidades. É um problema enfrentado principalmente nos setores privado e acadêmico.

Para agravar, o país ainda não conseguiu resolver a histórica lacuna de profissionais qualificados: segundo a pesquisa Escassez de Talentos 2025, do ManpowerGroup, 81% das empresas brasileiras sofrem dificuldades para preencher vagas – índice acima da média global, que também é alta, de 75%.

Assim, o Brasil ocupa hoje a 7ª posição no ranking global de escassez de talentos.

Para contornar essa realidade, as organizações brasileiras – tanto pequenas e médias (PMEs) quanto grandes empresas – têm optado cada vez mais por uma alternativa que se tornou acessível: a contratação internacional.

Até alguns anos atrás, contratar no exterior costumava ser algo distante para as organizações no Brasil. Era extremamente difícil para os negócios daqui garantirem vantagem competitiva na atração e retenção de talentos internacionais, por diversas questões – como a moeda subvalorizada em relação a salários pagos em dólar ou simplesmente a dificuldade de saber “por onde começar” a expansão global da equipe.

Desafios comuns enfrentados pelos times equipes de RH

A contratação internacional implica em desafios que vão muito além do recrutamento. Encontrar os candidatos ideais em outro países é só o começo da jornada, que ganha diferentes complexidades em cada etapa – como, por exemplo:

• Riscos legais e fiscais: cada país regulamenta da sua forma as relações trabalhistas e as obrigações tributárias de empregadores, funcionários e freelancers. A maioria dos países, por exemplo, possui normas rígidas para a classificação de funcionário e a concessão de benefícios. Qualquer deslize leva ao descumprimento da conformidade local, o que costuma comprometer as operações e gerar multas altas.
• Documentação inconsistente ou inválida: um quesito que é praticamente unânime a todos os países é a burocracia. Cada processo de recrutamento e contratação de funcionários ou prestadores de serviços exige documentações específicas. E as empresas são responsáveis por garantir o preenchimento ou a elaboração delas com precisão, além do armazenamento seguro.
• Onboarding remoto descentralizado: por diferenças de idioma e comportamento, ou até de fuso horário e processos comuns no mercado de trabalho de cada país, a integração de colaboradores internacionais fica comprometida quando é feita de forma descentralizada. As documentações exigidas podem se perder em e-mails, dados importantes podem faltar ou estar incorretos sem que se perceba, e o onboarding demora muito mais tempo do que deveria para a satisfação dos dois lados – o colaborador tem uma experiência truncada e a empresa desperdiça recursos.

O passo a passo para contratação internacional de funcionários

Preparamos um checklist para facilitar o entendimento de como fazer contratação internacional de forma segura. Ele serve tanto para empresas que já têm colaboradores internacionais e querem aprimorar a gestão da equipe global, quanto para aquelas que estão começando a contratar no exterior:

Passo 1: defina a função e o modelo de contratação

A primeira tarefa do RH é determinar se o profissional internacional será um funcionário fixo ou um contratado independente (freelancer ou prestador de serviço). Existem diferenças legais e fiscais nessa classificação em cada país, e é crucial cumpri-las para a conformidade global.

Passo 2: conheça profundamente os requisitos trabalhistas do país de destino

O segundo passo é estudar a legislação trabalhista do país onde sua empresa está contratando. Fatores como carga horária, benefícios, licenças remuneradas e outras obrigações do empregador são essenciais para que a contratação internacional seja legal. Isso vale para todos os modelos de contrato internacional – tanto de emprego, quanto de freelancer. Neste segundo caso, mesmo que não haja regras trabalhistas, existem outras regulamentações locais a serem cumpridas.

Passo 3: verifique todas as implicações fiscais

Cada país impõe diferentes obrigações tributárias nos contratos de trabalho ou prestação de serviço, como taxas, impostos e contribuições. É preciso conhecê-las no detalhe, protegendo tanto a empresa, quanto o colaborador ou freelancer – estes dois também possuem obrigações junto aos órgãos fiscais locais e cumpri-las é uma responsabilidade compartilhada com a empresa.

Passo 4: documente todas as etapas

Praticamente todos os países exigem o registro dos documentos da contratação internacional junto aos órgãos fiscalizadores, tanto trabalhistas como fiscais. Para garantir contratos seguros, consulte especialistas jurídicos, financeiros e de RH no país em questão, pois essa etapa costuma ser bastante burocrática e descentralizada.

Passo 5: considere uma solução EOR

Depois de analisar cada passo, avalie se é mais eficiente fazer a contratação internacional via empresa fornecedora de EOR – Employer of Record (Empregador Registrado). Esse serviço exime a sua empresa de ter que abrir uma subsidiária no país do profissional – uma exigência comum a todos os países, para quaisquer tipos de contrato.

Além disso, um fornecedor de EOR conhece todas as regras legais e fiscais de cada país onde opera, facilitando os quatro passos acima e garantindo 100% de conformidade.

Dica importante: ao escolher um EOR, garanta que seja um parceiro com atuação global ampla (como a Deel, que oferece EOR em 150 países) e histórico de conformidade comprovado através de registros oficiais e cases públicos (conheça os cases da Deel).

Requisitos legais e de conformidade

Agora, vamos aprofundar o passo 2 do checklist. Consiste na etapa mais burocrática e sensível da contratação internacional, com inúmeros cuidados legais importantes, que variam entre os países.

Nesse sentido, ao contratar no exterior, você deve responder às seguintes questões:

1. Abrir uma subsidiária ou contratar via EOR? Entenda se a sua empresa precisa abrir uma entidade legal no país onde está contratando e se pode terceirizar a contratação internacional via empregador registrado (EOR).
2. Como validar documentos para contratação internacional? Verifique a autenticidade de cada documento junto aos órgãos emissores locais – como identidade, diplomas, referências profissionais, verificações de antecedentes, e vistos de trabalho. Para isso, é necessário que a empresa faça traduções juramentadas dos documentos, além de conferir se os documentos estão em conformidade com os requisitos do país do contratado.
3. Como elaborar contratos compatíveis? Use modelos de contrato internacional adaptados à legislação local, e assegure a clareza das cláusulas sobre jornada de trabalho, remuneração (salário + benefícios), impostos, contribuições, e término do contrato (caso se aplique).
4. Quais são as exigências da legislação trabalhista internacional? Garanta uma análise precisa da reciprocidade de acordos bilaterais, tratados de dupla tributação e convenções internacionais de trabalho, evitando gastar mais do que o necessário e atendendo ao compliance global.

É fundamental o cumprimento criterioso dos requisitos legais para contratação internacional de empregados a fim de evitar multas, litígios e prejuízos reputacionais.

Modelos de contrato internacional: empregado vs freelancer

Todos os países exigem a classificação correta das relações entre empresas e profissionais. Elas são:

• Empregado: contrato para os casos em que há um vínculo empregatício da organização com o profissional. Implica em obrigações trabalhistas e fiscais – como folha de pagamento formal, concessão de benefícios, e políticas de gestão de pessoas alinhadas com o compliance global.

• Freelancer: também chamado de prestador de serviços ou contratado independente – como IC (Independent Contractor) nos EUA. É um contrato de entregas por projeto, sem benefícios trabalhistas, e com datas e formas de pagamento definidas de acordo com cada caso.

Para garantir que a sua organização está aplicando o modelo correto na contratação internacional, observe os itens abaixo. Se pelo menos um deles existir, está configurado o contrato de emprego:

1. Cargo interno definido (seja técnico, analista, especialista, gerente ou líder)
2. Atuação contínua com horários combinados e controle de carga horária
3. Participação em treinamentos, eventos e reuniões corporativas
4. E-mail e equipamentos da empresa fornecidos aos profissional
5. Função de coordenar outras pessoas do time
6. Sanções disciplinares e avaliações de desempenho

Dica importante: muitas empresas desconhecem que o contrato de freelancer pode incluir regime de exclusividade. Costuma ser uma exigência dos contratos de emprego – tanto no Brasil quanto em diversos outros países. Mas é possível de ser combinada também na contratação de prestadores de serviços internacionais.

Entender todas essas diferenças é essencial para evitar, por exemplo, a reclassificação de trabalhadores e as penalidades geradas por erros ou falhas nos contratos – como passivos trabalhistas e multas.

Procedimentos para contratação internacional de freelancers

Confira alguns dos procedimentos para contratação internacional de freelancers dentro da conformidade legal e fiscal:

• Contratos claros que definam bem o escopo do trabalho, os entregáveis e os prazos
• Pagamentos via plataformas compatíveis com a moeda e os impostos locais
• Avaliação do risco de configurar dependência econômica e subordinação do profissional em relação à empresa

Quando usar cada modelo

Indo direto ao ponto:

• Use o contrato de emprego para funções contínuas com responsabilidades estratégicas
• Use o contrato de freelancer para projetos pontuais ou para contratar especialistas autônomos

Dica importante: em ambos os casos, considere usar um EOR para facilitar o processo e a gestão da contratação internacional, além de mitigar riscos e reduzir custos, como vimos acima.

Dicas sobre folha de pagamento, benefícios e remuneração na contratação internacional

Resumindo as principais dicas de como garantir conformidade na contratação internacional e a documentação necessária para contratação internacional:

1. A remuneração deve definir a moeda e a frequência dos pagamentos e dos benefícios concedidos.
2. A folha de pagamento deve seguir as obrigações estatutárias do país do contratado em relação às retenções fiscais – como impostos e contribuições, 13º salário e licenças.
3. A documentação deve incluir o cadastro do contrato no sistema tributário local e o registro dos benefícios concedidos pela empresa – como plano de saúde, aposentadoria e seguro de vida.
4. O pagamento tanto de empregados quanto de freelancers deve ser feito através de sistemas compatíveis e funcionais globalmente – evitando problemas de acesso, atrasos ou erros na transferência.

Dica importante: use plataformas de pagamento internacional que emitem comprovantes e relatórios fiscais de forma contínua e automatizada. Isso garante a rastreabilidade e a conformidade de cada contrato. Como se trata de contratação internacional, é crucial que a plataforma tenha escala global, operando com compatibilidade e facilidade no país do contratado.

Considerações culturais e operacionais

Como já vimos acima, contratar no exterior não envolve apenas fatores legais e fiscais. É preciso também entender como lidar com diferenças culturais na contratação internacional. Muitas vezes, elas se manifestam de forma sutil ou implícita, mas desempenham um papel fundamental para o sucesso do contrato.

Por isso, trazemos agora algumas dicas para recrutamento internacional de talentos e gestão dos profissionais globais a fim de descortinar os fatores culturais e resolver seus pontos sensíveis:

• Adapte toda a comunicação do processo seletivo de acordo com o idioma local. Mas não basta fazer, por exemplo, a tradução do anúncio da vaga em uma ferramenta digital. É preciso considerar os termos mais adequados ao setor e às funções no país da seleção.
• Aplique entrevistas feitas por diferentes pessoas da empresa ao longo do processo, para mitigar fricções geradas pelo viés cultural que, invariavelmente, existe. Assim, a empresa garante que o processo seletivo encontre o melhor candidato sem interferência de quaisquer preconceitos gerados pelo desconhecimento da cultura local. Além disso, a organização atende a diversidade, equidade e igualdade (DEI), cada vez mais importante para a atração de talentos internacionais qualificados.
• Mapeie as expectativas e os comportamentos característicos no mercado de trabalho do país do candidato – como, por exemplo, a demanda por equilíbrio entre vida pessoal e profissional, feedbacks recorrentes, políticas de bem-estar, mentorias internas, planos de carreira, benefícios atrativos, e os modelos de liderança mais comuns na cultura local.
• Considere os fusos horários e estilos de trabalho para planejar bem a relação – seja com funcionário ou freelancer. Para isso, use ferramentas de agendamentos automatizados e de colaboração virtual assíncrona.

Onboarding da contratação internacional

O processo de onboarding para colaboradores internacionais é outra etapa fundamental para o sucesso das contratações. Para integrar profissionais no exterior com eficiência, é fundamental estruturar um onboarding digital ágil, amigável e eficiente. Alguns fatores básicos para isso são:

• Etapas bem definidas e processos centralizados em uma plataforma – como envio de documentos, assinatura de contrato, e armazenamento das documentações.
• Envio antecipado de equipamentos – como notebook e dispositivo para tokens de segurança.
• Licenças e configuração de ferramentas e sistemas, e disponibilização de suporte local contínuo para o novo profissional.
• Apresentação remota clara e estruturada sobre todos os pontos relevantes a serem comunicados ao contratado – como políticas organizacionais, organograma hierárquico e cultura da empresa.
• Sessões virtuais de boas-vindas e comunicação assíncrona bem estruturada com toda a equipe.
• Definição de mentores locais ou globais para o novo colaborador, e de colegas que atuarão como ponto de apoio ao profissional em cada etapa da integração.
• Acompanhamento estruturado das primeiras entregas do profissional com feedback recorrente.
• Mensuração do engajamento desde o início do contrato – ou seja, desde o onboarding. Isso só é possível com ferramentas digitais de avaliação de clima organizacional e performance individual.

Melhores práticas para contratação global escalável

Para manter a qualidade e a segurança da contratação internacional, além de viabilizar um processo escalável sem gerar novos custos na expansão contínua, adote as seguintes práticas:

1. Crie um manual interno de contratação internacional: estabeleça as políticas, as etapas e o fluxo do processo – do recrutamento ao onboarding e gestão remota.
2. Atualize o checklist da contratação internacional por país: analise os requisitos legais, fiscais, culturais e operacionais de acordo com o país do contratado.
3. Explore tecnologias para centralizar e automatizar a contratação internacional: implemente ferramentas ou plataformas que permitem a automação da elaboração dos contratos, da checagem de conformidade, da coleta dos documentos, e da gestão da folha de pagamento com apenas alguns cliques.

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• Armazenamento de dados dos contratados e da empresa, que agora circulam globalmente e, por isso, ficam mais expostos.
• Elaboração dos contratos automatizada, com a certeza do cumprimento das leis trabalhistas e regras fiscais locais.
• Gestão digital completa da folha de pagamento, desde o cálculo de salários, benefícios, deduções e tributos corretos, até a transferência internacional da remuneração.
• Operação empresarial no exterior sem a necessidade de abrir uma entidade legal em cada país das contratações. Basta selecionar o lugar e a plataforma cuida de todas as burocracias junto aos órgãos locais.
• Transparência total de custos e suporte contínuo especializado para onboarding, documentação, e gestão dos contratos.

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