Integração entre ATS e SIRH para escalar recrutamento

Regina está super animada para começar na sua empresa como engenheira de dados.

Ela dedicou algumas horas do fim de semana para enviar todas as informações necessárias para a carta de oferta. Na semana seguinte, mergulhou nos conteúdos do blog e do podcast da empresa para entender melhor os próximos projetos de dados.

Está pronta para começar com tudo no primeiro dia.

Até que a realidade entra em cena.

Em vez de mergulhar na arquitetura de dados, Regina passa suas primeiras 40 horas presa em um ciclo frustrante. Reinsere as mesmas informações que já havia enviado para a oferta, responde a e-mails de confirmação redundantes e aguarda enquanto o RH transfere manualmente seus dados para o SIRH. Como ainda não está “no sistema”, ela sequer consegue solicitar acesso ao ambiente de desenvolvimento.

Todo esse atraso e fricção acontecem por um único motivo: seu sistema de rastreamento de candidatos (ATS) e seu SIRH operam de forma isolada.

Como resultado, empresas perdem dias de produtividade de novos profissionais, desperdiçam tempo valioso do RH e deixam de causar uma boa primeira impressão.

Neste guia, você vai entender como a integração entre sistema de rastreamento de candidatos (ATS) e SIRH pode simplificar e acelerar seus processos de recrutamento e onboarding.

Entendendo SIRH e sistema de rastreamento de candidatos

Primeiro, é importante entender como o sistema de rastreamento de candidatos e o SIRH se diferenciam e onde precisam se integrar para melhorar a experiência dos candidatos.

O que é um sistema de rastreamento de candidatos?

Um sistema de rastreamento de candidatos é um software de RH que permite automatizar o processo de contratação. Ele ajuda a organizar dados de candidatos, selecionar currículos e gerenciar todas as etapas relacionadas ao recrutamento.

O que é um SIRH?

Um Sistema de Informação de Recursos Humanos (SIRH) é uma plataforma que permite às empresas armazenar, organizar e gerenciar os dados de todos os profissionais — incluindo funcionários, prestadores de serviços e freelancers. Esse banco de dados centralizado é utilizado para executar diferentes processos de RH.

Diferenças entre SIRH e sistema de rastreamento de candidatos (e onde eles se conectam)

O sistema de rastreamento de candidatos e o SIRH atuam em etapas diferentes da jornada de recrutamento.

O sistema de rastreamento de candidatos gerencia a fase pré-contratação, sendo responsável pelo relacionamento com candidatos e pela condução do processo seletivo, incluindo:

• Publicação de vagas
• Armazenamento de informações dos candidatos
• Triagem de currículos com base em critérios automatizados
• Agendamento de entrevistas
• Envio de atualizações ao longo do processo
• Geração de cartas de oferta
• Coleta de feedback dos candidatos

Já o SIRH atua na fase pós-oferta, quando o candidato se torna um funcionário.

Normalmente, o SIRH é responsável por:

• Onboarding
• Folha de pagamento
• Compliance
• Gestão de benefícios
• Registros dos funcionários

Um candidato só se torna oficialmente um funcionário quando seus dados são transferidos do sistema de rastreamento de candidatos para o SIRH. Essa integração ainda está ausente em muitas organizações, o que exige inserção manual de dados por parte do RH.

Informações essenciais do novo contratado — como dados de identificação, cargo, remuneração, benefícios e status de verificação de antecedentes — são inicialmente coletadas no sistema de rastreamento de candidatos. Todos esses dados precisam ser transferidos com precisão para o SIRH para que o onboarding seja iniciado.

Após a migração dos dados do sistema de rastreamento de candidatos para o SIRH, o perfil do novo funcionário passa a existir nos sistemas internos da empresa. Só então ele pode solicitar acesso às ferramentas internas e começar efetivamente suas atividades.

Benefícios da integração entre SIRH e sistema de rastreamento de candidatos na gestão de recrutamento

À medida que o recrutamento se torna mais complexo, o uso de múltiplas ferramentas de RH desconectadas gera mais problemas do que soluções. De fato, 82% das organizações consideram que um sistema de rastreamento de candidatos isolado não é suficiente para atender às demandas atuais de aquisição de talentos. As empresas buscam soluções de RH integradas, completas e estratégicas, que apoiem todas as etapas do recrutamento.

Veja como sua organização pode aprimorar a estratégia de recrutamento ao integrar um sistema de rastreamento de candidatos ao SIRH:

1. Comunicação proativa com candidatos

O envio da carta de oferta pelo sistema de rastreamento de candidatos não encerra o processo de recrutamento. 44% dos candidatos recebem múltiplas ofertas e ainda podem estar avaliando qual empresa escolher. É nesse momento que a integração automatizada entre sistema de rastreamento de candidatos e SIRH faz toda a diferença.

Assim que os dados do candidato são sincronizados com o SIRH, o sistema pode acionar automaticamente fluxos de preboarding — no momento da aceitação da oferta ou até antes.

Um fluxo de preboarding eficiente inclui:

• Pesquisa de experiência do candidato
• E-mails de boas-vindas e envio de brindes da empresa
• Links para upload de documentos
• Manuais e políticas internas
• Explicação dos benefícios
• Apresentação do gestor e da equipe
• Plano de desenvolvimento
• Agenda do primeiro dia
• Designação de um buddy de onboarding

Essa comunicação proativa aumenta o engajamento desde o início e reduz as chances de desistência por parte dos candidatos. Como resultado, você constrói um pipeline de recrutamento mais forte, com maior taxa de conversão entre oferta e admissão.

2. Gestão e acompanhamento automatizados de candidatos

Grande parte da gestão de recrutamento após a oferta envolve tarefas repetitivas de acompanhamento, como:

• Verificar a aceitação da proposta
• Fazer follow-up de documentos
• Iniciar verificações de antecedentes
• Acionar fluxos de preboarding

Todas essas etapas podem ser automatizadas com uma integração bem configurada entre sistema de rastreamento de candidatos e SIRH. Assim que a carta de oferta é gerada no sistema de rastreamento de candidatos, os dados do candidato podem ser automaticamente sincronizados com o SIRH.

Com as informações disponíveis no SIRH, fluxos predefinidos podem acionar cada etapa sem necessidade de intervenção manual. Como resultado, gestores de contratação podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas, como preencher posições críticas ou fortalecer a marca empregadora.

A necessidade dessa transição do RH — de um papel operacional para um papel estratégico — já vem sendo reconhecida. Como destaca a Gartner em seu relatório sobre tendências em aquisição de talentos: “À medida que IA e automação assumem tarefas de baixa complexidade, a capacidade dos recrutadores de atuar em contratações mais complexas se torna ainda mais essencial. Hoje, recrutadores precisam aconselhar sobre estratégia de talentos e desenho de cargos, além de desenvolver relacionamentos de longo prazo com profissionais difíceis de alcançar.”

3. Operações de RH mais eficientes

Sem integração, o RH precisa transferir manualmente os dados dos candidatos do sistema de rastreamento de candidatos para o SIRH. Embora pareça uma tarefa simples isoladamente, o volume dessas atividades cresce rapidamente. Atualmente, profissionais de RH gastam até 57% do tempo em tarefas administrativas, incluindo inserção manual de dados.

Essa ineficiência operacional consome tempo produtivo e aumenta os custos de contratação. Um estudo da Ernst & Young indica que o custo médio dessa inserção manual é de US$ 4,86 por ocorrência. Em um cenário com 1.200 contratações por ano, apenas essa etapa representaria um custo de US$ 5.832.

E isso sem considerar outras atividades manuais, como acompanhamento de documentos, preboarding e onboarding — que também impactam os custos totais.

A integração entre sistema de rastreamento de candidatos e SIRH reduz tarefas administrativas e melhora a eficiência operacional do RH, permitindo que a equipe foque em decisões estratégicas que realmente impactam a força de trabalho.

4. Onboarding no tempo certo

Quase um em cada três profissionais tem dúvidas durante o onboarding. Chegar no primeiro dia e ainda não existir no sistema é um sinal negativo logo de início. Isso gera atrasos em acessos, ferramentas e no próprio processo de integração.

A migração automática dos dados do sistema de rastreamento de candidatos para o SIRH garante um onboarding mais ágil e estruturado. Com isso, parte da configuração técnica pode ser iniciada antes mesmo do primeiro dia. Equipes de TI conseguem preparar equipamentos e definir acessos conforme o cargo.

Com essa base pronta, o SIRH pode ativar fluxos de onboarding específicos por função, reduzindo o tempo até a produtividade.

Um exemplo prático é o de Laura Czajkowski, diretora de comunidade, que destacou a experiência positiva de onboarding estruturado na Percone. Ela recebeu materiais com antecedência, teve acesso às ferramentas no momento certo e soube exatamente o que fazer desde o primeiro dia.

Integrar sistema de rastreamento de candidatos e SIRH é um dos primeiros passos para simplificar o onboarding e manter o entusiasmo dos novos profissionais.

5. Acompanhamento avançado de métricas de recrutamento

O sistema de rastreamento de candidatos oferece métricas como tempo médio de contratação e taxa de aceitação de ofertas. No entanto, isso não é suficiente para avaliar a eficácia da estratégia de recrutamento. Métricas mais avançadas — como qualidade da contratação, retenção de novos funcionários e conversão entre oferta e admissão — são essenciais para uma visão completa.

Ainda assim, 80% das organizações não acompanham métricas críticas como qualidade da contratação. Um dos principais motivos é a existência de sistemas desconectados.

Sistemas isolados dificultam o acompanhamento da jornada completa do candidato até se tornar funcionário.

A integração entre sistema de rastreamento de candidatos e SIRH cria um fluxo contínuo de dados, permitindo medir desempenho, retenção, taxa de rotatividade e outros indicadores importantes. Com isso, é possível identificar contratações inadequadas e otimizar futuras estratégias.

6. Gestão de compliance simplificada

Equipes de contratação enfrentam exigências regulatórias cada vez maiores. 91% dos profissionais de RH afirmam que a legislação trabalhista se tornou mais complexa nos últimos cinco anos.

Muitas dessas demandas podem ser automatizadas com a integração entre sistema de rastreamento de candidatos e SIRH. Assim que o candidato aceita a proposta e seus dados são transferidos, fluxos de preboarding e onboarding podem acionar automaticamente tarefas como:

• Iniciar verificações de antecedentes
• Coletar documentos obrigatórios
• Obter assinaturas contratuais
• Registrar consentimento para uso de dados
• Garantir ciência das políticas internas

Além disso, a automação da transferência de dados ajuda a manter registros atualizados e prontos para auditoria, sem necessidade de inserção manual.

Com uma em cada três empresas deixando de atender pelo menos um requisito regulatório, a automação se torna essencial para simplificar a gestão de compliance.

Como escolher o ATS e SIRH ideais para sua organização

Ter um sistema de rastreamento de candidatos e um SIRH básicos permite apenas executar os processos tradicionais de RH.

Mas, para escalar o negócio, é preciso ir além: você precisa de soluções que otimizem esses processos, não apenas os operem.

Além das funcionalidades básicas e do custo, considere este checklist ao escolher o sistema de rastreamento de candidatos e o SIRH ideais para sua empresa:

• Solução completa ou integrada: O sistema de rastreamento de candidatos e o SIRH fazem parte de uma única plataforma? Se forem sistemas separados, é possível integrá-los de forma eficiente?
• IA e automação: A solução oferece recursos avançados de IA que permitem escalar o recrutamento sem aumentar o tamanho da equipe?
• Experiência mobile: Há suporte por aplicativo mobile para melhorar a experiência dos profissionais?
• Compliance global: A plataforma é capaz de lidar com requisitos de compliance em diferentes países, reduzindo o risco de penalidades?

Escale seus esforços de recrutamento com a Deel

O ATS ajuda equipes a contratar talentos globais com mais agilidade, reunindo toda a jornada — do candidato à contratação — em um único sistema.

Desenvolvido para escalar, o Deel AI acelera a atração de candidatos, a criação de descrições de vagas e a triagem, permitindo ampliar o recrutamento sem a necessidade de aumentar a equipe.

Com um sistema de rastreamento de candidatos, você pode:

• Criar e gerenciar vagas em um portal centralizado
• Avaliar candidatos com mais rapidez usando IA
• Agendar entrevistas sem follow-ups manuais
• Enviar cartas de oferta assim que o candidato concluir todas as etapas
• Acompanhar métricas de recrutamento para otimizar sua estratégia

Além da contratação, a Deel oferece uma suíte completa de RH com SIRH, folha de pagamento internacional, benefícios, L&D, gestão de desempenho, mobilidade de funcionários e suporte de TI. Construída para acompanhar o crescimento da sua empresa, a Deel simplifica a contratação internacional com compliance e escala em mais de 150 países.

Agende uma demonstração e descubra como um sistema de rastreamento de candidatos pode ajudar você a construir uma solução completa e integrada para escalar o recrutamento.