4 razões para startups cuidarem da conformidade na contratação

Para muitas startups, especialmente aquelas consideradas de alto crescimento, em um dia você é um grupo de quatro amigos de pós-graduação trabalhando na mesa da cozinha e, no outro, você é uma organização com mais de 2.000 pessoas, com grupos de trabalhadores remotos distribuídos em todo o mundo.

Parece incrível, certo?

Não comemore ainda.

Imagine que você tenha negligenciado acidentalmente seus métodos de contratação durante essa jornada de expansão acelerada. Quando você está prestes a ter um EBITDA positivo, a bolha estoura e você vira manchete de jornal por causa de um escândalo de classificação incorreta, processo de estabelecimento permanente ou violações relacionadas a trabalhadores sem documentos.

Da noite para o dia, sua startup bem-sucedida sofre enormes penalidades financeiras, danos à reputação e perda de talentos, o que poderia ter sido facilmente evitado se você tivesse praticado a contratação em conformidade desde o início.

Este artigo apresenta quatro motivos pelos quais os fundadores de startups não devem ignorar a conformidade das contratações e como você pode resolver o problema com o suporte certo.

1. Risco de estabelecimento permanente

A contratação direta de trabalhadores internacionais sem o estabelecimento de uma subsidiária estrangeira cria um risco de estabelecimento permanente (EP). O risco de estabelecimento permanente ocorre quando uma empresa tem uma presença contínua e estável em um país ou estado fora de sua sede, mas não paga os impostos locais determinados por essa jurisdição.

A maioria das jurisdições caracteriza uma presença contínua e estável como o seguinte:

• Ter atividade de funcionário no país anfitrião que gere receita diretamente
• Comando e controle da atividade dos funcionários pela empresa matriz
• Um local fixo de negócios, endereço, conta bancária ou outra presença física

Para superar o risco de EP, as startups têm três opções:

• Estabelecer uma entidade estrangeira
• Contratar prestadores de serviços
• Contratar trabalhadores internacionais por meio de um Employer of Record (EOR)

O estabelecimento de uma entidade estrangeira é um processo longo e caro, especialmente para proprietários de pequenas empresas que desejam apenas testar um mercado. Uma opção muito mais conveniente é contratar prestadores de serviços ou usar uma solução de EOR como a Deel. A Deel tem entidades legais em países de todo o mundo e pode contratar funcionários em seu nome, economizando tempo e dinheiro.

2. Risco de classificação incorreta

As startups que desejam mais acordos de trabalho de curto prazo e maior flexibilidade podem contratar prestadores de serviços. No entanto, ao usar serviços de prestadores de serviços, um risco típico de conformidade que as startups enfrentam é a classificação incorreta.

A classificação incorreta ocorre quando as empresas classificam os trabalhadores como prestadores de serviços, mas os tratam como funcionários. É fácil errar na classificação dos trabalhadores, pois os termos e as definições que determinam a classificação dos trabalhadores diferem de país para país.

Por exemplo, nos EUA, a empresa pode ser penalizada por classificação incorreta se o contrato de trabalho não definir com precisão o relacionamento, não usar a terminologia correta ou não cumprir as leis locais que afetam os contratados.

Para gerenciar proativamente esses riscos, a Deel oferece uma solução robusta por meio de seu Compliance Hub. Esse local único para todas as questões de conformidade permite que as startups fiquem à frente das mudanças legislativas e dos riscos de classificação incorreta para toda a sua força de trabalho. Nosso Compliance Monitor acompanha e explica automaticamente as mudanças regulatórias mais recentes e futuras em 150 países, economizando tempo e dinheiro que, de outra forma, seriam gastos na pesquisa e interpretação manual dessas mudanças.

As startups podem se familiarizar com os testes de classificação incorreta ou fazer com que a Deel classifique e contrate prestadores de serviços em 150 países em seu nome, eliminando o risco e a responsabilidade da classificação incorreta. Avaliaremos a classificação correta de seu funcionário e o aconselharemos sobre se ele deve ser um prestador de serviços ou um funcionário. Em seguida, criaremos contratos em conformidade com as normas locais e coletaremos toda a documentação necessária.

3. Trabalhadores sem documentos

As empresas em estágio inicial geralmente passam por auditorias quando solicitadas por seus investidores. Quando esse momento chegar, sua força de trabalho deverá ter a documentação para provar que tem permissão legal para trabalhar em um determinado país.

Suponha que a nacionalidade do funcionário e o país de onde ele está trabalhando sejam diferentes. Nesse caso, você deve coletar e manter a prova de elegibilidade para o trabalho, como uma permissão de trabalho para mostrar que o funcionário pode trabalhar naquele país.

Da mesma forma, sua startup pode ter contratado trabalhadores qualificados, mas não ter coletado e retido a documentação de conformidade necessária. Esse descuido também é um sinal de alerta para os órgãos de auditoria que determinam se a sua empresa está operando de acordo com os padrões locais.

As startups podem fazer pesquisas para identificar os documentos específicos do país, solicitá-los ao funcionário por e-mail e armazená-los em um arquivo protegido por senha. Como alternativa, as startups podem usar a Deel para convidar os funcionários a fazer o upload dos documentos de conformidade necessários por meio de seu dashboard de autoatendimento durante o onboarding.

Se o funcionário precisar de suporte para visto e imigração, a plataforma pedirá que você faça essa solicitação aqui. Nossa equipe começará a trabalhar para obter o visto correto e realizar as triagens necessárias de acordo com as exigências do país para agilizar o processo de contratação.

Embora a contratação de prestadores de serviços exija menos papelada, muitos países ainda precisam que a empresa cliente obtenha o número de identificação fiscal do prestador de serviços, certificações e formulários fiscais específicos para relatar a remuneração de não funcionários que provavelmente está sujeita ao imposto sobre o trabalho autônomo.

Novamente, as startups podem coletar essa documentação manualmente ou usar a Deel para solicitar e armazenar a documentação correta em nossa plataforma baseada em nuvem, de acordo com os mais altos padrões de segurança de dados.

Você também terá a funcionalidade de solicitar a assinatura dos seguintes contratos para proteger as informações confidenciais dos funcionários e evitar que eles compartilhem as informações confidenciais da sua startup com concorrentes ou iniciem um negócio concorrente:

• Contrato de propriedade intelectual
• Contrato de confidencialidade ou não divulgação
• Contrato de não concorrência
• Contrato de privacidade e processamento de dados (DPA)

4. Violação das leis trabalhistas

O último aspecto da contratação em conformidade em que as novas empresas tropeçam é a violação de uma das muitas leis trabalhistas que regem a relação entre empregador e funcionário.

As leis trabalhistas diferem entre estados, províncias e territórios e são implementadas pelos governos locais para proteger os direitos fundamentais dos funcionários, promover a segurança no emprego e melhorar os termos de emprego em nível global.

As leis trabalhistas regem o seguinte:

• Salário mínimo
• Pagamento de horas extras
• Horas de trabalho
• Pausas para descanso
• Contratos de trabalho
• Direitos a benefícios como PTO, licença parental e pensões
• Períodos de experiência
• Verificação de antecedentes
• Métodos de pagamento
• Períodos de pagamento
• Cronogramas de pagamento
• Impostos sobre a folha de pagamento
• Registros da folha de pagamento
• Rescisão

A criação de um contrato de trabalho ajuda a estabelecer os termos e as condições de contratação e pode ser usada como um guia para garantir que a empresa trate os novos funcionários de acordo com as leis trabalhistas locais.

A criação de contratos de trabalho a partir do zero pode consumir muito tempo, principalmente ao contratar membros da equipe de vários países. As startups podem fazer suas próprias pesquisas específicas por país para incluir todos os requisitos de emprego necessários ou usar um template.

A desvantagem dos templates é que é preciso garantir que você esteja usando as versões mais recentes e que elas sejam constantemente atualizadas e examinadas por especialistas jurídicos locais. Eles podem ser difíceis de personalizar se você quiser adicionar benefícios ou cláusulas fora do padrão, e você precisará fazer o download, enviar e armazenar um novo contrato toda vez que quiser fazer uma atualização, o que é muito trabalhoso para a sua equipe de recursos humanos - se você tiver uma!

Como alternativa, as startups podem criar contratos de trabalho localizados na plataforma Deel usando nosso fluxo de trabalho de contratos. A plataforma intuitiva orienta você em cada aspecto do contrato, fornecendo insights e sugestões úteis de acordo com os requisitos do país. Além disso, todos os contratos que você criar serão examinados por especialistas jurídicos locais e atualizados trimestralmente para que você permaneça em conformidade.

Domine a contratação em conformidade com a Deel

Quer você seja uma startup em estágio inicial entrando no mercado de trabalho ou uma grande empresa fazendo sua 500ª contratação, a conformidade é um fator crítico para o sucesso contínuo de seus negócios.

Quando você contrata trabalhadores por meio da Deel, a conformidade é integrada à nossa plataforma intuitiva de contratação, o que torna impossível errar. Usando a automação e as melhores equipes jurídicas em países de todo o mundo, os empreendedores podem ficar tranquilos sabendo que cada nova contratação é legítima, classificada corretamente e tem um contrato atualizado que está em conformidade com as leis trabalhistas locais, para que você possa se concentrar na administração da sua empresa.

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