如何撰写有效的录用通知书（含示例）

录用通知书是雇主向潜在员工起草的一份正式文件，向其提供公司内的某个职位。通常包括职位名称、入职日期、薪酬方案以及其他相关的雇佣条款和条件。

但录用通知书有多重要呢？

探讨录用通知书的重要性、应包含的关键要素以及撰写一封吸引人且信息充足的录用通知书的技巧。我们还提供了带示例的录用通知书模板，供参考使用。

什么是录用通知书，它为什么重要？

录用通知书是雇主给潜在员工的正式书面沟通，概述工作要约的条款和条件，包含职位名称、起始日期、薪酬方案、福利以及其他相关的雇佣条件。

作为一封正式信函，录用通知书详细列明了雇佣的条款和条件，包括可能让员工感到意外（或不快）的工作细节。该信函的责任在于描绘出一个现实的预期。事实上，75% 的招聘人员 承认他们见过候选人在签署录用通知书后改变主意的情况。

录用要约也有吸引顶尖人才的力量，一项调查显示，81% 的员工 在面对合适的要约时会考虑离职。

录用通知书通常在雇主口头提出要约之后发送，并在员工签署正式具法律约束力的合同并被邀请参加入职流程之前发出。该信函作为要约的书面记录，确保雇主和员工对雇佣条款有明确的了解，有助于防止未来产生误解或争议。

简化录用通知书的格式并撰写一份有效的提案非常重要，以实现以下目标：

• 提升雇主品牌形象，通过提供积极的候选人体验
• 通过包含必要信息吸引顶尖人才，从而提高成功录用的可能性
• 通过帮助候选人做出明智决定，降低录用要约被拒绝的可能性
• 通过明确期望，减少未来误解或争议的风险
• 通过记录雇佣条件，为双方提供法律保护

对于远程员工来说，一封吸引人的录用通知书尤为重要，因为它明确了雇佣条款，作为书面协议，保护双方权益并可作为雇佣证明。

录用通知书的关键要素

录用通知书会因公司和职位而异，因此最好咨询人力资源或法律专业人士以确保包含所有必要信息。作为指南，录用通知书应包含以下内容。

为便于理解，我们提供了两个录用通知书示例——一个针对开发人员职位，另一个针对销售职位——您可以据此为具体职位进行自定义。在准备自己的通知书时，参考该模板。

引言文字

导语部分包含信件的主题行并附带正式称呼。确保文字简洁，同时对候选人（可能）加入团队表示鼓励和期待。提及候选人的优势以及他们为何被选中会是个不错的细节。

开发人员职位示例：

Subject line: Join our winning team! Job offer for a development position with [Company_name]!

Dear [Employee_name]

Thank you for taking the time to apply for the junior developer role. We received a number of resumes, but we were most impressed by your [list the candidate’s strengths].

销售职位示例：

Subject line: Job offer from [Company_name]! Get ready to crush your sales goals!

Dear [Employee_name]

It was great to meet you on [interview_date]. We were particularly impressed by your ability to [list the candidate’s notable skills].

顶级提示：为了优化录用通知书的专业外观，可添加贵公司的徽标或信头。

职位名称与职位描述

职位名称应准确反映所提供的岗位，职位描述则应概述该岗位的主要职责和要求。

通过清晰、高效地沟通，候选人将更好地理解工作的性质以及对他们的期望，这有助于他们判断该职位是否符合其技能与兴趣。

职位名称与职位描述还能通过列明关键职责来设定明确期望，帮助避免日后出现争议或误解。本部分也为绩效评估和职业发展提供了框架。

使用我们的 职位描述模板 可快速创建职位描述。找到最适合的职位模板并直接使用，或根据需要进行编辑。

初级开发人员职位示例：

We’re very excited to offer you permanent employment at [Company_name] in the junior developer position. In this role, you will be responsible for [list key roles and responsibilities for the position].

销售职位示例：

Congratulations on being chosen to join our talented team at [Company_name] in a sales position. In this role, you will be responsible for [list key roles and responsibilities for the position].

起始日期和工作安排

在合同中包含明确的起始日期（即员工预计开始工作的日期）以及工作安排（列明员工需要工作的具体天数与时段）非常重要。在本节中，职位录用函会确认该录用是否为 全职或兼职工作。

这些信息有助于雇主与员工双方管理期望，并帮助新员工相应地规划个人和职业安排。

初级开发人员职位示例：

您预计的入职日期为 [start date]，工作安排为 [mention work schedule, e.g., flexible full-time position to complete a total of 40 hours per week]。

销售职位示例：

如果您接受我们的录用，您的入职时间将为 [start date and time]，工作安排为 [mention work schedule, e.g., full-time position, working 8 am to 4 pm EST, Monday to Friday, with overtime paid for weekends when necessary]。

薪酬与福利

录用函中备受关注的薪酬部分通常包括员工的底薪、其可能有资格获得的任何奖金或激励，以及支付周期，例如每周、每两周或每月。

福利部分通常包括有关员工的 健康保险、退休计划、休假时间、病假以及公司可能提供的其他福利的详细信息。

录用函中的薪酬与福利部分在建立员工对薪酬的预期方面起着重要作用，并为未来谈判提供依据。通过列出 福利与公平薪酬，职位录用函有助于吸引顶尖人才并降低员工流动率。

初级开发人员职位示例：

我们将提供税前薪资 [$ X]，每月最后一个周五发放。此外，对于初级开发人员职位，我们根据公司政策提供 [list benefits as per company policy, such as health insurance, paid time off, and technology benefits]。薪资晋升和福利的完整说明载于雇佣合同中。

销售职位示例：

该职位的底薪为 [$ X]，对于超过 [$ X value] 的销售，可有机会获得 [compensation plan]。此外，所有销售代表均可根据公司政策享受相关福利，包括 [mention benefits, such as health insurance, paid vacation, and travel and mobile expenses]。薪资晋升和福利的完整说明载于雇佣合同中。

Reporting structure

在录用通知书中，“汇报结构”部分概述了员工在组织中的职位及其汇报关系。通常会包括所属部门以及其主管或经理的姓名和职务，供参考。

汇报结构有助于员工了解其在组织中的角色，明确沟通细节，建立信任和信心，并为跟踪职业发展提供路径。

Sample for a junior developer position:

通过接受初级开发人员的录用，你将加入 [Department_name]，在 [Manager_position] [Manager_name] 的指导与领导下工作。由于该职位为远程岗位，沟通将通过 Slack 进行，并在双方最合适的时间安排每周例会。

Sample for a sales position:

在本次提供的职位中，您将与销售部门的其他成员一起工作，归属于 [Manager_name]（[Manager_position]）。您还需每两周与由 [Manager_position]，[Manager_name] 领导的市场团队开会。

Request for response

“请求回复”部分位于录用通知书结尾，正式邀请候选人在规定的截止日期前接受职位，并提供如何接受的说明。

请求回复可确保招聘经理及时收到候选人的答复，建立积极的候选人体验，明确后续步骤，并作为录用通知书的简要总结。

Sample for a junior developer position:

请于 [date] 前正式回复，可将回复发送至此邮件的回应地址 [insert email address]。随后我们将发送一份劳动合同，详述隐私政策、雇佣条件、竞业限制及离职条款。

此致，

[Employer_name]，[Employer_position]

Sample for a sales position:

请于 [date] 前将正式回复发送至 [insert email address]。确认后，我们将提供有关隐私政策、雇佣条件、保密协议和离职条款的更多信息。

此致，

[Employer_name]，[Employer_position]

Tips for writing an engaging and informative offer letter

一封吸引人且信息充分的录用通知书有助于吸引顶尖人才，并在雇主与员工之间建立积极的雇佣关系。

1. 使用清晰且吸引人的主题行以抓住候选人的注意力
2. 使用专业语气和易于理解的语言
3. 将段落控制简短，并在必要时使用要点以提高可读性
4. 包含个性化的介绍，突出候选人的优势和成就
5. 明确列出职位名称和职位描述，以及该岗位的主要职责和要求
6. 提供具有竞争力的薪酬和员工福利方案，并在薪酬确定方面保持透明
7. 仔细校对信件，确保没有错误或笔误
8. 公开说明公司文化
9. 可考虑在信末加入免责声明，说明对该信件的回复并无法律约束力，仅供信息用途
10. 确保在劳动合同中覆盖所有附加细节

Improve acceptance rates with a well-drafted employment letter

一封有效的录用通知书很重要，因为它能提升品牌形象、吸引顶尖人才、降低被拒绝的概率、明确期望并提供法律保护。遵循录用通知模板可以帮助覆盖上述各项。

一封撰写良好的录用通知书应遵循清晰的信件格式。通过按照这些编写吸引人且信息充分的录用通知书的建议，雇主可以吸引并留住优秀人才，与员工建立积极的雇佣关系。