Kaum ein Personaldokument in Deutschland ist so kurz und so streitanfällig wie das Arbeitszeugnis. Eine einzelne Formulierung entscheidet darüber, ob die Beurteilung als „gut“ oder als „ausreichend“ gelesen wird, und ob das Zeugnis vor dem Arbeitsgericht Bestand hat. Die Skala steht in keinem Gesetz. Sie ist über Jahrzehnte durch Rechtsprechung und Zeugnisbrauch entstanden und wird von deutschen Personalabteilungen zuverlässig entschlüsselt.

Für international tätige Unternehmen ist das ein doppeltes Risiko. Wer die Notensprache nicht kennt, wertet Beschäftigte ab, ohne es zu wollen. Und wer Formulierungen aus dem Englischen übersetzt, produziert Sätze, die im deutschen Zeugniskontext etwas anderes bedeuten als beabsichtigt.

Dieser Leitfaden zeigt, wann ein Zeugnis Pflicht ist, welche Form seit 2025 gilt, welche Formulierung welche Note trägt, was nicht ins Zeugnis gehört und wie Sie reagieren, wenn eine ausscheidende Person die Beurteilung beanstandet. Er richtet sich an alle, die den Offboarding-Prozess strukturieren, unabhängig davon, wer das Dokument am Ende unterschreibt.

Wann ein Arbeitszeugnis Pflicht ist

Der Anspruch entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und gilt ausnahmslos: für Vollzeit- und Teilzeitkräfte, für Aushilfen, für Beschäftigte in der Probezeit und unabhängig davon, wer gekündigt hat. Rechtsgrundlage ist § 109 GewO, für Dienstverpflichtete außerhalb eines Arbeitsverhältnisses § 630 BGB und für Auszubildende § 16 BBiG.
Der Anspruch ist unabdingbar. Er lässt sich nicht im Arbeitsvertrag ausschließen, und auch eine Ausgleichsquittung im Aufhebungsvertrag erfasst ihn nicht.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Das Wahlrecht liegt bei der beschäftigten Person, nicht beim Unternehmen. Sie entscheidet zwischen beiden Varianten:

• Einfaches Zeugnis: Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit, ohne Bewertung
• Qualifiziertes Zeugnis: zusätzlich eine Beurteilung von Leistung und Verhalten

In der Praxis wird fast immer das qualifizierte Zeugnis verlangt, weil ein einfaches Zeugnis bei Bewerbungen als Warnsignal gilt. Fordert jemand nur ein einfaches Zeugnis an, dürfen Sie keine Bewertung ergänzen, auch keine positive.

Zwischenzeugnis: Wann es verlangt werden kann

Ein Zwischenzeugnis steht Beschäftigten bei berechtigtem Interesse zu, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Umstrukturierung, vor der Elternzeit oder bei einer geplanten beruflichen Veränderung. Es wird im Präsens formuliert, weil das Arbeitsverhältnis fortbesteht.
Für Sie ist das Zwischenzeugnis relevanter, als es wirkt: Ein zuvor erteiltes gutes Zwischenzeugnis bindet Sie beim Endzeugnis weitgehend. Eine schlechtere Endbeurteilung müssen Sie dann mit einer nachweisbaren Leistungsverschlechterung begründen.

Fälligkeit, Holschuld und Verjährung

Das Zeugnis ist eine Holschuld (BAG, 8. März 1995, 5 AZR 848/93). Sie müssen es also nicht unaufgefordert versenden, sondern am Betriebssitz bereithalten. Ein Versand per Post ist trotzdem sinnvoll, wenn das Arbeitsverhältnis im Streit endet: Er kostet nichts und nimmt einer Eskalation die Grundlage.

Ausgestellt werden sollte das Zeugnis zum Beendigungsdatum. Wird es später erstellt, ist es auf den Beendigungszeitpunkt zu datieren, denn ein Ausstellungsdatum Monate nach dem Austritt liest sich wie ein Streit im Hintergrund.

Der Anspruch verjährt nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren gemäß § 195 BGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Kürzere tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen können vorgehen, und der Anspruch kann verwirken, wenn jemand über lange Zeit untätig bleibt.

Form: Was sich 2025 geändert hat

Das Zeugnis bedarf der Schriftform. Bis Ende 2024 war die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen, ein PDF per E-Mail erfüllte den Anspruch nicht. Diese Sperre hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 aufgehoben. Seitdem darf das Zeugnis elektronisch erteilt werden, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Die beschäftigte Person willigt ein – ohne Zustimmung bleibt es beim Papieroriginal.
• Das Dokument trägt eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB.

Eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache PDF-Signatur genügt nicht. Diese Änderung hat sich bis heute kaum herumgesprochen: Viele Ratgeber und interne HR-Handbücher geben weiterhin die alte Rechtslage wieder.

Es gibt allerdings eine praktische Grenze. Jede qualifizierte Signatur enthält einen unveränderbaren Zeitstempel. Wo eine Rückdatierung nötig ist, etwa bei einer nachträglichen Ausstellung oder einer Berichtigung, scheidet die elektronische Form damit faktisch aus. Für diese Fälle bleibt Papier.

Die äußere Form ist Teil der Aussage

Auch bei einem inhaltlich einwandfreien Zeugnis kann die Gestaltung als Abwertung gelesen werden. Halten Sie sich an die etablierten Vorgaben:

• Firmenbriefbogen des Unternehmens verwenden, das Anschriftenfeld bleibt leer
• Einheitliche Maschinenschrift, keine handschriftlichen Zusätze, keine Korrekturen oder Flecken
• Fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik, keine ungewöhnlichen Sonderzeichen
• Unterschrift durch die Geschäftsführung oder eine ranghöhere vertretungsberechtigte Person
• Ausstellungsdatum passend zum Beendigungszeitpunkt

Ein Zeugnis darf gefaltet werden, solange die Kopie sauber lesbar bleibt. Auffällige Knicke, ein schiefer Ausdruck oder ein handschriftlicher Strich neben der Unterschrift werden vom Gesetz als verstecktes Merkmal untersagt.

Die zwei Grundsätze: Wahrheit und Wohlwollen

Der gesetzliche Rahmen ist knapp. § 109 Abs. 2 GewO verlangt, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert ist, und verbietet Merkmale oder Formulierungen, die eine andere Aussage treffen sollen, als aus Wortlaut oder äußerer Form ersichtlich ist. Das ist der Grundsatz der Zeugnisklarheit und zugleich das Verbot von Geheimzeichen.

Zwei weitere Grundsätze stehen nicht im Gesetzestext, sondern stammen aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts: Das Zeugnis muss wahr sein, und es muss wohlwollend formuliert sein, damit es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert.

Diese beiden Pflichten geraten regelmäßig in Konflikt. Die Auflösung ist eindeutig: Die Wahrheitspflicht hat Vorrang. Wohlwollen bedeutet, im Rahmen des Wahren die für die beschäftigte Person günstigere Formulierung zu wählen, nicht, eine schwache Leistung als starke darzustellen. Ein Gefälligkeitszeugnis kann Sie gegenüber dem nächsten Arbeitgeber sogar schadenersatzpflichtig machen.

Praktisch heißt das: Sie dürfen negativ bewerten. Sie dürfen es nur nicht verstecken, und Sie müssen es belegen können.

Die Notenskala: Welche Formulierung welche Note trägt

Die sogenannte Zufriedenheitsskala steht in keinem Gesetz, ist aber gerichtlich anerkannt und in deutschen Personalabteilungen allgemein bekannt. Entscheidend sind zwei Wörter: „stets“ signalisiert Dauerhaftigkeit, „vollste“ oder „volle“ signalisiert den Grad.

Der Unterschied zwischen Note 2 und Note 3 ist ein einziges Wort. Wer „stets“ streicht, weil der Satz sonst zu lang wirkt, senkt die Beurteilung um eine volle Stufe.

Auch das Verhalten hat eine Skala

Für die Verhaltensbeurteilung gilt dieselbe Logik. Üblich sind Abstufungen wie „stets vorbildlich“ für die Spitzenbewertung, „einwandfrei“ für den Durchschnitt und „gab zu keiner Klage Anlass“ für eine deutlich unterdurchschnittliche Bewertung. Formulierungen wie „im Wesentlichen einwandfrei“ oder „im Großen und Ganzen“ schwächen jede Aussage spürbar ab.

Wichtig ist außerdem die Reihenfolge der genannten Personengruppen. Üblich ist „gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden“. Wer die Vorgesetzten weglässt oder ans Ende stellt, sendet ein Signal, das erfahrene Leser sofort verstehen.

Wer was beweisen muss

Das Bundesarbeitsgericht hat den rechtlichen Ausgangspunkt klar gesetzt: Die mittlere Note „befriedigend“ ist der Maßstab (BAG, 18. November 2014, 9 AZR 584/13, aufbauend auf BAG, 14. Oktober 2003, 9 AZR 12/03). Daraus folgt eine geteilte Beweislast:

• Wer eine bessere Beurteilung als befriedigend verlangt, muss die überdurchschnittliche Leistung nachweisen
• Wer schlechter als befriedigend bewertet, muss diese Bewertung als Arbeitgeber belegen

Das Gericht ließ dabei ausdrücklich nicht gelten, dass in der Praxis rund neun von zehn Zeugnissen auf „gut“ oder „sehr gut“ lauten. Diese Verteilung könne auch auf Gefälligkeitszeugnisse zurückgehen.

Für Ihre Praxis ergibt sich daraus eine unangenehme Asymmetrie. Rechtlich stehen Sie mit einer Note 3 sicher. Faktisch liest der nächste Arbeitgeber sie als unterdurchschnittlich. Wenn Sie unterhalb des Durchschnitts bewerten wollen, brauchen Sie dokumentierte Grundlagen: Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, protokollierte Gespräche. Ohne diese Dokumentation verlieren Sie den Prozess, unabhängig davon, wie berechtigt die Einschätzung war.

Formulierungen mit Rechtsrisiko

Die riskantesten Sätze im Zeugnis sind die, die freundlich klingen, aber abwerten. Sie entstehen selten absichtlich, sondern aus dem Versuch, etwas Nettes zu schreiben, ohne die Skala zu kennen.

Zwei Muster liegen hinter fast allen diesen Fällen. Erstens Auslassungen: Fehlt ein Element, das in einem Zeugnis üblicherweise erwartet wird, kann genau diese Lücke als unzulässiges Geheimzeichen gewertet werden (BAG, 12. August 2008, 9 AZR 632/07). Zweitens Widersprüche: Wenn die Leistungsbewertung „sehr gut“ trägt und die Verhaltensbeurteilung nur „befriedigend“, entsteht ein Bruch, der Rückfragen und Berichtigungsansprüche auslöst.

Der Maßstab ist dabei nicht Ihre Absicht, sondern das Verständnis eines durchschnittlichen Lesers aus dem angesprochenen Personenkreis. Ein Satz, der versehentlich abwertet, wertet trotzdem ab.

Die Schlussformel: Freiwillig, aber wirksam

Auf Dank, Bedauern und Zukunftswünsche besteht kein Rechtsanspruch. Das Bundesarbeitsgericht hat das mehrfach bestätigt, zuletzt mit Urteil vom 25. Januar 2022 (9 AZR 146/21). Sie müssen also keine Schlussformel schreiben.

Fehlt sie in einem ansonsten guten Zeugnis, wird das in der Praxis dennoch als Hinweis auf Unstimmigkeiten gelesen. Die pragmatische Regel: Wenn die Beurteilung gut ist, setzen Sie eine Schlussformel, und zwar eine, die zur Note passt. Ein knappes „Wir wünschen alles Gute“ unter einer Spitzenbewertung wirkt kühler als gar nichts.

Eine Grenze setzt das Maßregelungsverbot: Eine bereits erteilte Schlussformel dürfen Sie nicht streichen, nur weil die beschäftigte Person eine Berichtigung verlangt hat (BAG, 6. Juni 2023, 9 AZR 272/22). Das wäre eine unzulässige Maßregelung nach § 612a BGB.

Arbeitszeugnis in sechs Schritten

Der Entwurf dauert weniger als eine Stunde, wenn die Reihenfolge stimmt. Die meisten Fehler entstehen dadurch, dass die Note erst nach dem Schreiben festgelegt wird.

1. Zeugnisart, Stichtag und Zuständigkeit klären

Klären Sie zuerst, ob ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis gewünscht ist, auf welches Datum es zu erstellen ist und wer unterschreibt. Die unterzeichnende Person muss in der Hierarchie über der beurteilten Person stehen. Prüfen Sie außerdem, ob ein Zwischenzeugnis vorliegt. Es setzt den Rahmen für die Endbeurteilung.

2. Aufgaben vollständig und gewichtet beschreiben

Die Tätigkeitsbeschreibung ist keine Aufzählung aus der Stellenanzeige, sondern eine Darstellung der tatsächlich ausgeübten Aufgaben. Nennen Sie die wichtigsten zuerst und ergänzen Sie Verantwortungsumfang, Budget-, Projekt- oder Führungsverantwortung.

Fehlt eine zentrale Aufgabe, entsteht der Eindruck, sie sei nicht gut ausgeführt worden. Eine gepflegte digitale Personalakte macht diesen Schritt erheblich schneller, weil Rollenwechsel und Beförderungen dort bereits dokumentiert sind. Wie ein HR-System diese Daten zusammenführt, ist deshalb mehr als eine IT-Frage.

3. Leistungsnote festlegen, bevor Sie formulieren

Entscheiden Sie zuerst die Note, dann den Satz. Ziehen Sie dafür Leistungsbeurteilungen, Zielerreichung und dokumentierte Gespräche heran und ordnen Sie das Ergebnis der Skala zu.

Eine vollständige Leistungsbeurteilung umfasst mehr als die Zufriedenheitsformel: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitserfolg und bei Führungskräften die Führungsleistung. Die abschließende Zufriedenheitsformel fasst diese Einzelaussagen zusammen und darf ihnen nicht widersprechen.

4. Verhalten beurteilen, auch bei Konflikten

Die Verhaltensbeurteilung ist im qualifizierten Zeugnis Pflicht. Nennen Sie Vorgesetzte, Kollegen und, wo einschlägig, Kunden, in dieser Reihenfolge. Weglassen ist keine schonende Lösung, sondern das deutlichste Negativsignal überhaupt.

Bei einem konfliktbelasteten Austritt gilt dieselbe Regel wie bei der Leistung: Sie dürfen unterdurchschnittlich bewerten, wenn Sie es belegen können.

5. Schlussteil und Form prüfen

Zum Schluss gehören der Beendigungsgrund in neutraler Form, gegebenenfalls eine Dankes- und Wunschformel sowie Ort, Datum und Unterschrift. Formulieren Sie den Beendigungsgrund zurückhaltend: „Das Arbeitsverhältnis endet zum 31. März 2026“ genügt meist.

Prüfen Sie die äußere Form: Briefbogen, Datum, Rechtschreibung, saubere Ausfertigung. Kären Sie, ob eine elektronische Erteilung infrage kommt, wofür Sie Einwilligung und qualifizierte Signatur benötigen.

6. Vier-Augen-Prüfung vor der Ausgabe

Lassen Sie jedes Zeugnis von einer zweiten Person gegenlesen, die die Notensprache kennt. Geprüft wird dabei dreierlei: Stimmen alle Bewertungen auf derselben Stufe überein? Fehlt ein üblicher Bestandteil? Enthält der Text eine Formulierung mit anderer Bedeutung als beabsichtigt?

Bei strittigen Trennungen lohnt sich zusätzlich eine arbeitsrechtliche Prüfung. Wer regelmäßig in mehreren Ländern offboardet, sollte diesen Schritt fest im Prozess verankern, denn die lokalen arbeitsrechtlichen Anforderungen unterscheiden sich erheblich, ein Arbeitszeugnis in dieser Form kennen die wenigsten Rechtsordnungen überhaupt.

Wenn das Zeugnis beanstandet wird

Ein Berichtigungsverlangen ist kein Eskalationssignal, sondern der Normalfall. Wie Sie in den ersten Tagen reagieren, entscheidet darüber, ob daraus ein Verfahren wird.

So läuft der Streit ab

Zunächst fordert die beschäftigte Person schriftlich eine Korrektur und benennt die beanstandeten Stellen. Reagieren Sie nicht oder ablehnend, kann sie beim Arbeitsgericht auf Berichtigung oder Erteilung klagen.

• Eine Klagefrist gibt es nicht, es gelten Verjährung, Verwirkung und mögliche Ausschlussfristen
• In der ersten Instanz trägt jede Partei ihre Anwaltskosten selbst, auch bei einem Sieg (§ 12a ArbGG)
• Der Streitwert liegt in der Regel bei einem Bruttomonatsgehalt
• Erteilen Sie ein rechtskräftig zugesprochenes Zeugnis nicht, kann das Gericht ein Zwangsgeld nach § 888 ZPO festsetzen

Ein Gerichtsverfahren kostet Sie damit selten viel Geld, aber viel Zeit und Energie, und es blockiert häufig weitere offene Punkte aus der Trennung.

Die richtige Reaktion in vier Schritten

Bei einer Neuausstellung geben Sie das korrigierte Zeugnis mit dem ursprünglichen Ausstellungsdatum heraus. Das alte Exemplar fordern Sie zurück. Streichen Sie außerdem nichts, was vorher enthalten war, genau das wäre die unzulässige Maßregelung.

Eigene Gesellschaft oder Employer of Record: Wer unterschreibt

Das Zeugnis erteilt immer der rechtliche Arbeitgeber. Beschäftigen Sie über eine eigene deutsche Gesellschaft, sind das Sie. Beschäftigen Sie über einen Employer of Record in Deutschland, ist es dessen deutsche Rechtseinheit.

Der entscheidende Punkt wird dabei häufig übersehen: Die Unterschrift wandert, die Beurteilung nicht. Nur die Führungskraft, die die Arbeit tatsächlich gesehen hat, kann Leistung und Verhalten bewerten. Ihr Input ist in beiden Modellen die Grundlage des Dokuments.

Planen Sie in beiden Fällen einen festen Übergabepunkt ein: Die Führungskraft liefert die Bewertung, HR oder der Anbieter übersetzt sie in die korrekte Notensprache. Welche Aufgaben ein Employer of Record übernimmt, sollten Sie dabei genauso wissen wie die Kündigungsfristen aus dem deutschen Arbeitsvertrag.

Zeugnisse ohne Rechtsrisiko ausstellen

Das Arbeitszeugnis ist kein Textbaustein, sondern eine Bewertung mit fester Sprache und geteilter Beweislast. Wer die Note zuerst festlegt, die Skala kennt, keine üblichen Bestandteile weglässt und jedes Dokument gegenlesen lässt, vermeidet den weitaus größten Teil aller Streitfälle.

Der wirksamste Hebel ist Dokumentation. Eine belegte Bewertung hält jeder Prüfung stand, eine unbelegte fällt vor Gericht auf Sie zurück, selbst wenn sie zutrifft.

Wie Deel unterstützt

Drei Reibungspunkte tauchen bei internationalen Unternehmen immer wieder auf:

1. Im Team fehlt Erfahrung mit der deutschen Zeugnissprache und ihren Notenstufen
2. Formulierungen werten unbeabsichtigt ab, weil sie aus dem Englischen übernommen wurden
3. Verschiedene Führungskräfte schreiben unterschiedlich, dadurch entstehen uneinheitliche Zeugnisse

Beschäftigen Sie über Deel EOR, stellt Deel als rechtlicher Arbeitgeber das Arbeitszeugnis aus und unterschreibt es auf Grundlage der Beurteilung, die Ihre Führungskraft liefert. Führen Sie eine eigene deutsche Gesellschaft, bündelt Deel HR Personalakte, Offboarding-Aufgaben und Dokumente an einer Stelle, sodass die Angaben für das Zeugnis vollständig vorliegen und nicht aus mehreren Systemen zusammengesucht werden müssen.

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