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9 min read

Betriebliche Altersvorsorge: 5 Wege im Vergleich

Globales Hiring

Recht & Compliance

Autor

Das Deel-Team

Letzte Aktualisierung

01 September, 2026

Two colleagues collaborating in an office
Table of Contents

Was die Zuschusspflicht für Arbeitgeber bedeutet

Die Zuschusspflicht gilt für alle Unternehmen

Auch ältere Vereinbarungen sind betroffen

Was passiert bei einem fehlenden Zuschuss?

Die 5 Durchführungswege der bAV im Vergleich

Welcher Durchführungsweg passt zum Unternehmen?

Praxisbeispiel Barings: Transparenz bei Personalkosten

Was Arbeitgeber jetzt konkret tun sollten

Häufige Fehler bei der betrieblichen Altersvorsorge

Betriebliche Altersvorsorge zuverlässig verwalten

Wie Deel die bAV-Verwaltung unterstützt

Das Wichtigste in Kürze

  1. Beschäftigte haben einen gesetzlichen Anspruch darauf, Teile ihres Arbeitsentgelts für eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) umzuwandeln. Bei einer Entgeltumwandlung kann zusätzlich ein verpflichtender Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge anfallen.
  2. Für die betriebliche Altersvorsorge stehen fünf Durchführungswege zur Verfügung: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage. Sie unterscheiden sich unter anderem hinsichtlich Verwaltung, Flexibilität und Kosten, weshalb die passende Lösung von den Anforderungen des Unternehmens und der Beschäftigten abhängt.
  3. Für international tätige Unternehmen muss die bAV auch dann berücksichtigt werden, wenn Beschäftigte nicht über eine eigene deutsche Gesellschaft, sondern über einen Employer of Record (EOR) angestellt sind. Entscheidend ist dabei, wer rechtlich als Arbeitgeber auftritt und die jeweiligen Pflichten übernimmt.

Die betriebliche Altersvorsorge gehört zu den zentralen Arbeitgeberpflichten in Deutschland. Beschäftigte haben nach dem Betriebsrentengesetz grundsätzlich das Recht, einen Teil ihres Entgelts für den Aufbau einer betrieblichen Altersversorgung umzuwandeln. Bei dieser Entgeltumwandlung für die bAV kann zusätzlich eine Zuschusspflicht entstehen: Für Arbeitgeber bedeutet das, dass neben der Entgeltumwandlung auch ein möglicher Zuschuss korrekt in den HR- und Payroll-Prozessen berücksichtigt werden muss. Die Höhe ist dabei auf die tatsächlich eingesparten Sozialversicherungsbeiträge begrenzt. Diese Einschränkung ist für eine korrekte Berechnung entscheidend.

Für international aufgestellte Unternehmen kommt eine weitere Ebene hinzu. Werden Mitarbeitende über die eigene deutsche Gesellschaft beschäftigt, liegen die Arbeitgeberpflichten beim Unternehmen selbst. Erfolgt die Beschäftigung über einen EOR, übernimmt dieser als rechtlicher Arbeitgeber die damit verbundenen Aufgaben. HR- und Payroll-Teams sollten dennoch verstehen, wie die bAV umgesetzt wird und welche Kosten daraus entstehen.

Neben dem korrekten Arbeitgeberzuschuss spielt deshalb die Wahl des Durchführungswegs eine wichtige Rolle. Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Unterstützungskasse und Direktzusage funktionieren unterschiedlich und wirken sich unterschiedlich auf Verwaltungsaufwand, Flexibilität und Kosten aus. Der folgende Vergleich zeigt, welche gesetzlichen Anforderungen Arbeitgeber kennen sollten, wie sich die fünf Modelle unterscheiden und worauf internationale Unternehmen bei der Umsetzung achten müssen.

Was die Zuschusspflicht für Arbeitgeber bedeutet

Die Zuschusspflicht bei der betrieblichen Altersvorsorge soll sicherstellen, dass Einsparungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen, die durch eine Entgeltumwandlung entstehen, der Altersvorsorge der beschäftigten Person zugutekommen. Die gesetzliche Grundlage bildet § 1a Abs. 1a Betriebsrentengesetz (BetrAVG).

Wandeln Beschäftigte einen Teil ihres Bruttoentgelts in eine betriebliche Altersvorsorge um und spart der Arbeitgeber dadurch Sozialversicherungsbeiträge, muss er grundsätzlich 15 % des umgewandelten Entgelts zusätzlich an die Versorgungseinrichtung weiterleiten. Der Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge ist jedoch auf die tatsächlich erzielte Sozialversicherungsersparnis begrenzt. Fällt diese geringer als 15 % aus, reduziert sich der verpflichtende Zuschuss entsprechend. Die gesetzliche Zuschusspflicht gilt dabei nur für die versicherungsförmigen Durchführungswege Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds; für Unterstützungskasse und Direktzusage besteht sie nicht.

Die Zuschusspflicht gilt für alle Unternehmen

Der Anspruch auf Entgeltumwandlung und die damit verbundene Zuschusspflicht hängen nicht davon ab, ob ein Unternehmen zehn, hundert oder tausende von Personen beschäftigt. Für die gesetzliche bAV-Pflicht als Arbeitgeber ist vielmehr entscheidend, ob eine entsprechende Entgeltumwandlung vorliegt und dadurch Sozialversicherungsbeiträge eingespart werden.

Bei international aufgestellten Unternehmen ist zusätzlich das Beschäftigungsmodell zu berücksichtigen. Beschäftigt das Unternehmen Mitarbeitende über eine eigene deutsche Gesellschaft, muss es die Arbeitgeberpflichten selbst in seinen HR- und Payroll-Prozessen abbilden. Bei einer Beschäftigung über einen EOR übernimmt dieser als rechtlicher Arbeitgeber die entsprechenden Pflichten. Für das internationale HR-Team bleibt dennoch relevant, welche Leistungen und Kosten für die Beschäftigten in Deutschland berücksichtigt werden müssen.

Auch ältere Vereinbarungen sind betroffen

Die Regelung beschränkt sich nicht auf neu abgeschlossene Vereinbarungen. Seit 2022 gilt die Zuschusspflicht auch für Entgeltumwandlungsvereinbarungen, die bereits vor Einführung der Regelung bestanden. Unternehmen sollten deshalb nicht davon ausgehen, dass ältere Verträge automatisch von der betrieblichen Altersvorsorge und Zuschusspflicht ausgenommen sind.

Gerade bei wachsenden Belegschaften lohnt sich eine Prüfung bestehender Vereinbarungen. Wurden ältere Verträge nicht an die Zuschussregelung angepasst, können Lücken entstehen, obwohl die laufende Payroll ansonsten korrekt eingerichtet ist.

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Was passiert bei einem fehlenden Zuschuss?

Wird ein gesetzlich geschuldeter Zuschuss nicht oder nicht vollständig geleistet, können Beschäftigte Nachzahlungsansprüche geltend machen. Die korrekte Berechnung sollte deshalb nicht nur bei Abschluss der Vereinbarung erfolgen, sondern dauerhaft im Payroll-Prozess verankert sein.

Ein Beispiel zeigt die Größenordnung: Werden monatlich 200 Euro des Bruttoentgelts umgewandelt und spart der Arbeitgeber ausreichend Sozialversicherungsbeiträge, beträgt der Zuschuss von 15 % 30 Euro. Insgesamt fließen damit 230 Euro monatlich in die bAV. Liegt die tatsächliche Ersparnis unter 30 Euro, ist für den Mindestzuschuss diese niedrigere Summe maßgeblich.

Die Zuschusspflicht ist damit nicht nur eine Frage der ursprünglichen Vereinbarung: HR und Payroll müssen sicherstellen, dass Anspruch, Berechnung und laufende Zahlung auch langfristig korrekt abgebildet werden.

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Die 5 Durchführungswege der bAV im Vergleich

Das Betriebsrentengesetz sieht für die betriebliche Altersvorsorge fünf Durchführungswege vor. Sie unterscheiden sich darin, wer die Versorgungsleistung organisiert, wie stark der Arbeitgeber unmittelbar eingebunden ist und welche Möglichkeiten bei Finanzierung und Kapitalanlage bestehen. Auch Verwaltungsaufwand, Flexibilität und steuerliche Rahmenbedingungen fallen je nach Modell unterschiedlich aus. Welcher Weg geeignet ist, hängt deshalb von der Unternehmensstruktur und der gewünschten Ausgestaltung der Altersversorgung ab.

Die Entscheidung wirkt dabei über den Abschluss der ersten Vereinbarung hinaus: Je nach Modell unterscheiden sich die beim Arbeitgeber verbleibenden Aufgaben, die Einbindung externer Versorgungsträger und die langfristigen Verpflichtungen. Für HR und Finance zählt deshalb nicht nur, welche Lösung sich zunächst einfach einrichten lässt, sondern auch die laufende Verwaltung, die Entwicklung der Belegschaft und die Einbindung in bestehende Payroll-Prozesse.

1. Direktversicherung

Bei der Direktversicherung schließt der Arbeitgeber für die beschäftigte Person eine Lebens- oder Rentenversicherung bei einem Versicherungsunternehmen ab. Die Beiträge können vom Arbeitgeber finanziert, über Entgeltumwandlung geleistet oder aus beiden Komponenten kombiniert werden.

Für viele Unternehmen ist die Direktversicherung ein vergleichsweise unkomplizierter Einstieg in die bAV: Da ein externer Versicherer Kapitalanlage und spätere Auszahlung übernimmt, muss der Arbeitgeber keine eigene Versorgungseinrichtung aufbauen. Das macht den Durchführungsweg besonders für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv.

Für HR und Payroll bleibt dennoch Verwaltungsarbeit: Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss müssen korrekt in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt, Beitragsänderungen sowie Ein- und Austritte verarbeitet werden. Auch Auswahl und Konditionen des Versicherungsvertrags beeinflussen, wie attraktiv die Lösung für Beschäftigte ist.

2. Pensionskasse

Eine Pensionskasse ist eine rechtlich selbstständige Versorgungseinrichtung, über die Arbeitgeber ihren Beschäftigten Leistungen der bAV ermöglichen können. Wie bei der Direktversicherung fließen die Beiträge an einen externen Versorgungsträger, der die Mittel verwaltet und später die Versorgungsleistungen erbringt.

Steuerlich ähnelt die Pensionskasse der Direktversicherung, unterliegt jedoch einem stärker regulierten institutionellen Rahmen. Relevant ist das Modell etwa dann, wenn im Betrieb oder in der Branche bereits eine Pensionskassenlösung etabliert ist.

Aus Arbeitgebersicht zählt deshalb nicht nur die laufende Beitragshöhe, sondern auch bestehende Versorgungsstrukturen, Verwaltungsprozesse und die Konditionen des jeweiligen Anbieters.

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3. Pensionsfonds

Auch der Pensionsfonds ist ein externer Versorgungsträger. Im Unterschied zu stärker versicherungsförmig ausgestalteten Lösungen bietet er jedoch größere Freiheiten bei der Kapitalanlage. Dadurch können höhere Renditechancen entstehen, gleichzeitig werden Beschäftigte und Arbeitgeber unter Umständen mit stärkeren Schwankungen und einem höheren Kapitalanlagerisiko konfrontiert.

Beim Vergleich Pensionskasse vs. Pensionsfonds geht es deshalb vor allem um das Verhältnis von Sicherheit und Anlageflexibilität: Die Pensionskasse ist stärker durch ihren regulierten Versorgungsrahmen geprägt, der Pensionsfonds eröffnet mehr Spielraum bei der Anlage des Versorgungskapitals.

Größere Anlagefreiheit macht den Pensionsfonds damit nicht automatisch zur besseren Lösung. Entscheidend ist, ob Risikoprofil, Versorgungsziel und Verwaltungsstruktur zum Unternehmen und zur jeweiligen Versorgungszusage passen.

4. Unterstützungskasse

Die Unterstützungskasse ist eine rechtlich selbstständige Versorgungseinrichtung, die Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge für ein oder mehrere Unternehmen organisiert. Im Gegensatz zu Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds haben Beschäftigte grundsätzlich keinen unmittelbaren Anspruch gegenüber der Unterstützungskasse selbst; die Versorgungszusage bleibt mit dem Arbeitgeber verbunden. Die gesetzliche 15-%-Zuschusspflicht bei Entgeltumwandlung gilt für diesen Durchführungsweg nicht.

Für die klassische Entgeltumwandlung wird dieser Weg seltener genutzt, häufiger dagegen bei arbeitgeberfinanzierten Versorgungsmodellen. Interessant ist er vor allem bei höheren Versorgungszusagen, verlangt aber eine sorgfältige Gestaltung und Verwaltung.

Für international tätige Unternehmen ohne bestehende deutsche Versorgungsstruktur kann daraus zusätzlicher Abstimmungsbedarf entstehen. Vor einer Entscheidung sollten deshalb nicht nur die möglichen Versorgungsleistungen zählen, sondern auch Verwaltungsaufwand und langfristige Verpflichtungen.

5. Direktzusage

Bei der Direktzusage verpflichtet sich der Arbeitgeber selbst, der beschäftigten Person später eine bestimmte Versorgungsleistung zu zahlen. Anders als bei den externen Durchführungswegen trägt damit das Unternehmen die Versorgungsverpflichtung unmittelbar und bilanziert sie.

In der Praxis dient die Direktzusage eher Führungskräften, langjährig Beschäftigten oder individuell ausgestalteten Versorgungsmodellen als der standardisierten Entgeltumwandlung großer Belegschaftsgruppen. Sie bietet Gestaltungsspielraum, bringt aber langfristige finanzielle und administrative Verpflichtungen mit sich.

Für HR und Finance ist deshalb entscheidend, künftige Verpflichtungen und deren Finanzierung langfristig einzuplanen. Bei international aufgestellten Unternehmen erfordert die Direktzusage zudem meist stärkere lokale Expertise als ein standardisiertes Modell mit externem Versorgungsträger.

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Welcher Durchführungsweg passt zum Unternehmen?

Der Vergleich zeigt, dass es keine Pauschallösung gibt. Eine Direktversicherung eignet sich für Unternehmen, die eine vergleichsweise einfach administrierbare externe Lösung suchen. Pensionskassen und Pensionsfonds bieten ebenfalls externe Versorgung, unterscheiden sich aber unter anderem beim regulatorischen Rahmen und der Anlageflexibilität. Unterstützungskasse und Direktzusage kommen häufiger für spezifischere oder stärker arbeitgeberfinanzierte Versorgungskonzepte infrage.

HR- und Finance-Teams sollten für die Auswahl deshalb mehrere Faktoren gemeinsam betrachten: bestehende Versorgungsstrukturen, Art der Finanzierung, Verwaltungsaufwand, Flexibilität, langfristige Verpflichtungen und die Bedürfnisse der Belegschaft. Bei internationalen Unternehmen kommt hinzu, wie sich die deutsche Lösung in bestehende Payroll- und Benefits-Prozesse integrieren lässt.

Die Wahl beeinflusst damit nicht nur die Altersvorsorge der Beschäftigten, sondern auch die Kosten für Arbeitgeber. Neben laufenden Beiträgen und Zuschüssen wirken sich Verwaltungsaufwand und langfristige Verpflichtungen auf die tatsächlichen Beschäftigungskosten aus. Gerade bei Teams in mehreren Ländern ist deshalb eine konsistente Kostenübersicht wichtig.

Eine Rolle spielt außerdem, wie einheitlich die bAV innerhalb der Belegschaft gestaltet sein soll. Eine standardisierte Lösung vereinfacht die laufende Verwaltung, individuelle Versorgungsmodelle erfordern mehr Abstimmung. Relevant sind zudem die internen Ressourcen für die Verwaltung und die Verpflichtungen, die das Unternehmen langfristig übernehmen möchte. Besteht bereits eine bAV, sollte regelmäßig geprüft werden, ob der Durchführungsweg weiterhin zur Belegschaftsstruktur und Unternehmensentwicklung passt.

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Praxisbeispiel Barings: Transparenz bei Personalkosten

Bei der Wahl und Verwaltung einer betrieblichen Altersvorsorge sind nicht nur die Beiträge selbst relevant. Für international tätige Unternehmen ist entscheidend, sämtliche Lohnnebenkosten gemeinsam betrachten zu können. Dazu gehören neben Steuern und Sozialabgaben auch Rentenbeiträge und weitere Zusatzleistungen. Wie wichtig diese Transparenz für Personal- und Finanzentscheidungen ist, zeigt das Beispiel des globalen Finanzdienstleisters Barings.

Die Herausforderung: Fragmentierte Kostendaten

Barings arbeitete in verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen Payroll-Systemen und manuellen Excel-Tabellen. Dadurch waren die für HR und Finance relevanten Daten über mehrere Quellen verteilt. Insbesondere die tatsächlichen Beschäftigungskosten ließen sich nur schwer zuverlässig ermitteln.
Das betraf nicht nur das Grundgehalt: Auch Kosten wie Rentenbeiträge, Arbeitgeberabgaben und Zusatzleistungen mussten berücksichtigt werden, um ein vollständiges Bild zu erhalten. Gerade für ein internationales Unternehmen erschwert eine fragmentierte Datenbasis damit sowohl die Budgetplanung als auch den Vergleich verschiedener Standorte.

Deel ist von zentraler Bedeutung für unsere Standortstrategie. Wir können endlich die wahren Beschäftigungskosten sehen – Renten, Steuern, Zusatzleistungen – und nicht nur das Grundgehalt. Nur so kann man kluge, datengestützte Entscheidungen darüber treffen, wo man global wachsen möchte.

Heather Ashley,

Direktor of HR Technology bei Barings

Erfahren Sie mehr darüber, wie Barings mit Deel die globale Gehaltsabrechnung skalierte und das Unternehmenswachstum vorantrieb.

Die Lösung: Payroll-Daten zentral zusammenführen

Barings entschied sich für Deel Payroll, um die zuvor getrennten Payroll- und Kostendaten zu zentralisieren. Über die zertifizierte, bidirektionale Integration mit Workday werden die relevanten Informationen zwischen dem bestehenden HR-System und der Payroll-Lösung zusammengeführt.

Dadurch müssen HR- und Finanzteams nicht mehr verschiedene Systeme und Tabellen miteinander abgleichen, um die tatsächlichen Personalkosten zu erfassen. Renten, Steuern und weitere Zusatzleistungen werden gemeinsam mit den übrigen Payroll-Daten sichtbar.

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Das Ergebnis: Mehr Transparenz über Personalkosten

Barings verfügt dadurch über einen zentralen und aktuellen Überblick über seine globalen Lohnnebenkosten. Statt allein auf Basis des Grundgehalts zu entscheiden, können HR und Finance die tatsächlichen Beschäftigungskosten in ihre Planung einbeziehen.

Für die bAV zeigt das Beispiel einen wichtigen Zusammenhang: Arbeitgeberzuschüsse und weitere Vorsorgekosten sollten nicht isoliert betrachtet werden. Erst gemeinsam mit Gehalt, Arbeitgeberabgaben, Steuern und anderen Zusatzleistungen entsteht ein realistisches Kostenbild.

Diese Transparenz erleichtert nicht nur die laufende Budgetplanung, sondern schafft auch eine bessere Grundlage, um Kosten verschiedener Standorte zu vergleichen und fundierter zu entscheiden, wo ein Unternehmen künftig einstellen und wachsen möchte.

Was Arbeitgeber jetzt konkret tun sollten

Für internationale Unternehmen ohne eigenes deutsches bAV-Team liegt die Herausforderung häufig nicht im grundsätzlichen Verständnis der betrieblichen Altersvorsorge, sondern in ihrer laufenden Umsetzung. Durchführungsweg, Arbeitgeberzuschuss, Payroll und Dokumentation müssen aufeinander abgestimmt sein. Das gilt sowohl bei Beschäftigung über eine eigene deutsche Gesellschaft als auch bei einem Employer of Record, wobei beim EOR die jeweiligen Arbeitgeberpflichten vom rechtlichen Arbeitgeber übernommen werden.

Vier Schritte helfen dabei, die betriebliche Altersvorsorge strukturiert in die HR- und Payroll-Prozesse einzubinden:

  1. Bestehenden Durchführungsweg prüfen: Zunächst klären, welche bAV-Lösung bereits angeboten wird und ob sie noch zu Unternehmen und Belegschaft passt. Fehlt eine passende Lösung, muss ein geeigneter Durchführungsweg ausgewählt und eingerichtet werden. Entscheidend sind dabei nicht nur die Konditionen für Beschäftigte, sondern auch Verwaltungsaufwand, Kosten und die Integration in bestehende Prozesse.
  2. Arbeitgeberzuschuss korrekt berechnen: Bei jedem Antrag auf Entgeltumwandlung ist der gesetzliche Zuschuss zu prüfen. Spart der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge, beträgt er grundsätzlich 15 % des umgewandelten Entgelts, höchstens jedoch die tatsächlich erzielte Ersparnis. Die Berechnung sollte nachvollziehbar und einheitlich erfolgen.
  3. Payroll monatlich aktualisieren: Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss müssen korrekt in der laufenden Gehaltsabrechnung abgebildet werden, Änderungen an Beitragshöhe, Beschäftigungsstatus oder Vereinbarung zeitnah einfließen. Bei internationalen Teams sollten lokale Leistungen wie die bAV zudem im Gesamtbild der Beschäftigungskosten berücksichtigt werden.
  4. Vereinbarungen und Zahlungen dokumentieren: Entgeltumwandlungsvereinbarung, Zuschussberechnung und geleistete Beiträge sollten nachvollziehbar dokumentiert sein. Vollständige Unterlagen helfen bei internen Kontrollen und dann, wenn Ansprüche von Beschäftigten geprüft oder Nachweise benötigt werden.

Für international verteilte Teams kommt damit eine weitere Aufgabe hinzu: Lokale Zusatzleistungen müssen unabhängig vom jeweiligen Beschäftigungsland zuverlässig in die HR-Prozesse eingebunden werden.

Mit Deel können wir nahtlos auf einen globalen Talentpool zugreifen, rechtskonform einstellen und lokale Zusatzleistungen wie Rentenversicherungen anbieten, unabhängig davon, wo die Mitarbeiter ansässig sind.

Jack Cheung,

Co-Founder bei App Bar

Entdecken Sie, wie App Bar mit Deel globale Talente nicht nur einstellt, behält und mühelos verwaltet.

Für HR-Teams bedeutet das vor allem, lokale Anforderungen nicht als isolierte Einzelprozesse zu behandeln. Werden Beschäftigungsmodell, Payroll und Zusatzleistungen gemeinsam betrachtet, lässt sich die betriebliche Altersvorsorge verlässlicher in internationale Personalprozesse integrieren.

Häufige Fehler bei der betrieblichen Altersvorsorge

Bei der betrieblichen Altersvorsorge können bereits kleine Fehler in der laufenden Verwaltung finanzielle und rechtliche Folgen haben. Besonders relevant sind die korrekte Berechnung des Arbeitgeberzuschusses, ein zum Unternehmen passender Durchführungsweg und eine vollständige Dokumentation der Entgeltumwandlung.

Fehler Auswirkung Risiko
Verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss nicht oder nicht vollständig leisten Zu geringer Beitrag zur Altersvorsorge der beschäftigten Person Nachzahlungsansprüche
Unpassenden Durchführungsweg wählen Höherer Verwaltungsaufwand und unnötige Kosten Ineffiziente Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge
Entgeltumwandlungsvereinbarungen nicht ausreichend dokumentieren Unklarheiten über vereinbarte Beiträge und Zuschüsse Rechtliche Auseinandersetzungen und Reputationsschäden

Fehlende Zuschüsse können Nachzahlungen auslösen

Wird ein gesetzlich geschuldeter Arbeitgeberzuschuss nicht oder nur teilweise geleistet, können Beschäftigte die ausstehenden Beträge geltend machen. Gerade bei länger bestehenden Entgeltumwandlungsvereinbarungen summieren sich solche Lücken über die Zeit. Eine korrekte Einrichtung in der Payroll reduziert das Risiko, dass Abweichungen über Monate unbemerkt bleiben.

Der Durchführungsweg beeinflusst den Verwaltungsaufwand

Auch eine rechtlich mögliche bAV-Lösung passt nicht automatisch zur Struktur eines Unternehmens. Ist der gewählte Durchführungsweg für Größe, bestehende Prozesse oder Versorgungsziele ungeeignet, entsteht daraus dauerhaft zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Für internationale Unternehmen ist das besonders relevant. Werden lokale Altersvorsorgelösungen erst bei einzelnen Einstellungsfällen improvisiert, entstehen schnell voneinander abweichende Prozesse. Eine frühzeitig definierte Vorgehensweise erleichtert dagegen die Abstimmung zwischen HR, Payroll und weiteren beteiligten Stellen.

Dokumentation schafft eine verlässliche Grundlage

Fehlen nachvollziehbare Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, bleibt später womöglich unklar, welche Beträge vereinbart wurden, wann die Umwandlung begonnen hat oder welcher Zuschuss anfiel. Das erschwert interne Prüfungen und kann bei Ansprüchen von Beschäftigten zu Auseinandersetzungen führen.

Eine konsistente Dokumentation von Vereinbarung, Berechnung und laufender Umsetzung schafft deshalb eine belastbare Grundlage. Zugleich nehmen Beschäftigte ihre bAV so als verlässlich verwaltete Zusatzleistung wahr.

Betriebliche Altersvorsorge zuverlässig verwalten

Die betriebliche Altersvorsorge ist in Deutschland mehr als eine freiwillige Zusatzleistung. Machen Beschäftigte ihren gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung geltend, müssen Arbeitgeber die Vorgaben umsetzen und einen verpflichtenden Zuschuss leisten, sofern sie dadurch Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Die Wahl des Durchführungswegs bestimmt zugleich, wie aufwendig die Versorgung langfristig zu verwalten ist.

Entscheidend ist deshalb das Zusammenspiel: Ein geeigneter Durchführungsweg schafft die Grundlage, HR und Payroll sorgen dafür, dass Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss korrekt dokumentiert werden. Sind diese Prozesse von Beginn an strukturiert aufgesetzt, sinkt der manuelle Verwaltungsaufwand und Beschäftigte erhalten mehr Verlässlichkeit bei ihrer Altersvorsorge.

Bei internationalen Unternehmen hängt die Umsetzung vom Beschäftigungsmodell ab. Werden Mitarbeitende über eine eigene deutsche Gesellschaft angestellt, muss das Unternehmen die bAV in seine HR- und Payroll-Prozesse integrieren. Erfolgt die Beschäftigung über einen EOR, übernimmt dieser als rechtlicher Arbeitgeber die entsprechenden Aufgaben.

Wie Deel die bAV-Verwaltung unterstützt

Für Unternehmen ohne eigene deutsche HR- oder Payroll-Infrastruktur kann insbesondere die laufende Administration zur Herausforderung werden. Bei einer Beschäftigung über Deel EOR werden die Einrichtung und laufende Verwaltung der betrieblichen Altersvorsorge einschließlich der Berechnung des erforderlichen Arbeitgeberzuschusses durch den EOR als rechtlichen Arbeitgeber in Deutschland übernommen.

Unternehmen mit eigener deutscher Gesellschaft verwalten ihre Beschäftigungs- und Payroll-Prozesse dagegen über die HR- und Payroll-Lösungen von Deel. Personaldaten und Gehaltsabrechnung laufen so zentral zusammen, statt sich über getrennte Systeme und manuelle Abläufe zu verteilen.

In beiden Modellen hilft eine zentrale Verwaltung, Entgeltumwandlung, Arbeitgeberzuschüsse und die dazugehörigen Informationen nachvollziehbar abzubilden. Das reduziert manuelle Arbeit für HR und Finance und erleichtert es, die bAV als festen Bestandteil der Beschäftigungskosten zu berücksichtigen.

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