4 Gründe, warum Startups HR-Compliance ernst nehmen müssen

Für viele Startups, gerade in der Wachstumsphase, sieht der Alltag oft so aus: Heute ist man noch ein kleines Gründerteam, bestehend aus vier Freund:innen, die gemeinsam am Küchentisch arbeiten – und morgen plötzlich ein Unternehmen mit über 2000 Mitarbeitenden, verteilt auf Remote-Standorte auf der ganzen Welt.

Klingt beeindruckend, oder?

Aber warten Sie mit dem Feiern lieber noch ein wenig.

Stellen Sie sich vor, Sie stecken mitten in dieser wilden Wachstumsphase – und vergessen dabei komplett, an Ihre HR-Compliance zu denken. Kaum ist Ihr Unternehmen auf dem Weg, EBITDA-positiv zu werden, platzt die Blase: Schlagzeilen über einen Fehlklassifikationsskandal, eine Klage aufgrund fester Betriebsstätten oder nicht registrierter Arbeitskräfte.

Über Nacht drohen Bußgelder, Reputationsschäden und der Verlust von Talenten – Risiken, die Sie leicht vermeiden können, wenn Sie von Anfang an regelkonform einstellen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen vier Gründe, warum Gründer:innen die HR-Compliance nicht aus den Augen verlieren sollten und wie Sie mit der richtigen Unterstützung Klarheit schaffen können.

1. Risiko der Gründung einer Betriebsstätte

Die direkte Anstellung internationaler Mitarbeitender, ohne eine ausländische Tochtergesellschaft zu gründen, birgt das Risiko einer Betriebsstätte. Dieses Risiko entsteht, wenn ein Unternehmen eine dauerhafte Präsenz in einem Land außerhalb des Heimatstandorts hat – aber dort keine lokalen Steuern zahlt, die von der jeweiligen Rechtsordnung vorgeschrieben sind.

Die meisten Länder definieren eine dauerhafte Präsenz ähnlich. Typische Kriterien sind:

• Mitarbeitende generieren im Gastland aktiv Einnahmen für das Unternehmen
• Steuerung und Kontrolle dieser Aktivitäten durch die Muttergesellschaft
• Eine feste Adresse, ein Geschäftssitz, ein Bankkonto oder eine physische Präsenz vor Ort.

Um das einer Betriebsstätte zu vermeiden, haben Startups grundsätzlich drei Möglichkeiten:

• Gründung einer ausländischen Tochtergesellschaft
• Beauftragung unabhängige Auftragnehmer:innen
• Beschäftigung internationaler Arbeitskräfte über einen Employer of Record (EOR)

Die Gründung einer ausländischen Gesellschaft ist oft ein langwieriger und teurer Prozess – besonders für kleinere Unternehmen, die einen neuen Markt erst einmal testen möchten. Deutlich einfacher ist es, Auftragnehmer:innen zu beauftragen oder eine EOR-Lösung wie Deel zu nutzen. Deel verfügt über eigene Rechtseinheiten in vielen Ländern und kann in Ihrem Namen Mitarbeitende rechtskonform einstellen – das spart Ihnen Zeit, Kosten und Nerven.

Wenn Sie über Deel Mitarbeitende oder Auftragnehmer:innen einstellen, kümmern wir uns um Folgendes:

2. Risiko einer Fehlklassifizierung

Viele Startups setzen auf Freelancer:innen für kurzfristigere Arbeitsvereinbarungen und größere Flexibilität. Doch genau hier lauert ein typisches HR-Compliance-Risiko: die Fehlklassifizierung.

Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn ein Unternehmen eine Person als unabhängige:n Auftragnehmer:in einstuft, sie aber tatsächlich wie eine:n Mitarbeiter:in behandelt.Diese Einstufung kann schnell fehlerhaft sein, da die Begriffe und rechtlichen Definitionen zur Arbeitsklassifizierung von Land zu Land unterschiedlich sind.

Ein Beispiel: In den USA kann ein Unternehmen bestraft werden, wenn die Vertragsbedingungen die Beziehung nicht klar genug definieren, die richtige Terminologie fehlt oder die Vereinbarungen nicht mit den lokalen Gesetzen für Auftragnehmer:innen übereinstimmen.

Um diese Risiken zu vermeiden, bietet Deel eine umfassende Lösung: den Compliance Hub. Diese zentrale Plattform unterstützt Startups dabei, gesetzliche Änderungen und Fehlklassifizierungsrisiken im Blick zu behalten. Der Compliance Monitor von Deel verfolgt und analysiert automatisch aktuelle und bevorstehende regulatorische Änderungen in 150 Ländern. So sparen Sie Zeit und Ressourcen, die Sie sonst in die manuelle Recherche investieren müssten.

Startups können Deel beauftragen, in 150 Ländern Auftragnehmer:innen zu klassifizieren und einzustellen. Wir prüfen die richtige Einstufung, beraten Sie, ob die Person als Auftragnehmer:in oder Mitarbeiter:in gilt, und erstellen rechtskonforme, lokal angepasste Verträge. Außerdem kümmern wir uns um die Sammlung aller notwendigen Dokumente.

3. Undokumentierte Arbeitskräfte

In der Frühphase lassen Startups in der Regel Überprüfungen durchführen, wenn Investoren dies verlangen. In diesen Fällen muss Ihre Belegschaft die Dokumentation vorlegen können, die beweist, dass sie berechtigt ist, in einem bestimmten Land zu arbeiten.

Angenommen, die Nationalität eines Mitarbeitenden und das Land, in dem er oder sie arbeitet, stimmen nicht überein. In diesem Fall müssen Sie einen Nachweis über die Arbeitsberechtigung einholen und aufbewahren – etwa eine Arbeitserlaubnis, die belegt, dass die Person in diesem Land arbeiten darf.

Ebenso kann es vorkommen, dass Sie berechtigte Mitarbeitende eingestellt haben, es aber versäumt haben, die notwendigen HR-Compliance-Dokumente einzuholen und zu speichern. Auch das ist ein Warnsignal für Prüfungsbehörden, die feststellen, ob Ihr Startup nach den geltenden lokalen Standards arbeitet.

Startups können diese Dokumente manuell recherchieren, per E-Mail von den Mitarbeitenden anfordern und in einer passwortgeschützten Datei sichern. Oder sie nutzen Deel: Über die Plattform laden Mitarbeitende direkt beim Onboarding alle erforderlichen HR-Compliance-Dokumente bequem im Self-Service-Dashboard hoch.

Wenn ein:e Mitarbeiter:in Unterstützung für das Visum oder den Umzug benötigt, weist Sie die Plattform darauf hin und hilft Ihnen dabei, die Unterstützung anzufordern. Unser Team kümmert sich dann darum, das richtige Visum zu beschaffen und alle erforderlichen Prüfungen nach den gesetzlichen Vorgaben des jeweiligen Landes durchzuführen – so wird der Einstellungsprozess für Sie deutlich einfacher.

Auch wenn die Einstellung von unabhängigen Auftragnehmer:innen oft mit weniger Papierkram verbunden ist, müssen in vielen Ländern dennoch bestimmte Unterlagen gesammelt werden. Dazu gehören beispielsweise die Steueridentifikationsnummer, Zertifikate oder spezielle Steuerformulare der Auftragnehmer:innen, um die Vergütungen korrekt zu melden, die in der Regel der Selbständigensteuer unterliegen.

Sie können diese Dokumente manuell einholen und speichern – oder Sie nutzen Deel, um die erforderlichen Unterlagen über unsere cloudbasierte Plattform automatisch anzufordern und sicher abzulegen. Wir garantieren dabei höchste Sicherheits-Standards für Ihre Daten.

Darüber hinaus können Sie über Deel auch die Unterzeichnung wichtiger Vereinbarungen anfordern, um sensible Informationen Ihrer Mitarbeitenden zu schützen und zu verhindern, dass vertrauliche Daten an Wettbewerber weitergegeben oder eigene Konkurrenzunternehmen gegründet werden. Dazu gehören:

• Vereinbarungen über geistiges Eigentum
• Vertraulichkeits- oder Geheimhaltungsvereinbarungen
• Wettbewerbsverbot-Verträge
• Datenverarbeitungs- und Datenschutzvereinbarungen (DPA)

4. Verstöße gegen Arbeitsgesetze

Der letzte Aspekt, bei dem viele junge Unternehmen ins Stolpern geraten, ist die Verletzung von Arbeitsgesetzen – einem zentralen Bestandteil der HR-Compliance, der das Verhältnis zwischen Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen regelt.

Arbeitsgesetze unterscheiden sich von Land zu Land, zwischen Bundesstaaten, Provinzen und Regionen. Sie werden von den lokalen Behörden durchgesetzt, um grundlegende Arbeitnehmerrechte zu schützen, für mehr Sicherheit am Arbeitsplatz zu sorgen und die Beschäftigungsbedingungen weltweit zu verbessern.

Arbeitsgesetze regeln unter anderem:

• Mindestlöhne
• Überstundenvergütung
• Arbeitszeiten
• Ruhepausen
• Arbeitsverträge
• Leistungsansprüche wie bezahlter Urlaub, Elternzeit und Renten
• Probezeiten
• Hintergrundüberprüfungen
• Zahlungsmethoden
• Zahlungszeiträume
• Zahlungspläne
• Lohnsteuern
• Gehaltsabrechnungen
• Kündigungen

Das Erstellen eines Arbeitsvertrags ist entscheidend, um die Bedingungen und Konditionen einer Anstellung festzuhalten. Ein Vertrag dient als Leitfaden, der sicherstellt, dass neue Mitarbeitende im Einklang mit den jeweiligen lokalen Arbeitsgesetzen beschäftigt werden. Doch Arbeitsverträge von Grund auf zu erstellen, ist oft zeitaufwändig – vor allem, wenn Sie Teammitglieder in mehreren Ländern einstellen. Startups können sich entweder selbst durch die länderspezifischen Anforderungen arbeiten und alle notwendigen Punkte recherchieren oder auf Vorlagen zurückgreifen.

Der Haken an Vorlagen: Sie müssen sicherstellen, dass Sie immer die aktuellsten Versionen nutzen. Diese müssen regelmäßig überprüft und von lokalen Rechtsexpert:innen aktualisiert werden. Außerdem können Vorlagen unpraktisch sein, wenn Sie individuelle Benefits oder besondere Klauseln einfügen möchten. Und jedes Mal, wenn Änderungen nötig sind, müssen Sie die Verträge herunterladen, überarbeiten, neu verschicken und speichern – was gerade für kleine Teams schnell zur Herausforderung wird.

Eine einfachere Lösung: Mit der Deel-Plattform können Startups lokal angepasste Arbeitsverträge ganz einfach über unseren Vertrags-Workflow erstellen. Die intuitive Plattform führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und bietet wertvolle Einblicke und Vorschläge, die an die Anforderungen des jeweiligen Landes angepasst sind. Jeder Vertrag, den Sie über Deel erstellen, wird von lokalen Rechtsexpert:innen geprüft und vierteljährlich aktualisiert – so bleibt Ihr Unternehmen stets compliant.

Meistern Sie HR-Compliance mit Deel

Egal, ob Sie als junges Startup Ihre ersten Schritte auf dem Arbeitsmarkt machen oder als etabliertes Unternehmen bereits Ihre 500. Einstellung planen – HR-Compliance ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, den Sie nicht unterschätzen sollten.

Wenn Sie Mitarbeitende über Deel einstellen, ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften direkt in unsere intuitive Einstellungsplattform integriert – so sind Fehler praktisch ausgeschlossen. Durch den Einsatz von Automatisierung und die Unterstützung der besten Rechtsteams in Ländern weltweit können Sie sicher sein, dass jede Neueinstellung legitim ist, korrekt klassifiziert wird und über einen aktuellen Vertrag verfügt, der den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht. So können Sie sich ganz auf die Führung und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Klingt das nach der idealen Lösung? Erfahren Sie mehr über Deel für Startups oder vereinbaren Sie ein 30-minütiges Gespräch mit unseren Expert:innen, um Ihre Fragen zu klären.