Plan de 7 pasos para la gestión del capital humano (HCM)

Cambiar a un nuevo sistema de gestión del capital humano es uno de los mayores cambios operativos que una empresa en crecimiento puede hacer. Impacta cada aspecto del ciclo de vida del trabajador desde la contratación hasta el retiro. Pero aunque la tecnología importa, lo más importante es cómo la implementas.

Esta guía es para líderes de RRHH, socios de TI y responsables de proyectos multifuncionales que van a desplegar un nuevo sistema de gestión del capital humano, ya sea actualizando desde una herramienta heredada o migrando por primera vez desde hojas de cálculo. Si ya elegiste tu proveedor (o estás por hacerlo), estás en el lugar correcto.

Creamos este manual práctico y directo para ayudarte a navegar tu implementación de gestión del capital humano con menos errores, lanzamientos más fluidos y una adopción más sólida. Aprenderás los siete pasos para el éxito y cómo superar obstáculos comunes.

1. Define tu visión y criterios de éxito

Empieza por entender exactamente cómo se ve para ti el éxito en la implementación de gestión del capital humano. Esta será tu guía mientras despliegas el nuevo sistema.

Aunque Capterra informa que el 90% de las organizaciones se han arrepentido de sus compras de software, esta cifra podría reducirse si los líderes de RRHH y los responsables de implementación tuvieran un plan para cambiar de sistemas con calma y confianza.

Para definir qué significa una implementación exitosa en tu organización:

• Identifica qué reemplazas: el 59% de las organizaciones todavía usan sistemas heredados, hojas de cálculo o incluso procesos en papel para tareas críticas de RR. HH. como reclutamiento. Define cuántos de esos quieres eliminar con la adopción de tu sistema de gestión del capital humano.
• Aclara qué deseas mejorar: ¿quieres generar reportes más precisos para construir propuestas de negocio ante la dirección? ¿Reducir el tiempo y dinero que dedicas a tareas manuales complejas? No importa si tu objetivo difiere de otras organizaciones. El proveedor correcto de gestión del capital humano (HCM) debe darte apoyo personalizado para lograrlo.
• Entiende tus nuevas capacidades: tu nueva plataforma puede abrir oportunidades a tu equipo de RR.HH. Por ejemplo, ayudarte a iniciar un proceso formal de planificación de personal o gestionar ciclos de mérito recurrentes con criterios claros de desempeño.
• Conecta objetivos con resultados de negocio: no te limites a mejoras internas solo de RR.HH. Vincula cada objetivo a uno más amplio del negocio. Si tu meta es automatizar la incorporación, el resultado de negocio será que las nuevas contrataciones alcancen productividad más rápido. Si buscas consolidar la nómina internacional, el beneficio será menor riesgo de cumplimiento legal y reducción de costos operativos.
• Asigna un patrocinador ejecutivo: el éxito depende de un fuerte respaldo ejecutivo. Nombra a un líder senior (Recurso Humanos, Finanzas u Operaciones) que impulse el proyecto, asegure recursos y lo mantenga alineado con las prioridades del negocio.

2. Forma tu equipo de implementación

Las implementaciones se desvían rápido cuando no está claro quién es responsable. Los plazos se retrasan y las dudas técnicas se acumulan, ya que nadie sabe quién es responsable de una tarea o dependencia concreta.

En cambio, un equipo táctico y enfocado mantiene el despliegue en marcha y garantiza que todas las perspectivas clave (desde política de RR. HH. hasta integración de TI) estén representadas desde el inicio.

Define roles clave

Estos roles son esenciales:

• Líder de RRHH y dueño del proyecto: supervisa la ruta de implementación y alinea entregables con objetivos de RR. HH. Normalmente será el Head of People o un gerente de proyecto SIRH, actuando como enlace principal entre equipos internos y el proveedor.
• Líder de TI: apoya integraciones, gestiona requisitos de seguridad de datos y asegura que el sistema de gestión del capital humano (HCM) encaje en tu stack tecnológico (SSO, gestión de identidades, etc.).
• Gerente de implementación del proveedor: aporta experiencia en la plataforma, te guía en cada fase del proyecto y da apoyo en configuraciones, pruebas y resolución de problemas.
• Responsable de datos: supervisa extracción, limpieza, validación e importación de datos. Puede estar en RRHH, People Ops o TI, según cómo manejes los datos de empleados. Según el tamaño y complejidad de tu empresa, quizá también necesites:
• Interesados legales y de cumplimiento legal (especialmente en despliegues multinacionales)
• Enlace de nómina y Finanzas (para integraciones y alineación de políticas)

Entiende responsabilidades internas vs. del proveedor

No todo recae en tu equipo interno, especialmente si es reducido o sin experiencia en implementaciones. Tu socio en gestión del capital humano (HCM) puede asumir la carga donde sea posible, dando tanto conocimiento como apoyo en ejecución.

Tu equipo interno podría enfocarse en:

• Definir políticas internas (quién aprueba permisos o cómo es el proceso de incorporación)
• Tomar decisiones específicas de la organización (niveles de permisos, jerarquías de reporte)
• Impulsar comunicación interna y gestión del cambio en RR.HH. Mientras, el proveedor de gestión del capital humano puede encargarse de:
• Configuración técnica de la plataforma
• Apoyo en importación de datos y herramientas
• Orientación en cumplimiento legal internacional
• Pruebas y resolución de problemas Este modelo compartido acelera el avance, especialmente si tu equipo tiene prioridades en competencia.

Capacita a tu equipo con entrenamiento listo para usar

En lugar de crear capacitación desde cero, busca proveedores que ofrezcan recursos integrados. Los beneficios:

• Tu equipo se pone al día rápido, sin horas extras
• La capacitación es estandarizada y escalable en todas las ubicaciones
• El lanzamiento es más seguro, sabiendo que los usuarios tienen apoyo después del go-live

Consideraciones para despliegues internacionales del capital humano

Si despliegas tu gestión del capital humano en varias regiones, planea diferencias de cumplimiento legal y configuración local. Lo que funciona en un país no siempre aplica en otro. Si no localizas adecuadamente, puedes tener problemas de cumplimiento legal, nómina o baja adopción.

Cómo evitarlo:

• Designa responsables regionales: representantes que identifiquen requisitos locales relevantes (calendarios de feriados, políticas de permisos, cortes de nómina). También probarán funciones culturales o locales.
• Documenta variaciones temprano: es normal que los flujos de trabajo clave difieran según la región. Identifica las diferencias en onboarding o aprobaciones de gastos antes para evitar retrasos.
• Centraliza decisiones: evita bloqueos por consensos entre países. El responsable del proyecto debe tener autoridad final sobre configuraciones y prioridades.

3. Limpia y prepara tus datos para la implementación del HCM

Tu sistema de gestión del capital humano (HCM) será tan fuerte como los datos que uses. Datos inexactos o mal formateados son la razón más común de fallas en implementaciones. En cambio, datos limpios hacen tu lanzamiento exitoso, con flujos funcionando como esperas y equipos confiando en la información desde el día uno.

Piensa en esta etapa como una oportunidad de corregir lo que antes te frenaba. Si hojas de cálculo dañadas o archivos dispersos eran un problema, ahora construyes sobre una base sólida.

Elige qué datos migrar en tu gestión del capital humano

Crea un inventario claro de los conjuntos de datos que transferirás. Categorías comunes:

• Perfiles de trabajadores (nombre, contacto, cargo, ID)
• Contratos y términos de empleo
• Historial de compensación y salarios
• Saldos de vacaciones y reglas de acumulación
• Inscripción a beneficios y datos de elegibilidad
• Historial de nómina y datos bancarios
• Documentos de visa o permiso de trabajo
• Estructura organizacional y líneas de reporte

Si vienes de un sistema heredado u hojas de cálculo, es normal que la información esté dispersa. Consolida para definir tu “fuente de verdad” antes de migrar los datos.

Cómo limpiar y validar tu HCM

Errores detectados después del lanzamiento son difíciles de corregir y dañan la confianza. Prepara tus datos así:

• Elimina duplicados: un empleado = un perfil. Revisa entradas repetidas o duplicadas por error de escritura.
• Rellena vacíos clave: campos faltantes (tipo de contrato, asignación de jefe) deben resolverse cuanto antes para que no bloqueen flujos de trabajo más adelante.
• Valida con la realidad: revisa una muestra representativa aleatoria. ¿Coinciden los salarios? ¿los departamentos correctos? ¿los documentos están actualizados?

Alinea con requisitos de formato del proveedor

Cada plataforma de gestión del capital humano tiene su estructura de datos. Antes de importar, revisa si tu proveedor ofrece plantillas o guías de formato.

Trabajar con el formato correcto reduce fricciones y mantiene tu implementación en calendario, evitando retrabajos.

4. Configura el sistema según tu organización

Los sistemas de gestión del capital humano prometen personalización como ventaja clave. Poder adaptar flujos y niveles de acceso convierte a la plataforma en una herramienta estratégica y no solo un archivo digital.

Pero esa flexibilidad implica que no puedes simplemente usar el sistema “tal cual”. Debes configurarlo para que refleje cómo opera tu empresa. Esto es en lo que debes enfocarte:

Mapea flujos con procesos reales que usas en la gestión del capital humano

Alinea flujos críticos de RRHH como:

• Onboarding: qué pasa tras aceptar la oferta, quién envía el correo de bienvenida, cuándo se crean cuentas de TI
• Gestión de permisos: el tiempo libre se aprueba solo por el jefe o también por RRHH, ¿hay reglas distintas por región?
• Cambios de compensación: quién aprueba ajustes salariales, cómo rastrear aprobaciones y fechas efectivas
• Offboarding: cómo gestionas terminaciones de contratos en distintas áreas, qué tareas debes activar (devolución de equipo, entrevistas de salida, pago final)

Define permisos y estructuras de aprobación

Un buen sistema de gestión del capital humano permite permisos granulares:

• Gerentes acceden a datos de su equipo, pero no a salarios de otros departamentos
• Finanzas ve información de nómina y compensación, pero no notas de desempeño
• Empleados actualizan su contacto, pero no aprueban su propio permiso

Debes definir quién puede ver, editar, aprobar y reportar cada tipo de dato. También establecer cadenas de aprobación para promociones, solicitudes de trabajo remoto o transferencias internacionales, especialmente si tu organización opera en varias jurisdicciones.

Localiza reglas para diferentes regiones o entidades

Si operas en varios países, tu sistema debe reflejar los requisitos locales. Eso incluye:

• Días festivos nacionales y derechos de vacaciones
• Campos de cumplimiento legal específicos de cada país (por ejemplo, identificaciones nacionales, códigos fiscales)
• Clasificaciones laborales y tipos de contrato
• Requisitos de residencia de datos o privacidad

Una plataforma preparada para lo internacional como Deel admite estas configuraciones regionales de inmediato, para que puedas aplicar reglas locales sin necesidad de crear múltiples sistemas o soluciones complicadas.

Conecta tus herramientas existentes

Una implementación de gestión del capital humano exitosa se sincroniza sin problemas con el resto de tu stack tecnológico. Configura las integraciones adecuadas para que los datos fluyan de manera eficiente a través de los sistemas y así tener tu única fuente confiable de información:

• Applicant tracking system (ATS): crea automáticamente perfiles de empleados a partir de registros de nuevas contrataciones
• Herramientas de nómina: aseguran que los cambios de compensación se sincronicen correctamente y evitan entradas duplicadas
• Sistemas financieros: alinean datos de headcount, centros de costo e informes de presupuesto
• Herramientas de aprovisionamiento de TI: automatizan la creación de cuentas y el control de acceso basado en roles desde el primer día

5. Prueba todo antes del lanzamiento de tu HCM

Encender un sistema de gestión del capital humano sin pruebas es un movimiento valiente y riesgoso. En su lugar, la mayoría de las organizaciones querrán probar el nuevo sistema desde varios ángulos antes de confiar en él como la base de sus operaciones de RR.HH. Aquí verás cómo llevar a cabo una fase de pruebas completa antes de la fecha de lanzamiento.

Crea un plan de prueba práctico

Un buen plan de prueba incluye tanto pruebas de aceptación de usuario (UAT) como escenarios de uso real. UAT verifica que el sistema funcione técnicamente; las pruebas basadas en escenarios aseguran que funcione para tu gente. Define casos de prueba para flujos clave y asigna responsables para validar cada uno.

Involucra a los usuarios finales desde el inicio

Incluye usuarios reales, como administradores de RRHH, gerentes y empleados, para probar los flujos. Entender cómo se ve todo desde su perspectiva laboral revela problemas. Además, demuestra que te importa su experiencia como usuario.

Ajusta tu HCM antes del lanzamiento

Las pruebas son tu oportunidad de hacer ajustes. Si detectas pasos incómodos como notificaciones perdidas o aprobaciones mal configuradas, ahora es el momento de mencionarlos. Arréglalos antes de que se conviertan en bloqueadores en el día del lanzamiento.

Elige la estrategia de implementación correcta

A medida que se acerca el lanzamiento, decide si quieres implementar la plataforma de una sola vez o gradualmente a través de fases.

• Implementaciones big bang lanzan todos los módulos y regiones simultáneamente, para que todos tengan acceso a tu nueva gestión del capital humano al mismo tiempo. Este enfoque es excelente para crear impulso y evitar usar sistemas duales por mucho tiempo. Sin embargo, también conlleva más riesgo y exige una coordinación precisa antes y después del lanzamiento.
• Implementaciones por fases permiten un despliegue gradual, por país, departamento, módulo o incluso para un único proceso clave como la incorporación. Esta estrategia facilita las pruebas y ajustes en el camino. Para organizaciones más grandes o internacionales, suele reducir las interrupciones y ayuda a personalizar la adopción y el apoyo en capacitación. Pero claro, puede generar frustración si tu equipo o región es de los últimos en beneficiarse de la nueva plataforma de gestión del capital humano.

6. Capacita a tu gente y lanza tu sistema para la gestión de capital humano

Maximiza el valor de tu inversión en gestión del capital humano al capacitar a tus equipos de recursos humanos y a los usuarios finales con formación relevante en el sistema.

Usa herramientas de capacitación específicas por rol

Como punto de partida, Deel Academy ofrece una biblioteca de cursos a tu ritmo, videos, recorridos de producto y rutas de certificación adaptadas a diferentes roles, como administradores, gerentes y empleados.

Mide la participación y ajusta

A partir de ahí, es importante entender cómo interactúan tus usuarios con el contenido de aprendizaje. ¿Tienes una buena tasa de finalización de la capacitación? Si no, quizá haya un módulo en particular o un punto donde se presenten abandonos. La analítica te da la visión general, pero también es útil recopilar comentarios de tus aprendices para mejorar el contenido futuro.

Aborda la resistencia al cambio temprano

Es común encontrar resistencia en la etapa de capacitación. Tus empleados pueden argumentar que no tienen tiempo para aprender otra solución nueva. Puedes empatizar con sus agendas ocupadas, pero lo esencial es que la implementación de la gestión del capital humano solo tendrá éxito si tus usuarios saben usar la plataforma. Refuerza la participación en la capacitación comunicando claramente los beneficios de la tecnología para fomentar la adopción. Algunos puntos clave incluyen:

• Los trabajadores se beneficiarán de herramientas de autoservicio si saben cómo usarlas
• Los gerentes pueden configurar flujos de trabajo automatizados que reflejen sus procesos y liberen más capacidad para tareas de valor agregado
• Los administradores de RRHH pueden aprender a optimizar sus flujos de informes y no desperdiciar recursos en esta tarea intensiva

Una vez que hayas completado la fase de capacitación, es momento de poner en práctica toda tu planificación e iniciar la implementación.

7. Supervisa la adopción y optimiza tu HCM

Después del lanzamiento no es momento de relajarse. Usa este período de adaptación crucial para identificar problemas iniciales y considerar cómo resolverlos para alcanzar tus objetivos de gestión del capital humano.

Supervisa métricas de uso e identifica cuellos de botella

Anticípate a quejas o problemas, monitoreando cómo interactúan distintos grupos de usuarios con el sistema. Busca patrones de quién inicia sesión, completa tareas o se queda atascado. ¿Los gerentes tardan en aprobar permisos? ¿Los administradores tienen dificultades para generar informes? Usa estas señales para detectar dónde necesitas ofrecer capacitación adicional o simplificar procesos.

Define un plan de optimización de 30-60-90 días

Trata tu fase posterior al lanzamiento como un despliegue de producto, creando un plan estructurado que detalle lo que revisarás y ajustarás con el tiempo. Por ejemplo:

• 30 días: atiende errores urgentes, solicitudes de soporte o datos faltantes
• 60 días: revisa el desempeño de los procesos y ajusta configuraciones según sea necesario
• 90 días: mide KPI de adopción, recopila retroalimentación e informa los avances a las partes interesadas

La optimización no debe recaer solo en RRHH; involucra a otros equipos para hacer de esto una prioridad compartida y transversal.

Recopila retroalimentación y actúa en consecuencia

Como en la etapa de capacitación, la retroalimentación posterior al lanzamiento es valiosa. Recoge comentarios a través de encuestas, reuniones o incluso canales de Slack dedicados a la gestión del capital humano. Escucha temas sobre usabilidad o necesidades no cubiertas y recuerda actuar sobre lo que aprendas.

5 desafíos típicos en la implementación de gestión del capital humano

Incluso las implementaciones mejor planificadas pueden enfrentar obstáculos inesperados. Estos desafíos comunes suelen mencionarse en foros reales y retrospectivas de implementación. Vale la pena anticiparlos y abordarlos desde el inicio.

1. Seleccionar la mejor secuencia de implementación

Implementar componentes en el orden equivocado puede crear conflictos posteriores o trabajo redundante. Pero no siempre es claro si empezar con RR.HH básico, finanzas, control de tiempo u otro módulo.

2. Elegir el nivel adecuado de apoyo en la implementación

Los proveedores pueden ofrecer distintos niveles de apoyo, desde autoguiado hasta premium. Si subestimas el esfuerzo interno o sobreestimas la capacidad de tu equipo, podrías tener dificultades para cumplir con los plazos o mantener el ritmo.

3. Aprender una interfaz desconocida

Incluso las plataformas mejor calificadas pueden parecer complicadas al inicio, especialmente si los usuarios cambian de hojas de cálculo o herramientas heredadas muy personalizadas. Una mala experiencia de usuario o diseños confusos pueden ralentizar la adopción y generar muchas solicitudes de soporte.

4. Determinar si necesitas un lanzamiento big bang o por fases

La estrategia de implementación importa, y muchos equipos dudan entre lanzar todo de una vez o hacerlo escalonadamente. Los lanzamientos big bang pueden ser emocionantes, pero conllevan más riesgo; mientras que los enfoques por fases requieren más coordinación, aunque ofrecen mayor control. Hay mucho que evaluar y habrá concesiones.

5. Capacitar a los usuarios finales después de personalizar

Una vez que tus equipos internos personalizan el sistema (por ejemplo, ajustando flujos de trabajo o agregando pasos de aprobación), la capacitación del proveedor puede no reflejar tu configuración real.

Implementa gestión del capital humano internacional con Deel

La implementación de gestión del capital humano es una oportunidad para reinventar cómo funciona tu organización y cómo apoya a su gente. Desde flujos de incorporación hasta la nómina internacional y el cumplimiento legal, tu sistema de gestión del capital humano se convierte en la columna vertebral de la experiencia de los empleados mientras escalas. Pero para cumplir esa promesa, necesitas al socio de implementación correcto a tu lado.

Deel combina tecnología avanzada con apoyo directo para ayudarte a implementar con confianza, ya sea que estés migrando de hojas de cálculo o actualizando un sistema heredado. Nuestra plataforma integra:

• Capacidades principales de SIRH, incluyendo registros de empleados, organigramas, control de ausencias, flujos personalizados e informes
• Flujos de incorporación y salida de empleados
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• Gestión del talento y compromiso de los empleados con nuestra suite con Deel Engage impulsada con AI
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• Integraciones fluidas con ATS, SIRH, sistemas financieros y más Y aunque Deel te entrega toda la funcionalidad que esperas de un líder en gestión del capital humano, lo que realmente nos distingue es el equipo detrás de nuestra tecnología. Como lo expresó un cliente de Deel:

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