Impuestos De Nómina Para Empleadores En EE. UU.: Una Guía

Navegar por los impuestos sobre la nómina para empleadores en EE. UU. puede resultar abrumador cuando opera en varios estados o gestiona un equipo en crecimiento.

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Los requisitos de impuestos sobre la nómina en EE. UU. varían según el tipo de trabajador, el tamaño de la empresa y el estado. Este artículo cubre las tasas, formularios y plazos clave que debe supervisar.

Impuestos de nómina en EE. UU. para empleadores: FICA y Medicare

Uno de los elementos más significativos de los impuestos sobre la nómina para empleadores en EE. UU. es la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (impuesto FICA). FICA es una ley que exige a los empleadores retener impuestos de los salarios de los empleados para financiar la Seguridad Social y Medicare, programas federales diseñados para apoyar a las personas con discapacidad, en la vejez y en otras circunstancias.

Seguridad Social: definición y tasas impositivas

El impuesto de la Seguridad Social en EE. UU. cubre prestaciones para trabajadores con discapacidad, personas mayores y familias en las que fallece un cónyuge o un progenitor. Todos los trabajadores y sus empleadores contribuyen al sistema de la Seguridad Social para que haya fondos disponibles cuando los trabajadores los necesiten. La tasa del impuesto de la Seguridad Social para empleadores y empleados es del 6,2 %, lo que suma un total del 12,4 %. Esta tasa se aplica a distintos tipos de ingresos, como salarios, sueldos y bonus.

El impuesto de la Seguridad Social en EE. UU. tiene un límite de base salarial, que es el salario máximo sujeto al impuesto de la Seguridad Social para ese año. Para los ingresos de 2026, el límite de la base salarial es de 184.500 $.

Medicare: definición y tasas impositivas

Los impuestos de Medicare se destinan a un fondo FICA separado que financia prestaciones de seguro y atención sanitaria subvencionada para personas mayores de 65 años y personas con discapacidad. La tasa del impuesto de Medicare es del 1,45 % para el empleador y del 1,45 % para el empleado, sumando un total del 2,9 %.

A diferencia de la Seguridad Social, el impuesto de Medicare no tiene un límite de base salarial. Sin embargo, existe una tasa adicional del 0,9 % que se aplica a los empleados según sus salarios y su estado de declaración de impuestos. Hemos detallado estas condiciones en la tabla siguiente.

Impuestos de nómina en EE. UU. para trabajadores autónomos: SECA

Para quienes trabajan por cuenta propia, los impuestos de la Seguridad Social y Medicare siguen siendo aplicables bajo la Ley de Contribuciones para Trabajadores Autónomos (SECA).

Según SECA, los trabajadores por cuenta propia deben pagar tanto la parte del empleador como la del empleado de los impuestos FICA. Sin embargo, la normativa permite que los trabajadores autónomos deduzcan la mitad del impuesto por trabajo por cuenta propia como gasto empresarial, lo que alivia parte de la carga fiscal. Estas contribuciones garantizan que los trabajadores autónomos estén cubiertos por las mismas prestaciones sociales que los empleados tradicionales a tiempo completo.

A diferencia de los empleados tradicionales, que pagan FICA mediante retenciones, las personas por cuenta propia deben realizar pagos trimestrales estimados, y estos pagos pueden aplicarse al pago del impuesto por trabajo por cuenta propia.

Para entender mejor las tasas del impuesto de la Seguridad Social y de Medicare para trabajadores autónomos, describimos a continuación estas tasas y cómo se calculan.

Tasas del impuesto de la Seguridad Social para trabajadores autónomos

Dado que un trabajador autónomo se considera tanto empleador como empleado, su tasa del impuesto de la Seguridad Social es del 12,4 %, calculada al combinar la tasa del 6,2 % del empleador y la del 6,2 % del empleado.

El límite de la base salarial también se aplica a los trabajadores por cuenta propia, lo que significa que los primeros 184.500 $ de ingresos de 2026 están sujetos al impuesto de la Seguridad Social.

Impuesto de Medicare para trabajadores autónomos

El impuesto de Medicare para trabajadores por cuenta propia equivale al 2,9 %, calculado combinando la tasa del 1,45 % del empleador y la del 1,45 % del empleado.

Los trabajadores por cuenta propia también son responsables de un impuesto adicional de Medicare del 0,9 % según su estado de declaración y sus salarios. Las mismas directrices y umbrales salariales que se aplican a los empleados tradicionales se aplican a quienes trabajan por cuenta propia.

Impuestos de Nómina de EE. UU. Para Empleadores: Ley Federal Del Impuesto Sobre El Desempleo (FUTA)

La Ley Federal Del Impuesto Sobre El Desempleo (FUTA) es una ley federal que exige que los empleadores paguen impuestos para financiar las prestaciones por desempleo a los trabajadores que han perdido su puesto de trabajo. Este impuesto federal solo se aplica a los empleadores, pero el importe adeudado se calcula en función de los salarios de los empleados.

La tasa del impuesto FUTA es del 6 %, y se aplica a los primeros $7.000 pagados a cada empleado como salarios a lo largo del año. Esta cantidad de $7.000 se conoce como la base salarial FUTA. La base salarial estatal varía según las normas específicas de su estado.

Los empleadores que pagan su parte de los impuestos estatales por desempleo pueden ser elegibles para un crédito fiscal del 5,4 % sobre los salarios sujetos a FUTA. Cuando se aplica, este crédito reduce la tasa del impuesto FUTA de los empleadores hasta el 0,6 %. Para optar a este crédito, los empleadores deben pagar sus impuestos estatales por desempleo en su totalidad antes de la fecha límite del Formulario 940 y sobre todos los mismos salarios sujetos al impuesto FUTA, y no pueden estar registrados en un estado con reducción de créditos. Los estados con reducción de créditos son aquellos que no han reembolsado préstamos al gobierno federal para pagar prestaciones por desempleo.

Impuesto federal y estatal sobre la renta en EE. UU.

Mientras que los impuestos FICA financian programas de bienestar social y FUTA financia el seguro de desempleo, los impuestos federales sobre la renta se destinan a los fondos generales del Tesoro de los Estados Unidos. No todos los estados de EE. UU. recaudan impuesto sobre la renta, pero en aquellos que sí lo hacen, esos impuestos estatales se ingresan en la tesorería del estado.

Tipos del impuesto federal sobre la renta en EE. UU. para 2025

Los tipos del impuesto federal sobre la renta en EE. UU. se dividen en tramos fiscales definidos por la renta imponible, que es la cantidad de ingresos después de aplicar deducciones y exenciones. Hay siete tramos fiscales con tipos que van del 10 % al 37 %. El tipo impositivo aplicable a cada persona depende de sus ingresos y de su estado civil a efectos fiscales, tal como se detalla en la tabla a continuación.

Fuente: Servicio de Impuestos Internos (IRS), «Revenue Procedure 2024-40»

Los empleadores están obligados a retener el impuesto federal sobre la renta en función del Formulario W-4, un formulario que rellenan los empleados y entregan a los empleadores para determinar la cantidad correcta de retención que debe descontarse de las nóminas.

El Formulario W-4 determina la retención de impuestos teniendo en cuenta si un empleado tiene varios puestos de trabajo, un cónyuge que también trabaja, personas a su cargo, ingresos adicionales y otros ajustes opcionales. Este formulario suele completarse de forma anual, siempre que un empleado empiece un nuevo puesto de trabajo o cuando experimente cambios en su situación personal o financiera.

Tipos del impuesto estatal sobre la renta en EE. UU. para 2025

Los impuestos estatales sobre la renta en EE. UU. los determina cada estado individualmente, con tasas medias que van desde el 2,11 % hasta el 7,75 %.

La mayoría de los empleadores deben retener pagos estimados de impuestos tanto federales como estatales a través del proceso de nómina y enviarlos al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Sin embargo, los siguientes estados no recaudan impuesto estatal sobre la renta:

• Alaska
• Nevada
• Wyoming
• Dakota del Sur
• Texas
• Tennessee
• Florida

Al igual que con los impuestos federales sobre la renta, la cantidad de impuestos estatales retenidos varía según los ingresos de la persona y su tramo fiscal. Los tramos fiscales graduados son comunes a nivel estatal y federal, de modo que quienes tienen ingresos más bajos pagan menos impuestos y las cargas fiscales aumentan para los ingresos más altos.

Requisitos de Declaración Fiscal Para Empleadores En EE. UU.

Los principales requisitos y fechas límites de presentación que los empleadores en EE. UU. deben conocer son las declaraciones trimestrales, las declaraciones anuales y los depósitos fiscales federales.

Declaraciones trimestrales de impuestos para empleadores en EE. UU.

La mayoría de los empleadores que retienen el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social o los impuestos de Medicare deben presentar el Formulario 941 cada trimestre. Este formulario informa sobre salarios, propinas, impuesto federal sobre la renta retenido y las partes del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Las fechas de vencimiento para cada trimestre son las que se indican a continuación:

• Q1 (1 de enero - 31 de marzo): vence el 30 de abril
• Q2 (1 de abril - 30 de junio): vence el 31 de julio
• Q3 (1 de julio - 30 de septiembre): vence el 31 de octubre
• Q4 (1 de octubre - 31 de diciembre): vence el 31 de enero del año siguiente

No obstante, hay algunas excepciones a tener en cuenta para las declaraciones trimestrales.

• Para pequeñas empresas con una responsabilidad anual por Seguro Social, Medicare y retenciones del impuesto federal sobre la renta de $1.000 o menos, utilice el Formulario 944 para declarar anualmente en lugar de trimestralmente
• Los empleadores estacionales están exentos de presentar el Formulario 941 durante los trimestres en los que no han pagado salarios. Para notificar al IRS que no presentará en uno o más trimestres del año, marque la casilla de la línea 18 para cada trimestre en que presente el Formulario 941
• Normalmente, los empleadores de empleados del hogar están exentos de presentar el Formulario 941
• Los empleadores agrícolas no necesitan presentar el Formulario 941 por salarios agrícolas

Si ninguna de estas excepciones se aplica a su negocio, entonces está obligado a presentar el Formulario 941 trimestralmente, aunque no haya pagado salarios durante ese trimestre.

Declaraciones anuales de impuestos para empleadores en EE. UU.

Por lo general, los principales formularios que los empleadores en EE. UU. deben presentar anualmente incluyen el Formulario 940, el Formulario W-2, el Formulario W-3, el Formulario 1099-NEC y el Formulario 1096.

• Formulario 940 se utiliza para informar su impuesto anual de la Ley Federal Del Impuesto Sobre El Desempleo (FUTA). Si pagó salarios de $1.500 o más a empleados, o si tiene uno o más empleados durante al menos 20 semanas en el año, entonces debe presentar el Formulario 940. Este formulario vence el 31 de enero del año siguiente.

• Formulario W-2 se utiliza para informar los ingresos a las autoridades fiscales federales y estatales y para proporcionar un registro de las retenciones a los empleados. Los empleadores deben preparar y entregar el Formulario W-2 a cada empleado antes del 31 de enero del año siguiente para informar salarios, propinas y otras remuneraciones, así como los impuestos federales, estatales y locales retenidos. Los empleados usan este formulario para presentar su declaración de la renta personal cada año hasta el 15 de abril.

• Al presentar el Formulario W-2, los empleadores también están obligados a presentar el Formulario W-3, que resume e informa los salarios totales de los empleados y las retenciones. El Formulario W-3 debe presentarse junto con la Copia A de todos los Formularios W-2 a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero del año siguiente.

• Formulario 1099-NEC cubre la compensación a no empleados y debe presentarse si pagó $600 o más a un contratista por servicios en el curso de su negocio. Los empleadores deben presentarlo antes del 31 de enero del año siguiente.

• Formulario 1096 se utiliza para transmitir formularios 1099 en papel y una variedad de otros formularios. Al presentar el Formulario 1096 con el Formulario 1099-NEC, los empleadores deben presentarlo antes del 31 de enero del año siguiente. Es importante señalar que este formulario no se usa para transmitir de forma electrónica.

Depósitos de impuestos federales para empleadores en EE.UU.

Los empleadores en EE.UU. no solo son responsables de retener los impuestos de nómina, sino que también deben depositarlos electrónicamente en el IRS a través del Sistema Electrónico Federal de Pago de Impuestos de EE.UU. (EFTPS).

Existen dos calendarios de depósito: mensual y semi-semanal. Debe determinar qué calendario de depósito debe usar antes del inicio de cada año natural. Su calendario de depósito depende de la obligación fiscal durante un período de referencia determinado.

Si su obligación fiscal total por concepto de empleo durante el período de referencia es inferior a 50.000 $, efectuará depósitos mensuales. Los depósitos mensuales vencen el día 15 del mes siguiente.

Si su obligación fiscal total por concepto de empleo durante el período de referencia supera los 50.000 $, efectuará depósitos semi-semanales. La fecha de vencimiento para los depósitos semi-semanales depende de cuándo se pague a los empleados. Hemos indicado las distintas fechas de vencimiento a continuación:

• Cuando el día de pago cae entre el miércoles y el viernes, los depósitos vencen el miércoles siguiente
• Cuando el día de pago cae entre el sábado y el martes, los depósitos vencen el viernes siguiente

Pueden aplicarse condiciones especiales y formularios fiscales para empresas según el tamaño y tipo de su compañía. Consulte la información fiscal para empresas del IRS para obtener más orientación.

Consecuencias por no pagar los impuestos de nómina en EE.UU.

No presentar sus impuestos de nómina con exactitud y a tiempo conlleva sanciones. A menos que pueda aportar una causa razonable por haber incumplido un plazo o por no haber abonado la cantidad correcta, estará sujeto a una multa. El IRS también puede cobrar intereses si no paga la multa en su totalidad.

Por ejemplo, no pagar sus impuestos antes del plazo resulta en una multa del 0,5 % de los impuestos no pagados por cada mes (o fracción de mes) que el impuesto permanezca sin pagar. Esta multa puede llegar hasta el 25 %.

Otros motivos que pueden dar lugar a sanciones incluyen:

• Falta de presentación
• Reclamación inexacta de reembolso
• Incumplimiento en el depósito de impuestos por empleo
• Pago insuficiente de impuestos estimados
• Declaración incorrecta de actividad financiera extranjera

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Gestionar la nómina en 50 estados y mantenerse al día con las normativas federales cambiantes implica riesgos reales de incumplimiento, ya que las empresas deben seguir simultáneamente las tasas federales, las reglas estatales y los plazos de presentación.

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