Les coûts cachés de gestion de la paie

Vous dépensez plus que prévu pour la gestion de la paie à l’international ?

Selon une étude commandée par Deel et menée par Forrester Consulting en janvier 2024, 42 % des responsables de paie se retrouvent avec des coûts cachés ou imprévus lors de la mise en œuvre de leur système de paie. Bien que 40 % d’entre eux cherchent à réduire leurs dépenses liées aux logiciels, ces dépenses imprévues peuvent faire exploser le budget RH au-delà des prévisions initiales.

Alors, d’où viennent ces coûts supplémentaires ? Tout se joue sur le nombre d’outils de paie utilisés. En moyenne, les entreprises utilisent six outils différents pour gérer la paie, et 50 % des équipes combinent des outils internes et externes, ce qui entraîne des coûts multipliés et des dépenses superflues. Deel vous dit tout ce que vous devez savoir et vous propose d’accéder à l’étude complète (en anglais) pour découvrir les avis de plus de 300 professionnels RH à travers le monde.

Les coûts liés à la conformité

Les coûts cachés les plus couramment constatés se situent au niveau des obligations de conformité, selon les responsables paie. Beaucoup découvrent, parfois trop tard, l’ampleur des investissements nécessaires pour rester en règle dans plusieurs juridictions. Cela comprend notamment l’adaptation des systèmes de paie aux nouvelles lois fiscales et sociales, ainsi que les frais cachés liés aux erreurs, comme les trop-perçus ou les paiements insuffisants. Lorsque plusieurs systèmes de paie sont utilisés, les tâches à réaliser et les coûts associés se multiplient, car chaque système doit être conforme aux réglementations locales.

Voici quelques exemples de coûts liés à la conformité.

Mises à jour culturelles

Selon certains professionnels des RH, la traduction des documents, l’application de codes fiscaux spécifiques et la prise en compte des sensibilités culturelles dans la solution de paie représentent un poste de dépenses difficilement négligeable.

Conformité fiscale

L’étude met en lumière les surprises liées à la fiscalité locale. Même en payant les impôts en avance, certains responsables RH ont constaté par la suite des montants non réglés ou partiellement payés.

Alignement sur les évolutions réglementaires

Pour certaines entreprises, rester conforme aux changements de lois fiscales et sociales génère des coûts imprévus. En effet, elles doivent investir davantage pour que leur système de paie reste à jour. Modifier le système de paie pour intégrer de nouvelles lois peut nécessiter davantage de ressources et engendrer des dépenses inattendues. 

Coûts liés aux fluctuations des taux de change

La volatilité des taux de change est inévitable : les facteurs économiques, géopolitiques et la réalité du marché peuvent entraîner des variations rapides et imprévisibles. Cette instabilité est déjà compliquée à anticiper dans une stratégie de paie à l’international. Mais elle peut également générer des coûts supplémentaires imprévus.

À noter : plus de la moitié des responsables paie (52 %) ont fait face à des dépenses imprévues liées aux fluctuations monétaires après la mise en place de leur système de paie. Ces surcoûts peuvent entraîner des dépassements budgétaires, une mauvaise allocation des ressources et une incapacité à prendre des décisions à long terme, affectant la santé financière de l’entreprise, la satisfaction des employés et la stabilité opérationnelle.

Coûts de maintenance, de formation et de support

Près de 47 % des responsables paie ont été confrontés à des coûts cachés liés à la maintenance et à l’assistance continue. Pour beaucoup, les erreurs manuelles dans les calculs de paie sont à l’origine des difficultés : trop-perçus, sous-paiements, voire paiements versés à des salariés ayant quitté l’entreprise. Résultat : les équipes de paie consacrent la moitié de leur temps à corriger les erreurs et à effectuer des tâches manuelles, au détriment d’un travail plus stratégique.

Les logiciels de paie peu intuitifs font également grimper les coûts, car ils nécessitent une assistance fréquente et chronophage. Cela inclut la formation des salariés, que 45 % des décideurs de paie considèrent comme un coût inattendu de la gestion de la paie à l’international.

« Former correctement les employés au nouveau système de paie et leur apporter une assistance continue alourdit considérablement les coûts », explique un responsable. Un autre ajoute ne pas avoir anticipé les dépenses liées aux supports de communication et aux ressources de formation pour informer les salariés des évolutions du processus de paie.

Même si la mise à jour des systèmes et la formation des équipes sont essentielles pour assurer la fiabilité du traitement de la paie, les prestataires devraient communiquer clairement sur les coûts associés afin d’éviter les mauvaises surprises pour les entreprises et leurs équipes. L’adoption d’un système de paie tout-en-un permet de former les collaborateurs sur une seule interface et d’avoir un interlocuteur unique pour le support, simplifiant l’expérience pour toutes les parties.

Coûts liés à la gestion des données

Les demandes de reporting personnalisé, les intégrations et la sécurité des données figurent parmi les principales sources de coûts cachés pour les décideurs. Près de 45 % des responsables paie déclarent avoir dépensé plus que prévu sur ces aspects.

Un responsable explique que l’accès aux données de paie détaillées, au-delà des rapports standards, nécessite souvent des abonnements ou des frais supplémentaires. Un autre mentionne que la personnalisation des rapports avec des indicateurs avancés a entraîné des dépenses imprévues.

Bien que de nombreux prestataires de paie à l’international proposent des intégrations pour centraliser les données et les sécuriser, 38 % des décideurs ont découvert que des fonctionnalités comme l’intégration aux outils RH ou le suivi du temps et des présences engendraient des coûts supplémentaires après déploiement.

La sécurisation des données a également surpris plusieurs entreprises : « protéger des données a un coût », confie un décideur. Un autre ne s’attendait pas aux investissements nécessaires pour mettre en place des mesures de sécurité robustes et des systèmes de sauvegarde adaptés.

Les conséquences des coûts mal maîtrisés

Malgré les incidences évidentes des coûts cachés, de nombreuses entreprises ne suivent pas activement les dépenses liées à la gestion de la paie à l’international. Parmi les postes souvent négligés :

• les coûts initiaux d’achat de solution (25 %) ;
• les coûts liés à une mauvaise expérience collaborateur (30 %), comme les retards de paiement, les erreurs de traitement ou l’inaccessibilité des documents.

Ce manque de visibilité révèle un problème plus large : les équipes internationales ont besoin d’outils de suivi plus complets pour contrôler l’ensemble des dépenses liées à la paie. Les plateformes fragmentées ne font qu’aggraver la situation avec :

• des bases de données cloisonnées ;
• des capacités de reporting inégales ;
• des frais supplémentaires disséminés un peu partout.

Des dépenses en forte hausse attendues

Une large majorité des décideurs (85 %) s’attend à une augmentation des dépenses de paie à l’international par employé dans l’année à venir. Les projections de hausses varient entre 1 et 10 % ; elles peuvent aller jusqu’à 20 % dans de rares cas. Cette hausse anticipée reflète à la fois les coûts directs de gestion de la paie et l’accumulation de coûts cachés ou imprévus qui peuvent faire exploser les budgets.

Les avantages de tout centraliser sur un même outil avec Deel

Les coûts cachés liés à la paie à l’international représentent un défi de taille, aussi bien pour les TPE/PME que pour les grandes entreprises internationales. Ils gonflent les budgets et compliquent la planification financière. Bonne nouvelle : 85 % des décideurs pensent que centraliser la paie sur un seul outil SIRH aurait un effet positif sur les coûts administratifs.

En tant que fournisseur tout-en-un de solutions de paie et RH à l’international, Deel permet aux entreprises de mieux piloter leurs opérations mondiales. Résultat : une paie efficace, conforme et maîtrisée grâce à l’externalisation de la paie. Et surtout, avec des tarifs transparents, il n’y a pas de mauvaises surprises. Réservez une démo de 30 minutes avec un spécialiste pour découvrir la plateforme.