19 erreurs de paie à éviter lorsque vous payez vos employés

Vos employés travaillent pour vous plusieurs heures par semaine, et vous les rémunérez de différentes manières, la paie étant la principale. Salaires, traitements et autres termes pour désigner la rémunération ont tous le même objectif : offrir à vos travailleurs une valeur en échange du travail qu'ils ont accompli pour vous.

Même si cela semble assez simple, vous pouvez commettre de nombreuses erreurs lors du paiement de vos employés. Pour garantir un environnement de travail sain et productif en tant que gestionnaire de la paie, vous voudrez éviter de commettre ces 19 erreurs les plus courantes.

1. Erreur de calcul de la paie ou paiement d'un montant incorrect

Fournir à vos employés et indépendants une paie précise est la base d'une bonne relation professionnelle. S'assurer que vous obtenez le bon montant pour chaque paie est une tâche ardue, mais nécessaire. Cela implique généralement de passer en revue de nombreuses (parfois même des centaines) feuilles de temps/présence et de s'assurer de l'exactitude de chacune d'elles.

Les erreurs de calcul lors du paiement de vos employés ou freelances peuvent entraîner de sérieux problèmes.

Tout d'abord, vous pouvez sous-payer vos travailleurs par accident. Cela signifie que vous leur fournirez un revenu inférieur à ce qu'ils méritent. En plus d'être très peu professionnel, cela peut détruire la motivation d'un employé.

Le surpaiement est également un problème sérieux lorsqu'il s'agit de mal calculer la paie, ce qui peut être dû à une simple erreur de saisie de données. Cependant, donner à l'un de vos employés plus d'argent qu'il n'en a gagné est un mauvais modèle commercial. Sans oublier que les finances de votre entreprise peuvent en pâtir sérieusement. Cela est particulièrement vrai pour les petites entreprises.

2. Ignorer les taxes sur la paie

Payer des impôts est l'une des tâches les plus importantes lorsque vous possédez une entreprise. Le gouvernement exige que toutes les entreprises paient l'impôt sur le revenu, les taxes sur l'emploi, ainsi qu'une variété de charges étatiques ou locales. Oublier l'un de ces paiements fiscaux peut causer des problèmes avec l'IRS. Et ignorer les taxes sur la paie entraînera des problèmes à la fois avec l'IRS et le Département du Travail. La plupart de ces charges sont collectées sur chaque paiement réalisé. Cela signifie qu'un seul paiement manqué peut entraîner de lourdes amendes, qui concernent aussi bien les grandes que les petites entreprises.

3. Oublier d'envoyer les formulaires fiscaux ou manquer les échéances

Certaines paies sont étroitement liées à des formulaires fiscaux spécifiques. Ne pas les soumettre dès que vous embauchez un employé ou un indépendant est une erreur de paie grave que vous ne devriez jamais commettre. Il existe de nombreux formulaires gouvernementaux nécessaires que vous devrez soumettre, et certains d'entre eux pourraient être totalement différents de ceux auxquels vous êtes habitué. Par exemple, les responsabilités fiscales lors de l'embauche de travailleurs indépendants étrangers seront très différentes de celles lors de l'embauche d'employés réguliers. Assurez-vous d'être informé des formulaires dont vous avez besoin pour les nouvelles embauches et du bon moment où vous devez les soumettre.

De nombreux employeurs tombent également dans le piège de se concentrer uniquement sur leurs employés salariés et d'oublier complètement leurs travailleurs indépendants. Ne pas envoyer les formulaires fiscaux 1099 est l'une des erreurs de paie les plus courantes que commettent les entreprises.

4. Être incohérent ou irrégulier avec les paiements des salaires

Gérer quelque chose d'aussi complexe que la paie vous placera dans des situations imprévisibles, surtout si vous avez de nombreux employés ou freelances à l'étranger. S'attaquer à la paie internationale est l'une des principales causes de frustration et d'incohérence en matière de paie. Cependant, quels que soient les défis auxquels vous êtes confronté, un fournisseur de services de paie doit trouver un moyen de les surmonter et fournir une paie stable et cohérente à ses travailleurs dans le monde entier.

5. Être en retard avec les paiements des équipes

Les entreprises peuvent être très imprévisibles, et les campagnes ainsi que les lancements de produits sont souvent retardés. Cependant, il y a une chose qui ne devrait jamais être en retard : les salaires des employés.

La paie doit arriver exactement à la [période de paiement] (https://www.deel.com/fr/blog/traitement-paie-quotidienne-etapes-delais/) prédéterminée. Cela aide à instaurer la confiance et donne aux personnes qui travaillent pour vous un sentiment de stabilité.

Bien sûr, le jour de paie peut être légèrement en retard une ou deux fois par an, mais il devrait y avoir une bonne explication. Et vous devriez informer vos équipes à l'avance - ne laissez pas vos employés attendre !

6. Sauter des paiements

L'unique chose pire qu'un salaire en retard est un salaire qui ne vient pas du tout. De nombreux employés et indépendants démissionneraient d'entreprises qui font cela dès qu'ils en auraient l'occasion.

En tant que gestionnaire de la paie, vous devez vous assurer que toutes vos équipes reçoivent leur rémunération le bon jour de paie.

Les personnes travaillant pour vous ne prendront à la légère un jour de paie manqué. De plus, cela démotivera vos équipes et créera un précédent défavorable. Sans parler de ternir la réputation de l'entreprise.

7. Classer incorrectement des employés en tant que travailleurs indépendants ou inversement.

Avant d'ajouter un travailleur à votre liste de paie, vous devrez classifier le type de relation de travail que votre entreprise entretient avec lui. En fonction du statut sélectionné, vous pourriez devoir choisir un type de paie différent.

Traiter un employé comme un indépendant ou vice versa peut entraîner de sérieux problèmes à long terme. Outre les différentes politiques de paie, il existe de nombreux autres aspects qui distinguent les travailleurs indépendants des employés. Par exemple, les employés voient leurs cotisations retenues sur leur salaire, ce qui n'est pas le cas des freelances. Sans oublier que l'embauche d'employés à temps plein nécessite des formulaires fiscaux différents de ceux requis pour l'embauche d'indépendants. Cette mauvaise classification est l'une des erreurs de paie les plus graves que vous voudriez éviter à tout prix.

8. Erreur de calcul des heures supplémentaires ou des primes de performance

Attendre de vos employés qu'ils travaillent en dehors des heures de travail normales sans les récompenser est une grave erreur. Cela peut démotiver votre personnel ou même le détourner complètement. C'est pourquoi des lois comme le Fair Labor Standards Act ont établi des règles strictes vous obligeant à payer des heures supplémentaires à vos équipes.

Il n'y a pas de taux de rémunération fixe des heures supplémentaires, mais la plupart des employeurs choisissent de payer entre 150 % et 200 % du taux horaire habituel de l'employé.

Payer des heures supplémentaires aux indépendants est un peu plus compliqué. Étant donné que vous ne suivrez pas leur emploi du temps, il sera plus difficile de déterminer quand ils ont fait des efforts supplémentaires. Vous pouvez accorder des primes lorsque les tâches ont été accomplies rapidement et efficacement.

Cela s'applique également à vos employés réguliers. S'ils réussissent, vous devriez les récompenser par le biais de la paie ou d'autres moyens.

9. Erreur entre la paie brute et nette

Il s'agit d'une erreur assez basique en ce qui concerne la paie. Il est vraiment facile de l'éviter - cela nécessite un peu de concentration et de pratique. Dans certains cas, il peut être difficile de calculer le salaire net d'un employé à partir de son salaire brut. Cependant, c'est généralement assez simple. Ce qui est important, c'est de ne pas les confondre.

Le revenu brut est le montant que votre employé doit recevoir avant les déductions, soustractions, impôts ou contributions. Le revenu net est tout ce qu'un employé a gagné moins les impôts, contributions ou toute autre dépense retenue.

10. Ne pas tenir des registres de paie appropriés

Une mauvaise tenue des dossiers peut causer des problèmes internes ainsi que des problèmes lors de la déclaration fiscale ou d'autres tâches externes. Pour avoir une entreprise prospère, vous devez conserver des traces de tout, en particulier des dossiers de paie.

Une tenue de registres appropriée vous protégera légalement et vous permettra de voir les améliorations ou les détériorations dans tous les aspects liés à votre entreprise. Des transactions commerciales aux changements mis en œuvre en passant par la paie, vous avez besoin de tout sauvegarder.

11. Ne pas indemniser les employés pour les blessures liées au travail

Si un employé se blesse au travail et/ou en effectuant des activités professionnelles, il a droit à divers types de compensation. Le congé payé et la prise en charge des frais médicaux en font partie. Si vous ne fournissez pas ces compensations à votre employé, que ce soit immédiatement ou ultérieurement, votre entreprise peut être poursuivie en justice.

12. Ne pas se tenir à jour des lois et réglementations

Mis à part le FLSA, il existe des centaines de lois et projets de loi réglementaires qui traitent du paiement de vos employés. Les lois les plus courantes concernent le salaire minimum et les congés.

Cependant, que vous payiez un employé ou un indépendant, vous devrez respecter certaines réglementations. Celles-ci varieront en fonction de votre situation, de la portée de votre entreprise et de nombreux autres facteurs.

Consultez notre guide international de l'embauche pour connaître les lois et réglementations spécifiques dans différents pays

13. Ne pas déduire les saisies sur salaire d'un employé

Bien qu'il puisse sembler que les impôts et cotisations soient les seules choses que vous devez retenir du salaire de votre employé, ce n'est pas le cas. Les saisies sur salaire, telles que les dettes, les versements de crédit, et même les hypothèques, dans certains cas, doivent être déduites du salaire net avant de remettre le chèque de paie à l'employé. Les saisies sur salaire sont un moyen de s'assurer que la personne recevant un chèque de paie paie bien ses propres dettes.

Oublier de retirer les saisies sur salaire de votre employé peut causer de nombreux problèmes à la fois pour vous et pour eux.

14. Ne pas utiliser de logiciel de paie

Nous vivons à l'ère numérique, et nous pouvons dire avec presque certitude qu'il existe une application pour tout.

Bien qu'une application sur votre téléphone puisse être trop simple ou peu sécurisée pour le suivi du temps ou vous aider à gérer la paie, il existe des logiciels de paie spécialement conçus à cet effet.

Tout ce que vous avez à faire, c'est de prendre un peu de temps pour saisir des données (comme les numéros de sécurité sociale des employés ou la date à laquelle ils ont commencé à travailler pour vous), et le logiciel fera le reste.

Vous n'aurez pas besoin de tout vérifier en permanence. Vous pourriez économiser de l'argent avec un service de paie plus réduit. Plus besoin d'aller à la banque ou de payer les salaires depuis un ordinateur. Le logiciel de paie calcule et paie automatiquement tous les montants. Vous gagnerez un temps précieux.

Voici quelques-uns des avantages de l'automatisation de votre système de paie.

15. Se précipiter pour traiter la paie et les documents associés

L'une des erreurs de paie les plus souvent négligées concerne la paperasse. Cela devient particulièrement évident lors du traitement des nouvelles embauches et de leur intégration dans le processus de paie. La documentation est parfois précipitée pour pourvoir un poste vacant le plus rapidement possible. C'est une terrible erreur car elle risque de désorienter complètement votre nouvel employé. Sans parler des erreurs de saisie de données qui peuvent entraîner de graves erreurs de calcul par la suite !

Évitez cette erreur en planifiant chaque processus d'embauche et en prenant le temps de vérifier les documents si nécessaire. Cela garantira un meilleur processus d'embauche et un traitement plus rapide de la paie.

16. Oublier un jour férié

Si vos jours de paie tombent à dates fixes (par exemple, le 4 janvier, le 4 février, etc.), ils peuvent à un moment coïncider avec un jour férié. Les banques seront fermées ce jour-là, donc vos paiements seront retardés d'au moins un jour, ce qui peut entraîner une insatisfaction parmi vos employés et vos travailleurs indépendants.

Bien que cela puisse ne pas affecter beaucoup la paie elle-même, planifiez à l'avance et gardez ces jours à l'esprit pour éviter d'être en retard avec le traitement de la paie.

17. Ne pas inclure tous les éléments imposables lors de la déclaration fiscale

Parfois, les employeurs ne déclarent que le salaire de base du travailleur et négligent complètement d'autres éléments imposables devant être inclus dans les déclarations fiscales. Cela peut entraîner de sérieux problèmes juridiques, même s'il s'agit d'une erreur honnête.

Par exemple, les options d'achat d'actions ou les différents types de réductions que vous offrez à vos employés sont également imposables et, par conséquent, vous devez les déclarer à l'IRS.

18. Ne pas protéger vos données

Que vous externalisiez votre paie chez un prestataire de services tiers ou que vous engagiez des travailleurs indépendants pour des projets, vous devez protéger vos données confidentielles. Cela concerne les données personnelles de vos employés et les informations de paie. C'est pourquoi il est essentiel de signer un DPA avec tout collaborateur externe.

De plus, si vous avez décidé de vous fier à la technologie, gardez à l'esprit qu'elle n'est pas parfaite. Un serveur peut tomber en panne, votre ordinateur peut être endommagé. Assurez-vous d'avoir une sauvegarde adéquate pour toutes vos données et conservez vos informations de paie dans un environnement sécurisé et protégé contre les pirates informatiques ou tout autre problème.

19. Surcharger votre personnel de paie

Les services de paie sont généralement liés à un seul département qui travaille avec l'aide de toutes les équipes de l'entreprise pour s'assurer que chacun reçoit la paie correcte au bon moment.

Cependant, peu importe l'efficacité de votre système de paie, ce département finira par être débordé tôt ou tard - suivre les contrats, le nombre d'heures travaillées, les salaires, les taxes sur la paie, les jours de congé, et plus encore peut vraiment être chronophage. C'est pourquoi il est nécessaire de temps en temps de soulager la charge de travail de votre personnel de paie.

Les petites entreprises souffrent particulièrement de cette situation, car il n'existe pas de service dédié au traitement de la paie. Cela signifie généralement que c'est au propriétaire de l'entreprise de passer au crible des feuilles de temps/présence interminables et de vérifier les heures de travail des employés pour toute la semaine. Gérer la paie en tant que petite entreprise comporte plusieurs défis qui nécessitent une certaine expertise ou de l'aide pour être surmontés.

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L'automatisation de votre paie peut vous éviter les erreurs de paie les plus courantes et rationaliser l'ensemble de votre processus de paie. L'utilisation de logiciels vous aide à éviter les erreurs manuelles et données incohérentes, ainsi que les erreurs de calcul et l'oubli des échéances. Que demander de plus ?

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