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6 min
Gestion des absences et congés : meilleures pratiques pour simplifier les processus RH

Auteur
L'équipe Deel
Publié
30 décembre, 2024
Dernière mise à jour
21 janvier, 2025

Points clés à retenir
- La gestion des absences des salariés, qu’elles soient planifiées ou imprévues, affecte directement la productivité de l’entreprise.
- Anticiper et gérer efficacement les absences et les demandes de congés permet de ne pas perturber le travail d’équipe tout en respectant les droits des employés et leur bien-être.
- Deel propose une solution flexible pour les ressources humaines (RH) avec un tableau de bord intuitif pour suivre, approuver et coordonner les absences en toute tranquillité.
La gestion des absences et des congés est un défi quotidien pour de nombreuses entreprises, en particulier à l’approche des fêtes de fin d’année ou pendant les pics d’activité. Que ce soit pour des congés prévus comme les vacances, ou des absences imprévues telles que les arrêts maladie ou les urgences personnelles, chaque absence affecte l’organisation du travail, ce qui nuit à la productivité de toute l’équipe. Si ces absences sont mal gérées, elles peuvent rapidement devenir un casse-tête administratif, générant du stress, des conflits et une surcharge de travail pour ceux qui restent. Pire encore, une gestion des absences du personnel défaillante peut entraîner des coûts supplémentaires, comme le recours à des intérimaires ou des heures supplémentaires, tout en dégradant le bien-être de l’équipe.
Cependant, il est possible de transformer cet enjeu en une véritable opportunité d’amélioration. Avec une bonne organisation, une politique de gestion claire et les bons outils, vous pouvez minimiser les incidences des absences sur la productivité et maintenir un environnement de travail sain et équilibré. Rien ne remplace l’anticipation des absences, une communication fluide et l’adoption de solutions numériques adaptées pour mieux gérer ces périodes délicates.
Deel vous propose des conseils pratiques pour gérer les absences prolongées et le planning des congés payés, tout en maintenant une activité optimale au sein de l’entreprise. Vous découvrirez également que vous pouvez laisser derrière vous les tableaux Excel : des outils comme Deel RH peuvent vous aider à automatiser et simplifier la gestion des congés. Notre but : accélérer les prises de décision, gagner un temps précieux et améliorer l’efficacité de votre organisation.
Les différents types d’absences
Les processus de gestion des absences commencent par la compréhension des différents cas qui peuvent concerner vos salariés. Ces absences varient en fonction de leur nature, de leur durée et de leur prévisibilité. Il est important de différencier les absences planifiées de celles qui surviennent de manière imprévue, car chacune d’elles nécessite une approche différente.
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Absences planifiées
Les absences planifiées sont celles qui peuvent être annoncées à l’avance, permettant ainsi une gestion plus sereine. Elles incluent principalement les congés prévus par le Code du Travail, comme les congés payés, les jours de RTT (réduction du temps de travail), les congés maternité ou congés parentaux ou encore les absences pour événements familiaux (mariage, naissance, etc.). Ces absences sont souvent connues bien à l’avance, ce qui vous donne le temps d’organiser les tâches et de redistribuer le travail au sein de l’équipe.
Absences imprévues
Les absences imprévues surviennent de manière soudaine, ce qui les rend difficiles à anticiper. Elles incluent les arrêts maladie, les urgences familiales ou personnelles, les accidents de travail, ou encore des situations de stress ou de burn-out. Bien qu’il soit impossible de tout prévoir, une gestion réactive et flexible peut aider à limiter les incidences de ces absences sur le reste de l’équipe.
L’importance d’une politique de congés claire et équitable
Pour que la gestion des absences, qu’elles soient planifiées ou imprévues, soit efficace, il est indispensable que votre entreprise dispose d’une politique de congés claire. Cela passe par des règles portant sur les congés, les périodes de forte demande à anticiper (vacances d’été, fêtes de fin d’année), ainsi que les protocoles en cas d’absences imprévues. Ce type de politique contribue à instaurer une certaine transparence et à réduire les tensions entre collègues, tout en garantissant que les absences sont gérées de manière équitable.
La communication, clé de la réussite
La réussite d’une politique de gestion des absences repose avant tout sur une communication claire et régulière avec vos équipes. Il est crucial de s’assurer que tous les employés comprennent non seulement leurs droits, mais aussi les responsabilités qui leur incombent lorsqu’ils prennent des congés ou sont absents. Une politique qui n’est pas bien communiquée ou qui n’est pas comprise par tous peut créer de la confusion et des frustrations.
Quelques bonnes pratiques pour assurer une bonne communication :
- Rédiger une politique écrite et accessible. Elle doit préciser les types de congés disponibles, les procédures pour poser des congés, les délais à respecter et les exceptions possibles. Assurez-vous que chaque employé reçoive une copie de cette politique lors de son arrivée dans l’entreprise, et que celle-ci soit facilement consultable, par exemple via un intranet ou un manuel de l’employé.
- Organiser des réunions régulières de sensibilisation. Ces réunions doivent servir à rappeler les bonnes pratiques liées à la gestion des congés et des absences. Ces réunions permettent de répondre aux questions des employés, de clarifier certains points et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. N’oubliez pas de communiquer les périodes où la demande de congés est la plus élevée (vacances d’été, fêtes de fin d’année, etc.), afin d’encourager une planification anticipée.
- Encourager les échanges ouverts. Parfois, des absences imprévues peuvent être liées à des situations personnelles sensibles (maladie, situation familiale complexe, etc.). Encouragez la communication ouverte, en veillant à ce que les employés se sentent soutenus plutôt que jugés lorsqu’ils doivent s’absenter.
Mettre en place des procédures d’absence simples et équitables
La clarté des processus est essentielle pour éviter les malentendus. La procédure pour faire une demande de congé doit être simple et bien définie. Les employés doivent savoir exactement comment procéder, qui contacter, et dans quels délais.
Les bonnes pratiques pour une gestion équitable des absences :
- Établir un délai de préavis pour les demandes de congés, afin d’avoir le temps d’organiser le travail de manière efficace. Par exemple, une demande de congé annuel peut être soumise deux semaines à l’avance, tandis que les congés maladie, étant imprévus, nécessitent un préavis plus court, mais doivent être accompagnés d’un certificat médical.
- Mettre en place un système de validation transparent, que ce soit via un logiciel ou un processus manuel, assurez-vous que chaque demande de congé soit suivie d’une réponse claire et rapide. L’utilisation d’un outil de gestion en ligne (comme Deel, par exemple) permet de centraliser les demandes, d’éviter les oublis et d’assurer une gestion transparente. De plus, un tel système garantit que les demandes sont traitées dans l’ordre de soumission et que les règles sont appliquées équitablement.
- Gérer les priorités avec équité, lors de périodes de forte demande, comme les vacances d’été ou les fêtes de fin d’année, il peut être nécessaire de mettre en place un système de priorité pour les demandes. Par exemple, si plusieurs employés demandent les mêmes dates de congé, vous pouvez utiliser des critères objectifs pour départager les demandes (ancienneté, nécessité de présence sur site, prise de congés l’année précédente ou non, etc.). Communiquer ces critères à l’avance permet d’éviter tout sentiment d’injustice ou de favoritisme.
Résoudre les conflits et éviter les malentendus
Même avec une politique claire, des conflits peuvent surgir, notamment lorsque les attentes ne sont pas alignées ou lorsqu’un employé estime ne pas avoir été traité de manière équitable. C’est pourquoi il est important de prévoir des mécanismes de résolution des conflits.
Voici quelques stratégies pour éviter et gérer les conflits liés aux absences :
- Rester flexible et à l’écoute : si un employé a des besoins particuliers en matière de congés (par exemple, pour un événement familial important), mieux vaut faire preuve d’empathie et de flexibilité.
- Clarifier les conséquences des absences non justifiées : bien que la flexibilité soit importante, il est tout aussi essentiel de rappeler les conséquences des absences non planifiées ou non justifiées.
- Miser sur des entretiens réguliers avec les équipes pour discuter du bien-être des employés, de leurs besoins en matière de congés et d’éventuelles difficultés personnelles ou professionnelles. Cela crée une relation de confiance et permet d’identifier rapidement des problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent l’équipe ou la productivité.
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L’anticipation pour le bon fonctionnement de la gestion des absences
Anticiper les absences permet de limiter leurs incidences sur l’organisation du travail. Prévoir les périodes de congés à l’avance permet de mieux organiser les projets, d’identifier les tâches urgentes et de répartir les responsabilités entre les membres de l’équipe. Cela aide à ne pas créer une surcharge de travail chronophage pour les autres employés tout en garantissant que les objectifs de l’entreprise ne sont pas compromis. Ainsi, les managers peuvent également planifier les périodes de forte activité et s’assurer que suffisamment de ressources sont disponibles pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Parmi ces outils collaboratifs, les calendriers partagés permettent à tous les membres de l’équipe de visualiser les absences à venir. Ainsi, ils facilitent la coordination des plannings et la gestion des tâches. De plus, les notifications automatisées permettent de suivre les demandes de congés en temps réel et de s’assurer qu’elles sont validées rapidement. Les employés obtiennent donc une visibilité complète sur les absences à venir. En intégrant ces outils, les entreprises peuvent éviter de créer des déséquilibres dans la répartition du travail. Elles améliorent également la transparence et la communication au sein des équipes.
La flexibilité au service de la productivité
Prenons un exemple concret. Claire, responsable marketing, apprend lundi matin qu’un membre de son équipe a eu un accident de voiture pendant le week-end et sera en arrêt maladie pendant une semaine. Même en ayant prévu une répartition des tâches à l’avance, Claire sait que l’absence d’un employé affecte la sortie de la campagne marketing la semaine suivante. Alors elle utilise des outils collaboratifs pour réorganiser la charge de travail au sein de l’équipe.
Une telle capacité à s’adapter repose largement sur l’esprit d’équipe. Lorsque la communication est fluide et que les membres d’une équipe partagent une vision commune des objectifs, ils sont plus enclins à se soutenir mutuellement en cas d’absence imprévue.
Avec Deel, les entreprises bénéficient d’outils flexibles qui vous permettent de gérer le suivi des absences, les congés maladie, et les imprévus de manière fluide. Ainsi, les informations circulent entre le service RH, les managers, et les équipes, représentant un gain de temps pour tous et une meilleure performance globale.
Deel, l’outil performant pour la gestion des absences
La gestion des congés et des absences peut rapidement devenir un casse-tête administratif, surtout dans les entreprises où les équipes sont nombreuses, en télétravail ou en constante évolution. C’est là qu’interviennent les SIRH qui incluent des logiciels de gestion des absences. Ce sont des solutions numériques conçues pour simplifier ces processus, réduire les risques d’erreurs et garantir une organisation fluide et transparente.
L’adoption de ces outils modernes, comme la plateforme de Deel, permet aux entreprises de transformer la gestion des congés en un processus automatisé et parfaitement intégré à leurs pratiques de travail.
Les logiciels de gestion des congés offrent une solution tout-en-un, qui permet aux employés de soumettre leurs demandes de congé de manière simple et rapide, offrant aux responsables RH une vue d’ensemble des absences à venir. Ces outils de gestion des ressources humaines permettent de centraliser toutes les informations relatives aux congés, de la soumission de la demande à l’approbation, en passant par la planification et le suivi. L’avantage majeur de ces outils est qu’ils automatisent de nombreuses tâches répétitives, comme le calcul des jours de congés restants ou l’envoi de notifications de validation ou de refus, ce qui permet aux équipes RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Aujourd’hui, les employés ont besoin d’accéder à leur solde de congés en temps réel, de consulter les plannings de leurs équipes, et de soumettre leurs demandes directement via une interface pratique. Les responsables RH doivent pouvoir approuver ou refuser ces demandes en quelques clics, avec une visibilité immédiate sur l’impact de chaque absence sur l’organisation. Cette automatisation est la clé pour réduire les risques d’erreurs de saisie et les tâches administratives.
Avec Deel RH, gérez le cycle de vie de vos collaborateurs à l’international, en toute conformité. Deel adapte son système SIRH à vos équipes pour que vous puissiez gérer les RH de vos collaborateurs facilement dans plus de 150 pays. Notre plateforme optimisée vous permet d’unifier les rapports, d’automatiser la gestion des ressources humaines et de dynamiser votre stack RH. Ainsi, vous pouvez gérez les processus de demandes de congés, les approbations et le reporting au sein d’un système unique.
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