Guide pour calculer les avantages sociaux de vos employés

Les avantages sociaux de l'entreprise sont importants : les employés souhaitent en tirer le meilleur parti, et les entreprises veulent optimiser le coût qu'elles y consacrent. De l'assurance-vie à la voiture de fonction, le package d'avantages peut représenter une part importante du plan de rémunération d'un employé. Connaître la valeur monétaire du coût de ces avantages est une compétence essentielle en matière de budgétisation et prévision.

Pourquoi devrais-je être capable de calculer les avantages des employés ?

Une meilleure compréhension des coûts des avantages sociaux de vos équipes vous permet de prendre des décisions plus éclairées sur les ressources nécessaires pour maintenir et développer votre capital humain. Les coûts liés au travail peuvent représenter une part importante de vos dépenses globales, il est donc crucial de les prendre en compte dans vos prévisions budgétaires, surtout dans des conditions de marché du travail tendues.

Comment calculer les avantages sociaux des employés

Chaque entreprise a sa propre gamme unique d'avantages. Chaque avantage devrait probablement s'inscrire dans l'une de ces catégories :

• Avantages obligatoires (exigés par la loi)

• Avantages optionnels de l'entreprise

• Avantages sans frais

Cet article ne pourra pas vous indiquer comment obtenir les estimations en dollars de chaque avantage—consultez vos départements des ressources humaines et de la comptabilité pour obtenir de l'aide pour trouver les factures et les déclarations fiscales. Mais nous passerons en revue des exemples courants que vous pourriez oublier :

Avantages obligatoires : santé, chômage, retraite et bien plus encore

Les avantages obligatoires incluent les contributions de l'employeur aux programmes d'assurance chômage fédéraux et étatiques, les congés maladie, les régimes de retraite et de pension, l'assurance accident (indemnisation des travailleurs) et la protection en cas d'insolvabilité. Ces contributions sont généralement calculées en pourcentage de la masse salariale et envoyées directement à l'agence gouvernementale concernée. Par exemple, aux États-Unis, les employeurs contribuent à hauteur de 6,2 % des salaires des employés pour la sécurité sociale fédérale et 1,45 % pour Medicare.

Les taxes payées par l'employeur varient d'un pays à l'autre. Vous pouvez essayer le nouveau calculateur de coût salarial de Deel pour estimer les taxes obligatoires de l'employeur dans des dizaines de pays, mais comme règle (très) générale, prévoyez d'allouer environ 20 % supplémentaires du salaire d'un employé aux taxes obligatoires si vous envisagez d'embaucher à l'international.

Remarque : ces taxes patronales ne sont pas retenues à la source. Pour rappel, les retenues à la source sont entièrement prélevées sur le salaire brut de l'employé.

Avantages de l'entreprise : avantages en nature

Les avantages couvrent un large éventail dans le monde de l'entreprise, allant des plus populaires (assurance santé pour les employés, prime de fin d'année) aux plus spécifiques (salles de sieste, crème glacée). Aux États-Unis, les avantages sont définis comme des "avantages sociaux" par l'IRS. Ils incluent toutes formes de compensation non monétaire fournies contre certains services.

En voici quelques exemples courants :

• Assurance santé, dentaire, vision, invalidité

• Dépenses pour le bien-être et style de vie

• Contributions des employés aux plans de retraite

• Congés payés

• Campagne de dons

• Produits gratuits ou à prix réduit

• Fêtes et événements d'entreprise

• Remboursement de frais de scolarité

Lectures complémentaires : 5 façons de rendre le télétravail plus agréable

Avec autant de choix possibles, il est important d'être stratégique dans votre offre de prestations. Aux États-Unis, la plupart des prestations sont considérées comme imposables pour l'employé, mais certaines ne le sont pas. De plus, certaines dépenses liées aux prestations peuvent être déductibles d'impôt pour l'employeur. Consultez un comptable ou un professionnel de la fiscalité pour plus de détails.

Avantages sans frais : faites profiter sans rien payer

Tous les avantages ne sont pas onéreux. Vous pouvez en offrir avec peu de frais initiaux et pourtant très attractifs :

• Horaires de travail flexibles

• Politiques de télétravail ou de travail depuis n'importe où

• Négocier des réductions pour le personnel auprès des vendeurs locaux

• Opportunités de mentorat

Il peut être impossible d'attribuer un coût financier à ces avantages, mais il vaut la peine de prendre le temps de revoir et réviser les politiques de l'entreprise pour s'assurer qu'elles sont utilisées comme prévu et de manière optimale.

Découvrez quels sont les avantages sociaux non obligatoires

Que faire lorsque je connais le coût des avantages sociaux de mes employés ?

Vous pouvez utiliser les données de vos avantages sociaux pour aider à calculer plusieurs autres indicateurs. Vous aurez une vision plus claire du package de rémunération totale de votre entreprise, ce qui aidera les recruteurs à mieux mettre en avant les avantages et atouts concurrentiels de votre entreprise. Vous pouvez diviser le coût total de vos avantages par le nombre de travailleurs pour obtenir un indicateur par personne ou diviser par le coût total des salaires annuels pour obtenir un indicateur de charge des avantages. Vous pouvez comparer ces indiquateurs aux moyennes nationales ou sectorielles. Par exemple, en juillet 2021, les coûts des avantages sociaux des employeurs du secteur privé représentaient en moyenne 31,0 % des dépenses totales de rémunération aux États-Unis, selon le Bureau of Labor Statistics.

De plus, connaître vos dépenses liées aux avantages sociaux des employés n'est qu'une étape pour déterminer votre coût total du travail (CTM), un chiffre important qui prend également en compte les frais généraux tels que les outils et équipements de facilitation des employés.

Est-il possible de réduire les dépenses liées aux avantages sociaux des employés ?

Il n'est pas possible de réduire les contributions obligatoires aux prestations, car elles sont exigées par la loi. Cependant, il arrive que le gouvernement permette aux employeurs de différer les taxes sur salaires. Par exemple, pendant la pandémie de COVID-19 en 2020, le gouvernement américain a adopté le CARES Act, qui a permis aux employeurs de différer les paiements des taxes de sécurité sociale pendant plusieurs mois. Consultez votre conseiller fiscal pour savoir si votre gouvernement propose quelque chose de similaire.

Il est, bien sûr, possible de réduire ou d'éliminer les avantages sociaux facultatifs pour les employés. Ce sont souvent les premières choses qui disparaissent lorsqu'une entreprise doit réaliser des économies substantielles. Certaines entreprises offrent des allocations ou des comptes de bien-être flexibles, donnant aux employés une flexibilité de dépenses sans avoir à payer de primes d'assurance supplémentaires.

Cependant, si vous réduisez trop profondément les avantages optionnels, vous perdrez un avantage concurrentiel. Une enquête menée aux États-Unis en 2021 par PwC a révélé que 65 % des travailleurs recherchent un nouveau poste et classent comme deuxième facteur le plus important dans leur nouvel emploi les avantages sociaux qui en découlent. Pourtant, seulement 23 % des dirigeants interrogés pensaient que les travailleurs partaient à cause des avantages.

Au lieu de réduire les avantages, explorez d'autres options pour améliorer le flux de trésorerie, telles que la réduction des coûts généraux et l'élargissement de votre vivier de talents à l'international.

À propos de Deel

Deel vous permet d'embaucher des travailleurs indépendants et des employés à l'échelle mondiale. Plus de 4 500 clients utilisent Deel pour offrir de manière conforme et sans effort des avantages et des paiements localisés dans plus de 150 pays. Planifiez une démonstration pour en savoir plus.

Company benefits: fringe benefits

Benefits run the gamut in the corporate world, from the popular (employee health insurance, year-end bonus) to the unique (nap rooms, ice cream).

In the US, benefits are defined as "fringe benefits" by the IRS. Fringe benefits include all forms of non-monetary compensation provided for the performance of services.

Common examples include:

• Health, dental, vision, disability insurance

• Lifestyle and wellness spending accounts

• Matching employee contributions to retirement plans

• Paid time off

• Donation matching

• Free or discounted products

• Company parties and events

• Tuition reimbursement

Further reading: 12 Great Perks and Benefits For Remote Employees and Virtual Teams

With so many forms of benefits possible, it’s important to be strategic with your benefits offering. In the US, most benefits are considered taxable to the employee, but some are not.

Also, some benefit expenses may be tax-deductible for the employer. Check with an accountant or tax professional for details.

No-cost benefits

Not all benefits need to cost money. You can offer engaging perks with little upfront cost:

• Flexible working hours

• Work from home or work from anywhere policies

• Negotiate staff discounts from local vendors

• Mentorship opportunities

It may not be possible to assign a financial cost to these benefits, but it’s worth taking the time to review and revise company policies to ensure they’re being used as intended and to the fullest.

Learn more about non-mandatory benefits: What Are Non-Mandatory Benefits?

What can I do when I know my employee benefit cost?

You can use your benefits data to help calculate several other metrics. You’ll have a clearer holistic picture of your company’s total compensation package, which will help recruiters better articulate your company’s perks and competitive advantages.

You can divide the total cost of your benefits by the number of workers to get a per-person metric or divide by the total annual salary expense to obtain a benefits load metric. You can use these metrics to benchmark them against national or industry averages.

For example, in July 2021, private-sector employer benefit costs averaged 31.0% of total compensation expenses in the US according to the Bureau of Labor Statistics.

As well, knowing your employee benefits expense is just one step in determining your total cost of workforce (TCOW), an important figure that also takes into account overhead expenses such as employee enablement tools and equipment.

Is it possible to reduce employee benefit expenses?

It’s not possible to cut mandatory benefit contributions because they’re required by law. However, sometimes the government may allow employers to defer payroll taxes.

For example, during the 2020 COVID-19 pandemic, the US government passed the CARES Act, which allowed employers to defer payments of Social Security taxes for several months. Check with your tax professional if your government is offering anything similar.

It is, of course, possible to reduce or eliminate optional employee benefits. These are often the first things to go when a company faces a need for substantial cost savings. Some companies offer stipends or flexible wellness accounts, which give workers spending flexibility without having to pay additional insurance premiums.

But cut too profoundly into optional benefits, and you’ll lose a competitive edge. A 2021 US survey by PwC found that 65% of workers are looking for a new position and ranked better benefits as the second-most important factor in their new job. Yet only 23% of executives surveyed thought workers were leaving because of benefits.

Instead of reducing benefits, explore other options to improve cash flow, such as reducing overhead costs and expanding your talent pool internationally.

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