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7 min read

Guide sur la protection des données transfrontalières

Légal et conformité

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Auteur

L'équipe Deel

Publié

02 mars, 2025

Dernière mise à jour

03 février, 2025

Como integrar funcionários remotos: checklist e dicas
Sommaire

Que retenir des défis réglementaires multinationaux

Demande et gestion des accords de conformité

Comment former vos employés sur la sécurité des données et la confidentialité.

Budgétisez vos coûts et ressources

Créez des cadres de sécurité impénétrables

Avec Deel, protégez vos données et la confidentialité au-delà des frontières.

Points clés
  1. Les réglementations complexes en matière de confidentialité et de sécurité des données représentent un défi pour les entreprises internationales.
  2. Rester en conformité est essentiel pour éviter les pénalités, protéger la réputation de votre entreprise et maintenir la confiance avec les employés et clients.
  3. La plateforme RH de Deel simplifie la conformité pour les équipes RH grâce à notre vaste gamme de fonctionnalités liées à la sécurité et la conformité.

À mesure que les entreprises choisissent le télétravail et s'étendent à l'échelle mondiale, rester en conformité avec les lois sur la protection des données devient plus exigeant. Les ressources humaines (RH) doivent naviguer dans un labyrinthe de réglementations en constante évolution et d'interprétations juridiques variées tout en assurant le bon fonctionnement des opérations.

Et les enjeux sont élevés. Les entreprises qui enfreignent les lois sur la protection des données peuvent faire face à des amendes de plusieurs millions de dollars.

La plateforme RH mondiale de Deel vous aide à sortir indemne de ce labyrinthe. Découvrez comment nos fonctionnalités robustes de sécurité et de conformité vous permettent de créer des processus efficaces et évolutifs pour protéger vos données.

Que retenir des défis réglementaires multinationaux

Les préoccupations récentes de sécurité incitent les autorités de protection des données à multiplier les mises à jour et revoir leurs directives. Cependant, les entreprises se doivent de rester informées de ces règles complexes.

Les oublis, tels que l'oubli d'informer les employés de leurs droits ou de la manière dont vous utiliserez leurs données personnelles, peuvent entraîner de lourdes amendes. En cas d'infractions, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux entreprises opérant au sein de l'Union Européenne des amendes pouvant atteindre [4 % de leur chiffre d'affaires mondial]https://gdpr-info.eu/issues/fines-penalties/). De même, les réglementations des États américains, comme le California Consumer Privacy Act (CCPA), permettent aux citoyens de réclamer jusqu'à 750 $ pour une seule violation de données.

Plus il y a de pays impliqués, plus la protection des données devient complexe. Par exemple, l'Amérique du Nord et l'Europe ont des lois différentes concernant les données biométriques telles que les empreintes digitales et les scans faciaux.

Avec toutes les difficultés et les risques élevés liés à la gestion de la conformité internationale, les équipes RH ont besoin d'une solution simple et claire au-delà des frontières.

Les plateformes RH mondiales comme celle de Deel automatisent les opérations RH telles que la collecte de données, de documents de conformité et le dépôt des déclarations fiscales, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine.

Les fonctionnalités de conformité telles que les cases de consentement à cocher et les notes de confidentialité garantissent que vos processus respectent les normes de protection des données les plus strictes.

De plus, la plateforme dispose de fonctionnalités de conformité spécialisées pour l'embauche et l'intégration des équipes dans 100 pays afin de surmonter les complexités des lois internationales sur l'emploi.

Par exemple, vous pouvez créer des contrats en totale conformité avec les exigences légales locales grâce à nos experts juridiques internes qui les examinent et les mettent à jour selon les lois applicables.

Vous pouvez également effectuer des vérifications automatiques des antécédents de manière sûre et sécurisée de vos candidats à l'emploi dans 200 pays, du Royaume-Uni au Japon. Les candidats peuvent vérifier leur identité directement en ligne, suivre le statut de leur vérification d'antécédents et accéder à une assistance intégrée à l'application. Les résultats sont conservés conformément aux normes strictes de confidentialité et de sécurité des données.

Découvrez comment l'entreprise de logiciels Mixtiles reste conforme à l'échelle mondiale avec Deel.

Avant d'utiliser Deel, nous utilisions plusieurs outils différents, relativement inefficaces. Nous étions noyés dans nos feuilles de calcul, nous utilisions un logiciel de signature de documents pour tous nos contrats... et beaucoup de choses passaient par l'email... L'un des grands avantages de Deel est qu'il regroupe tout sur une seule plateforme... En intégrant des personnes du monde entier, un des grands défis étaient de s'assurer de la conformité totale de nos contrats. C'est maintenant le cas avec Deel.

Mixtiles,

Sector

Live Demo
Suivez le guide et explorez la plateforme Deel en direct
Embauche, conformité, onboarding, processus automatisés de facturation, gestion de la paie… Confiez-nous vos tâches RH à l’international, nous nous occupons de tout.

Demande et gestion des accords de conformité

Les ressources humaines doivent non seulement s'assurer que leurs processus respectent la réglementation, mais aussi faire appliquer la conformité dans toute l'entreprise. Si des employés provoquent des violations de données, qu'elles soient accidentelles ou malveillantes, votre entreprise peut faire face à des sanctions et à des poursuites pénales.

Faire respecter la conformité représente un défi plus important pour les équipes. Selon les cultures, les attentes et attitudes peuvent être différentes envers la cybersécurité et la confidentialité. Et avec une supervision physique limitée, les managers peuvent avoir des difficultés à surveiller l'utilisation des données de toutes leurs équipes.

La gestion sécurisée des documents RH de Deel facilite la conformité. Le stockage centralisé de la plateforme vous offre une vue d'ensemble de tous vos fichiers pour un accès et une surveillance faciles, clairs et rapides. Vous pourrez :

  • Limiter l'accès aux données sensibles et confidentielles.
  • Définir des autorisations granulaires pour certains accès.
  • Gérer la rétention et la suppression des données.
  • Voir qui a consulté, modifié et téléchargé des fichiers.
  • Chiffrer les fichiers pour empêcher les utilisateurs non autorisés de les lire.
  • Suivre les documents et consulter leur statut.
  • Effectuer la déclaration fiscale automatique au lieu de vous fier aux feuilles de calcul.

Gérer les accords de conformité est particulièrement difficile, car les équipes RH doivent trouver le bon équilibre entre minutie et efficacité. Vous avez besoin que le personnel signe des documents tels que des accords de traitement des données (DPA et des politiques d'utilisation acceptable (AUP). Cependant, des goulots d'étranglement peuvent survenir si vous devez envoyer et récupérer après signature des documents à travers différents fuseaux horaires.

C'est pourquoi Deel permet aux équipes de gérer les documents et de demander des signatures numériques en ligne. Il y a cinq étapes simples à suivre :

  1. Sélectionnez l'onglet « people » ou "personne" dans votre barre latérale et choisissez les travailleurs qui doivent signer des documents.
  2. Allez à la page du contrat et cliquez sur l'onglet « conformité et documents ». Choisissez le document que vous souhaitez envoyer.
  3. Téléchargez le fichier et cliquez sur la barre bleue « accepter et signer » pour ajouter votre signature.
  4. Envoyez le document au travailleur. Deel ajoutera une note si le document est une exigence légale. Vous pouvez ensuite suivre le statut du fichier dans l'onglet « conformité et documents ». Vous verrez l'icône verte « actif » lorsque le travailleur aura signé.

Lorsque nous avons compris l'importance que Deel accorde aux lois spécifiques de chaque pays et à l'assurance que les contrats sont structurés de manière appropriée, Deel s'est vraiment démarqué…

Sudarshan Sivaraman,

Responsable du succès client et des ventes

Comment former vos employés sur la sécurité des données et la confidentialité.

Selon un rapport récent, environ une violation sur cinq provient de l'intérieur des entreprises. Souvent, le manque de sensibilisation et de formation est en cause. Les employés peuvent utiliser des mots de passe peu fiables, ouvrir des logiciels malveillants dans des e-mails ou laisser des appareils sans surveillance.

Une formation réussie en matière de conformité peut responsabiliser les équipes. Les employés apprennent non seulement à rester conformes, mais aussi à connaître leurs droits et protections en tant que sources de données. Vous pouvez également instaurer de la confiance au sein des équipes si elles comprennent les objectifs commerciaux derrière les décisions et voient à quel point vous prenez au sérieux la protection des informations personnelles.

Deel s'engage à fournir une formation en matière de sécurité et de confidentialité, tant en interne parmi les membres de l'équipe Deel qu'en externe via ses ressources de formation. Toute personne manipulant des données de clients et d'employés chez Deel reçoit une formation supplémentaire pour comprendre les menaces potentielles et savoir comment les prévenir.

Deel propose également des ressources de formation. Nous nous sommes associés à Albert, un plugin Slack qui offre des mini-cours sur divers sujets, allant du phishing (ou hammeçonnage) et des ransomwares (ou rançongiciel) à la sécurité mobile. Les leçons ne durent que cinq minutes chacune, ce qui les rend plus faciles à intégrer dans un emploi du temps que des cours ou des webinaires en ligne.

Tous les postes de travail Deel utilisent Jamf, ce qui nous permet d'enregistrer les appareils et d'effacer les données des équipements perdus ou volés.

Bien que nous soyons très à l'aise avec le recrutement local, nous étions préoccupés par les coûts et les responsabilités légales pour la conformité aux États-Unis. Nous ne voulions pas embaucher de personnes à temps plein aux ressources humaines pour nous éclairer sur des choses comme les avantages sociaux et le dépôt des déclarations fiscales auprès de l'IRS... nous savons que nous pouvons faire confiance à Deel pour gérer les complexités du recrutement aux États-Unis. C'est quelque chose que nous devons réussir à 100 %, pour nos employés et pour notre entreprise.

Matthew Buchanan,

Co-Founder

Maintenir des politiques de confiance zéro

Un simple regard sur les avantages sociaux peut vous coûter entre 100 $ et 50 000 $ selon la HIPAA. C'est pourquoi il est important de considérer tout appareil, réseau ou utilisateur comme une menace potentielle. Exiger une vérification pour tout accès aux données réduit le risque que des yeux curieux voient des données RH confidentielles.

Cependant, demander aux employés de solliciter chaque fichier ou de se connecter à plusieurs comptes protégés par mot de passe est inefficace. La plateforme Deel permet l'authentification unique (SSO), l'authentification à deux facteurs et un contrôle d'accès granulaire pour garantir la protection sans affecter le travail de chacun.

Le SSO (authentification unique) permet au personnel d'utiliser un seul mot de passe pour l'ensemble de la plateforme. Vous pouvez surveiller les identités des utilisateurs plus facilement depuis un espace centralisé et révoquer l'accès instantanément. Les employés n'ont qu'un seul mot de passe à mémoriser, ce qui réduit la tentation de noter ou de partager les identifiants de connexion.

L'authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une étape supplémentaire aux mots de passe pour empêcher tout accès non autorisé. La 2FA exige que les utilisateurs scannent un QR code et saisissent ensuite un code à six chiffres à partir d'une application smartphone à chaque tentative de connexion. La 2FA de Deel est compatible avec les applications d'authentification Google, Microsoft et Authy.

Les contrôles d'accès granulaires attribuent des rôles aux administrateurs système en fonction de leurs besoins. Voici les quatre rôles que vous pouvez choisir :

  • Organisation : C'est le niveau de visibilité et de permissions le plus élevé. Il peut tout gérer, des documents et rapports aux logiciels et paramètres.
  • Développeur informatique : Ce rôle peut configurer et gérer des applications ainsi que consulter les plans de prestations.
  • Intégrations de personnes : Les administrateurs peuvent configurer des intégrations RH, ATP et SSO et gérer les sous-domaines.
  • Intégrations de comptabilité : Ce rôle peut connecter des applications de comptabilité comme Quickbooks et Xero.

Budgétisez vos coûts et ressources

Rester en conformité nécessite une expertise juridique et une connaissance locale. Par exemple, vous devez prendre en compte toutes les lois du travail pertinentes, les exigences fiscales et les avantages obligatoires pour rédiger un contrat.

Cependant, constituer une équipe juridique interne ou externaliser des conseils juridiques entraîne des coûts élevés. Plus vous recrutez dans de nombreux pays, plus les frais augmentent.

L'utilisation de prestataires de services RH comme Deel réduit le besoin d'un soutien juridique international étendu. Notre équipe examine régulièrement les contrats et veille à la conformité avec les lois et réglementations. Nous pouvons également gérer les impôts sur salaires, les cotisations de sécurité sociale et les frais d'État pour toutes vos filiales.

Lorsqu'il s'agit de gérer les lois locales et les réglementations fiscales dans plusieurs pays, s'appuyer sur Deel change la donne. Il nous aurait été impossible de gérer ces sujets en interne, avec des services juridiques extrêmement coûteux. Maintenant, je peux me concentrer sur la croissance de notre entreprise tandis que Deel gère nos embauches.

Dr. Magda Chelly,

Co-fondateur et Directeur Général

Deel propose également des plans tarifaires économiques. Contrairement à de nombreux fournisseurs, nous facturons un tarif mensuel fixe, ce qui rend vos dépenses facilement gérables et prévisibles.

Créez des cadres de sécurité impénétrables

Les cybercriminels deviennent de plus en plus dangereux à mesure que les technologies basées sur le cloud rendent les entreprises plus vulnérables aux attaques. Le nombre de violations de données a presque doublé depuis 2019.

Deel adopte une approche proactive pour prévenir de telles attaques, en utilisant un système de mesures de sécurité et des meilleures pratiques à adopter pour protéger nos clients.

Voici un aperçu de notre cadre de sécurité :

  • Conformité au RGPD : Deel suit des politiques et des pratiques strictes en matière de RGPD pour garantir que notre protection des données et notre respect de la vie privée répondent aux normes les plus élevées. Par exemple, nous avons élaboré des Clauses Contractuelles Types pour protéger les transferts de données entre pays.
  • SSL/HTTPS : Acheminer le trafic réseau via SSL/HTTPS le protège pendant la transmission. Cela est particulièrement crucial lors des transferts de données transfrontaliers vers des pays où les normes de sécurité sont faibles, vous rendant plus vulnérable aux violations.
  • Chiffrement des données : Deel protège également les données au repos. Nous stockons les informations sur Amazon Web Services (AWS) et les chiffrons avec AES-256 chaque jour.
  • Tests et mises à jour réguliers : Nos opérations de sécurité recherchent régulièrement des failles et des interruptions dans le système. Nous effectuons également des tests de pénétration pour vérifier le niveau de notre protection et maintenir le logiciel à jour.
  • Conformité SOC2 : Deel met en œuvre des politiques et des contrôles pour répondre aux normes SOC2, que nous vérifions à l'aide d'audits tiers.
  • Programme de sécurité basé sur la norme ISO 27001 : ISO 27001 est un autre ensemble de meilleures pratiques mondiales qui couvrent des opérations telles que l'évaluation des risques, l'élaboration de politiques et les audits internes.

Avec Deel, protégez vos données et la confidentialité au-delà des frontières.

Bien que les lois complexes sur la sécurité des données et la confidentialité puissent sembler accablantes, elles ne doivent pas être un fardeau. Rester en conformité peut être un investissement dans l'avenir de votre entreprise pour vous distinguer aux yeux des clients et des employés.

Deel s'affirme comme un partenaire inestimable pour garantir la conformité mondiale. Avec notre combinaison de fonctionnalités de sécurité et de conformité, vous pouvez respecter les normes de protection des données internationales et locales les plus strictes.

En savoir plus sur l'engagement de Deel en matière de sécurité et de protection des données, ou réservez 30 minutes avec un expert produit pour obtenir des réponses à vos questions.

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