4 raisons pour les startups d’être conforme pour recruter

Pour de nombreuses startups, en particulier celles considérées comme à forte croissance, vous êtes un jour, un groupe de quatre amis de l'école supérieure travaillant depuis votre table de cuisine, et le lendemain, vous êtes une organisation de plus de 2000 personnes avec des travailleurs à distance répartis dans le monde entier.

Ça a l'air incroyable, n'est-ce pas ?

Ça ne se fête pas encore.

Imaginez que vous ayez par inadvertance négligé vos méthodes de recrutement pendant cette folle période d'expansion. Juste au moment où vous êtes sur le point de devenir positif en termes d'EBITDA, la bulle éclate et vous faites la une des journaux pour un scandale de mauvaise classification, un procès pour établissement stable ou des violations concernant des travailleurs non déclarés.

Du jour au lendemain, votre florissante startup subit d'énormes pénalités financières, des dommages à sa réputation et une perte de talents, que vous auriez facilement pu éviter si vous aviez pratiqué un recrutement conforme dès le départ.

Cet article présente quatre raisons pour lesquelles les fondateurs de startups ne devraient pas négliger la conformité en matière d'embauche et comment vous pouvez la résoudre.

1. Risque d'établissement stable

Embaucher directement des travailleurs internationaux sans établir de filiale étrangère crée un risque d'établissement stable (ES). Le risque d'ES survient lorsqu'une entreprise a une présence continue et stable dans un pays ou un État en dehors de sa base d'origine, mais ne paie pas les taxes locales imposées par cette juridiction.

La plupart des juridictions définissent une présence continue et stable de la manière suivante :

• Avoir une activité des employés dans le pays hôte qui génère directement des revenus
• Gestion et contrôle de l'activité des employés par la société mère
• Un lieu d'affaires fixe, une adresse, un compte bancaire ou une autre présence physique

Pour surmonter le risque d'ES, les startups ont trois options :

• Établir une entité étrangère
• Embaucher des travailleurs indépendants
• Engager des travailleurs internationaux grâce à un employeur de référence (EOR)

Établir une entité étrangère est un processus long et coûteux, surtout pour les petits entrepreneurs qui souhaitent simplement tester un marché. Une option bien plus pratique est d'embaucher des freelances ou d'utiliser une solution EOR comme Deel. Deel dispose d'entités juridiques dans des pays du monde entier et peut embaucher des employés en toute conformité en votre nom, vous faisant ainsi économiser du temps et de l'argent.

Lorsque vous engagez un employé ou un travailleur indépendant via Deel, nous nous occupons des éléments suivants :

2. Risque de mauvaise classification

Les startups qui souhaitent des arrangements de travail à court terme et une plus grande flexibilité peuvent embaucher des freelances. Cependant, lorsqu'elles utilisent des services venant de travailleurs indépendants, un risque de conformité typique auquel les startups font face est la mauvaise classification.

La mauvaise classification se produit lorsque des entreprises classent des travailleurs comme des travailleursindépendants tout en les traitant comme employés. Il est facile de mal classer ces travailleurs car les termes et définitions déterminant la classification des freelances diffèrent d'un pays à l'autre.

Par exemple, aux États-Unis, l'entreprise pourrait être pénalisée pour mauvaise classification si le contrat de travail ne définit pas précisément la relation, n'utilise pas la terminologie correcte ou ne respecte pas les lois locales concernant les travailleurs indépendants.

Pour gérer ces risques de manière proactive, Deel propose une solution robuste grâce à son Compliance Hub. Ce guichet unique pour tout ce qui concerne la conformité permet aux startups de rester en avance sur les changements législatifs et les risques de mauvaise classification pour l'ensemble de leurs équipes. Notre Compliance Monitor surveille automatiquement et explique les changements réglementaires actuels et à venir dans 150 pays, vous faisant ainsi économiser le temps et l'argent qui seraient autrement consacrés à la recherche et à l'interprétation manuelles de ces changements.

Les startups peuvent se familiariser avec les tests de classification erronée ou demander à Deel de classer et embaucher des freelances dans 150 pays en leur nom, éliminant ainsi le risque et la responsabilité liés à une classification erronée. Nous évaluerons la classification correcte de votre travailleur et vous conseillerons sur le fait qu'il devrait être un indépendant ou un employé. Nous créerons ensuite des contrats conformes localisés et collecterons tous les documents nécessaires.

3. Travailleurs sans papiers

Les entreprises en phase de démarrage obtiennent généralement des audits lorsqu'ils sont demandés par leurs investisseurs. Lorsque ce moment arrive, votre équipe doit disposer de la documentation prouvant qu'elle est légalement autorisée à travailler dans un pays donné.

Si la nationalité de l'employé et le pays depuis lequel il travaille sont différents, vous devez collecter et conserver une preuve d'éligibilité au travail, telle qu'un permis de travail, pour montrer que l'employé est autorisé à travailler dans ce pays.

De même, votre startup peut avoir embauché des travailleurs éligibles mais avoir omis de collecter et conserver la documentation de conformité nécessaire. Cet oubli est également un signal d'alarme pour les organismes d'audit qui déterminent si votre startup fonctionne conformément aux normes locales.

Les startups peuvent effectuer leurs recherches pour identifier les documents spécifiques à chaque pays, les demander à l'employé par e-mail et les stocker dans un fichier protégé par mot de passe. Alternativement, les startups peuvent utiliser Deel pour inviter les employés lors de leur intégration à télécharger les documents de conformité nécessaires via leur tableau de bord en libre-service.

Si l'employé a besoin d'un soutien pour le visa et l'immigration, la plateforme vous invitera à en faire la demande ici. Notre équipe se chargera d'obtenir le visa approprié et réaliser les vérifications nécessaires conformément aux exigences du pays afin de simplifier le processus d'embauche.

Bien que l'embauche de travailleurs indépendants nécessite moins de formalités administratives, de nombreux pays exigent encore que l'entreprise cliente obtienne le numéro d'identification fiscale, les certifications et les formulaires fiscaux spécifiques du freelance pour déclarer les rémunérations des non-employés, probablement soumises à l'impôt sur le travail indépendant.

Encore une fois, les startups peuvent collecter cette documentation manuellement ou utiliser Deel pour demander et stocker la documentation correcte sur notre cloud, selon les normes de sécurité des données les plus élevées.   Vous aurez également la fonctionnalité de demander la signature des accords suivants pour protéger les informations sensibles des employés et les empêcher de partager les informations confidentielles de votre startup avec des concurrents ou de créer une entreprise concurrente :

• Accord de propriété intellectuelle
• Accord de confidentialité ou de non-divulgation
• Accord de non-concurrence
• Accord sur la confidentialité et le traitement des données (DPA)

4. Violation des lois du travail

Le dernier aspect de l'embauche conforme sur lequel les nouvelles entreprises trébuchent est la violation de l'une des nombreuses lois du travail régissant la relation entre employeur et employé.

Les lois du travail diffèrent entre les États, provinces et territoires et sont mises en œuvre par les gouvernements locaux pour protéger les droits fondamentaux des employés, promouvoir la sécurité de l'emploi et améliorer les conditions d'emploi à l'échelle mondiale.

Les lois du travail régissent les éléments suivants :

• Salaire minimum
• Heures supplémentaires
• Heures de travail
• Pauses
• Contrats de travail
• Droits aux avantages tels que les congés payés, le congé parental et les pensions
• Périodes d'essai
• Vérifications des antécédents
• Méthodes de paiement
• Périodes de paiement
• Calendriers de paiement
• Taxes sur les salaires
• Dossiers de paie
• Rupture de contrat

La création d'un contrat de travail aide à définir les termes et conditions de l'emploi et peut servir de guide pour garantir que l'entreprise traite les nouveaux employés en conformité avec les lois locales sur l'emploi. Créer des contrats de travail à partir de zéro peut être chronophage, surtout lorsqu'il s'agit d'embaucher des membres d'équipe provenant de plusieurs pays. Les startups peuvent effectuer leurs propres recherches spécifiques à chaque pays pour inclure toutes les exigences nécessaires en matière d'emploi ou utiliser un modèle type.

L'inconvénient des modèles types est que vous devez vous assurer d'utiliser les dernières versions et qu'ils sont constamment mis à jour et vérifiés par des experts juridiques locaux. Ils peuvent être difficiles à personnaliser si vous souhaitez ajouter des avantages ou des clauses non standard, et vous devrez télécharger, envoyer et stocker un nouveau contrat chaque fois que vous souhaitez effectuer une mise à jour, ce qui représente beaucoup de travail pour votre équipe des ressources humaines - si vous en avez une !

Alternativement, les startups peuvent créer des contrats de travail localisés sur la plateforme Deel en utilisant notre flux de travail. La plateforme intuitive vous guide à travers chaque aspect du contrat, en fournissant des informations utiles et des suggestions selon les exigences de chaque pays. De plus, chaque contrat que vous créez sera examiné par des experts juridiques locaux et mis à jour trimestriellement afin que vous restiez en totale conformité.

Maîtrisez le recrutement conforme avec Deel.

Que vous soyez une startup en phase de démarrage faisant ses premiers pas sur le marché du travail, ou une grande entreprise procédant à sa 500ème embauche, la conformité est un facteur essentiel pour le succès continu de votre entreprise.

Lorsque vous engagez des travailleurs via Deel, la conformité est intégrée à notre plateforme de recrutement intuitive, rendant toute erreur impossible. Grâce à l'automatisation et aux meilleures équipes juridiques dans le monde entier, les entrepreneurs peuvent être assurés que chaque nouvelle embauche est légitime, correctement classifiée, et dispose d'un contrat à jour conforme aux lois locales sur l'emploi, vous permettant ainsi de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.

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