Qu’est-ce que la reprise d’ancienneté ?

La reprise d’ancienneté est un des sujets phare de tout processus d’embauche, que ce soit du côté des salariés ou du côté des entreprises. Reconnaître l’expérience des recrues permet d’attirer les meilleurs talents pour le poste et de fidéliser les collaborateurs sur le long terme. Mais comment mettre en place cette pratique RH et quelles sont les obligations légales de l’employeur qui y sont associées ?

Dans cet article, nous décryptons tous les aspects de la reprise d’ancienneté, des obligations légales aux bonnes pratiques pour la gérer efficacement, notamment à l’international. Et grâce à Deel, vous pouvez simplifier ces démarches en garantissant la conformité de vos politiques RH dans plus de 150 pays. Suivez le guide.

NDLR : cet article est destiné à des fins informatives uniquement et ne constitue pas un conseil juridique ou une opinion professionnelle. Pour toute question spécifique ou situation particulière, nous vous conseillons de consulter un professionnel du droit.

Reprise d’ancienneté : définition

Lorsqu’une entreprise embauche un salarié, elle ne recherche pas forcément un profil junior, un débutant. Au contraire, elle peut avoir envie de compléter son équipe en y ajoutant des collaborateurs spécialisés, déjà formés à certaines techniques et outils, ou ayant des compétences éprouvées en management ou gestion de projet.

Mais cette expérience a un coût, elle peut être reconnue officiellement dans le contrat de travail sous le terme de reprise d’ancienneté. C’est ce qui désigne officiellement la prise en compte par un nouvel employeur, sous forme financière ou extra-financière, de l’expérience professionnelle acquise par un collaborateur dans sa précédente entreprise.

Cette démarche RH a une incidence très importante sur la relation entre l’entreprise et le collaborateur. Premièrement, la reprise d’ancienneté va jouer sur le salaire proposé par l’entreprise, qui sera sans doute plus élevé pour rester compétitif sur le marché des embauches.

Cela influencera aussi les avantages sociaux octroyés au nouveau collaborateur, puisque son nouveau contrat de travail intégrera ses droits aux congés payés, à la retraite, à une prime d’ancienneté ou encore à l’indemnité de licenciement que le salarié a cumulée au sein de son ancienne entreprise.

Quels sont les avantages de la reprise d’ancienneté ?

La reprise d’ancienneté offre de nombreux avantages, tant pour les salariés que pour l’entreprise qui la pratique.

Avantages pour les salariés

La valorisation de l’ancienneté d’un salarié est tout d’abord un « atout cœur » pour le collaborateur. C’est ce qui va favoriser un sentiment d’appartenance envers sa nouvelle entreprise, qui reconnaît et consacre ainsi l’expérience du salarié.

En général, côté salarié, une reprise d’ancienneté est aussi synonyme de meilleures conditions de travail ou d’avantages sociaux. Cela peut se traduire par plus de flexibilité dans le temps de travail, un onboarding plus complet ou des indemnités de licenciement plus importantes.

La reprise d’ancienneté peut aussi donner accès à une prime d’ancienneté, et ce dès l’arrivée dans la nouvelle entreprise. Il en va de même pour les jours de congés payés : certaines conventions collectives accordent des jours de congés payés supplémentaires en fonction de l’ancienneté.

Avantages pour l’entreprise

Pour les entreprises, la reprise d’ancienneté permet donc de fidéliser et d’attirer les meilleurs talents. Les équipes RH peuvent aller sourcer des compétences dans divers niveaux hiérarchiques, et valoriser les profils qualifiés à l’aide d’avantages et d’une rémunération compétitive.

La reprise d’ancienneté est aussi un atout dans l’onboarding des salariés, puisque ces derniers s’intègrent souvent plus rapidement grâce à leur expérience. Cela limite les coûts liés à la formation du personnel ou à des plans de développement des compétences. En tant qu’entreprise, vous pouvez directement recruter la bonne personne pour la tâche donnée.

La reprise d’ancienneté : une pratique obligatoire ?

Si l’ancienneté au sein d’une entreprise est encadrée par le Code du Travail, la reprise d’ancienneté, quant à elle, n’est pas une obligation légale en France, sauf quelques exceptions ;

• Transfert d’entreprise : lorsqu’il y a un changement d’employeur (par exemple, en cas de vente, fusion, ou transformation juridique), les contrats de travail en cours sont automatiquement repris par le nouvel employeur. Cette reprise inclut l’ancienneté acquise par les salariés.
• Passage d’un CDD à un CDI : en cas de requalification d’un CDD en CDI, l’ancienneté acquise durant le CDD est conservée.
• Recrutement après intérim : si un intérimaire est embauché par l’entreprise utilisatrice, la durée des missions réalisées dans les trois mois précédant l’embauche est prise en compte dans le calcul de l’ancienneté.

En dehors de ces quelques exceptions, la reprise des années d’ancienneté n’est pas pénalisée par le droit du travail en France. Par contre, elle peut être encadrée par des accords d’entreprise ou des conventions collectives. Par exemple, les dispositions conventionnelles des cabinets médicaux imposent qu’une partie de l’ancienneté acquise chez un précédent employeur peut être reprise par le nouveau. Dans tous les cas, la reprise de l’ancienneté doit formellement être indiquée dans un contrat de travail, qui informe les deux parties, employeur et salarié, des dispositions de cette reprise.

Comment calculer la reprise d’ancienneté ?

La reprise d’ancienneté peut être donnée sous forme d’un package, proposé dès la promesse d’embauche de votre nouveau collaborateur. Mais, comment le calculer, et savoir que donner à qui ?
Tout d’abord, commencez par déterminer le point de départ du calcul de l’ancienneté. Cela peut être la date de signature du contrat précédent du salarié, la date de début effective de l’activité, ou encore une période spécifique, comme la fin d’un contrat d’apprentissage, d’un stage ou d’une mission d’intérim. La date d’ancienneté dépend des normes imposées par vos accords d’entreprise, convention collectives ou meilleures pratiques en ressources humaines.

Une fois ce point de départ identifié, vous pouvez calculer le nombre de jours d’ancienneté de votre nouveau collaborateur en tenant compte des jours travaillés à temps plein ou à temps partiel.
Attention néanmoins : si certaines périodes, comme les congés maternité, les arrêts de travail pour accident du travail ou les congé parental d’éducation, sont incluses dans ce calcul, d’autres, comme les périodes de suspension du contrat de travail, ou les congés sabbatiques, sont à exclure.

Vous pouvez ensuite appliquer les règles pré-établies au sein de votre entreprise, ou exigées par les conventions collectives ou les accords d’entreprises qui régissent votre secteur d’activité. Certaines conventions peuvent limiter la reprise à une proportion de l’ancienneté acquise (par exemple, 50 %) ou à une période déterminée. Ces règles doivent être scrupuleusement suivies pour garantir la conformité.
Bon à savoir : Pour simplifier vos calculs, des logiciels RH, comme Deel, peuvent vous permettre de centraliser les informations relatives aux contrats d’embauche de vos salariés et éviter toute erreur humaine.

Quel est l’impact d’une reprise d’ancienneté sur les droits du salarié ?

La reprise d’ancienneté est souvent au cœur des négociations entre un candidat et une entreprise. Nous l’avons vu, elle donne accès à un salaire plus élevé et à une certaine reconnaissance, qui est plus qu’appréciable après des années de dur labeur pour développer ses compétences.

Mais, cette pratique a aussi une incidence sur les droits du collaborateur.

• Indemnité de licenciement. La reprise d’ancienneté est l’un des principaux critères influant sur cette indemnité. Le nombre d’années d’expérience validé par l’entreprise peut alors augmenter le montant auquel le salarié peut prétendre en cas de rupture du contrat.
• Préavis de départ. En cas de démission ou de licenciement, la durée du préavis est souvent déterminée en fonction de l’ancienneté. Une reprise d’ancienneté peut alors allonger cette durée et offrir une meilleure protection au salarié.
• Période d’essai. Dans certains cas, la reprise d’ancienneté peut aussi avoir un effet sur la période d’essai au sein de l’entreprise qui embauche. Cela peut en réduire la durée, voire carrément la supprimer.
• Régimes collectifs. Les droits liés à la prévoyance, aux mutuelles d’entreprise, ou encore aux régimes de retraite peuvent être renforcés par une reprise d’ancienneté.
• Participation et intéressement. Certaines entreprises utilisent l’ancienneté comme critère d’éligibilité pour l’accès aux dispositifs de participation ou d’intéressement. Une reprise d’ancienneté peut ainsi permettre au salarié d’y accéder plus rapidement.

Reprise d’ancienneté et gestion à l’international

La reprise d’ancienneté, comme toute modalité RH, est un principe que vous pouvez appliquer à vos salariés locaux, mais également à ceux présents à l’international. En effet, avec la mondialisation, de nombreuses entreprises se tournent vers le recrutement de salariés en dehors des frontières, ou même de freelances avec des compétences spécifiques.

Le fait de pouvoir sourcer le talent et les compétences souhaitées partout dans le monde est un réel atout pour toute structure, mais cela vient aussi avec son lot de complications, notamment juridiques. Il faut assurer la conformité autant avec les pratiques de l’entreprise, pour assurer l’égalité entre les salariés, que vis-à-vis de la réglementation locale et du Code du travail du pays d’embauche de vos collaborateurs.

Dans le cas de la reprise d’ancienneté, certains pays peuvent imposer des règles strictes sur le calcul de cette ancienneté, tandis que d’autres le laissent, comme la France, à la discrétion de l’employeur. Dans certains cas, des accords bilatéraux ou des conventions internationales entre deux pays peuvent aussi influencer cette politique RH, notamment pour les travailleurs expatriés ou détachés.

Pour toute démarche RH ou de conformité à l’international, n’hésitez pas à collaborer avec des experts, comme Deel, pour simplifier vos processus. Nos outils permettent de centraliser les informations sur l’ensemble de vos employés, de suivre les spécifiées légales locales et, entre autres, d’automatiser les calculs relatifs à l’ancienneté.

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Deel facilite la gestion de vos démarches de ressources humaines en centralisant sur une seule plateforme l’ensemble des données de vos employés. Plus besoin de calculer à la main l’ancienneté des collaborateurs ou de chercher dans les méandres de diverses administrations internationales leurs spécificités liées au droit du travail. L’EOR de Deel vous permet de configurer vos politiques RH en fonction des spécificités locales et de rester en bonne conformité dans plus de 150 pays.

Le résultat ? Moins de démarches administratives, une meilleure expérience employée et plus de temps pour vos équipes RH qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Grâce à ses équipes d’experts en interne, Deel vous donne toutes les clés pour valoriser votre entreprise sur le marché du travail international.
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