Omniscient Digital が Deel と共にグローバルIT運用を効率化した方法

Omniscient Digital は、SEO、Generative Engine Optimization (GEO) によるデジタルPR、コンテンツ戦略などのサービスでB2Bブランドを支援するリモートファーストのオーガニック成長エージェンシーです。約30名のチームが12カ国に分散しており、国際的なチームメンバー向けにハードウェアを安定的に調達・管理する仕組みが必要でした。

当初の機器ベンダーでは、それがほとんど不可能でした。ノートパソコンの出荷は頻繁に30〜45日遅延し、プラットフォーム上では出荷済みと表示されても、実際には何も届かないことがありました。チームメンバーは届くまで個人のノートパソコンを使わざるを得ず、承認されていない端末からはクライアントのドキュメントやフォルダにアクセスできないため、オンボーディングや業務の割り当てが遅れる原因になっていました。2回にわたり、従業員が自費でノートパソコンを購入して後で払い戻しを受けるという事態すら発生しました。

従業員ごとの課金モデルも、チームが拡大するにつれてコスト増の原因になりました。さらに、マネージドデバイス管理（MDM）ソリューションがなかったため、CEO業務と並行してITオペレーションを管理していたDavid Khimは、セキュリティポリシーの一元的な適用、ソフトウェアのリモート展開、コンプライアンス維持ができませんでした。彼は毎週何時間も画面共有でインストール手順を案内し、JumpCloudなどのツールを従業員にインストールするよう何度も促す日々で、日常業務が始まると管理上の依頼を忘れられがちだと感じていました。

「ノートパソコンを注文しても何が起きているのか本当に分からない状態でした。通知も届かない。予定より30〜45日遅れることがあり、従業員に個人のノートパソコンを使わせなければならず、アクセスできる範囲が制限されてしまうことがありました。」 — David Khim、共同創業者兼CEO、Omniscient Digital

Omniscient Digital は既存のベンダーから Hofy に移行しました。Hofy はより透明性の高いプラットフォーム料金モデルと、David にとって魅力的だったマネージドデバイス管理サービスを提供していました。Deel が Hofy を買収した際、David はこれまでの会社で経験したような煩雑で混乱を招く移行を覚悟していました。しかし、届いたのは移行完了を知らせるワンラインのメールだけでした。Deel にログインすると、すべてが既に準備されていました。

「正直、非常に面倒で嫌な移行になるだろうと思っていました。でもメールが来てDeelにログインしたら、欠けている情報について文句を言うメールを送らなければならないだろうと覚悟していたのに、全部揃っていました。何もする必要はなかったです。」 — David Khim、共同創業者兼CEO、Omniscient Digital

Deel IT でデバイスライフサイクルを自動化

Deel IT により、Omniscient Digital はデバイスのライフサイクル管理と MDM を単一プラットフォームに統合しました。ノートパソコンはすべて必要なソフトウェアとセキュリティポリシーを事前にインストールされた状態で届くようになりました。大手エンタープライズ企業と仕事をする同社にとって、このレベルのセキュリティはベンダーに期待される重要な要件です。

MDM 層により、David は全端末をリモートで制御できるようになりました。すべてのデバイスに一斉にソフトウェアを展開したり、チームメンバーが一時的に管理者権限を必要とする際に付与したり、セキュリティポリシーを強制したりできます。Deel IT 導入前は月に5時間以上を画面共有に費やしていましたが、今では誰かがソフトのことを聞いてきても、全員のノートパソコンにプッシュして完了を伝えれば済むようになりました。

「ソフトウェア展開の部分は本当に簡単になりました。多くの人にソフトウェアを頼まれても、『はい、全員のノートパソコンに展開しました』と言えば済みます。もう個別に頼む必要はありませんし、自動でアップデートされます。」 — David Khim、共同創業者兼CEO、Omniscient Digital

セキュリティとコンプライアンスの面も同様に重要です。すべてのデバイスが自動的に MDM に登録されるため、同社はインストールされているソフトやマシンの設定を完全に把握し制御できます。David はもう従業員に管理ツールのインストールを追いかけ回す必要がなく、ノートパソコンが手元に届く前にすべて処理されます。

「ノートパソコンのセキュリティについて非常に安心できるようになりました。何がインストールできて何ができないかをコントロールできることが重要です。コンプライアンス面は完全に処理されていると分かります。全てのデバイスが MDM に登録されているからです。」 — David Khim、共同創業者兼CEO、Omniscient Digital

Deel IT がデバイスのプロビジョニングと管理を担当することで、Omniscient Digital は以前のように新入社員が機能するハードウェアを数週間待たされるといったオンボーディングの遅延を解消しました。チームメンバーは事前設定済みのノートパソコンを受け取り、初日からフルアクセスで作業を開始できます。

MDM の導入により、David が以前に IT やアクセスの問題対応に費やしていた少なくとも月5時間が解放されました。リモートでのソフトウェア展開により、個別に通話をスケジュールすることなく、全端末へ一括で更新を配信できます。また、コンプライアンスは自動的に処理され、すべてのデバイスがユーザーに渡る前に MDM に登録されます。

何より重要なのは、Deel IT が Omniscient Digital のグローバル展開をサポートしている点です。同社はラテンアメリカやフィリピンのように物流が特に困難な地域も含め、12カ国のチームメンバーにノートパソコンを届けています。さらに、以前の支払いプラットフォームが対応していなかった国を補完する Deel のコントラクター支払いサービスと併せて利用することで、どこでも安心して人材をオンボードし機器を提供できるようになりました。