인사 관리 시스템(HRIS)이란? 핵심 기능 및 도입 가이드

인사 관리 시스템(HRIS, Human Resource Information System)은 기업이 정규직 임직원부터 계약직, 프리랜서에 이르기까지 모든 구성원의 데이터를 중앙 데이터베이스에서 안전하게 저장, 정리, 관리할 수 있도록 지원하는 디지털 소프트웨어 솔루션입니다. 파편화되어 있던 모든 인적 자원 정보를 한곳으로 통합하여 핵심 HR 프로세스를 단순화합니다.

HRIS는 반복적인 HR 업무를 간소화하고 데이터의 정확도를 높일 뿐만 아니라, 인적 자원에 대한 명확한 인사이트를 제공하여 기업의 데이터 기반 의사결정을 지원합니다.

글로벌 HRIS의 정의

글로벌 HRIS는 여러 국가에 걸친 HR 운영을 지원하며, 국경을 넘나드는 고용 프로세스의 복잡성을 관리하도록 설계된 시스템입니다.

글로벌 HRIS의 주요 특징

• 다국적 규정 준수 관리: 국가별 컴플라이언스, 계약서, 세금, 복리후생 통합 관리

• 다국어 및 다중 통화 지원: 다양한 통화, 언어, 시차 반영

• 글로벌 데이터 중앙화: 전 세계에 분산된 팀의 데이터 통합

• 글로벌 시스템 연동: 글로벌 급여 관리(Payroll), 비자/이민 서비스, EOR(기록상 고용주) 서비스와의 원활한 연동

• 표준화 및 유연성 확보: 지역별 자율성을 보장하는 동시에 전사 프로세스의 표준화 구현

글로벌 HRIS 활용 사례: 15개국에 임직원을 두고 있는 기업이 글로벌 HRIS를 도입하면 각 국가의 현지 법률과 관행을 준수하면서 문서 관리, 휴가 관리, 리포팅, 온보딩 프로세스를 하나로 통합 및 효율화할 수 있습니다.

로컬 HRIS의 정의

로컬 HRIS는 단일 국가 또는 특정 지역 내의 HR 운영을 관리하도록 설계된 시스템입니다. 현지 컴플라이언스, 언어, 통화 및 노동법에 최적화되어 있습니다.

로컬 HRIS의 주요 특징

1. 현지 법률 적용: 단일 국가의 노동법 및 세법 규정만 지원

2. 단일 환경 최적화: 주로 1개 언어 및 통화 기준으로 설계

3. 국내 시스템 연동: 국내 급여 관리(Payroll) 및 복리후생 제공업체와 연동

4. 단일 국가 기업에 적합: 한 국가 내에서만 사업을 운영하는 기업에 최적화

로컬 HRIS 활용 사례: 모든 임직원이 미국 내에 거주하는 미국 기반 기업의 경우 미국 세금 양식, 건강보험 연동, 주(State) 단위 노동법을 지원하는 로컬 HRIS를 활용할 수 있습니다.

HRIS의 주요 사용자

HR 담당자, 관리자, 구성원 모두가 일상적인 인사 업무처리를 위해 HRIS를 활용합니다.

• HR 담당자: 휴가 관리, 근태 관리, HR 리포팅 등의 반복적인 프로세스를 자동화

• 관리자: 성과 평가 시 팀원의 정보 조회 및 휴가 승인 요청 처리

• 구성원: 휴가 신청, 사내 규정 확인, 개인 문서 다운로드 등 셀프서비스 이용

HRIS 도입 시 기업의 이점

HRIS는 핵심 인사 업무에 필요한 모든 구성원의 데이터를 한곳으로 통합 관리하여 조직을 지원합니다. HR 담당자의 수작업 부담을 줄여 전략적 과제에 더욱 집중할 수 있도록 도우며, 구성원에게 셀프서비스 옵션을 제공하여 사용자 경험을 향상시킵니다.

구성원은 HR 담당자에게 매번 문의할 필요 없이 시스템 내에서 휴가 신청, 문서 다운로드 등의 기본적인 요청을 직접 처리할 수 있습니다. 이처럼 일상적인 인사 업무를 디지털화함으로써 HR 담당자와 구성원 모두의 시간을 크게 절약해 줍니다.

HRIS 도입의 핵심 장점

HRIS는 반복 업무 자동화, 컴플라이언스 강화, 인사 데이터의 체계적 관리를 통해 HR 부서가 겪는 대표적인 어려움을 최소화합니다. HRIS 활용 시 얻을 수 있는 주요 장점은 다음과 같습니다.

1. 전략적 HR 업무 비중 확대: HR 담당자는 전체 업무 시간의 최대 57%를 행정 수작업에 소모하곤 합니다. HRIS는 이러한 단순 업무를 자동화하여 전략적 과제에 더 많은 시간을 투입할 수 있게 합니다.

2. 데이터 기반의 정확한 의사결정: 모든 데이터를 HRIS로 통합하면, HR 애널리틱스가 제공하는 실시간 인사이트와 정확한 정보를 바탕으로 합리적인 의사결정을 내릴 수 있습니다.

3. 운영 비용 절감: 온보딩 주기 단축, 이직률 감소, 자동화를 통한 생산성 향상으로 비용이 절감됩니다. 실제 HR 소프트웨어 도입 시 온보딩 시간을 최대 80%까지 단축할 수 있습니다.

4. 데이터 보안 및 컴플라이언스 강화: 보안에 취약한 스프레드시트 대신 하나의 안전한 HRIS에 민감한 인적 데이터를 보관할 수 있습니다. 대다수 HRIS 제공업체는 최신 사이버 보안 요구사항 및 데이터 보안 표준을 지속적으로 업데이트합니다.

5. 임직원 경험 개선: HR 프로세스를 중앙화·자동화하면 구성원의 문의가 이메일함에서 누락되는 일을 방지할 수 있습니다. 빠르고 정확한 응대와 편리한 셀프서비스 기능은 구성원의 전반적인 만족도를 높입니다.

6. 비즈니스 스케일업 지원: 급격한 성장 단계에서도 여러 시스템에 데이터가 파편화되지 않도록 단일 플랫폼에 데이터와 인력을 통합 관리함으로써 기업의 확장을 안정적으로 지원합니다.

HRIS를 통한 컴플라이언스 관리 기법

HRIS는 주요 컴플라이언스 관련 업무를 자동화하여 법적 리스크를 줄이고 규정 준수를 완화합니다.

1. 정확한 기록 관리: 모든 임직원 정보를 중앙에서 최신 상태로 관리하여 감사(Audit) 대비 가능

2. 현지 법률 준수 지원: 현지 노동법에 맞춘 온보딩 및 오프보딩 자동화, 연장 근로 수당 및 휴가 규정 등 노동법 준수 여부 추적

3. 데이터 보안성 강화: 글로벌 데이터 보안 표준 및 현지 개인정보 보호법에 맞춘 안전한 데이터 저장

4. 컴플라이언스 추적 및 리포팅 자동화: 내장된 HR 애널리틱스 모듈을 활용해 구성원 데이터 기반의 컴플라이언스 보고서 자동 생성

HRIS 시스템의 유형별 종류

대표적인 HR 시스템 유형으로는 HRIS(인사 정보 시스템), HRMS(인사 관리 시스템), HCM(인적 자본 관리)의 세 가지가 있습니다. 이 세 가지는 밀접하게 연결되어 있지만 기능적인 범위에서 차이가 있습니다.

1. HRIS (Human Resources Information System): 모든 구성원 정보를 단일 플랫폼으로 통합하는 데 중점을 둡니다. 문서 서명, 근태 관리, 휴가 관리 및 기본 리포팅과 같은 기본적인 자동화 기능을 제공합니다. 급여 관리(Payroll), 복리후생, 성과 관리와 같은 고급 기능은 추가 모듈(Add-on)이나 외부 연동이 필요합니다.

2. HRMS (Human Resources Management System): HRIS의 기본 기능에 채용 관리, 복리후생 관리, 급여 관리 등 보다 확장된 인사 운영 기능까지 포함한 시스템입니다. 등 보다 확장된 인사 운영 기능까지 포함한 시스템입니다.

3. HCM (Human Capital Management): 가장 포괄적인 솔루션으로, HRIS의 기본 기능에 인재 육성(L&D), 성과 관리, 승계 계획(Succession Planning) 등 전략적 인재 관리(Talent Management) 기능까지 통합하여 제공합니다.

HRIS, HCM, HRMS의 차이점

HRIS, HRMS, HCM은 제공하는 기능이 서로 비슷하여 혼용되어 사용되는 경우가 많습니다. 세 가지 모두 HR 부서의 효율적인 인력 관리를 돕는 클라우드 기반 HR 소프트웨어 솔루션이지만 제공하는 서비스의 수준과 범위에는 명확한 차이가 있습니다. HRIS는 데이터 기록 관리 및 기초적인 HR 프로세스 자동화에 초점을 맞춥니다. HRMS는 한 걸음 더 나아가 복리후생 관리, 급여 관리(Payroll) 등의 확장된 고급 기능을 포함합니다. 마지막으로 HCM은 인재 육성(L&D), 성과 관리, 승계 계획 등을 지원하여 인재 관리에 대한 가장 포괄적이고 전략적인 기능을 제공합니다.

HRIS의 핵심 기능

HRIS는 온보딩, 사내 규정 관리, HR 문서 관리, 근태 관리 등 구성원이 조직에 안착하고 적응하는 데 필요한 기초 기능을 기본적으로 포함합니다. 채용, 급여 정산, 학습 관리와 같은 고도화된 기능은 HRMS 또는 HCM의 추가 모듈(Add-on) 형태로 제공됩니다.

HRIS의 주요 기본 기능

• 임직원 데이터 및 문서 관리: 계약서, 개인 인적 사항 등 모든 구성원 기록과 문서를 안전하게 보관하는 중앙 통합 시스템 구축

• 사내 규정 관리: 중앙화된 구성원 데이터 외에도 취업규칙, 핸드북 등 사내 정책을 한곳에서 모아 관리하는 리포지토리 제공

• 임직원 셀프서비스 포털: 휴가 신청, 필요 문서 다운로드 등 단순 요청을 직접 처리할 수 있는 셀프서비스 포털 지원

• HR 프로세스 자동화: 온보딩, 기기 지급(Provisioning), 오프보딩, 부서/직책 변경 등 반복적인 HR 업무의 자동화

• 피플 애널리틱스: 전체 인원수(Headcount), 인건비/비용, 다양성 지표 등 주요 인사 데이터를 기반으로 인사이트 도출

• 휴가 및 근태 관리: 현지 노동법에 맞춘 휴가 정책, 승인 워크플로우, 연차 부여 기준 설정 및 잔여 연차·팀원 부재 현황 실시간 조회 지원

• 조직도 및 체계도 맵핑: 전사 직무 역할, 보고 체계, 팀 구조 시각화

HRMS 주요 추가 모듈 (Add-on)

• 급여 정산 (Payroll): 기본 HRIS에는 포함되지 않는 기능으로, 모듈 추가 시 현지 법률을 준수하며 급여 계산, 세금 공제, 글로벌 임직원 입금을 자동화

• 복리후생 관리: 다양한 복리후생 제공업체와 연동하고 현지 법률에 부합하는 맞춤형 복리후생 플랜 기획 지원

• 채용 관리: 공고 게재, 지원자 추적, 면접 일정 관리, 지원자 소통 등 채용 전 과정을 효율적으로 운영

HCM 주요 추가 모듈 (Add-on)

• 교육 및 개발 (L&D): 학습 관리 시스템(LMS) 모듈을 통해 교육 신청, 자기계발 계획 수립, 커리어 패스 설계를 지원하여 인재 육성을 촉진

• 성과 관리: LMS 외에도 정기 성과 평가 운영 및 다면 피드백 수집 관리 기능 제공

• 고급 애널리틱스: 설문조사, 인력 계획 모듈, AI 기반 급여/보상 벤치마킹 등 전략적 조직 성장을 도모하는 차별화된 기능 탑재

기존 툴과 HRIS 연동의 의미

HRIS가 기존 툴과 연동된다는 것은 기업이 이미 사용 중인 다른 소프트웨어와 수작업이나 중복 입력 없이 자동으로 데이터를 주고받으며 연결되는 것을 의미합니다.

주요 HRIS 연동 분야

• 급여 관리 시스템 (Payroll): 근무 시간, 급여, 공제 항목 등 임직원 데이터를 급여 제공업체로 직접 전송: 근무 시간, 급여, 공제 항목 등 임직원 데이터를 급여 제공업체로 직접 전송

• 회계 플랫폼: 재무 보고를 위한 보상, 세금, 복리후생 데이터의 실시간 동기화

• 지원자 추적 시스템 (ATS): 신규 입사자 정보를 HRIS로 자동 전송하여 매끄러운 온보딩 진행

• 근태 관리 및 일정 관리: 출퇴근 기록, 연차/휴가(PTO), 근무 시간 데이터 연동

• 커뮤니케이션 플랫폼: Slack, MS Teams 등을 통한 워크플로우 실행 및 알림 수신 지원

• 학습 관리 시스템 (LMS): 교육 데이터 및 이수 완료 기록 동기화

• 계정 및 접근 권한 관리 (IAM): 입사 및 퇴사 시 시스템 접근 권한 자동 부여 및 회수

HRIS의 작동 방식

HRIS는 클라우드 스토리지 기반의 단일 플랫폼에 모든 구성원의 정보를 중앙 집계하여 작동합니다. 이를 통해 HR 담당자와 관리자는 장소에 구애받지 않고 인적 데이터에 접근할 수 있으며, 문서 관리, 휴가 신청, 사내 규정 관리 등 기초적인 HR 프로세스를 자동화합니다.

HRIS 저장 데이터 종류

HRIS에는 구성원의 인적 사항 및 연락처, 급여 및 복리후생 내역, 근태 및 출퇴근 기록이 저장됩니다. 개인 정보 외에도 취업규칙, 사내 핸드북 등 기업의 모든 정책 문서를 한곳에 통합하여 관리합니다.

대표적인 HRIS 시스템 종류

주요 HRIS 플랫폼으로는 Deel HRIS, HiBob, Personio, BambooHR, Workday HCM, ADP Workforce Now 등이 있습니다. 각 솔루션별 특장점은 다음과 같습니다.

1. Deel: 국경과 장소의 제약 없이 성장하는 조직을 위해 정규직, 계약직, 프리랜서 등 모든 유형의 구성원 데이터를 단일 플랫폼에서 모아 통합 관리 지원

2. HiBob: 소셜 미디어 스타일의 임직원 디렉토리와 내장형 지원자 추적 시스템(ATS) 제공

3. Personio: 구성원 데이터 관리, 휴가 추적, 온보딩 등 핵심 HR 기능 제공 (유럽 지역의 중소·중견기업에 최적화)

4. BambooHR: 셀프서비스 이용을 촉진하는 현대적이고 직관적인 사용자 인터페이스(UI) 제공 (스타트업 및 임직원수 20~300명 규모의 조직에 권장)

5. Workday HCM: 대기업 및 급성장하는 대규모 조직(통상 임직원수 1,000명 이상)의 HR 기능 자동화 지원

6. ADP Workforce Now: 중견기업을 위해 HR, 급여 정산(Payroll), 복리후생, 근태 관리, 인재 관리 및 컴플라이언스 통합 제공

HRIS 도입 고려 시점

단순한 구성원 정보를 찾는 데조차 여러 개의 수작업 스프레드시트를 복잡하게 오가며 관리하고 있다면 지금이 바로 HRIS를 도입해야 할 때입니다.

HRIS는 모든 인적 데이터를 하나로 통합하고 인적 관리 워크플로우를 자동화하여, HR 팀이 불필요한 서류 작업에서 벗어나 사람과 조직의 성장에 더 집중할 수 있도록 지원합니다.

HRIS 도입 시 직면하는 과제와 대응 방안

HRIS 도입 과정에서는 대개 전환 단계에서 몇 가지 고유한 과제들이 발생합니다. 대표적인 도입 과제와 그에 대한 해결 방안은 다음과 같습니다.

1. 불완전한 데이터 이관: 기존 데이터가 여러 곳에 흩어져 있는 경우, 기존 시스템에서 HRIS로 정보를 이전하는 작업이 까다로울 수 있습니다. 누락되는 항목이 없도록 데이터 이관 계획을 여러 단계로 나누어 체계적으로 수립해야 합니다.

2. 변화에 대한 높은 저항 및 갱신 소홀: 일회성 데이터 이관만으로는 충분하지 않습니다. 포털에 항상 최신 데이터가 반영되어야 HRIS가 제대로 작동하므로, 신규 입사, 퇴사, 사내 규정 변경 등이 발생할 때마다 시스템을 곧바로 갱신할 수 있는 내부 프로세스를 확립해야 합니다.

3. 불충분한 연동성: 급여 관리 툴이나 프로젝트 관리 소프트웨어 등 기존 기술 스택과 연동되지 않는 HRIS는 이관과 운영을 더욱 어렵게 만듭니다. HRIS를 선택할 때 기존 도구와 원활하게 연결되는지 반드시 검증해야 하며, 자체 내장 연동 기능이나 HR 및 재무 시스템 연동을 위한 API 제공 여부를 확인해야 합니다.

4. 높은 도입 및 운영 비용: 효과적인 인력 관리를 위해 고도화된 기능을 찾다 보면 HRIS 도입 비용이 급증할 수 있습니다. 비즈니스 성장에 발맞추어 베이직 플랜으로 가볍게 시작한 뒤, 규모가 커짐에 따라 고급 기능을 추가로 구독할 수 있는 유연한 솔루션을 선택하는 것이 유리합니다.

5. 데이터 보안 우려 증가: 임직원 데이터는 매우 민감한 정보이므로, 이를 특정 플랫폼으로 이관할 때 데이터 보안 표준을 준수하지 못할 리스크에 대한 우려가 따릅니다. 따라서 도입을 결정하기 전에 HRIS 포털의 보안 체계와 컴플라이언스 정책을 사전에 면밀히 검토해야 합니다.

HRIS 도입 ROI 측정 방법

HRIS 도입에 따른 투자 대 비 수익(ROI)은 다음과 같은 핵심 지표를 추적하여 측정할 수 있습니다.

• HR 운영 효율성: 온보딩, 휴가 승인, 출퇴근 기록 관리 등 단순 행정 업무에 소요되는 시간의 절감 정도 평가

• 인건비 절감 효과: 데이터 입력, 승인 절차, 감사 준비 업무의 자동화를 통해 절감된 HR 운영 인건비 산출

• 컴플라이언스 오류 비용 감소: 입력 오류 및 누락 감소로 인해 방지한 법적 과태료·벌금 등 위험 비용의 정량화

• 임직원 만족도: 설문조사를 통해 신규 HRIS 시스템에 대한 구성원 만족도 측정 (높은 만족도는 장기적으로 몰입도 향상 및 이직률 감소 효과 창출)

Deel을 활용한 글로벌 인력의 합법적·효율적 관리

Deel HR은 HRIS, HRMS, HCM 기능을 모두 갖춘 올인원(All-in-one) HR 플랫폼입니다. 처음부터 모든 기능을 한 번에 구독할 필요는 없으므로 조직의 상황에 맞게 단계별로 도입할 수 있습니다.

Deel HRIS는 150개 이상의 국가에서 구성원 데이터를 관련 법률에 맞게 안전하게 관리할 수 있도록 지원합니다. 베이직 플랜에서 제공하는 주요 기능은 다음과 같습니다.

Deel HRIS 주요 기본 기능

• 임직원 디렉토리: 구성원 데이터를 중앙에서 안전하게 보관하며, 계약서, 세금 양식, 급여 기록 전반에 걸쳐 일관되고 정확한 데이터 유지

• 직무 체계(Job Architecture): 모든 직무에 대한 체계적 직급, 직책, 프로필, 급여 수준 및 필수 역량을 포함한 조직 직무 체계도 구성

• 온보딩: 신규 입사자가 첫 급여 정산 주기 전에 세금 신고서 등 현지 법적 필수 제출 양식을 완벽히 작성하도록 자동 안내

• 오프보딩: 퇴사 관련 서류 자동 생성, 잔여 연차 기반 최종 정산금 계산, 현지 노동법 기준 준수를 통한 안전한 오프보딩 지원

• 근태 및 출퇴근 관리: 근무 시간, 출퇴근 기록, 연장 근로 추적 및 해당 데이터를 급여 및 컴플라이언스 시스템과 직접 연동

• 커스텀 세팅 및 워크플로우 자동화: 조직 고유의 HR 프로세스에 맞춘 워크플로우, 승인 단계, 알림 기능의 유연한 맞춤 설정

• 인력 분석 및 기획: 전략적 인력 계획 수립, 다양성 지표 추적, HR 리포팅을 위한 고도화된 데이터 분석 인프라 지원

• 원활한 시스템 연동: 회계, 주식(Equity), 경비 관리, 이슈 트래킹, 단일 로그인(SSO) 등 기존 기업 시스템과의 순정(Native) 및 용이한 연동 솔루션 제공

• AI 활용: 노동법 관련 즉각적인 질의응답, 보고서 작성, 교육 과정 생성 등 AI 기반 업무 효율화 촉진

비즈니스가 확장됨에 따라 글로벌 급여 정산(Payroll), 복리후생 관리, 교육 및 개발(L&D), 성과 피드백, 보상 기획, 인력 계획 등 고도화된 기능을 추가로 도입하실 수 있습니다.

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