Artigo
27 min read
Como startups usam ferramentas de automação de RH
RH internacional
Autor
Paula Machado
Última atualização
16 abril, 2025
Publicado
14 abril, 2025
Principais conclusões
- A automação de RH usa soluções de software para simplificar e automatizar processos repetitivos de RH, tornando-os mais eficientes e menos propensos a erros e riscos de compliance.
- As startups podem automatizar a conformidade de RH com a plataforma de contratação completa da Deel.
- Com a suíte de software de folha de pagamento e RH da Deel, você pode colocar a conformidade de RH no piloto automático para funcionários e prestadores de serviços.
O que é compliance de RH?
O compliance - ou conformidade - de RH significa aderir a todas as leis e regulamentações trabalhistas aplicáveis que afetam os direitos e a proteção dos trabalhadores. Embora as leis trabalhistas normalmente regulem as relações entre funcionários e empregadores, também existem regulamentos para determinar as relações entre prestadores de serviços e clientes. Essas leis podem diferir entre países, estados, províncias e territórios.
Leis para funcionários
As principais leis trabalhistas presentes em todo o mundo que afetam os funcionários incluem as seguintes:
- Salário mínimo
- Pagamento de horas extras
- Horas de trabalho
- Pausas para descanso
- Contratos de trabalho
- Direitos a benefícios para funcionários, como folgas, licença parental e pensões
- Períodos de experiência
- Verificações de antecedentes
- Métodos de pagamento
- Períodos de pagamento
- Cronogramas de pagamento
- Impostos sobre a folha de pagamento
- Registros da folha de pagamento
- Rescisão
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Leis para prestadores de serviços
As principais leis e regulamentações que afetam os prestadores de serviços são significativamente diferentes daquelas que afetam os funcionários, uma vez que os prestadores de serviços são autônomos, o que significa que controlam seu horário de trabalho, pagam seus próprios impostos e não têm direito a benefícios legais por lei.
As leis para prestadores de serviços incluem o seguinte:
- Direito a um contrato de prestação de serviços
- Direito de controlar seu trabalho
- Direito à propriedade intelectual
- Direito de trabalhar quando e onde quiser
- Direito de comercializar seus serviços
- Direito de negociar o pagamento e escolher o método de pagamento
- Direito de trabalhar com outros clientes e prestadores de serviços
- Direito de contestar sua classificação de trabalho
- Direito de declarar seus próprios impostos e reivindicar deduções
As leis e regulamentações para prestadores de serviços estão mudando em parte devido ao aumento de trabalhadores remotos, classificação incorreta e problemas com benefícios de desemprego.
Kit de contratação global
Quais processos de RH sua startup pode automatizar para manter o compliance?
As startups podem automatizar os seguintes processos de RH para manter o compliance.
Coleta de dados
A automação da coleta de dados garante a retenção de todos os dados necessários em um único local, caso ocorra uma auditoria ou uma disputa legal.
Muitas leis específicas de cada país exigem que o empregador ou cliente colete dados pessoais importantes para evitar futuros litígios ao contratar um novo funcionário ou prestador de serviços. Os dados coletados podem variar de dados demográficos básicos e detalhes pessoais - como nome, endereço, idade e sexo do trabalhador - a informações mais detalhadas do emprego, como avaliações de desempenho no trabalho, histórico salarial e registros de férias.
Nos EUA, por exemplo, a lei federal exige que todo empregador mantenha um registro das seguintes informações:
- Nome completo e número do seguro social do funcionário
- Endereço, incluindo código postal
- Data de nascimento, se tiver menos de 19 anos
- Sexo e ocupação
- Detalhes do pagamento (por exemplo, informações de depósito direto)
Ao contratar prestadores de serviços nos EUA, as empresas clientes devem coletar e reter dados semelhantes, como o número do seguro social ou de identificação fiscal e suas informações bancárias.
Sem um software adequado de gerenciamento de recursos humanos, as equipes de RH precisam coletar dados manualmente, o que exige um investimento significativo de tempo e pode resultar em possíveis erros e riscos de segurança e conformidade dos dados.
Usando a plataforma de contratação completa da Deel, você tem a funcionalidade de configurar fluxos de trabalho automatizados que enviam notificações aos novos contratados para que insiram e atualizem suas informações pessoais usando a plataforma de autoatendimento.
A automação da coleta de dados com a Deel evita que você fique procurando dados em várias planilhas e plataformas, garante que os dados de seus funcionários e prestadores de serviços sejam mantidos nos mais altos padrões de segurança e pode economizar até dezenas de horas de trabalho administrativo todos os meses.
Além disso, o SIRH da Deel oferece acesso a dados em tempo real para gerar decisões mais inteligentes e resultados comerciais mais sólidos. Com todos os dados de seu pessoal em um só lugar, você pode gerar relatórios personalizados. Acesse dashboards de pessoal, remuneração, DEI e folgas. Mantenha as principais métricas, como crescimento do headcount e taxas de rotatividade, e filtre por país ou tipo de trabalhador.
Criação de contratos
Automatizar a criação de contratos para funcionários e prestadores de serviços acelera o processo de contratação, garante que suas startups cumpram as leis de contratação específicas do país e pode ajudar a evitar riscos de classificação incorreta.
Os contratos de trabalho e os acordos de prestadores de serviços são uma exigência legal em muitos países. Eles ajudam a estabelecer os termos e as condições do acordo de trabalho e podem ser usados como um guia para garantir que a empresa trate seus funcionários corretamente.
A criação desses contratos pode ser demorada, principalmente ao contratar trabalhadores de vários países, pois os termos, as condições e as cláusulas serão diferentes dependendo de onde você contratar.
As startups podem fazer suas próprias pesquisas específicas por país para incluir todas as cláusulas necessárias ou usar um template. A desvantagem dos templates é que você deve se certificar de que está usando as versões mais recentes e que elas são constantemente atualizadas e examinadas por especialistas jurídicos locais.
Os templates também podem ser difíceis de personalizar se você quiser adicionar recursos fora do padrão, e você precisará baixar, enviar e armazenar um novo contrato sempre que quiser fazer uma atualização.
Com a Deel, as startups podem automatizar a criação de contratos usando nosso fluxo de trabalho de contratos. A plataforma intuitiva orienta você em cada aspecto do contrato, fornecendo insights e sugestões úteis de acordo com os requisitos do país. Além disso, todos os contratos que você cria são examinados por especialistas jurídicos locais e atualizados trimestralmente para que você permaneça em conformidade.
A plataforma Deel o aconselhará sobre os seguintes requisitos trabalhistas específicos do país:
- Valores de remuneração
- Tipo de contrato
- Datas de início e término
- Período de onboarding
- Período de experiência
- Horas de trabalho
- Folgas
- Benefícios e vantagens
- Remuneração por ações
Quando estiver satisfeito com seu contrato, você poderá revisar, assinar e convidar o trabalhador. Ele poderá então entrar na plataforma Deel para revisar e assinar o contrato.
Verificações de antecedentes
Automatizar as verificações de antecedentes dos trabalhadores qualificados garantirá que seus candidatos sejam examinados de acordo com os padrões de conformidade, simplificará o processo de contratação e fornecerá uma visão completa do candidato.
Executar uma verificação manual de antecedentes de todos os funcionários, especialmente quando você contrata globalmente, é praticamente impossível. A pesquisa manual envolveria visitas a tribunais ou ligações para empregadores anteriores, o que levaria muito tempo, custando um tempo precioso e candidatos potencialmente excelentes.
Ao criar um contrato de trabalho por meio da Deel, você tem a opção de adicionar uma verificação de antecedentes. Quando o candidato escolhe essa opção, nossa tecnologia com IA começa a coletar as informações necessárias. Os candidatos podem verificar sua identidade por meio de um dispositivo móvel ou desktop, acompanhar o status de sua triagem e, muitas vezes, receber os resultados em minutos.
Nossas verificações de antecedentes são compatíveis com SOC 2 e SOC 3, com o GDPR e com a certificação ISO 27001, o que significa que todos os resultados da verificação de antecedentes são seguros e protegidos.
Verificação de antecedentes
Coleta de documentos de conformidade
O uso da automação de RH para coletar e reter a documentação de conformidade reduz a possibilidade de erro humano e protege sua empresa em caso de auditorias governamentais.
Três categorias de documentação de conformidade devem ser mantidas ao contratar um funcionário, dependendo de seu país de residência. Essas categorias podem incluir:
- Documentos pré-contratação, como descrições de cargos, solicitações de emprego, currículos, cartas de oferta, registros médicos, formulários de imigração e autorização de trabalho, contratos de trabalho, proteção de dados e acordos de não divulgação, formulários de retenção de impostos
- Documentação de emprego, como registros e avaliações de desempenho no trabalho, remuneração, registros de presença, conclusão de treinamento, advertências, avisos disciplinares, formulários de solicitação de benefícios
- Documentos de desligamento do emprego, como entrevistas de saída, cartas de demissão, documentos de desemprego, declarações de referência
Ao contratar um prestador de serviços, as empresas clientes também podem precisar coletar e manter os seguintes documentos:
- Contrato de prestador de serviços
- Contrato de não divulgação/confidencialidade
- GDPR e contratos de proteção de dados
- Contratos de propriedade intelectual
- Formulários e isenções fiscais
- Faturas
Coletar, organizar e armazenar a documentação de conformidade sem um sistema automatizado de RH exige que você:
- Se familiarize com as leis trabalhistas em todos os lugares onde sua startup contrata
- Use processos manuais para rastrear toda a papelada por meio de planilhas
- Envie lembretes manualmente para os funcionários que não enviaram os documentos necessários
Quando você gera um novo contrato de funcionário ou prestador de serviços com a Deel, os trabalhadores são automaticamente convidados para a plataforma, onde podem fazer upload da documentação de conformidade, revisar os contratos de trabalho e assinar um acordo de não divulgação, propriedade intelectual e proteção de dados. Essa documentação é armazenada em uma única plataforma baseada em nuvem e mantidade acordo com os mais altos padrões de segurança de dados.
Além disso, você pode controlar as permissões e a visibilidade dos documentos. Defina se os funcionários podem acessar arquivos específicos ou se podem visualizar e gerenciar documentos personalizados e suas configurações.
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Integre, gerencie e pague prestadores de serviços internacionais em conformidade
Onboarding e offboarding
A conformidade é crucial em todos os estágios do ciclo de vida do funcionário, e o onboarding e o offboarding são duas áreas em que ela pode ser particularmente desafiadora. Durante a integração, as empresas devem garantir que os novos contratados preencham a documentação obrigatória, recebam o treinamento necessário sobre as políticas do local de trabalho e entendam os requisitos regulamentares relacionados à sua função. O não cumprimento dessas etapas pode levar a lacunas de conformidade, como registros incompletos de funcionários, documentos fiscais perdidos ou falta de reconhecimento das políticas da empresa. Uma solução de software de RH simplifica esse processo ao automatizar os fluxos de trabalho, garantindo que cada novo funcionário siga um processo de onboarding padronizado e em conformidade.
Da mesma forma, o desligamento tem seu próprio conjunto de obrigações de conformidade. Por exemplo, quando os funcionários saem, é essencial revogar o acesso ao sistema, recuperar os ativos da empresa e lidar com os últimos pagamentos de acordo com as leis trabalhistas.
O software de RH pode automatizar os checklists de offboarding, garantindo que cada etapa seja concluída para proteger dados confidenciais, evitar riscos legais e manter um relacionamento positivo com os funcionários que estão saindo.
A plataforma de SIRH da Deel elimina a complexidade do onboarding e offboarding, fornecendo fluxos de trabalho personalizáveis que orientam as equipes de RH em todas as etapas de conformidade necessárias.
Com o SIRH integrado da Deel, as empresas podem configurar fluxos de trabalho de integração automatizados que incluem coleta de documentos, reconhecimento de políticas e atribuições de treinamento, garantindo que os novos contratados estejam em total conformidade desde o primeiro dia.
A plataforma também otimiza o offboarding, permitindo que as empresas criem checklists padronizados para recuperação de bens, revogação de acesso e processamento final da folha de pagamento, reduzindo o risco de descuidos de conformidade. Ao centralizar esses fluxos de trabalho em uma única plataforma, o SIRH da Deel permite que as startups gerenciem a conformidade sem esforço, mesmo quando escalam e contratam em várias regiões.
Criação de fluxos de trabalho de onboarding automatizados na Deel
Cadastro de benefícios
A automatização do cadastro de benefícios garante que os funcionários sejam incluídos nos planos de benefícios corretos no momento da contratação para receber seus direitos de acordo com as exigências legais.
Em países e jurisdições de todo o mundo, é comum que os governos exijam que os funcionários recebam os seguintes benefícios obrigatórios como parte de seu emprego:
- Plano de saúde
- Aposentadoria
- Folga remunerada (PTO), incluindo férias, licença médica, licença parental e feriados nacionais
- Seguro de invalidez
- Seguro de vida
O cadastro manual dos funcionários nesses planos exige que a sua startup crie pacotes de benefícios, crie um processo de cadastro, cumpra os períodos de elegibilidade, forneça os formulários corretos, responda a todas as perguntas, envie lembretes e forneça recursos educacionais para que os funcionários saibam como processar as reivindicações. Para empresas com equipes dispersas globalmente, essa tarefa é ainda mais complexa, pois será necessário desenvolver um pacote específico para cada país onde seus funcionários residem.
Com a Deel, sua startup pode automatizar o cadastro de benefícios na plataforma durante a fase de criação do contrato.
Você obtém acesso à nossa ferramenta exclusiva para visualizar os benefícios relevantes para o país do funcionário. Você verá explicações sobre benefícios obrigatórios, comuns e competitivos.
Quando você adiciona esses benefícios ao contrato, a plataforma exibe automaticamente os planos disponíveis e fornece um detalhamento de preços e cobertura. Você pode então convidar e incentivar seus funcionários a se inscreverem por meio do painel da Deel.
Dashboard de benefícios na Deel
A Deel faz parcerias com os principais provedores de benefícios em todo o mundo para oferecer à sua startup descontos, recompensas e vantagens exclusivas para apoiar seus funcionários e prestadores de serviços em todo o mundo.
Fornecimento e despesas com equipamentos
A automação do fornecimento e das despesas com equipamentos garante que seus funcionários tenham tudo o que precisam para iniciar a função com competência na data de início oficial.
Em muitas jurisdições, os empregadores têm o dever de garantir que a equipe tenha o equipamento adequado para desempenhar suas funções. Por exemplo, no estado americano da Califórnia, o Labor Code (Código do Trabalho) exige que os empregadores reembolsem seus funcionários pelas despesas razoáveis e “necessárias” em que eles incorrerem como consequência direta do desempenho de suas funções.
A autorização manual de reembolsos exige muitas idas e vindas por e-mail ou Slack, arquivamento de recibos e controle de despesas. Com a Deel, seus funcionários e prestadores de serviços podem registrar solicitações de reembolso de despesas por meio do dashboard da Deel, anexar recibos e aguardar sua aprovação. Sua equipe também obtém uma visão clara e o status das solicitações de despesas e um registro dos itens pagos.
Com a Deel IT, você pode automatizar o provisionamento de equipamentos com apenas alguns cliques.
A Deel IT cuida de todo o ciclo de vida do equipamento, desde o envio e os reparos até as substituições e a coleta, para que você possa fornecer aos funcionários e prestadores de serviços o mesmo equipamento onde quer que estejam.
Também cuidamos da conformidade fiscal, da alfândega e dos documentos de remessa e fornecemos entrega porta a porta em 150 países.
Deel IT
Controle de tempo e presença, e gerenciamento de folgas
Automatizar o controle de tempo, a presença e as folgas não é importante apenas para economizar tempo, reduzir erros na folha de pagamento e medir a eficiência da sua equipe, mas também é um requisito legal em muitas jurisdições para garantir que os trabalhadores e os governos tenham um registro para verificar se os trabalhadores são pagos com precisão e se recebem o subsídio de folga adequado.
O controle manual de tempo e presença ou o pedido para que os membros da equipe registrem as entradas de tempo em planilhas é ineficiente e pode resultar em reflexões imprecisas. Embora o software de controle de horas possa ser útil, ele pode não ser prático para equipes dispersas e internacionais e pode ser difícil de integrar com o software de folha de pagamento existente.
A Deel oferece uma coleção de templates de políticas de folgas e licenças em conformidade para mais de 150 países. Você pode ajustar os templates, sempre que necessário e com facilidade. Além disso, você pode criar fluxos de trabalho de aprovação para gerenciar as solicitações de folga recebidas de seus funcionários.
Com o widget de controle de horas, os funcionários podem registrar e controlar as horas de forma conveniente no desktop e no celular. Os dados são refletidos automaticamente na folha de ponto para simplificar a folha de pagamento e reduzir os erros. Se necessário, as horas podem até ser adicionadas ou ajustadas manualmente.
Além disso, com o plugin PTO, sua startup também pode gerenciar solicitações e aprovações de folgas diretamente pelo Slack. Nosso plugin lembra os funcionários sobre as próximas folgas, atualiza o status deles no Slack quando estão ausentes e permite atribuir cobertura, para que as coisas continuem funcionando enquanto alguém estiver em OOO.
Se precisar verificar ou comprovar que seus funcionários estão tirando férias suficientes, você pode analisar os detalhes do histórico de férias dos funcionários por meio do dashboard da Deel.
Plugins RH
Folha de pagamento, remuneração e relatórios fiscais
A automação dos pagamentos e dos relatórios fiscais reduz os custos de processamento da folha de pagamento, garante cálculos precisos e, o mais importante, assegura que sua startup permaneça em conformidade com os requisitos locais de conformidade da folha de pagamento e de declaração de impostos.
As leis locais de folha de pagamento regem suas obrigações de folha de pagamento para garantir que você pague seus funcionários de acordo com as moedas locais, cronogramas de pagamento e requisitos de dia de pagamento. As autoridades fiscais locais também impõem prazos rigorosos para a declaração de impostos sobre a folha de pagamento que cobrem a previdência social e o imposto de renda.
O cumprimento manual dessas obrigações de folha de pagamento exige horas de administração repetitiva de RH e deixa sua empresa vulnerável a erros e penalidades.
Como alternativa, as startups podem terceirizar o gerenciamento da folha de pagamento para um fornecedor local ou utilizar um software de folha de pagamento. O uso de fornecedores locais de folha de pagamento pode resultar em perda de controle, longos atrasos e experiências inconsistentes para os funcionários. O software de RH, por outro lado, não se integra bem a outros sistemas de RH, geralmente é projetado para regiões geográficas específicas e não permite que funcionários e prestadores de serviços sejam pagos no mesmo sistema.
Com a Deel, você pode automatizar a folha de pagamento, os pagamentos de prestadores de serviços e a declaração de impostos em uma plataforma global. Quando os novos contratados assinam o contrato de trabalho e concluem o processo de onboarding por meio da Deel, eles são automaticamente inscritos em seu ciclo de folha de pagamento internacional. Basta clicar em “pay funding”, selecionar um método de pagamento e revisar o resumo do pagamento antes de confirmar o pagamento para todos os seus funcionários e prestadores de serviços.
Ao calcular a folha de pagamento, a plataforma Deel considera as moedas locais, as taxas de câmbio, as deduções e contribuições de benefícios específicos do país e o tempo livre. Ela também permite adicionar bônus e despesas de última hora e automatizar a distribuição de recibos de pagamento e faturas. Os prestadores de serviços também se beneficiam de várias opções de retirada e moeda.
Deel Global Payroll
Uma folha de pagamento verdadeiramente simples e internacional
Suporte à imigração
A automação do suporte à imigração garante que seus funcionários e prestadores de serviços obtenham os vistos e as autorizações necessárias para trabalhar legalmente em um determinado país.
Quando uma startup deseja contratar ou realocar um funcionário, ela deve considerar se tem a documentação de autorização de trabalho correta e, caso não tenha, se está preparada para facilitar o patrocínio e a obtenção de vistos. Muitas vezes, uma oportunidade de trabalho é negada a grandes talentos porque a empresa não tem conhecimento, tempo ou recursos para dar suporte ao processo de visto e imigração.
Ao criar um contrato de trabalho por meio da Deel, você tem a opção de solicitar suporte de imigração e colocar a obtenção de visto e permissão de trabalho no piloto automático. A Deel pode patrocinar vistos e lidar com o processo de solicitação em uma fração do tempo, para que você possa contratar ou realocar os melhores talentos e, ao mesmo tempo, manter a conformidade.
Deel Immigration
Obtenha vistos em todo o mundo sem a burocracia
Confira nosso Guia de Contratação Internacional para obter uma visão detalhada das leis locais de cada país relacionadas a salários, impostos, férias remuneradas, rescisões, folgas e muito mais.
Automatize a conformidade de RH com a Deel
Os empreendedores já têm muito o que fazer sem se preocupar com a conformidade de contratações locais e internacionais. Com a plataforma intuitiva de RH da Deel, você pode eliminar tarefas repetitivas de administração de conformidade e de RH. A Deel vai ainda mais longe com um Compliance Hub personalizado, que o mantém automaticamente informado sobre as mudanças regulatórias mais recentes e futuras em mais de 150 países.
Automatize as principais funções de RH, desde a geração de contratos até a coleta de documentos, verificações de antecedentes, suporte à imigração, folha de pagamento, offboarding e tudo o mais.
FAQs
Qual é a diferença entre RH e conformidade de RH?
O RH abrange todas as funções relacionadas ao gerenciamento da força de trabalho de uma organização, incluindo recrutamento, treinamento, relações com funcionários e gerenciamento de desempenho. A conformidade de RH, por outro lado, trata especificamente de garantir que as políticas e práticas de RH da empresa cumpram as leis e regulamentações trabalhistas locais, estaduais e federais. Enquanto o RH se concentra amplamente na gestão de pessoas, a conformidade de RH garante que essas atividades estejam em conformidade com a legislação e reduzam os riscos para a empresa.
Como você mantém a conformidade de RH?
A manutenção da conformidade de RH envolve várias etapas importantes:
- Atualizar regularmente as políticas: manter os manuais dos funcionários e as políticas da empresa atualizados com as mudanças nas leis trabalhistas
- Treinamento da equipe de RH: garantir que a equipe de RH seja treinada em requisitos legais relevantes
- Documentar processos: manter registros completos das práticas de RH, desde a contratação até as ações disciplinares
- Monitorar as alterações legislativas: manter por dentro das novas leis e regulamentações trabalhistas que afetam as operações de RH
- Realizar auditorias: conduzir auditorias internas regulares para revisar as práticas de RH e identificar áreas de melhoria
Qual é um exemplo de questão de conformidade em que os gerentes de RH estão envolvidos?
Um exemplo de questão de conformidade com a qual os gerentes de RH lidam é garantir a adesão às leis antidiscriminação, como as relacionadas às práticas de contratação e de local de trabalho. O RH deve garantir que os processos de recrutamento, as promoções e as operações diárias estejam em conformidade com leis como as regulamentações de Equal Employment Opportunity (EEO) nos EUA para evitar práticas discriminatórias e promover um local de trabalho justo.
O que faz um especialista em conformidade de RH?
Um especialista em conformidade de RH é responsável por monitorar e implementar políticas de RH que se alinham às leis e regulamentações trabalhistas vigentes. Ele realiza auditorias regulares dos processos de RH, auxilia na criação e revisão dos manuais dos funcionários, garante que a documentação esteja em ordem e aconselha sobre as melhores práticas para minimizar os riscos legais. Sua função é fundamental para evitar violações e manter a boa reputação de uma empresa em relação aos padrões trabalhistas.
Sobre o autor
Paula lidera o Marketing da Deel no Latam. Com mais de uma década de experiência em startups, ela já comandou projetos de Inbound Marketing e Inside Sales para mais de 50 empresas. Defensora do trabalho remoto e flexível como o futuro do trabalho, Paula acredita que ele traz de volta a paixão e a humanidade às nossas rotinas, criando pontes entre fronteiras e unindo o mundo do trabalho. Nos intervalos para o almoço, você pode encontrá-la no mar, praticando kitesurf.
