Gestão de folha de pagamento na Latam: desafios e soluções

6 em cada 10 responsáveis pela folha de pagamento consideram seu sistema atual excessivamente complexo. Mas, qual a causa disso? Em grande parte, é devido à multiplicidade de soluções utilizadas, que devem se adaptar às normas específicas de cada país. A falta de integração entre ferramentas e sistemas fragmentados complica a consolidação e a segurança dos dados e a elaboração de relatórios, aumentando o risco de erros e atrasos na administração da folha de pagamento.

Neste blog, compartilhamos os principais desafios na gestão de folha de pagamento na LATAM, com contribuições de líderes internacionais na área. Além disso, analisamos suas consequências e soluções.

Desafios na gestão de folha de pagamento na LATAM

1. Complexidade e fragmentação dos processos

Problema:

A gestão de folha de pagamento na América Latina enfrenta desafios significativos devido à complexidade e fragmentação dos sistemas utilizados. De fato, 52% dos responsáveis pela folha de pagamento apontam as ineficiências resultantes da manutenção de várias ferramentas e fornecedores como um desafio, enquanto 36% consideram a falta de visibilidade dos dados do capital humano e da folha de pagamento como um problema crítico.

Consequência:

Como isso impacta o dia a dia? Afeta a eficiência operacional das equipes de folha de pagamento, frequentemente causando erros na gestão de dados, como discrepâncias nos cálculos de salários, deduções incorretas ou atrasos nos pagamentos globais. Assim, é provável que a carga de trabalho aumente, demandando tempo adicional para a correção manual de inconsistências.

Por exemplo, imagine precisar obter relatórios regulamentares para auditorias internas e externas de conformidade. Com um sistema de folha de pagamento fragmentado, os dados estão dispersos em várias plataformas, exigindo mais trabalho para consolidá-los. Cada vez que gera um relatório, é necessário verificar a precisão das informações de diferentes fontes, o que pode levar a atrasos significativos e aumentar a probabilidade de erros nos pagamentos.

Esse processo não só é tedioso, mas também compromete a capacidade interna de sua equipe de cumprir as regulamentações fiscais e responder a auditorias em prazos adequados.

2. Dificuldades na elaboração de relatórios e análise de dados

Problema:

A falta de integração entre os sistemas de gestão de recursos humanos e as ferramentas tecnológicas de fornecedores de folha de pagamento resulta em dificuldades para elaborar relatórios e analisar dados em nível global. Isso também compromete a tomada de decisões estratégicas. De fato, 23% dos entrevistados identificam a sincronização de dados entre esses sistemas como um desafio, enquanto 18% apontam que as integrações deficientes ou limitadas entre os sistemas de folha de pagamento e recursos humanos são um obstáculo constante.

Consequência:

O cumprimento das normas locais nos diferentes países de operação pode estar em risco. Se os sistemas não estão corretamente integrados, torna-se difícil garantir que todos os processos de folha de pagamento atendam às leis trabalhistas e fiscais específicas de cada região. Isso aumenta o risco de erros que podem resultar em sanções, multas ou complicações legais, afetando a reputação e estabilidade financeira.

Por exemplo, suponha que sua empresa opere em diversos países da LATAM, cada um com suas regulamentações trabalhistas e fiscais. Devido à falta de integração entre os sistemas de folha de pagamento e RH, as atualizações das normas locais não se refletem uniformemente em todos os sistemas. Como resultado, ao calcular salários e deduções para um país específico como México, os dados podem estar baseados em normas desatualizadas.

Este erro pode passar despercebido até que ocorra uma auditoria interna ou externa, além de sujeitar a empresa a sanções por não cumprir a legislação vigente.

3. Dependência de processos manuais

Problema:

A excessiva dependência de processos manuais na gestão da folha de pagamento é um desafio crítico para o departamento de recursos humanos em muitas organizações na LATAM. Estas tarefas manuais, que abrangem desde a coleta de dados até a execução de cálculos complexos, estão sujeitas a um alto risco de erros humanos. De fato, 17% dos entrevistados afirmam isso.

Consequência:

Quando grande parte do tempo e dos recursos é destinada a corrigir imprecisões e realizar tarefas repetitivas, as equipes não dispõem de tempo suficiente para focar em estratégias de alto valor a longo prazo. Por exemplo, sua equipe de folha de pagamento pode ter que processar manualmente as horas extras dos funcionários em várias filiais da empresa, cada uma com diferentes acordos trabalhistas. Este processo implica coletar dados de diferentes fontes, calcular as horas extras com base em normas específicas e verificar manualmente cada cálculo para evitar erros.

No entanto, devido à complexidade desses cálculos em nível global e à carga de trabalho de sua equipe, é comum que ocorram imprecisões. Assim, identificar e corrigir essas imprecisões pode consumir uma quantidade significativa de tempo por mês. Portanto, perde-se tempo valioso que poderia ser utilizado para analisar aspectos mais estratégicos, como as tendências de folha de pagamento.

4. Cumprimento legal em risco

Problema:

Cada país possui suas próprias normativas trabalhistas e fiscais que precisam ser respeitadas, e aderir a esses requisitos é fundamental para evitar sanções e problemas legais. O problema se agrava quando as organizações operam em múltiplos países e devem garantir que seus processos de folha de pagamento cumpram com as leis locais em cada jurisdição. A situação se complica ainda mais se os sistemas de folha de pagamento não estiverem adequadamente atualizados com as mudanças nas regulamentações locais, aumentando o risco de não conformidade.

Consequência:

A falta de cumprimento legal pode ter consequências graves para uma organização, como multas elevadas e problemas com as autoridades fiscais. Além disso, o não cumprimento pode danificar a reputação da empresa, afetando sua credibilidade e a confiança entre funcionários, clientes e parceiros comerciais.

Por exemplo, se sua empresa possui funcionários distribuídos na Espanha e Colômbia, pode enfrentar dificuldades para manter a folha de pagamento atualizada com as mudanças nas leis locais. Um caso concreto pode ser o salário mínimo, que varia de um país para outro, geralmente apresentando mudanças ao menos uma vez por ano.

5. Experiência do funcionário

É desafiador manter uma experiência de funcionário consistente em todos os países, justamente pela complexidade mencionada anteriormente. Aqui, a dificuldade surge da necessidade de alinhar os processos de folha de pagamento com diversas normas locais. Para alcançar isso, as equipes de folha de pagamento devem criar políticas o mais uniformes possíveis e documentar os procedimentos para garantir que todos sigam as mesmas diretrizes.

Consequência:

A falta de coerência na gestão de pessoas pode ter um impacto negativo na satisfação e retenção. Por exemplo, novos funcionários no Brasil e Argentina podem se juntar à sua empresa. Os processos de integração e os benefícios oferecidos podem variar consideravelmente entre os dois países.

Então, os novos funcionários podem experimentar inconsistências no tratamento de sua documentação, na formação inicial e na implementação de benefícios. Essa falta de coerência resulta em uma experiência de incorporação menos satisfatória, gerando descontentamento.

Uma perspectiva única como solução

Os responsáveis de folha de pagamento concordam que a consolidação da folha de pagamento é a única solução para superar os principais desafios enfrentados. Mas, como uma solução integral como um software de folha de pagamento global pode transformar as operações? Estes são os benefícios-chave:

• Redução da complexidade: elimina ineficiências associadas a sistemas fragmentados. Assim, a centralização reduz o risco de erros e simplifica a administração.
• Facilita o cumprimento legal: torna mais fácil acompanhar e se adaptar às regulamentações em constante mudança em cada país, reduzindo o risco de complicações legais.
• Otimiza recursos: liberta tempo e recursos que de outra forma seriam dedicados a tarefas repetitivas e propensas a erros.

Felizmente, essa centralização tem nome e sobrenome, e é Deel Global Payroll. Trata-se de uma solução integrada que unifica todos os processos de folha de pagamento em uma única plataforma. Consolida e otimiza suas operações internacionais de folha de pagamento. Nós cuidamos do compliance, das deduções fiscais e dos trâmites onde você tiver entidades, tudo com o apoio de nossa equipe interna de especialistas em folha a nível global. Com a Deel, é realmente simples, para uma folha verdadeiramente global.

Explore o presente e futuro da gestão de folha de pagamento na LATAM

Através de uma análise detalhada de dados e opiniões de líderes no campo, o estudo da Trendsity e Deel oferece informações valiosas para aqueles que buscam otimizar seus processos de folha de pagamento e se manter na vanguarda em um ambiente de trabalho em constante evolução após a pandemia. O que você encontrará? Vejamos:

• O estado atual dos processos de folha de pagamento internacional nas organizações da América Latina.
• Os desafios atuais enfrentados.
• Os benefícios de otimizar a gestão de folha de pagamento internacional na LATAM.