Employer of Record ou entidade própria: 7 sinais de que é hora de mudar

Expandir seus negócios para novos mercados é empolgante — mas também exige decisões importantes. Uma das principais é optar por um Employer of Record (EOR) ou abrir sua própria entidade local.

Ambas as opções têm vantagens e desafios únicos, e saber o momento certo de fazer a transição é essencial para sua estratégia de crescimento. Muitas empresas enfrentam obstáculos como navegar pela complexidade do compliance, avaliar a preparação financeira e lidar com a gestão operacional em diferentes países.

Na Deel, já ajudamos milhares de empresas a crescer com eficiência em 150+ países, com o apoio de nossos serviços globais de EOR, folha de pagamento e abertura de entidades.

Este artigo apresenta sete sinais que indicam quando pode ser a hora de mudar — seja de um EOR para uma entidade própria, ou o contrário — com base nos seus objetivos de negócio, situação financeira e confiança no mercado.

Ao entender esses sinais, você estará mais preparado para tomar decisões informadas, aumentar a eficiência e reduzir riscos durante sua expansão internacional. Vamos explorar como alcançar o sucesso de longo prazo com a estratégia certa.

1. Você concluiu o teste de novos mercados e quer estabelecer presença física

Se sua empresa está confiante no sucesso de longo prazo em determinado mercado e pretende expandir abrindo escritórios ou unidades no exterior, criar sua própria entidade jurídica pode ser o próximo passo ideal.

Alguns fatores ajudam a prever o potencial de sucesso, como:

• Disponibilidade de talentos locais
• Tamanho promissor do mercado
• Crescimento estável
• Demanda crescente
• Ambiente seguro e competitivo

Claro, não há garantias absolutas de sucesso, já que fatores como mudanças econômicas, novos concorrentes e a própria evolução das necessidades do negócio influenciam os resultados. Ainda assim, empresas ágeis e adaptáveis têm maiores chances de prosperar a longo prazo.

Serviços completos de Employer of Record (EOR), como o da Deel, permitem entrar rapidamente em novos mercados globais, com a flexibilidade de recuar facilmente caso seja necessário. Essa agilidade é valiosa para empresas que desejam testar novos mercados ou atuar em projetos de curto prazo, sem o compromisso de abrir uma entidade imediatamente. Se o negócio prosperar, você pode abrir sua própria empresa no exterior com o suporte dos especialistas internos da Deel — ou continuar com o modelo abrangente de Employer of Record, mantendo eficiência e conformidade global.

A Deel apoiou a expansão internacional da Telin, reduzindo significativamente seus custos e o tempo de contratação e onboarding.

2. Você tem capital para cobrir os custos iniciais de abertura de uma entidade

O custo para abrir uma entidade jurídica varia de acordo com o país, o tipo de empresa, o número de funcionários e os requisitos locais de compliance. Por exemplo, a Deel estima que uma empresa dos Estados Unidos que deseje abrir uma entidade no Reino Unido deve esperar gastar entre US$ 78 mil e US$ 128 mil com todos os custos iniciais.

Com a Entity Setup Calculator da Deel, é possível estimar a viabilidade financeira de criar uma empresa no exterior. Basta selecionar o país de destino, o número de funcionários e os serviços adicionais necessários para receber uma estimativa personalizada dos custos iniciais e dos gastos contínuos com manutenção e administração. A ferramenta também oferece uma comparação de preços com os serviços de Employer of Record (EOR) da Deel, que cobram uma taxa mensal recorrente — mas sem custos iniciais de configuração.

Principais custos envolvidos

Empresas devem considerar os seguintes gastos ao abrir uma nova entidade internacional. As taxas e exigências variam conforme o país de origem e o destino da expansão.

• Especialistas em expansão: Garantem que o processo de abertura da entidade seja rápido e em conformidade com a legislação local. Em operações multinacionais com subsidiárias em vários países, é essencial contar com especialistas que conheçam as leis e normas de cada local. Por exemplo, uma empresa dos EUA que abre uma entidade no Reino Unido pode gastar entre US$ 1 mil e US$ 3 mil apenas com esses profissionais.
• Capital social mínimo exigido: Alguns países exigem que a empresa tenha um valor mínimo de capital integralizado antes de iniciar suas operações, assegurando que disponha de recursos suficientes para funcionar de forma responsável. Na Alemanha, por exemplo, o valor mínimo é de cerca de US$ 27.903 (€ 25.000).
• Taxas de registro: Incluem custos de protocolação, reserva de nome, publicação e taxas de agentes locais. Esses valores variam de acordo com o tamanho da empresa, o setor e o método de registro (presencial ou online).
• Registro como empregador: É necessário informar ao governo local que a empresa contratará funcionários. As taxas variam conforme o tipo de empresa e a localização. Um empregador dos EUA, por exemplo, paga entre US$ 1 mil e US$ 3 mil para registrar sua entidade no Reino Unido.
• Honorários jurídicos e de governança corporativa: Normalmente, as empresas contratam advogados e contadores especializados em abertura de entidades para garantir que toda a estrutura jurídica esteja em conformidade. Esses profissionais orientam desde a escolha do tipo de entidade até o registro e elaboração de documentos. Também há custos contínuos com governança e suporte administrativo.
• Taxas de documentação da entidade: A criação da entidade requer documentos como:
• Contrato social e estatuto: Definem a estrutura, governança e funções da empresa.
• Acordo operacional ou de parceria (para LLCs): Determina participação societária, divisão de lucros e deveres dos membros.
• Número de identificação fiscal: Inclui o registro junto às autoridades tributárias locais e, quando aplicável, dos sócios e diretores.
• Licenças e autorizações: Dependem do setor e das atividades da empresa.
• Proteção de marca e propriedade intelectual: Para proteger nomes, marcas e criações.
• Apostilamento, tradução e autenticação: Documentos oficiais podem precisar de tradução juramentada, legalização ou reconhecimento em cartório, conforme o país.
• Custos de assinatura e autenticação: Alguns países exigem reconhecimento de firma e autenticação de documentos por notário público.
• Serviços contábeis: Essenciais para avaliar a viabilidade financeira e estruturar registros fiscais e previsões. Os custos variam conforme o volume de transações e o nível de suporte necessário.
• Configuração de seguros obrigatórios: A empresa deve contratar coberturas adequadas para operar de forma segura, como responsabilidade civil, seguro patrimonial, interrupção de negócios, seguro de acidentes de trabalho, responsabilidade profissional e cibernética.
• Registro de IVA (VAT): Permite que a empresa cobre e recolha o imposto sobre bens e serviços locais, conforme exigido por cada jurisdição.
• Abertura de conta bancária: Essencial para movimentar recursos, fazer pagamentos e gerenciar folha de pagamento. A abertura pode ser barata, mas envolve etapas de verificação e conformidade, como o processo KYC (Know Your Customer).
• Depósito de capital inicial: Alguns países exigem a injeção de capital no banco local durante a incorporação. Na Alemanha, por exemplo, é obrigatório um depósito de cerca de US$ 27.286 (€ 25.000), com pelo menos metade paga no momento do registro.
• Contratos de trabalho: Após a abertura da entidade, a empresa pode contratar talentos locais diretamente. Nesse caso, é necessário elaborar contratos de trabalho conforme as leis locais, especificando direitos e deveres de ambas as partes.
• Configuração de benefícios para funcionários: É preciso criar e administrar planos de benefícios obrigatórios, como seguro de saúde, previdência, férias e licenças. Os custos variam conforme o tipo e a complexidade dos planos e o número de funcionários.
• Endereço registrado da entidade: Muitos países exigem um endereço físico ou de serviço. Na China, por exemplo, é preciso ter um escritório registrado; no Reino Unido, é necessário um endereço local para receber documentos legais.

Empresas podem reduzir esses custos e mitigar riscos ao optar por contratar por meio de um Employer of Record como a Deel. A Deel não cobra taxas iniciais de configuração, eliminando o investimento elevado e evitando perdas financeiras caso o negócio não prospere ou decida sair de um mercado.

A Deel ajudou a Clara a expandir globalmente sem aumentar despesas operacionais.

3. Você garante recursos para custos contínuos de RH, folha e compliance

Além dos custos iniciais para abrir uma entidade no exterior, é essencial considerar as despesas recorrentes envolvidas na operação. Elas incluem contabilidade, impostos, processamento de folha de pagamento, administração de benefícios, além de governança e conformidade com as leis trabalhistas locais.

Um Employer of Record (EOR) assume todas essas responsabilidades em nome da sua empresa, permitindo que você se concentre nas atividades principais do negócio. No entanto, ao fazer a transição para sua própria entidade, sua organização passa a arcar diretamente com esses custos — e provavelmente não contará mais com os descontos ou benefícios que o EOR obtém por meio de parcerias com provedores de seguro e soluções integradas.

A seguir, veja uma estimativa dos principais custos contínuos para manter uma entidade no exterior. Eles variam bastante conforme o porte e a complexidade da empresa, o setor de atuação e a localização dos funcionários. Você pode usar a calculadora da Deel para estimar os gastos recorrentes esperados.

Custos de RH

Em média, o departamento de RH representa 1,47% das despesas operacionais de uma organização, incluindo (mas não se limitando a):

• Treinamento e desenvolvimento
• Tecnologia de RH
• Pacote de remuneração da equipe de RH
• Aquisição e integração de talentos, incluindo elaboração de contratos de trabalho, revisão de documentos de compliance e registro de funcionários

Custos de gestão de folha de pagamento

O gerenciamento da folha representa entre 15% e 30% da receita total das empresas. Isso inclui:

• Salários e benefícios da equipe de folha
• Software de folha de pagamento
• Declarações fiscais (tax filing)
• Contribuições trabalhistas

Se a folha for processada em diversos países, será necessário contratar um gerente de folha em cada localidade, para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e tributárias locais.

A estimativa média de custo anual para administrar a folha no Reino Unido é de:

• US$ 56 mil a US$ 65 mil por ano, quando operando com entidade própria
• US$ 7.188 por ano, ao utilizar um Employer of Record como a Deel

Custos de compliance

O custo médio anual para manter o compliance pode ultrapassar US$ 10 mil por funcionário em setores altamente regulados, como saúde e financeiro. Em setores menos regulados, o valor tende a ser menor. Além dos salários das equipes internas de compliance, é necessário prever gastos com:

• Ferramentas de pesquisa regulatória
• Avaliação de riscos e treinamentos
• Honorários jurídicos e consultorias externas

Impostos corporativos

Ao abrir uma entidade no exterior, sua empresa cria uma presença tributável no país. Assim, passa a estar sujeita à tributação local sobre lucros e receitas, que financia serviços públicos como infraestrutura, educação e saúde. As alíquotas variam conforme o país, o setor e o desempenho financeiro da empresa. No Reino Unido, por exemplo, a alíquota principal do imposto corporativo é de 25%, aplicada sobre o lucro da companhia.

Representantes locais

Alguns países exigem que as entidades nomeiem um representante local, diretor residente ou agente autorizado. Essa função garante que a empresa cumpra as leis locais e sirva como ponto de contato com o governo. O custo dessa nomeação varia conforme o país, o porte do negócio e o escopo de responsabilidades do representante.

Endereço físico

Em diversas jurisdições, ter um endereço físico local é requisito para a abertura da entidade. Isso envolve investimento em imóveis, cauções, seguros, taxas de corretagem, serviços públicos, internet, mobiliário e equipamentos.

Ao usar um Employer of Record como a Deel, sua empresa evita os custos e riscos de compliance associados à manutenção de uma entidade própria no exterior.

Se você já possui entidades internacionais, a Deel também pode padronizar a gestão e os relatórios de folha, RH e compliance de forma unificada em uma única plataforma global.

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4. Você entende o processo e o tempo necessários para abrir uma entidade

Empresas que decidem abrir uma entidade no exterior precisam seguir uma série de etapas demoradas antes mesmo de realizar a primeira contratação local. Por outro lado, ao trabalhar com um Employer of Record (EOR), é possível eliminar grande parte da burocracia e começar a contratar talentos globais imediatamente.

O processo de abertura e incorporação de uma entidade, incluindo a obtenção de licenças, pode levar de duas semanas a até dois anos, e normalmente envolve as seguintes etapas:

• Escolher o país de atuação
• Definir a estrutura jurídica da empresa
• Registrar o nome comercial
• Reunir e preparar documentos legais
• Obter licenças e autorizações necessárias
• Registrar a entidade junto ao governo local
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Obter números de identificação fiscal
• Configurar sistemas de folha de pagamento e contabilidade
• Contratar funcionários

Essas etapas podem variar conforme o país e o tipo de entidade, mas o processo de registro e aprovação governamental costuma ser lento e burocrático. Problemas inesperados, como documentos ausentes ou informações incompletas, podem atrasar ainda mais o andamento.

Mas há uma alternativa. Se você quer ter sua própria entidade, mas sem lidar com toda a complexidade operacional, os serviços de Entity Setup & Management da Deel cuidam de toda a parte burocrática, incluindo documentação, registros, compliance e administração contínua — permitindo que sua empresa expanda mais rápido e com total segurança.

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5. Sua equipe de RH domina as leis trabalhistas locais

Ao utilizar um Employer of Record (EOR), profissionais locais de RH da fornecedora cuidam de todas as questões legais e de compliance relacionadas à sua força de trabalho global. Mas, ao abrir uma entidade própria, todas essas responsabilidades administrativas passam a ser suas.

A menos que você planeje contratar uma equipe local de RH para gerir as operações na nova localidade, será necessário capacitar sua equipe atual para compreender e aplicar as leis trabalhistas locais, incluindo temas como:

• Salário mínimo
• Pagamento de horas extras
• Classificação de trabalhadores
• Jornada de trabalho
• Intervalos e descansos obrigatórios
• Onboarding e offboarding
• Contratos de trabalho
• Sindicatos e acordos coletivos aplicáveis
• Benefícios obrigatórios (férias, licença parental, aposentadoria etc.)
• Períodos de experiência
• Verificação de antecedentes
• Métodos de pagamento
• Frequência de pagamento
• Cronograma de pagamento
• Obrigações fiscais e de folha
• Registros de folha de pagamento
• Regras de desligamento

Montar uma equipe local de RH ou treinar os profissionais existentes para atuar de forma eficaz nesses temas pode levar vários meses. Falhas nesse processo podem resultar em multas elevadas, penalidades legais, danos à reputação e até processos criminais.

EORs como a Deel contam com profissionais locais de RH em diversos países, preparados para lidar com contratos de trabalho, salários mínimos e benefícios obrigatórios em cada mercado onde você contrata. Assim, é possível agilizar processos de onboarding e offboarding, garantindo que os trabalhadores comecem a atuar de forma rápida e em total conformidade.

Com a Deel, a Finder reduziu a carga administrativa de RH em 20% e cortou pela metade o tempo de onboarding.

6. Você está pronto para terceirizar a folha de pagamento a um provedor local

Ao utilizar um Employer of Record (EOR), especialistas locais do fornecedor lidam com todas as regulamentações trabalhistas e fiscais para gerenciar a folha de pagamento da sua empresa em cada país de operação. Mas, ao abrir uma entidade própria, essa responsabilidade passa a ser totalmente sua — e deve ser executada semanal, quinzenal ou mensalmente.

Em vez de contratar ou treinar uma equipe interna sobre leis trabalhistas e tributárias locais, métodos de pagamento disponíveis, taxas de câmbio e prazos de declaração e pagamento de impostos, muitas empresas preferem terceirizar a folha de pagamento para um provedor local especializado.

No entanto, gerenciar diversos provedores locais de forma isolada pode tornar a folha de pagamento internacional complexa e fragmentada, especialmente para organizações que atuam em múltiplos países. Por isso, algumas empresas optam por contratar um agregador de folha — um intermediário que utiliza parceiros externos para processar as folhas localmente. O problema é que a qualidade e a agilidade do suporte variam bastante, o que pode gerar inconsistências e atrasos.

7. Você está pronto para assumir o risco contínuo de compliance

Quando você contrata por meio de um Employer of Record (EOR), a responsabilidade legal por riscos ou violações de compliance recai sobre o provedor. Já ao abrir sua própria entidade, garantir a conformidade passa a ser uma das prioridades máximas da sua empresa.

A menos que você planeje montar uma equipe local de especialistas em compliance, será necessário capacitar o departamento interno para lidar com regulamentações locais específicas, como:

• Leis de coleta de dados
• Normas de privacidade e proteção de dados
• Regulamentações de propriedade intelectual
• Regras de folha de pagamento e declaração de impostos
• Leis e regulamentos trabalhistas

Construir uma equipe local de compliance ou treinar profissionais internos para lidar com legislações altamente complexas pode levar muitos meses. Operar sem conformidade pode resultar em multas significativas, penalidades, danos à reputação e até processos criminais.

EORs com expertise em folha de pagamento internacional, como a Deel, ajudam a padronizar processos de folha, compliance, impostos e benefícios em 100+ países — tudo em uma plataforma unificada.

Com a Deel, é possível sincronizar automaticamente os dados de funcionários do seu sistema de RH e realizar onboarding de equipes internacionais de forma rápida e integrada. Após o onboarding, a Deel cuida de todos os cálculos de folha de pagamento, garantindo precisão e conformidade com as leis locais. Em vez de usar várias plataformas, você pode visualizar salários, impostos e benefícios em um único sistema. Precisa adicionar um bônus ou reembolso de última hora? Basta incluir em segundos. Os gerentes de folha da Deel cuidam de tudo — dos impostos e declarações governamentais ao processamento de pagamentos nos países elegíveis.

EORs como a Deel assumem total responsabilidade pela conformidade com leis e regulamentações locais e globais. Eles garantem que:

• Contratos de trabalho sejam revisados por especialistas jurídicos e atualizados trimestralmente, acompanhando mudanças nas leis trabalhistas.
• Pacotes obrigatórios de benefícios locais, como seguro de saúde e previdência, sejam administrados corretamente.
• Trabalhadores sejam classificados adequadamente, evitando riscos de classificação incorreta.
• Acordos de proteção de dados e confidencialidade sejam validados e aplicados.
• Todos os dados sejam processados conforme programas e normas internacionais de segurança da informação, como o GDPR.
• Impostos, contribuições sociais e taxas governamentais sejam pagos com precisão e dentro dos prazos.
• Folha, holerites e rotinas administrativas de RH sejam totalmente gerenciados.

Além disso, o Compliance Hub da Deel oferece atualizações regulatórias em tempo real, alertas de risco e orientações práticas, ajudando sua empresa a manter a conformidade em todos os mercados onde atua.

EOR vs. entidade: mitos comuns

A seguir, vamos desmistificar algumas percepções incorretas sobre o uso de Employer of Record (EOR) e entidades próprias, para ajudar você a tomar decisões estratégicas mais embasadas na expansão internacional do seu negócio.

O EOR é uma solução temporária?

Não. Um dos equívocos mais comuns é acreditar que o EOR é apenas uma solução provisória — e que, à medida que a empresa cresce, será necessário abrir uma entidade local para evitar riscos fiscais ou de estabelecimento permanente (Permanent Establishment – PE). Na prática, poucos países têm leis rígidas sobre limites de uso de EOR. Na verdade, ao usar um EOR como empregador oficial de sua força de trabalho, você reduz o risco de PE, já que a operação é conduzida de forma estruturada e em conformidade com as regulamentações locais.

O EOR limita as atividades do negócio?

Não. Algumas empresas temem que determinadas atividades realizadas por funcionários contratados via EOR chamem atenção das autoridades fiscais locais. Porém, como o EOR presta serviços a partir do país de origem, as autoridades tributárias geralmente não interferem em muitas dessas atividades.

Por exemplo, o trabalho de um engenheiro dificilmente gerará receita local — e, portanto, não configura presença tributável. Entretanto, é importante saber que, se um funcionário contratado via EOR interagir diretamente com o mercado local, o EOR cobrará o VAT (imposto sobre valor agregado) em nome da empresa contratante.

De modo geral, autoridades fiscais veem os EORs de forma positiva, pois eles são altamente regulados e responsáveis por reter e recolher impostos e contribuições de forma correta e pontual.

Abrir uma entidade própria é mais econômico?

Não. Outro mito comum é acreditar que, após atingir certo porte em um mercado, abrir uma entidade local se torna mais vantajoso financeiramente do que usar um EOR. Essa visão ignora o fato de que um Employer of Record é muito mais do que uma solução de contratação — trata-se também de um provedor global de folha de pagamento, RH e compliance.

Ao deixar de usar um EOR, a empresa precisa montar toda a operação por conta própria em cada país, o que exige investimento contínuo de tempo e recursos. Por outro lado, um parceiro como a Deel oferece suporte completo em 150+ países, por meio de entidades próprias, garantindo escala, conformidade e agilidade em todas as etapas da expansão.

EOR ou entidade: com a Deel, você pode ter os dois

Escolher entre abrir uma entidade jurídica e trabalhar com um Employer of Record (EOR) é uma decisão estratégica que exige análise cuidadosa.

Com a Deel, você não precisa se sentir pressionado a escolher. Oferecemos orientação especializada para identificar o caminho mais adequado de acordo com o estágio e os objetivos do seu negócio. Nossos serviços incluem tanto o modelo EOR quanto a abertura e gestão de entidades, permitindo que sua empresa contrate e opere em mais de 150 países, com processos simplificados de compliance, RH e folha de pagamento.

A plataforma all-in-one da Deel permite personalizar sua estratégia global conforme as necessidades específicas de cada mercado.

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